УДК 025.11
Редькина Н.С.
Технологический аудит в библиотеке
Время стихийного внедрения новых информационных технологий,
продуктов и услуг в библиотечную практику, модернизации технологических
процессов и операций без учета возможностей и особенностей конкретной библиотеки
прошло. На фоне все возрастающего документопотока и интенсификации труда
огромное значение приобретает возможность оптимизации библиотечной технологии
или эффективного ее преобразования. Сформулировать технологические подходы к
повышению качества библиотечной продукции, услуг и результативности работы
библиотеки помогает технологический
аудит (ТА). В
результате его проведения ставится технологический диагноз,
позволяющий оценить текущее состояние и перспективы инновационного развития
отдельного процесса или технологии в целом.
Введенный в научный и практический оборот термин аудит
получил широкое распространение в России лишь в последнее десятилетие.
Технологический аудит начинает свою историю с середины 1980-х гг. Методики
проведения ТА разработаны английской консалтинговой компанией "Oxford
Innovation Ltd", их основу составили вопросники, помогающие экспертам
оценивать состояние предприятия на определенный момент
времени. Позже американские и европейские эксперты стали самостоятельно
разрабатывать методики под конкретную фирму или программу, в рамках которой
проводится анализ состояния малых инновационных
предприятий [1].
Сегодня под ТА в узком смысле понимается оценка
эффективности технологий, в широком - инструмент формирования технологической
стратегии. Как правило, ТА рассматривается как вид консалтинговой деятельности,
реже - как вид аналитической деятельности одной из структур предприятия,
организации или компании. В обоих случаях технологический аудит воспринимается
как некие разовые, т.е. несистематические мероприятия [2]. Выбор
конкретного подхода к проведению ТА в организации определяется целым комплексом
факторов.
ТА может рассматриваться с позиций оценки
соответствия технологического потенциала библиотеки ее целям и стратегии
развития, диагностики причин возникновения технологических проблем,
выработки конкретных рекомендаций для руководства с целью повышения
эффективности библиотечной технологии. Таким образом, ТА включает в себя не
только оценку действующей технологии, но и разработку рекомендаций по комплексу
организационно-технических мероприятий, необходимых для повышения эффективности
рассматриваемых технологических процессов и/или операций. Информация, которую
можно получить, проводя аудиторскую оценку, часто является важным отправным
пунктом планирования, например при переходе или вводе новой системы
автоматизации
библиотеки.
Сформулировать основные задачи ТА библиотеки
можно следующим образом: получить максимальный результат с минимальными
затратами и заданным качеством, создать источник информации
для выработки стратегии управления библиотекой, сформировать у
библиотечных сотрудников представления о выгоде технологической инновации.
Цель технологического аудита - оценка потенциальных
возможностей библиотечной технологии по различным критериям (экономическим,
экологическим, энергетическим, потребительским и др.), которые могут быть
реализованы на имеющемся оборудовании, за счёт оптимизации существующего
технологического режима, практически без дополнительных затрат либо с помощью
новой технологии. Объектом аудита может быть отдел, который хочет знать
больше о своем потенциале в области технологий, или библиотека в целом.
ТА позволяет выявить стандарт (эталон), критерии
наилучшего способа осуществления определенной деятельности, т.е. наилучшей
технологии; оценить привлекательность, эффективность и производительность
используемой организацией технологии относительно выявленного эталона;
а также определить, насколько снижаются затраты при переходе к
этой технологии. При этом библиотека должна стремиться, чтобы технологический
процесс обеспечивал высокую производительность, качество производимого
продукта/услуги; минимально возможный расход ресурсов, энергии; минимальное
количество сбоев, нарушений в работе.
Определить строгий алгоритм проведения ТА в библиотеке
невозможно. Как справедливо заметил Н.Н. Моисеев: "Анализ каждой сложной системы
- это уникальная проблема, требующая не только разносторонней культуры, но и
изобретательности и таланта" [3]. Вместе с тем условно можно выделить
несколько этапов ТА:
1. Анализ используемой технологии.
2. Обзор технологий, применяемых в других библиотеках.
3. Анализ результатов.
4. Составление заключения.
На первом
этапе ТА осуществляется анализ используемой
технологии. Для этих целей необходимо сформировать аудит-группу,
определить участки и методы оценки. Аудит-группа организуется таким образом,
чтобы в нее вошли как сотрудники, непосредственно вовлеченные в разработку и
осуществление технологического проекта, так и те, кого он непосредственно не
затрагивает. Основным управленческим инструментом на этом этапе является
аттестация сотрудников, рабочих мест, оборудования, технологической
документации. Кроме того, эффективными методами анализа могут быть опросы
сотрудников и читателей, наблюдение и анкетирование,
интервьюирование (формальное, структурированное, свободный обмен мнениями),
групповые экспертные методы (метод Дельфи, "мозговых атак" и др.) с целью
получения оценки применяемых в библиотеке технологий. Экспертные оценки
технологий и показатели их эффективности дополняются ретроспективным анализом
технологического развития библиотеки, успехов и неудач всех применяемых
технологий.
При проведении технологического аудита должны учитываться
как внутренние факторы (стратегия развития библиотеки, особенности технологии,
готовность к инновационным преобразованиям), так и внешние (осуществимость идеи:
сложность, необходимость, новизна; потребности ресурсов: оборудование,
работники; зарекомендованность АИБС). Необходимо постоянно информировать весь
персонал о ходе ТА, проводить соответствующие совещания, инструктажи, семинары,
"круглые столы" и т.п., которые позволят выработать наиболее эффективные
управленческие
решения.
Результатом проведения проверок оборудования должно стать
следующее:
1) четкое понимание, можно ли с технологической точки зрения
использовать при реконструкции производства имеющееся оборудование, технические
средства;
2) полный перечень необходимых мер для приведения
оборудования в соответствие с современными требованиями.
В итоге картина технологического состояния организации
получается достаточно полной и детальной и аудит-группа может сделать
обоснованные выводы об используемых технологиях, о том, насколько широко и
интенсивно они применяются.
Второй этап - обзор технологий, практикуемых в
других библиотеках и выявление технологических эталонов, т.е. наилучшей
технологии.
Одним из инструментов решения этой задачи может быть бенчмаркинг
(от англ. benchmarking - выявление эталона, проверка по эталонному
тесту).
Многие организации в настоящее время занимаются выявлением
своеобразных эталонов осуществления различных видов деятельности путем
сопоставления своих производственных технологий, операций и методов, т.е. своей
практики с практикой подобных организаций, а иногда и организаций из других
отраслей, которые эффективно осуществляют аналогичный вид деятельности или
производственный процесс. В результате появляется необходимая информация о
современном оборудовании и технологиях, анализ эффективности технологического
процесса. Именно эта информация позволяет обеспечить необходимую аргументацию
для руководства, обосновать целесообразность замены той или иной технологии,
оборудования или стиля управления. Применение бенчмаркинга в библиотеках
рассмотрено в работе Р. Каллена [4].
В отношении источников информации для анализа библиотечных
технологических эталонов необходимо отметить, что в качестве таковых могут
выступать публикуемые результаты внедрения разработанной технологии, анализ
наиболее используемых информационных продуктов и услуг по разным критериям и др.
Однако часто таких источников информации оказывается
недостаточно. Как правило, анализ технологических эталонов требует
специальных полевых исследований, т.е. поездок непосредственно в другие
библиотеки с целью наблюдения и осмысления того, как осуществляются различные
технологические процессы и операции. Это позволяет сравнивать практику и ход
работ, обмениваться данными по производительности, уровню квалификации
персонала, времени, требуемому для выполнения различных технологических
операций, другим компонентам.
Можно предложить следующие основные этапы проведения
бенчмаркинга библиотечных технологий: 1) выбор продукта, услуги или процесса для
сравнения; 2) определение основных критериев оценки; 3) выбор библиотеки или
технологии для сравнения; 4) сбор информации; 5) анализ информации и определение
возможностей применения полученных данных;
6) адаптация и применение наилучших выявленных технологий и разработок,
установление обоснованных задач для библиотеки, применение полученного опыта.
Третий этап ТА - сопоставление используемых в
библиотеке технологий с выявленными технологическими эталонами с целью оценки их
относительной эффективности, а значит перспективности. На том этапе в качестве
базисного инструмента сопоставления выступает метод, который в инновационном
менеджменте получил название анализ технологического портфеля организации.
Основная цель этого анализа - классифицировать все
используемые в организации технологии, выделив группы технологий по
приоритетности и перспективам дальнейшего развития и использования. Анализ
технологического портфеля является разновидностью матричного анализа. Ось
ординат отражает важность (привлекательность) технологии, ее значимость в
будущем для развития библиотеки. Вторая ось (ось абсцисс) показывает положение
библиотеки в отношении применяемых технологий, т.е. результат деятельности
библиотеки относительно выявленных технологических эталонов (рис.).
Рассмотрим матрицу технологического портфеля на примере
ГПНТБ СО РАН.
Технологии I квадрата, выявленные
в результате проведения ТА, которые могут оказать эффективное воздействие на
процессы комплектования, каталогизацию, обслуживание читателей и абонентов и др.
(технологии II квадрата), требующие дополнительных
инвестиций, это: модернизация оборудования (37 ПК, 15 принтеров, 4 сканера, 2
копировальных аппарата, 1 факс), увеличение площадей и стеллажного оборудования
для организации и хранения фондов, ликвидация дублирующих технологий, улучшение
каналов связи, дальнейшее конвертирование всех электронных информационных
ресурсов в ИРБИС и др. Анализ необходимого оборудования осуществлялся путем
сбора информации из подразделений библиотеки и оформления в сводную таблицу
данных (табл.); расчет необходимых новых стеллажных секций проводился по
методике, предложенной сотрудниками
РНБ [5].
Матрица технологического
портфеля.
Среди устойчиво развивающихся технологий
III квадрата, вытекающих из II и положительно
воздействующих на библиотеку, выделяются такие, как использование приобретаемых
библиографических записей при обработке изданий, электронная доставка
документов, заказ по МБА через встроенный модуль в Интернет, генерация
собственных ресурсов (43 библиографических БД, 6 полнотекстовых БД), участие в
корпоративных проектах (ЛИБНЕТ, АРБИКОН), организация доступа читателей к
ресурсам библиотеки через сайт по протоколу Z39.50, 16
компьютеров в зале каталогов и др.
Технологии, попавшие в
IV
квадрат, сдерживают развитие библиотеки - это поддержка большого количества
традиционных каталогов и картотек наряду с созданием электронных ресурсов,
недостаточное оснащение компьютерной техникой отдельных подразделений, наличие
дублирующих технологий, ведение традиционного учета посещаемости и книговыдачи.
Заявка на компьютерную технику (фрагмент)
Для усиления технологического портфеля
могут быть предприняты следующие шаги:
- обеспечение вложений
(финансовых, материальных, технических и др.) в перспективные технологии;
- приобретение оборудования для устранения слабых
технологических областей;
- изменение технологии, режимов, предупреждение сбоев в
работе, ликвидация дублирующих технологий;
- использование технологий III
квадрата для развития и поддержания технологий II
квадрата и технологий I квадрата, у которых есть шанс
перейти во II;
- исключение чрезмерного инвестирования в стабильные
технологии III квадрата;
- предпочтительное вложение средств в технологии
I квадрата, у которых есть возможность в ближайшее
время перейти во II квадрат;
- определение первых кандидатов на выбывание из
технологического портфеля - технологии I квадрата,
которые не способны перейти во II, поскольку обречены
на попадание в IV квадрат;
- принятие мер для исключения технологий, попавших в
IV квадрат.
Таким образом, при управлении технологическим портфелем
надо стремиться к следующему продвижению технологий по квадратам:
I -> II -> III,
и избегать
I -> IV.
Анализ технологического портфеля библиотеки ориентирован в
первую очередь на то, чтобы выявить наиболее эффективные технологии, которые
должны составить основу ее технологической стратегии.
Выявить и структурировать сильные и слабые стороны
организации, а также потенциальные возможности и угрозы позволяет также SWOT-анализ
(S - Strenth - сильные стороны, W - weakness - слабые, O -
opprtunity - возможности, T - threats - угрозы) [6]. SWOT-анализ,
иначе называемый матрицей первичного стратегического анализа, - доступный метод,
позволяющий проинтегрировать различные аспекты внешней и внутренней среды и
способный реально помочь в выборе оптимальной стратегии развития предприятия.
Последний, четвертый этап состоит в подготовке
заключения.
Чаще всего разрабатываются несколько вариантов совершенствования
технологии, которые потом проверяются на соответствие поставленным целям. Этим,
во-первых, обеспечивается четкое понимание, можно ли при изменении технологии
использовать имеющееся оборудование; во-вторых, разрабатывается полный перечень
мер, необходимых для приведения технологии в соответствие с современными
требованиями.
Для получения оценки потенциала новой технологии необходимо
ответить на следующие вопросы:
Насколько данная технология соответствует задачам
модернизации вашей библиотеки?
Разумна ли цена внедрения технологии?
По средствам ли вам планируемые затраты (финансовые,
трудовые, прочие)?
Позволяет ли технология оптимизировать только один
процесс/цикл или библиотечную технологию в целом?< br >
Готова ли технология для трансферта (внедрения) или нужна
еще какая-то доработка?
Сколько времени займет процесс адаптации и внедрения?
Разумны ли эти сроки?
Итог технологического аудита:
- выявлены "узкие" и проблемные места в технологии
библиотеки;
- сформулировано видение оптимальной технологической базы;
- разработаны мероприятия по оптимизации библиотечной
технологии;
- распределены функции и ответственность по подразделениям и
процессам;
- разработаны необходимые регламенты и технологические
документы;
- разработано техническое задание по внедрению новой
технологии и современного оборудования;
- сотрудниками библиотеки освоена методика и наработан
определенный опыт работы, позволяющий при развитии или изменении технологии
улучшать процесс или операцию.
Конечным продуктом ТА является реальная картина того, как в
библиотеке используется технологический потенциал в качестве средства для
достижения стратегических целей. На основе квалифицированных разработок
библиотека получает возможность оперативно перестроить тот или иной
технологический процесс или операцию, приобретает технологически обоснованные
оценки и прогнозы своей эффективности.
По данным ТА составляется долгосрочная программа работ,
выделяются приоритеты в соответствии с имеющимися ресурсами и стоящими задачами.
В текущих планах определяются сроки, размер финансовых вложений и исполнители по
конкретным пунктам программы. Технологический аудит должен быть элементом
(правильнее сказать - подсистемой) системы регулярного менеджмента на
предприятии или в организации и одновременно выступать в качестве инструмента
формирования и реализации технологической стратегии.
Список литературы
1. Пудкова В.В. Технологический
аудит как инструмент анализа разработки с точки зрения ее коммерциализации //
Получение и свойства веществ и полифункциональных материалов, диагностика,
технологический менеджмент: Материалы Рос. молодеж. науч.-практ. конф.,
посвященной 125-летию Томского гос. ун-та (Томск, 21-22 мая, 2003). - Томск:
Изд-во ТГУ, 2003. - С. 151-152.
2.
Инновационный менеджмент: Учеб. для вузов / А.Е. Абрамешин, Т.П. Воронина,
О.П. Молчанова, Е.А. Тихонова; Под ред. О.П. Молчановой. - М.: Вита-Пресс, 2001.
- 271 с.
3. Моисеев Н.Н. Математические
задачи системного анализа / Н.Н. Моисеев. - М.:
Наука,1981. - 488 с.
4. Каллен
Р. Бенчмаркинг (оценка
уровня деятельности): обзор и контекст
// World Library and Information Congress: 69th IFLA General Conference and
Council (1-9 August 2003, Berlin). [Электрон. ресурс]. - Режим доступа:
http://www.ifla.org/IV/ifla69/papers/015r_trans-Cullen.pdf.
5. Семенова Л.С. Расчет количества
новых стеллажных секций для размещения документных фондов в крупных
книгохранилищах России / Л.С. Семенова [Электрон. ресурс]. - Режим доступа:
http://www.rba.ru:8101/or/comitet/12/mag6/7.pdf
6. Дибб С.
Практическое руководство по сегментированию рынка / С. Дибб, Л. Симкин; Пер. с
англ. С. Жильцова. - СПб.: Питер, 2002. - 239 с.
|
