УДК 02:37
И.М. Суслова
профессор кафедры
управления
информационно-библиотечной
деятельностью МГУКИ
Методология
управления проектами
в системе профессиональной
подготовки менеджеров
информационных ресурсов
Уже почти десять лет
в Московском государственном университете культуры и искусств ведется
подготовка специалистов в области менеджмента информационно-библиотечной
деятельности. Своеобразным обобщением, подчеркнувшим эффективность этого
направления, стала разработка серии государственных образовательных стандартов
по квалификации “Менеджер информационных ресурсов”, которые вошли в недавно
изданный сборник нормативных документов.
Профессия менеджера
информационных ресурсов стала актуальной в связи с кардинальными изменениями в
управленческой проблематике, решаемой современными библиотеками. Каждый
руководитель должен владеть методикой разработки моделей эффективного
планирования, создавать гибкие оргструктуры, обеспечивающие библиотеке
стратегические позиции и высокий уровень адаптации к изменениям; формировать комплекс
некоммерческого маркетинга, позволяющего библиотеке достичь значимого
социального эффекта; формировать методическую работу на принципах
инновационного менеджмента; вырабатывать механизм управления персоналом и т.п.
Сама формула профессии предполагает компетентность в библиотечных,
управленческих, экономических вопросах. Появление таких синтетических профессий
– требование времени.
В системе подготовки
менеджеров информационных ресурсов существенное значение имеет комплекс знаний
и умений по управлению проектами. Проектная деятельность является отличительной
характеристикой организации работы в науке, образовании, культуре и в других
областях, требующих постоянных инноваций, инициативы, умения привлекать ресурсы
и принимать управленческие решения. В связи с этим проектное управление – одно
из значимых направлений, сформированных в менеджменте второй половины ХХ века и
применяемых в некоторых своих модификациях в библиотечной сфере.
Движущие силы проектной деятельности в библиотечной сфере
– становление информационного пространства, динамично развивающиеся потребности
в информации, проблемные ситуации – так или иначе обусловлены способностью
профессионального библиотечного сообщества к разрешению противоречий между
ролью современной библиотеки и социально-экономическими условиями, а затем и
преодолению этих противоречий.
Проектная
деятельность на всех уровнях и во всех сферах выполняет многоаспектные функции:
преобразующие, гносеологические, оценочные, становясь индикатором позитивных
изменений в социально-культурной жизни. Позитивная преемственность определяет
динамику проектных целей, решений и результатов.
Проектирование
в библиотечной сфере характеризуется следующими особенностями:
1. Учет потребностей
населения при разработке и реализации социокультурных программ и проектов.
2. Ориентация на
социально-значимые цели, связанные с обеспечением свободного доступа к
информации.
3. Межотраслевое
взаимодействие специалистов при разработке проектных решений.
4. Проблемно-ситуационный
подход, обеспечивающий оперативный отклик на актуальные проблемы как
информационно-библиотечного обслуживания, так и региона в целом.
5. Использование взаимодополняемых методов выявления актуальных и перспективных проблем развития
библиотеки: социологических, культурологических, управленческих, педагогических,
психологических.
6. Обоснование механизма
проектного управления в системе библиотечного менеджмента.
7. Отражение
закономерностей формирования социально-культурной среды на различных уровнях:
региональном, областном, федеральном.
Можно со всей определенностью утверждать, что проектное управление
знаменует собой начало нового этапа в библиотечной деятельности. Завершился
процесс первоначальной адаптации библиотеки к постсоветской действительности,
когда основной задачей было выживание. Но если ставится цель выживания, то
присутствует и идеология выживания. По сути, это – идеология советского периода
с ожиданием указаний “сверху”, со стандартными подходами к организации
библиотечной деятельности. Идеология выживания в принципе исключает интересы
пользователей библиотек, а самое главное, закрывает перспективы развития. О нематериальной
стороне библиотечного прогресса, духовном начале библиотечной деятельности
говорить в таких случаях даже опасно: ситуация будет всегда неадекватна
настоящему положению дел.
Проектная
деятельность, заключающаяся в осознании, четком обозначении новых целей и
перспектив, направлена не на выживание, а на развитиебиблиотеки.
В рамках проекта идет освоение современных информационных технологий,
развивается социальное, партнерское и корпоративное сотрудничество. Проектное
управление позволяет сосредоточить ограниченные ресурсы библиотек на
принципиальных актуальных направлениях библиотечной деятельности. И то, что
библиотеки осмысливают собственное предназначение в рамках стратегии развития,
свидетельствует о сильнейших творческих запасах библиотечного сообщества.
Проектное управление характеризуют как тип менеджмента,
как метод управления или как организационную структуру для разработки проектов
и программ. Мы не опровергаем ни один из подходов, поскольку все они отражают
различные аспекты в трактовке этого многогранного понятия.
Основу
концепции управления проектами составляет взгляд на проект, как на управляемое
изменение исходного состояния любой системы, связанное с затратами времени,
средств и ресурсов.
Данное определение характеризует в большей степени
организационную сторону проектного управления. В социально-экономическом глобальном
аспекте привлекает внимание еще одна дефиниция, даваемая двумя ведущими
отечественными специалистами в этой области: президентом Российской ассоциации
управления проектами СОВНЕТ Воропаевым В.И. и вице-президентом Шейнбергом М.В.
Они считают управление проектами единственной целостной методологией
осуществления реформ. Логика их рассуждений достаточно убедительна. УП – это
управление изменениями. Концентрированным выражением крупномасштабных изменений
являются реформы. Сами по себе реформы выступают как взаимосвязанная совокупность
разнообразных по масштабам и сложности проектов: социальных, организационных,
технических, инвестиционных, инновационных.
В
содержательном плане к предпосылкам применения методологии управления проектами
в библиотечном деле относятся:
– сложные и функционально интегрированные
задачи с инновационными элементами;
– необходимость координации действий различных
информационных, образовательных, досуговых структур, составляющих
социально-культурную среду региона;
– потребность в структурах, ориентированных на
достижение цели;
– динамичная внешняя среда библиотеки;
– наличие
задач с определенными параметрами: проектным циклом, ресурсами, временем и
результатами.
Несмотря на все разнообразие результатов, масштабов, затрат и сроков
реализации, все проекты имеют несколько общих характеристик:
– направленность на
достижение конкретных целей, определенных результатов; проекты представляют
собой разовое явление, которое включает в себя последовательность
взаимосвязанных действий, предпринимаемых в ограниченный период времени и
нацеленных на достижение четко определенного результата;
– неповторимость,
уникальность каждого проекта;
– сопряженность с
изменениями;
– координированное
выполнение многочисленных, взаимосвязанных действий;
– ограниченная
протяженность во времени, с определенным началом и концом
– результативность
и эффективность проекта (в библиотечном деле и его социальная значимость).
В то же время такое понимание понятий
“проект” и “управление проектами” рождает проблему их соотношения с понятиями
“программа” и “программирование”, которые часто употребляются как синонимы.
Наиболее общая позиция в методологии управления заключается в
представлении понятий “программа”, “проект”, как особых форм моделирования
различных систем деятельности.
Программы обычно определяют как совокупность проектов или проект,
отличающийся особой сложностью и методов управления его осуществлением. Это
могут быть варианты развития региона, отраслевой или межотраслевой
деятельности.
Программы
являются основой проводимой государством бюджетной политики, которая
ориентирована на реализацию важнейших задач развития. Кроме того, программа
является предметом методологической организации в том смысле, что она выражает
не только системно-организационное содержание библиотечной деятельности, но и
содержание тех научно-теоретических знаний, что привлекаются в библиотечную
сферу для усиления информационных, образовательных и культурных функций.
Создаваемые
целевые программы развития культуры на областном или краевом уровне относятся к
классу мегапроектов. Они содержат ряд взаимосвязанных проектов развития не
только библиотечной деятельности, но имузеев,
театров, центров досуга, т.е. всей сферы культуры, объединенной в мегапроекте
общей целью, выделенными ресурсами и отпущенным на их выполнение временем. Мегапроекты носят макроэкономический характер, затрагивают интересы
значительной части населения региона, требуют тщательной подготовки,
специальных методов координации и управления при их осуществлении.
Другой класс составляют мультипроекты – комплексные программы, связанные с определением концепций и
направлений стратегического развития библиотек, приспособленного к динамичным
изменениям внешней среды. Такой тип программирования формируется в библиотечной
сфере на уровне малого города. Программное развитие библиотечного обслуживания
проходит через развитие социокультурной среды во взаимодействии с
общественными, предпринимательскими, хозяйственными и властными структурами
города.
Третий класс проектов – монопроекты, осуществляемые на
уровне одной библиотеки, имеющие определенную цель и четко определенные нормы
по финансам, ресурсам, времени и качеству, требующие создания единой проектной
команды. Монопроекты в библиотечной сфере отличаются большим разнообразием.
Здесь сформировался определенный круг задач и разработаны ставшие уже
традиционными методы и средства управления созданием таких программ.
Таким образом, в процессе своего развития проектное
управление включает в свою сферу большое количество объектов и формируется в библиотечном
деле как сравнительно самостоятельное направление, требующее своей методологии,
понятийного аппарата и методов.
Однако,
несмотря на то, что практика использования системы управления проектами
доказала ее высокую эффективность, в настоящее время разработка проектов и
программ в библиотечном деле носит во многом стихийный характер из-за
отсутствия методических и технологических основ. Поэтому проектная деятельность
библиотек ограничивается только отдельными элементами этого комплексного
направления, подчас осуществляется по стандартам и организационным схемам,
разработанным еще в условиях централизованного директивного планирования. Этот
фактор подчеркивает необходимость освоения методологии управления проектами не
только студентами вузов, но и руководителями библиотек в системе переподготовки
и повышения квалификации.
Исходное
понятие методики проектного менеджмента – жизненный цикл проекта. Принято
считать, что каждый проект от возникновения идеи до своего полного завершения
проходит ряд последовательных ступеней развития, полная совокупность которых и
образует жизненный цикл. Жизненный цикл делится на фазы, фазы – на стадии,
стадии – на этапы. Общая схема жизненного цикла проекта представлена на
рисунке.
Общепринятого
подхода, определяющего четкий регламент в терминологии, количестве фаз, стадий,
этапов, их содержания, а также последовательности не существует и, по-видимому,
не может существовать, поскольку эти характеристики зависят от конкретного
проекта, условий его существования, профессионализма и опыта основных
участников. Поэтому на практике деление проекта на фазы может быть самым
разнообразным. Главное здесь, чтобы такое деление выявляло некоторые важные
контрольные точки, во время прохождения которых просматривается дополнительная
информация и оцениваются возможные направления развития проекта.
Тем
не менее, логика и основное содержание процесса развития проектов во всех
случаях является общими. Применительно к крупным проектам количество фаз и
этапов их реализации может быть увеличено. Выделение дополнительных этапов
связано с необходимостью более тщательного согласования действий организаций –
участников проекта.
Процесс
осуществления проекта протекает во времени: он имеет начало и конец, требует в
течение этого времени определенных усилий и затрат. С фазами жизненного цикла
связана динамика развития проекта. Она характеризуется следующими особенностями:
монотонное возрастание усилий на начальной фазе, стремление к выравниванию на
фазе разработки, крутой подъем до пика на фазе реализации и резкий спуск к нулю
на заключительной фазе. Быстрое изменение ситуаций на протяжении жизненного
цикла проекта подтверждают необходимость применения специальных теоретических
разработок, методов и средств управления проектами.
Каждая
фаза разработки проекта имеет свои цели и задачи. “Библиотечное” содержание фаз
жизненного цикла проекта не всегда совпадает текстуально с производственной
сферой, но не в одном из элементов не противоречит “производственному” подходу.
Многоаспектная
проектная деятельность, осуществляемая на разных управленческих уровнях,
обеспечивает гибкое управление и способствует:
– на федеральном уровне – обеспечению развития
библиотек в соответствии с общенациональными требованиями; созданию условий для
многоканального финансирования культурных инициатив, развитию спонсорства,
меценатства;
– на областном уровне – эффективному
использованию культурного наследия, усилению его значимости в современной
культурной жизни, приобщению пользователей к истории и традициям;
– на муниципальном уровне – стабильному
развитию библиотек, формированию авторитета и высокого имиджа, организации
досуга, расширению возможностей общения;
– на международном уровне – расширению
сотрудничества и привлечению инвестиций в библиотечную деятельность.
Показателями положительной проектной динамики в
библиотечной деятельности служит увеличивающееся количество реализованных
проектов на различных уровнях. Четкая координационная работа по созданию и реализации
проектов и программ позволяет объединить специалистов из самых различных сфер
деятельности – культуры, образования, медицины, социальной и предпринимательской
области. У библиотеки появилось много партнеров, в том числе, в коммерческих
структурах.
Использование и развитие методов и средств управления
проектами в библиотечной деятельности должны развиваться в трех основных
направлениях.
Первое
из них – применение имеющихся методов и средств управления проектами.
Существующие методы управления проектами можно уже сегодня применить в
библиотечной деятельности для решения актуальных проблем развития библиотеки.
Сложность состоит в том, чтобы как можно быстрее и шире осуществлять применение
этих методов и средств для практической отработки, внедрять их в
организационные формы и реальные условия осуществления библиотечных проектов.
Особую роль здесь должно сыграть широкое информирование руководителей библиотек
о тех разработках и программных средствах управления проектами, которые уже
созданы в России и за рубежом.
Второе
перспективное направление – адаптация уже существующих разработок к
особенностям отечественного библиотечного дела. Существующие методы и средства
управления проектами должны быть в той или иной степени адаптированы, то есть
применимы в управлении библиотечными проектами и их использовании в
соответствии с международными стандартами. В рамках этого направления особое
внимание должно уделяться организации различных форм повышения квалификации и
обучения методике разработки проектов.
Разработка
новых методов и средств управления проектами составляет третье перспективное
направление. Применение методики управления проектами в нетрадиционной сфере
приложения, каким является библиотечное дело (библиотека – непроизводственная и
некоммерческая организация), требует разработки новых методов и средств. Такая
разработка должна осуществляться на основе глубоких научных исследований. Здесь
можно использовать традиционно высокий научный потенциал отечественного библиотековедения
и вузов культуры.
Управление
проектами как научное направление библиотековедения и как библиотечная практика
должно, в первую очередь опираться на новые технологии и знания, которые
становятся необходимым компонентом подготовки специалистов высшей квалификации.
|
