Электронная библиотека ГПНТБ России

Проблема типологии библиотечных фондов рассмотрена в аспекте распределения и перераспределения документов.

После долгого периода «забвения» тема обменных и резервных фондов поднята Е.М. Коломейчук [1] – ей принадлежит относительно полный обзор литературы за последние десятилетия. Следом за ней Т.В. Петрусенко усмотрела проблемную ситуацию в том, что обменные и резервные фонды российских библиотек представляют собой хотя и богатейший, но далеко не полностью используемый обществом информационный ресурс [2]. Одновременно Ю.Н. Столяров обратил внимание на существенную разницу в функциях обменного и резервного фондов и подверг критике как термин обменно-резервный фонд, так и феномен объединенного таким образом фонда [3]. Однако в этих работах освещены далеко не все аспекты проблемы, особенно хотелось бы уточнить некоторые вопросы типологии фондов. Наша работа представляет собой попытку положить в основание типологии библиотечных фондов аспект распределения и перераспределения документов.

В сложившейся ныне политической, экономической, социокультурной и информационно-технологической ситуации библиотековедение и библиотечная практика пронизаны естественным стремлением обеспечить полноценное формирование национального библиотечно-информационного фонда. Одной из наиболее популярных идей в последнее время стала концепция распределенного национального библиотечного фонда, инициированная в отечественной профессиональной литературе Т.В. Ершовой и Л.М. Толчинской [4].

Сначала определимся с терминами, чтобы избежать неоднозначности в их толковании.

Вызывает сомнение словосочетание распределенный библиотечный фонд. Бывает ли вообще нераспределенный фонд? Нераспределенных библиотечных фондов как таковых не существует. Распределенность – неотъемлемое свойство любого библиотечного фонда (равно как и ряд других свойств), это его форма бытования. При этом надо сознавать, что имеется некоторая двойственность и в термине распределенность фонда. Распределяются, собственно говоря, не сами фонды, а места их нахождения, после чего наступает очередь распределения документов по фондам. Поэтому логическая полнота высказывания содержится в термине библиотечный фонд (документный фонд библиотеки).

Авторство термина распределенный фонд не принадлежит ни библиотечным теоретикам, ни библиотекарям-практикам. Разрабатывая методику расчета вместимости библиотечных зданий, архитектор М.Ф. Шульмейстер задался вопросом, каков может быть объем библиотечного фонда в центральной библиотеке централизованной библиотечной системы, объединяющей государственные массовые библиотеки. В едином фонде ЦБС понадобилось количественно определить долю литературы, находящейся в центральной библиотеке и в библиотеках-филиалах. Для удобства изложения фонд ЦБ был назван сосредотачиваемым, а фонды филиальной сети – распределенными [5].

Исследуя содержательные аспекты профилирования фондов центральной библиотеки и филиальной сети, Д.В. Евсеев ввел в научный оборот термины сосредоточенный и распределенный. Он предпринял попытку разработать критерии распределения и предложил в качестве их методологической основы единство требований социальной справедливости и экономической целесообразности [6; 7].

Таким образом, изначально термин распределенный фонд обозначал понятие – антоним понятию сосредоточенный. Следовательно, предполагалось, что он имеет право на бытование только в сочетании с поясняющими или уточняющими словами, как правило, характеризующими какое-либо условие распределения: распределенный кем-либо или между кем-либо, распределенный как-либо, по какому-либо принципу и т.д. – или все эти условия подразумеваются в контексте.

Важно то, каким образом достигается распределенность (что именно – где именно). Но важно и то, каким способом осуществляется распределение: централизованное комплектование («сверху»), или «снизу» (по инициативе участников, по соглашению между ними), или стихийно. И, конечно, можно оценивать качество и уровень распределенности: оптимально, неоптимально, рационально и т.д. Распределенность достигается в процессе текущего комплектования, поддерживается или корректируется в процессах организации фондов, а на этапе вторичного отбора начинается перераспределение фондов. Складывается специальная система, или институт перераспределения.

Существенным элементом системы перераспределения является организация фондов перераспределяемой литературы (фондов перераспределения). В зависимости от назначения и содержания они подразделяются на резервные и обменные.

К фондам перераспределяемой литературы относятся так называемые фонды внутрисистемного обмена, активно создававшиеся в 1970–1980-е гг. в централизованных библиотечных системах. Можно также указать на бронированные фонды (например, Бронированный фонд изданий Российской Академии наук при БАН, Центральный библиотечный фонд Министерства культуры РФ при РГЮБ) как разновидность резервных фондов. Несмотря на существенные различия как в целях их создания и деятельности соответствующих библиотечных подразделений, так и в способах формирования фондов, хорошо просматривается их общая функция – служить средством так называемого отложенного комплектования.

Резервные фонды являются промежуточным звеном между текущим комплектованием и теми фондами, для которых создается резерв. Подобное же промежуточное положение занимают специализированные обменные фонды, которые аккумулируют литературу, приобретенную специально для международного, внутригосударственного или внутрисистемного книгообмена.

Обменные фонды общего назначения – это, как правило, промежуточное звено между теми фондами, в которых дальнейшее хранение документов признано нецелесообразным, и теми адресатами, куда выбывшие документы могут быть направлены.

Каково идейное, если так можно выразиться, содержание системы перераспределения?

Первая идея – увеличение эффективности комплектования, если под критерием эффективности комплектования понимать использование фондов потребителями, выдачу документов и т. п. Требуется как можно полнее использовать все возможные формы приближения скомплектованной литературы к потенциальным пользователям. Действенным средством превращения малоиспользуемых библиотечных фондов из потенциального информационного ресурса в реальный служит как раз перераспределение литературы между библиотеками.

Вторая идея – обеспечение полноты общенационального библиотечно-информационного фонда в целом и оптимального уровня полноты фондов отдельных библиотек в соответствии с их статусом, возложенными на них функциями.

Одна из основных функций национальных библиотек Российской Федерации декларируется ст. 18 закона РФ «О библиотечном деле»: формирование, хранение и предоставление пользователям библиотек наиболее полного собрания отечественных документов. Устав Российской национальной библиотеки подчеркивает, что имеется в виду формирование наиболее полного собрания отечественных и зарубежных документов, имеющих наибольшую культурную, научную и художественную ценность, их постоянное хранение, обеспечение безопасности и сохранности.

Меры, призванные содействовать обеспечению полноты фондов, группируются по двум основным направлениям: восполнение явных лакун, докомплектование системных пробелов, обеспечение сохранности основных фондов библиотеки, организация системы страхования наиболее ценных частей фонда.

Для целей докомплектования (первое направление) наиболее пригодна как раз система обменных фондов, где в основном сосредоточивается литература прежних лет издания.

Для защиты имеющихся документных фондов используются возможности системы фондов (второе направление), в частности, создаются страховые фонды. Приобретение некоторого числа резервных экземпляров (иногда их именуют защитными) является обычной библиотечной практикой. Они служат для замены изданий, подвергающихся значительному физическому износу или риску быть полностью утраченными в ходе удовлетворения повышенного спроса пользователей. Во многих случаях, особенно в крупных и крупнейших библиотеках, резервные экземпляры документов вычленяются в отдельный фонд. Не является исключением и РНБ, где в свое время был образован и функционирует поныне в качестве резервного Русский запасный фонд (РЗФ) [8].

Защитные функции по отношению к основным фондам выполняют и подсобные фонды читальных залов, и обменные фонды. В идее создания подсобных фондов преследуются цели как оперативного обслуживания, так и защиты основных фондов. В организацию фондов закладывается так называемый принцип буферности: между экземплярами документов из основного фонда и пользователем находятся иные экземпляры или копии документов [9].

Специальное назначение обменного фонда – перераспределение избыточного числа экземпляров, а также непрофильных документов среди других библиотек. Тем не менее из состава последнего должны изыматься и регулярно изымаются те или иные документы специально для восполнения лакун, обнаруживаемых в основных фондах. Функция страхования основных фондов является обязательной для обменных фондов, хотя и неспецифической.

Между резервными и обменными фондами как структурными образованиями, имеющими различное назначение, существует типологическая общность. Оба относятся к типу фондов, предназначенных для перераспределения литературы. Резервные фонды служат для организации перераспределения внутри библиотеки, для пополнения ее фондов; обменные фонды – для перераспределения в библиотечной сети. В том и другом случаях функция перераспределения предполагает постоянное и постепенное полное обновление документного состава фондов. Данное обстоятельство обусловливает определенное сходство технологических процессов в обменном и резервном фондах, а также сходство требований к оптимизации их объемов и содержания.

Механизм процесса обновления предельно упрощенно выглядит следующим образом.

В резервном фонде. Очевидно, что далеко не все резервные экземпляры используются по прямому назначению (замена изношенных или утраченных экземпляров). По мере устаревания документов, уменьшения спроса и соответственно снижения риска износа или утраты документов надобность в дальнейшем сохранении резервных экземпляров отпадает и они могут быть переданы в обменный фонд. Их место занимают новые документы, приобретенные библиотекой в ходе текущего и ретроспективного комплектования.

Объем новых поступлений резервных экземпляров находится в корреляционной связи с объемами текущего пополнения в библиотеку в целом и преимущественно зависит от числа профильных для библиотеки документов, появляющихся на книжном рынке. Таким образом, имеется прямая зависимость объема резервного фонда от размеров использования основного фонда, как правило, выражающихся в показателе книговыдачи.

Сделанное выше описание рисует процесс создания и функционирования резервного фонда в идеализированном виде, реальная картина работы с резервными фондами значительно сложнее.

Во-первых, возможна иная политика управления формированием резервного фонда. Состоит она в том, что приобретенные ранее резервные экземпляры сохраняются на постоянной основе. Этому способствует то обстоятельство, что резерв может защищать не только самые спрашиваемые издания, но и самые ценные в культурно-историческом и научно-информационном аспектах, вследствие чего хранители фондов воздерживаются от передачи резервных экземпляров в обменные фонды. Таким образом фактически, вольно или невольно резервные фонды постепенно превращаются в часть основных фондов, а экземплярность изданий, представленных в интегрированной системе основные фонды + резерв основных фондов, становится более дифференцированной, отражая различную ценность сохраняемых документов.

У нас нет никакого желания утверждать, что подобный процесс является противоестественным. Тенденция дифференцировать экземплярность документов, сохраняемых в основных фондах, в последние десятилетия характерна, например, для национальных библиотек России (РНБ и РГБ), причем «шкала» экземплярности все чаще начинается с «нулевой отметки». Однако если «процесс пошел» стихийно, то руководство подчас неожиданно обнаруживает в недрах фондов своей библиотеки нечто вроде расширяющейся опухоли, с которой впоследствии не знает, что делать.

Во-вторых, требуется учитывать историю создания и развития фондов библиотеки. Наглядным примером в этом отношении служит резервный фонд РНБ – РЗФ. Начало его формированию положено в тот период, когда в фонде Императорской публичной библиотеки были выявлены и отделены от основных дублетные экземпляры изданий. Впоследствии к ним добавились дублетные (по отношению к основным фондам РНБ) экземпляры изданий из фондов ликвидированной библиотеки Духовной академии. К ним присоединились поступления личных коллекций после 1917 г., в 1920–1930-е гг., в годы Великой Отечественной войны [8].

Эти поступления были столь значительны по объему и интенсивности прибытия, что библиотека была не в состоянии сразу их обработать. Можно сказать, что они составили так называемый фонд отложенной обработки. Процесс обработки этих изданий, включение их в систему действующих фондов не завершены и поныне.

В аналогичной ситуации оказались в большей или меньшей степени и другие библиотеки нашей страны. В некоторых библиотеках соответствующие запасы документов именуются производственными, рабочими фондами. Сегодня еще нет уверенности даже в том, что они отражены в суммарном учете фондов [10]. Однако значение этих фондов для библиотек исключительно велико: по сути, они расцениваются как резерв для докомплектования основных фондов, что и осуществляется постепенно по мере их обработки.

В обменном фонде. По мере поступления запросов библиотек и других форм перераспределения документы из обменного фонда так или иначе выбывают. Их место занимают документы, исключенные из подсобных и резервного фондов. Основной источник пополнения обменного фонда образуется в результате вторичного отбора, незначительная часть изданий передается в процессе текущего или ретроспективного комплектования (излишние дублеты и непрофильные документы, которые не представляется возможным возвратить поставщикам).

В свое время мы произвели расчет допустимой ошибки комплектования, точнее – доли ошибочного отбора. (Это решение задачи о непрофильном комплектовании.) Допустимая доля непрофильной литературы в инициативном комплектовании (т.е. не считая «непрошенных» поступлений) при определенных условиях оказалась равной 1,383% от оптимального объема текущего комплектования [11]. Позднее этот показатель был пересчитан в зависимости от размеров текущей книговыдачи из комплектуемого фонда [12, с. 133]. Величина эта незначительна, так что объем обменного фонда непосредственно и по существу зависит от интенсивности вторичного отбора в подсобных фондах библиотеки, а опосредованно – от объемов комплектования библиотеки в целом. В общем и целом решение задачи оптимизации объема обменного фонда может быть найдено на основе принципа сбалансированного комплектования: выбытие=пополнение. Но это уже тема специального эконометрического исследования.

Организационная сторона заключается в том, что поддержание величины обменного фонда на постоянном уровне требует использования всех возможных форм распределения. Давно известно, что в СССР внутрисоюзный книгообмен между библиотеками (в прямом значении этого термина) не практиковался – одни библиотеки передавали другим свою дублетную и неиспользуемую литературу не в порядке обмена, а безвозмездно.

Распределению литературы из обменных фондов способствовала Инструкция 1959 г. о порядке безвозмездной передачи литературы из неиспользуемых фондов в другие библиотеки. Это было именно разрешение, но никак не закрепление обязанности. Далее последовало разрешение на продажу неиспользуемых в библиотеках изданий, излишних дублетов. Литературу, не имеющую научно-информационной или культурно-исторической ценности (если ее не удавалось пристроить в течение определенного срока) разрешается «списывать» (сдавать в макулатуру). Однако структурные подразделения, на которые возложена обязанность безвозмездно передавать, продавать, списывать, по-прежнему именуются обменными фондами. Напрашивается наименование фонды перераспределения – непривычное и тяжеловесное, но соответствуещее реалиям.

Типологическая общность, а также частичное совпадение целей использования обменных и резервных фондов в качестве страховых стимулируют многие библиотеки к объединению тех и других фондов в одном структурном подразделении – обменно-резервных фондах (например, БАН, ГПИБ, НБ Республики Коми, другие библиотеки), подчас без формального разделения резервной и обменной частей. Подобным решениям благоприятствуют локальные и субъективные факторы: небольшие объемы собственно резервной и собственно обменной частей, соответственно сравнительно небольшие объемы работ, финансовые условия, нехватка площадей хранения и квалифицированного библиотечного персонала.

Проблемы, возникающие в библиотеках при формировании обменного и резервного фондов, однотипны и различаются лишь мерой проявления либо аспектами. Все различия группируются по трем основным аспектам:

Последний аспект актуален по той причине, что данные фонды не предназначены для непосредственного обслуживания читателей и поэтому расцениваются как второстепенные в системе фондов библиотеки. Прочие аспекты являются как бы следствиями.

Интенсификация процессов перераспределения литературы, обновления состава обменного фонда, оптимизация его объема возможны лишь при условии, если библиотекам России будет обеспечен взаимный, свободный доступ к информации о составе фондов с помощью телекоммуникационных средств связи. Практикуемое ныне на сайтах в Интернете представление списков предложений или полных составов обменных фондов, с одной стороны, и списков лакун – с другой, совершенно недостаточно. Это пассивный способ общения, при котором, в сущности, создается только видимость обмена информацией. Сравнение списков предложений и пожеланий должно происходить автоматически. При этом идентифицируются библиографические описания и происходит автоматическая корректировка списков, включая отметку о выполнении заказов.

Задачи организации такой системы: установление единого формата данных для всех участников системы, создание специальных Интернет-программ, внедрение в систему шкалы приоритетов при выполнении заказов, поступивших от библиотек разного статуса.