Щербинина Г.С.
XVI Зональная
научно-практическая конференция вузовских библиотек
Уральского региона
Вестник
Ассоциации ЭБНИТ. Выпуск 2
Ежегодная
конференция Международной ассоциации пользователей и разработчиков электронных
библиотек и новых информационных технологий. Обзор
работы
Система
автоматизации библиотек ИРБИС – на Десятой
юбилейной конференции "Крым – 2003"
Дунаевская
С.М., Сорокина Л.В. Система автоматизации библиотек ИРБИС: итоги развития
информационно-технологического
обеспечения
Сбойчаков К.О.
Перспективы развития ИРБИС: применение системы смыслового анализа
текстов для создания полнотекстовых хранилищ знаний в
современной библиотеке
Система автоматизации библиотек ИРБИС
–
на Десятой юбилейной конференции «Крым–2003»
(Доклады,
представленные на заседаниях Секции 2. «Автоматизированные
библиотечные системы и технологии»)
Дунаевская С.М., Сорокина Л.В. ГПНТБ России
Система автоматизации библиотек
ИРБИС:
итоги развития информационно-технологического
обеспечения
Информационно-технологическое
обеспечение (ИТО) системы автоматизации
библиотек ИРБИС является ее существенной
частью – не менее важной, чем
программное обеспечение. ИТО представляет
собой совокупность баз данных
комплектования, электронного каталога,
читателей, авторитетных файлов и др. со
своими наборами экранных форм для ввода,
редактирования, просмотра, видов поиска,
справочников, выходных печатных документов
и заданий на выполнение технологических
цепочек.
Фундамент ИТО –
внутрисистемный формат. Внутрисистемный
формат библиографической информации
базируется на международном формате UNIMARC
в части компоновки библиографических
данных по полям и подполям и кодирования
информации; в других компонентах формата
имеются значительные отличия,
обеспечивающие более детальное
представление и однозначную трактовку
связи отдельных элементов БО. Подробная
детализация элементов БО дает возможность
при однократном их введении многократно
использовать для получения различных
выходных и просмотровых форм, сценариев
поиска, а также конвертировать
внутрисистемный формат в коммуникативные
форматы: UNIMARC,
USMARC и RUSMARC.
Технологические средства ввода
и редактирования ориентированы на
сокращение и упрощение клавиатурного ввода;
в то же время они обеспечивают максимально
полное описание всех видов и типов изданий.
Это могут быть законченные однотомные,
многотомные либо продолжающиеся,
сериальные, периодические издания или
статьи из любого из перечисленных видов
документов. По типу и носителю это могут
быть печатные и рукописные материалы, ноты,
видео- и звукозаписи, картографические
материалы и компьютерные файлы, кинофильмы.
При вводе автоматически осуществляется
формально-логический контроль части данных
и сверка на дублетность вновь вводимых
документов с уже имеющимися в ЭК.
Пользователю предоставляются
средства управления видом представления
элементов БО при просмотре и получении
каталожных карточек в соответствии с его
потребностями и традициями.
Технология построения словарей
позволяет включать в словарь ключевых слов
значащие слова из различных ЭД БО без
специального их введения в поля ключевых
слов. Предлагаются средства "Поиска по
связи" для быстрого доступа (без
формулирования поискового запроса) к
документам, связанным с уже найденными
тематикой, индивидуальным или коллективным
автором и др.
Оригинальным решением является
технология обработки периодических
изданий. В БД имеется запись, содержащая БО
издания и сведения о поступлениях его
выпусков за разные годы в кумулированном
виде. При регистрации вновь полученных
экземпляров сведения о поступлениях
автоматически кумулируются и, кроме того,
на регистрируемый выпуск автоматически
создается запись, в которой собираются
сведения обо всех его экземплярах и может
быть введено оглавление или данные об
отдельных статьях, помещенных в данном
выпуске. Разработана технология работы с
подшивками периодических изданий.
В системе могут быть получены
такие выходные формы, как
библиографические указатели и
систематический указатель.
Существуют несколько решений
задачи "Книгообеспеченность", имеющей
особое значение для библиотек вузов.
Практически полностью представлены
технологии комплектования и проверки
фондов (инвентаризации).
Тем не менее возрастающее
многообразие способов выпуска (оформления)
печатной продукции издающими
организациями (например, когда в одной
печатной единице периодического издания
объединяются несколько его выпусков или
отдельные выпуски разных изданий, или тома
многотомника) требует развития и доработки
внутрисистемного формата. Изменения
формата, в свою очередь, требуют изменений
экранных форм ввода (рабочих листов),
форматов просмотра и т.д. Таким образом ИТО
системы постоянно развивается.
Версия 2003.1 предоставляет
пользователю-библиотекарю некоторые новые
возможности для работы.
В АРМ "Комплектатор"
полностью решена задача списания
литературы. Если в предыдущей версии
система позволяла работать только с
книгами, то теперь новая технология
списания, ориентированная на групповой
режим обработки, дает возможность работать
с периодикой. Созданы варианты списания
издания полностью или для заданного года и/или
заданного места хранения, а при задании
места хранения также и для заданного(ых)
комплекта(ов) или отдельных номеров. Год и
место хранения задаются в записи КСУ
списания. Готовятся выходные формы
списания: акт на исключение из фонда и
список к акту.
Разработана технология задачи «Передача
списанных номеров журналов в новое место
хранения», ориентированная также на
групповой режим обработки. Групповая
передача журналов проводится только после
завершения списания по данному КСУ выбытия.
Возможна передача отдельных номеров (выпусков)
журналов после любого режима списания или
передача полных годовых комплектов
журналов, если выполнялось списание по году.
Разработана технология задачи «Получение
итоговых данных подписки», позволяющая
получить выходную форму ITP,
в которой приводится распределение
наименований, комплектов и экземпляров
изданий, подписанных на последний период,
по адресатам подписки и поставщикам. Задача
решается введением новой записи вида КСУЗ,
названная итоговой
записью подписки, в которой в режиме «Пополнение
записи КСУ» собираются данные об адресатах,
поставщиках, количестве наименований,
комплектов и экземпляров изданий,
подписанных на последний период.
Доработана технология,
позволяющая формировать заказ на книги и
подписку на периодические издания с
использованием издательских каталогов,
прайс-листов, планов издательств и других
подобных документов в машиночитаемых
форматах. При этом объем работы по вводу БО
заказываемых или приобретенных без заказа
книг или по подписке новых или продлеваемых
периодических изданий может быть
существенно снижен.
Опыт работы наших пользователей
показывает, что некоторые функции, которые
в нашей системе отданы каталогизатору, у
них выполняет комплектатор. Поэтому для
организаций-пользователей, где
комплектаторы вводят полное БО,
предлагается новый РЛ, в котором
присутствуют все поля БД каталога и,
соответственно, формат просмотра. Кроме
того, комплектатору, как и каталогизатору,
обеспечена возможность ввода
дополнительных полей библиографических ЭД,
отсутствующих в РЛ, из списка всех
предусмотренных для комплектования полей.
Данные об учебной литературе для задачи «Книгообеспеченность»
теперь можно вводить на этапе
комплектования, используя при этом БД VUZ.
При вводе в БД CMPL предусмотрена возможность
сверки на дублетность записей не только с
БД CMPL и IBIS,
но и с другими БД ЭК; при этом дополнительно
сравниваются ISBN и коды физического носителя
записей, при их несовпадении запись не
считается дублетной. Записи сравниваются с
другими БД только в случае отсутствия
дублета в БД CMPL.
Комплектатору обеспечена
возможность ввода авторов, коллективов,
заглавий серий и наименований издающих
организаций с использованием словарей БД
ЭК и авторитетных файлов авторов и
коллективов.
Доработан алгоритм определения
максимального и минимального инвентарных
номеров (или штрих-кодов) в процессе "Пополнение
записи КСУ" – для каждого типа
инвентарных номеров определяются свои
значения (повторяющийся ЭД).
Пользователи АРМ «Каталогизатор»
тоже не оставлены без внимания. Для них
разработана технология получения КК и
формуляров для книг и журналов в пакетном
режиме; дополнительно введен новый вид
карточки оборота (все экземпляры одного
места хранения).
Предлагаются несколько
вариантов пакетной печати КК:
весь комплект в целом (в одном
экземпляре или с учетом тиража – для
основных КК (<=10) и для добавочных (<=5);
только основные (с учетом тиража
или в одном экземпляре);
комплект КК без основной;
карточки оборота по варианту 1:
на одной карточке – сведения обо всех
экземплярах всех мест хранения – в одном
экземпляре или с учетом тиража основной КК;
карточки оборота по варианту 2:
на одной карточке – сведения о всех
экземплярах для каждого места хранения –
также в одном экземпляре или с учетом
тиража основной КК;
формуляры книг или журналов.
Разработана технология
создания первоначального состояния и
автоматического пополнения при сохранении
документа авторитетных БД авторов,
коллективов и предметных рубрик,
ориентированная на все повторения
соответствующих полей. При вводе всех
данных обеспечивается проверка записей на
дублетность. В БД авторов устанавливаются
связи между разночтением и основным именем,
в БД коллективов – связи между
аббревиатурой и полным названием; в БД
предметных рубрик связи автоматически не
устанавливаются.
Автоматическое пополнение
авторитетных файлов может быть полезно тем
пользователям, которые не имеют «внешних»
– приобретенных БД, но у себя организуют
несколько БД ЭК или несколько
технологических, промежуточных БД. В этом
случае автоматическое пополнение
авторитетных БД в технологии ввода
позволяет использовать все новые данные,
введенные в любой из подключенных БД, всеми
другими участниками ввода.
Усовершенствован алгоритм
сверки на дублетность. В совокупность ЭД
для сверки введены дополнительные: для
журналов – ISSN
(11^а) и вид издания (110^b);
для тома многотомника (РЛ SPEC)
при отсутствии номера берется его заглавие.
Кроме того, для дублетных по БО записей
дополнительно проводится проверка на
совпадение кода физического носителя (215; 1).
Доработана технология
обработки периодических изданий.
Предоставлена возможность кумуляции
поступивших номеров (выпусков) журналов для
второго и следующих экземпляров с учетом
одновременности или неодновременности
поступления экземпляров одного выпуска.
второй и следующие экземпляры, поступившие
не одновременно с первым, регистрируются в
записи БО издания по общей технологии, а не
в записи номера, как это было в предыдущих
версиях. Для реализации этой возможности в
секции MAIN файла irbisc.ini
должен быть установлен параметр KUMJEX=1. При
отсутствии данного параметра система будет
работать по-старому – кумуляция номеров (выпусков)
издания производится по факту получения
хотя бы одного экземпляра. В дистрибутиве
значение параметра установлено равным 1.
Разработана технология
каталогизации, регистрации и поиска по
связи документов типа "Журнал в журнале",
когда в одной печатной единице
периодического издания объединяются
отдельные выпуски разных изданий. В общем
описании основного издания (его заглавие на
обложке стоит первым) накапливаются
сведения обо всех зарегистрированных
номерах «вложенного(ых)» журнала(ов) – (поле
423, повторяющееся) с привязкой к номеру
журнала основного издания. В запись номера
при регистрации переносятся конкретные
данные о "вложенном" номере (заглавие,
шифр и др.). Обеспечен доступ по шифру/заглавию
к номерам "вложенного" журнала.
Включена новая редакция
Тематического рубрикатора ГРНТИ в
соответствии с документом «Изменения в
ГРНТИ, принятые на заседании Методического
совета в 2002 г. (кроме раздела юридических
наук)». В новой редакции Тематического
рубрикатора, полученной от разработчика,
нами проведена сортировка всех рубрик в
порядке возрастания кодов, чего не было в
предыдущей версии.
Доработан алгоритм кумуляции и
декумуляции поступивших номеров журналов в
части работы с вербальными обозначениями
месяцев. Обозначения месяцев для разных
языков текста документа определяют
справочники "язык-месяцы", которые
содержат для конкретного языка названия
месяцев в порядке их следования в году.
Автоматическое использование этих
справочников организовано через
дополнительный общий справочник-меню, где
для каждого языка указывается имя
соответствующего файла "язык-месяцы",
автоматически выбираемого при сохранении
документа в соответствии со значением
первого появления поля 101 (код языка текста
документа). Пользователи могут
самостоятельно добавлять справочники "язык-месяцы"
для используемых языков и вводить
соответствующие пометки в общий справочник-меню.
При отсутствии имени файла для
встретившегося в поле 101#1 языка кумуляция
вербальных обозначений номеров не
выполняется, и они приписываются через
запятую.
В связи с данной доработкой
утратило смысл поле 990 «Признак ручной/
автоматической кумуляции».
Для еще более полного
представления элементов БО изменен
внутрисистемный формат. Введены новые и
изменены или дополнены подполями некоторые
поля. Например, добавлено поле 925 для ввода
сведений о втором и последующих томах
многотомного издания, помещенных в одной
печатной единице. Возможности корректного
представления БО такого издания в UNIMARC
и RUSMARC мы не
нашли. Авторы многотомника и коллективы, а
также лица с вторичной ответственностью
теперь представлены так же подробно, как и
аналогичные поля для тома.
Включен файл GOS71293.MNU
(Сокращения по ГОСТ 7.12–93), который может
быть вызван при вводе данных в любом месте (клавиша
<F4>).
Данные подготовлены в ЦГПБ им. В.В.
Маяковского (С.-Петербург).
Включен файл HAVC3L2.MNU
(Трехзначные кириллические таблицы
Хавкиной, объединенные с двузначными
латинскими), который можно использовать при
необходимости, предварительно
переименовав его в HAV.MNU. (Файл подготовлен на основе 7-го
издания 1993 г. в ЦГПБ им. В.В. Маяковского.
Список опечаток, выявленных в печатных
изданиях Таблиц, а также другие материалы
по данной теме имеются у автора – Сергея
Константиновича Егорова esc@pl.spb.ru.
Пополнены справочники видов
носителей в части "Электронные ресурсы"
и кодов физической формы текстового
материала, добавлены коды характера
документа и целевого назначения.
Введены новые поисковые термины
в словарь "Вид/тип документа",
обеспечивающие прямой поиск документов,
содержащих ссылку на внешний файл, и
документов, у которых списаны все комплекты.
Разработан интегрированный
вариант решения задачи «Книгообеспеченность»,
который ориентирован не только на
получение выходной формы для отобранного
по разным критериям списка книг, но и на
повседневную работу специалиста (методиста),
для чего в формате просмотра каждой книги
показываются коэффициенты КО для осенних и
весенних семестров отдельно и их среднее
значение, а также сведения о числе
студентов (по группам), для которых она
предназначена. Учитывается множественное
предназначение учебников для студентов
разных факультетов, семестров,
специальностей, а также возможное
использование одного и того же учебника для
разных дисциплин, изучаемых одним и тем же
студентом. Расширен набор ЭД, необходимых
специалистам, занимающимся вопросами
книгообеспеченности, и, соответственно,
поисковых возможностей.
Разработанная
автоматизированная технология
ориентирована на работу вуза по одному из
двух вариантов:
ориентация на номер учебного
плана (НУП); для этого варианта
соответственная идентификация книг и
студентов однозначно определяется НУП, по
которому занимается студент на протяжении
всего времени обучения, и семестром;
ориентация непосредственно на
учебную дисциплину; для этого варианта соответственная
идентификация книг и студентов должна
определяться целым набором данных.
Поскольку учебная дисциплина с одним
названием может читаться на разных
факультетах, семестрах, для разных форм и
видов обучения, разных специальностей и
учебных направлений, введено понятие уникальный
номер дисциплины (УНД); этот номер
определяется набором связанных данных: «Дисциплина
– Факультет – Направление – Специальность
– Вид обучения – Форма обучения».
Таким образом, соответственная
идентификация книг и студентов может
однозначно определяться УНД и семестром.
В АРМ "Книговыдача"
обеспечена возможность ввода сведений о
выдаче книг, отсутствующих в ЭК,
непосредственно в запись читателя с
автоматическим созданием новой записи БО в
БД ЭК или выдачи других экземпляров издания,
не обработанного каталогизатором после
первичного ввода этим путем, с
одновременным пополнением дублетной
записи ЭК. Это позволяет пополнять ЭК по
мере спрашиваемости книг с привлечением
сотрудников книговыдачи.
Подробные инструкции по
использованию перечисленных новых
возможностей изложены в документации
системы ИРБИС.
Современное ИТО системы ИРБИС
охватывает практически все традиционные
библиотечные функции – от комплектования
до книговыдачи, учет и отчетность, имеет
специальные решения для ЦБС и вузов,
включая задачи учета и выдачи
многоэкземплярной литературы и
книгообеспеченность.
