Электронная библиотека ГПНТБ России

Шкира И.В.
НТБ Приднепровской государственной
академии строительства и архитектуры,
Днепропетровск, Украина

Опыт работы АБИС ИРБИС
в НТБ Приднепровской государственной академии
строительства и архитектуры

Рассмотрены проблемы применения авторитетных/нормативных файлов при каталогизации, вопросы и предложения, возникшие при эксплуатации АБИС ИРБИС.

Автоматизация библиотечно-информационных технологий сопровождается созданием электронных информационных ресурсов, поддержка и ведение которых возможны только в автоматизированных режимах.

В настоящее время библиотеки, как никакие другие организации, нацелены на внедрение информационных технологий, следуют стандартам и международным форматам и, имея опыт работы в среде автоматизированных технологий, сами создают электронные ресурсы [1]. Полноценный электронный ресурс, отвечая самым высоким требованиям, должен удовлетворять разнообразные запросы пользователя.

Для успешного и эффективного функционирования АБИС в целом, достижения высокой избирательности поиска записи на искомый документ в базе данных необходимо максимально использовать как технологические особенности самой системы, так и готовые электронные ресурсы. Такими ресурсами являются авторитетные/нормативные файлы.

В национальных библиотеках России создаются нормативные файлы наименований организаций, унифицированных заглавий и географических заглавий; создан авторитетный/нормативный файл предметных рубрик РНБ, РГБ разработала проект машиночитаемых таблиц ББК (национальный файл классификационных данных) [2], ВИНИТИ распространяет базы данных УДК, ГПНТБ России обе БД предлагает в среде системы ИРБИС как в программно-независимой оболочке, так и с возможностью прямой «подшивки» к системе.

Использование информационных продуктов открывает множество дополнительных возможностей для библиотек. Как известно, чем лучше проработана нормативно-инструктивная база любой деятельности, тем больше возможностей для творческой работы. Работа систематизатора и каталогизатора – яркое тому подтверждение.

Авторитетный файл – мощное средство идентификации, в том числе индивидуального и коллективного авторов, предметной рубрики или какого-либо другого признака; предлагает варианты разночтения, содержит справочную информацию. При ведении БД их использование не только очень удобно, но и полезно, поскольку сокращается время составления библиографического описания, при этом достигается высокий уровень стандартизации в каталогизации.

Таким же необходимым является и применение базы данных УДК на CD–ROM в среде Универсального автоматизированного рабочего места систематизатора. БД представлена в поисковом интерфейсе системы ИРБИС. Но может быть использована как самостоятельный продукт или в совокупности с любыми системами автоматизации библиотек, так как полученные при работе с БД результаты не привязываются к структуре конкретных систем автоматизации и записываются в виде, пригодном для использования в текстовом редакторе операционной системы, в которой работает интерфейс.

Каждая запись БД содержит индекс, наименование рубрики, ссылки и методические указания. БД можно использовать при индексировании документов и запросов в автоматизированном режиме или как справочное руководство по классификационной системе. Индекс сначала отбирается или строится, затем переносится в библиографическую запись.

БД представляется в виде дерева, отражающего полную глубину структуры классификационной системы. Поисковые возможности полностью соответствуют поисковым возможностям системы ИРБИС. Поиск можно осуществлять по индексам основных и вспомогательных таблиц, ключевым словам; возможно использование логических операторов, проведение поиска с усечением и без него, комбинирование отработанных и новых запросов. Поисковый аппарат позволяет свободно ориентироваться в классификационной системе. БД обеспечивает мощными поисковыми средствами по таблицам и средствам интерактивного индексирования [3].

Существует еще одно преимущество автоматизированной обработки документов. При традиционной обработке индексирование (систематизация и предметизация) и библиографическое описание производятся, как правило, дифференцированно, т.е. разными сотрудниками. Автоматизированная система, к тому же дополненная базой данных УДК, позволяет совмещать процессы каталогизации. При этом повышается оперативность обработки документов в результате сокращения промежуточных операций, единовременного однократного анализа изданий, комплексной одноразовой редакции. Разумеется, повышается наукоемкость работы специалистов. Поэтому АРМ каталогизатора должно включать БД различных справочников, классификационных таблиц, тезаурусов, рубрикаторов и других пособий [4].

Работая с электронной версией таблиц УДК около двух месяцев, мы можем сказать, что это очень действенное средство; сокращается время индексирования. Но для отраслевой библиотеки нужны еще и отраслевые таблицы.

Наша библиотека вопросами автоматизации занимается с 1992 г. Правда, опыт работы в системе ИРБИС еще невелик. В 2002 г. приобретена мини-версия ИРБИС с ограничением объема БД до 25 тыс. записей, состоящая из трех АРМ – каталогизатора, администратора и читателя.

В библиотеке работает локальная сеть, объединяющая 9 компьютеров. АРМ действуют в отделах библиотеки: информационно-библиотечных технологий (2 АРМ), лингвистической обработки (2), комплектования (1), справочно-библиографическом (1), учебной литературы (1), научной литературы (1); закуплен, но еще не отлажен сервер. Эти отделы библиотеки занимают основные позиции в технологии информационного обслуживания. Реальностью стало образование технологически связанных между собой «узлов», вокруг которых концентрируется вся система информационно-библиотечного обеспечения.

Администрация нашей академии с большим вниманием отнеслась к потребностям библиотеки в области автоматизации. На заседании Методического совета принято решение о подключении библиотеки к сети академии и к Интернету. В библиотеке сейчас производится ремонт помещений, проложен кабель для локальной сети, предусмотрено оборудование новых АРМ для библиотекарей и читателей.

ИРБИС дает возможность расширять круг решаемых задач и оказываемых услуг. Мы планируем внедрить технологию штрих-кода и автоматизировать книговыдачу; предоставлять: справки и формирование заказов в удаленном режиме, доступ к веб-каталогам и библиографическим базам данных других библиотек, виртуальным коллекциям текстов, электронным библиотекам, зарубежным ЭК и библиографическим БД; осуществлять электронную доставку документов.

В настоящее время отработана методика ведения всех технологических процессов: редактирования записей (простановки инвентарных номеров, корректуры предметных рубрик, экземплярности и распределения экземпляров по отделам библиотеки, сведений по учебным дисциплинам для учебной литературы), регистрации и аналитической росписи периодики, ведения БД «Читатель». В настоящее время изучаем технологические особенности АРМ.

Приступая к работе в среде ИРБИС, мы решили изучить как можно полнее возможности системы. Практически сразу возник вопрос об использовании авторитетных файлов предметных рубрик, индивидуальных авторов, алфавитно-предметного указателя к УДК/ББК, базы данных УДК. Интересно также и то, что их можно создавать самостоятельно в среде ИРБИС, так как система предлагает средства для ведения и использования авторитетных файлов и алфавитно-предметных указателей к УДК и ББК.

Наша библиотека традиционно выпускает Каталог научных трудов и публикаций ученых академии, в 2003 г. он выпущен уже при помощи ИРБИС. Применение авторитетного файла индивидуальных авторов актуально для внутреннего использования. Мы планируем собрать информацию об ученых и создать авторитетный файл.

В нашей библиотеке ЭК новых поступлений существует с 1995 г. К моменту перехода на систему ИРБИС в нем содержалось 4400 записей. Мы объединили БД электронного каталога и БД учебной литературы. В настоящее время отдел обработки редактирует записи. К сожалению, работая в MARC, мы допустили ошибки (не вносили инвентарные номера), теперь исправляем, попутно редактируем записи. Подготовлены файлы, содержащие данные об учебных дисциплинах, факультетах, кафедрах.

Академия готовится к аккредитации, поэтому часто поступают запросы о книгообеспеченности всех учебных дисциплин. В скором времени отдел учебной литературы будет вносить в ЭК данные о книгообеспеченности и читателях. Отдел научной литературы начал наполнение БД «Читатель». Таким образом мы готовим базы данных для внедрения штрих-код технологии.

С 1997 г. ежемесячно издается Бюллетень новых поступлений. Теперь появилась возможность выпускать его в нескольких формах. Постоянно выполняются тематические справки по экономике строительства, экономической теории, менеджменту и маркетингу, финансам и кредиту, технологии строительного производства, строительным конструкциям, экологии и другим дисциплинам, производится поиск литературы по запросам читателей. Читатели получают полную информацию о необходимом источнике и месте его хранения.

Переход на новую систему проходил очень комфортно. Сотрудники, которые только начинают работать с базами данных, легко осваивают технологию ввода, редактирования, поиска. Это говорит о том, что алгоритм программы проработан подробно, предусмотрены различные нюансы.

В ноябре 2002 г. мы побывали в командировке в Киеве, где Л.З. Рудзский показал нам работу ИРБИС в разных библиотеках. Мы увидели все этапы – от каталогизации до электронной книговыдачи. Это была замечательная школа – динамичная, насыщенная. От лица коллектива библиотеки хочу поблагодарить Л.З. Рудзского и всех коллег-киевлян, которые нас принимали.

Нам еще многому предстоит научиться и научить других. Но в конечном итоге мы должны обмениваться своими ресурсами и образовывать объединения, чтобы создавать ресурсы на высоком профессиональном уровне.

«Библиотеки, – писал академик Д.С. Лихачев, – это не только основа культуры. Информационные ресурсы, находящиеся в них, – это же основа и экономики, и политики». Наша задача заключается в том, чтобы информация как можно быстрее, легче, проще попадала к потребителю, мы должны создать максимально комфортные условия для наших читателей. Сегодня это невозможно без информационных технологий.