Жданова Т.А.Чтобы
говорить на одном языке (К выходу в свет книги
С.А. Езовой "Грани библиотечного
общения")
Аветисов М.А., Крамчанинов Е.В. ЦНСХБ,
Москва
Стеллецкий В.И. ВНИИТЭИ
агропрома, Москва
Стеллецкий В.В. МВТУ, Москва
Электронная доставка документов
– проблемы и решения
(на примере ЦНСХБ)
Доставка электронных копий
документов по каналам связи играет все
большую роль среди способов доставки
документов. Обычно такая услуга именуется
электронной доставкой документов (ЭДД) и ей
посвящено достаточное количество
публикаций. В русскоязычной литературе ЭДД
наиболее полно освещена в [1]. Последние достижения в этой
области отражены в публикациях 8-й
Международной конференции «Крым–2001» [2,
3].
Тем не менее мы сочли возможным
изложить свою точку зрения на проблемы и
возможные решения, которые могут
возникнуть при развертывании службы
электронной доставки в библиотеках. Нам
представляется, что опыт ЦНСХБ может быть
полезен как крупным, так и небольшим
библиотекам. С одной стороны, ЦНСХБ
является достаточно крупной библиотекой
федерального значения и уникальной по
коллекциям сельскохозяйственной
литературы, что потенциально предполагает
значительный поток заказов на литературу. С
другой стороны, в настоящее время из-за
положения в сельском хозяйстве и
сельскохозяйственной науке поток заказов
невелик, что позволяет отладить все
механизмы в благоприятных условиях.
Ниже рассмотрены проблемы, с
которыми нам пришлось столкнуться в
процессе организации службы ЭДД, и
приведены пути их преодоления. Возможно,
что это не самые лучшие решения, однако они
позволили нам успешно и достаточно
интенсивно развивать ЭДД. При этом мы не
затрагиваем вопросы защиты авторских прав,
полагая, что то или иное решение этой
проблемы, по которой сейчас ведется
достаточно жаркая дискуссия, будет найдено
и существенно не скажется на принятых нами
решениях.
Организация
службы ЭДД
Естественно предположить, что
для успешного развертывания службы ЭДД
следует иметь автоматизированную
технологию, в которой число ручных операций
сведено к минимуму. Понятно также, что в
зависимости от технической и программной
оснащенности библиотеки степень
автоматизации процессов может быть
различной. В ЦНСХБ разработана и
развивается специализированная система «Менеджер
электронной доставки документа» (МЭДД),
позволяющая в достаточной степени
автоматизировать контроль за процессом
доставки запрашиваемого документа. Система
содержит базы заказчиков, заказов,
партнеров по выполнению заказов на
документы, счетов заказчиков, договоров и
платежных документов, а также электронных
копий. В системе генерируются письма,
необходимые для взаимодействия с
заказчиком.
МЭДД реализована как программа,
работающая с базами данных СУБД MS
SQL.
Взаимодействие
на этапе формирования круга заказчиков
Юридические лица
регистрируются оператором, поскольку
обычно они заключают договоры на
обслуживание. Физические лица могут
регистрироваться самостоятельно, без каких
бы то ни было ограничений, заполняя форму на
веб-сайте библиотеки. Все лица, в дальнейшем
взаимодействующие с библиотекой, будем
именовать заказчиками. Заказчик наделяется
счетом, наполнение которого зависит от того,
когда, как и по каким документам
перечисляются деньги. Возможны кредитные
отношения.
Взаимодействие
на этапе заказа и изготовления электронной
копии
Собственно процесс и связанные
с ним технологические операции рассмотрены
ниже. Здесь же следует обратить внимание на
взаимодействие заказчика и библиотеки на
этапе выполнения заказа.
Мы считаем, что заказчик должен
иметь возможность следить за портфелем
своих заказов, состоянием своего счета и
ходом выполнения заказов. Такая
возможность ему предоставляется на
странице службы ЭДД веб-сайта ЦНСХБ, где он
может видеть соответствующие элементы базы
данных МЭДД. Сейчас заказчику
предоставляется возможность отслеживать
только принятие и выполнение заказа,
состояние счета и прохождение платежей;
однако нет принципиальных препятствий к
тому, чтобы заказчику была доступна
информация о всех этапах обработки заказа.
В МЭДД различают «обещанный
платеж» (подтверждение, которое заказчик
делает по телефону, факсу или электронной
почте, называя номер и дату платежного
документа) и реальный, подтвержденный
бухгалтерией ЦНСХБ фактом прихода денег на
счет библиотеки. Таким образом заказчик
может знать как о факте и дате получения
службой ЭДД его подтверждения платежа, так
и о факте и дате прихода денег в бухгалтерию
ЦНСХБ.
Взаимодействие
на этапе отсылки готовой электронной копии
При передаче заказчику готового
материала по отечественным каналам связи
могут возникать две проблемы – «провайдерская»
и техническая. Существуют провайдеры,
которые пропускают письма только
определенной длины, ну а каналы такие, что
длинное электронное письмо может и не
пройти. В связи с этим в ЦНСХБ реализована
схема отсылки, при которой, заказывая
доставку по электронной почте, заказчик
имеет возможность скачивать свой заказ и с FTP-сервере,
и с веб-сервера. Как показывает наша
практика, такая избыточность пока
оправдана.
Технология
приема и обработки заказа
Далее рассмотрены основные
технологические операции, свойственные
любой службе ЭДД и предложены решения,
найденные в ЦНСХБ.
Прием
и оформление заказа
Этап приема
заказа
Возможны три типа источников
поступления заказа и соответствующая им
форма заказа.
Тип 1. Заказы, которые
формируются заказчиком в произвольной
форме:
по почте,
электронной почте,
телефону, факсу или при
непосредственном общении.
Тип 2. Заказы, которые
формируются пользователем путем
заполнения формализованного бланка
напрямую или автоматически:
заполнение формы на веб-странице,
оформление заказа на найденные
документы при поиске документов в
информационных ресурсах ЦНСХБ или при
просмотре оглавлений журналов. В последнем
случае это может быть и заказ через
протокол Z39/50.
Тип 3. Заказы, полученные при
взаимодействии ЦНСХБ с другими
автоматизированными системами.
Первая операция –
прием заказа, т.е. формирование
соответствующей записи в базе заказов МЭДД,
присвоение ему номера, фиксация даты и
времени приема.
Хотя заказы первого типа и
выполняются службой ЭДД и для этого имеется
модуль приема заказа, позволяющий
диспетчеру заполнять формализованный
бланк, мы предполагаем, что с развитием сети
число таких заказов будет сведено к
минимуму.
Заказы второго типа
обрабатываются МЭДД, и при их появлении
система сразу же выдает сигнал диспетчеру о
поступлении новых заказов. Оформление
заказа поддерживается программными
модулями МЭДД, обеспечивающими связь веб-сервера
с СУБД MS SQL и
базой заказов.
Заказы третьего типа – это либо
заказы первого типа, полученные от
соответствующих служб других библиотек,
либо заказы второго типа, полученные из
автоматизированных систем других
библиотек при корпоративном
взаимодействии.
ЦНСХБ входит в число участников
Ассоциации служб электронной доставки
документов, под эгидой и для нужд которой
создана автоматизированная система «Сигла».
В систему погружаются заказы библиотек в
том случае, если они не могут быть выполнены
на основе собственных фондов. Если ЦНСХБ
имеет возможность выполнить
соответствующий заказ, он автоматически
перегружается в МЭДД.
Каждый заказ обрабатывается
оператором МЭДД – операция уточнения
заказа. В случаях, когда информации в
заказе недостаточно для его выполнения,
оператор имеет возможность послать письмо
заказчику с автоматически сформированным
текстом заказа и уточнить запрос.
После приема заказов второго
типа МЭДД проверяет наличие заказанной копии в
архиве электронных копий. Если подобный
заказ уже был сделан ранее, система
указывает оператору, что имеется копия. Но
заказы первого и третьего типа также могут
относиться к уже имеющимся в архиве
электронным копиям, но не могут быть с ними
отождествлены автоматически. В настоящее
время в ЦНСХБ нет технического решения этой
проблемы. По-видимому, должен быть
организован поиск в базе архива по
элементам заказа, но поскольку в заказе
возможны различные формы представления
одних и тех же данных, поэтому алгоритм
формирования запроса для автоматической
проверки наличия копии пока неясен.
Здесь возникает и правовая
проблема: возможность использования
электронной копии, изготовленной ранее.
Имеются два пути решения. Первый –
повторное изготовление электронной копии,
что вполне согласуется с защитой
авторского права. Однако, исходя из
естественного желания экономить трудовые
ресурсы, хочется идти по второму пути, когда
проделанная работа по созданию копии не
пропадает даром. Это – сохранение копии.
Ниже рассмотрена проблема использования
электронных копий.
Этап обработки
заказа
Подготовленный заказ
распечатывается на бланках ЭДД (аналог
читательского требования с пометкой службы
ЭДД).
Если предполагается, что в
библиотеке работают специальные участки (сканирования,
розыска информации и т.п.), то на бланке
распечатываются и соответствующие пометы
для этих служб. В частности, для службы
сканирования распечатываются пометы, в
каком формате должна быть подготовлена
электронная копия. Если участков много, то
на них может быть установлено рабочее место
МЭДД, что даст возможность отслеживать
переданные на конкретный участок заказы, а
также осуществлять отметку о передаче
обработанного заказа на следующий участок.
В случае, когда имеется только один
оператор-диспетчер, он делает
соответствующие отметки о движении заказа.
Распечатанные требования могут
быть разделены на две категории: имеющие и
не имеющие шифра хранения ЦНСХБ. Если с
первыми проблема сводится только к поиску
источника в хранилище и извлечении его (в
случае занятости) на определенное время для
изготовления электронной копии, то во
втором случае необходимо осуществить поиск
источника обычными, принятыми в библиотеке
способами или в Интернете и размещение
заказа в соответствующей службе.
Розыск источника,
отсутствующего в библиотеке, конечно, не
входит в задачу службы ЭДД. Но создание
такого участка в службе ЭДД в ряде случаев
может быть оправдано, тем более теперь,
когда интенсивно развиваются
корпоративные автоматизированные системы,
активно внедряется протокол Z39.50
и другие механизмы поиска в
пространстве автоматизированных
информационных ресурсов библиотек.
Уже сейчас возможно размещение
заказа в упомянутой выше системе АСЭД «Сигла».
Надеемся, что «Сигла» в скором будущем
получит возможность автоматического
импорта заказа, что позволит связать МЭДД
ЦНСХБ и «Сиглу».
Этап обработки заказа
завершается предоставлением диспетчеру
сведений о наличии или отсутствии
литературы и самой литературы. Для каждого
заказа диспетчер определяет число
сканируемых страниц, уточняет, что надо
сканировать, отмечает в МЭДД число страниц.
МЭДД имеет базу данных расценок для разных
категорий заказчиков. Кроме того, для
каждого заказа можно использовать механизм
наценки или скидки. Если данный заказчик не
имеет на счету средств или их недостаточно,
то автоматически формируется письмо
заказчику с указанием суммы, необходимой
для выполнения работы.
Заказы на отсутствующие
источники размещаются в «Сигле» или в
библиотеках сети АГЛИНЕТ (AGLINET
– международная сеть наиболее
представительных сельскохозяйственных
библиотек). К сожалению, сеть не имеет
сводного каталога или входа по протоколу Z39.50,
поэтому розыск литературы в ней
достаточно проблематичен. Заказ может быть
размещен в одной из библиотек сети или
любой другой внешней службе ЭДД. Для этого в
МЭДД имеется режим автоматической
пересылки заказа (по электронной почте) во
внешнюю службу ЭДД в соответствии с
правилами этой службы. Устанавливается
соответствие номера заказа в ЦНСХБ и во
внешней службе. В частности, в настоящее
время идет отработка этого режима с National
Agricultural Library USA(NAL).
Этап
изготовления электронной копии
Сканирование осуществляется
независимо от того, подтвердит ли заказчик
свой заказ, т.е. осуществит ли он оплату (сканирование
материалов не более 30 с.). На начальном этапе
работы было достаточно много заказчиков,
которые либо по недопониманию, либо по
невнимательности оформляли заказ без
последующего подтверждения оплаты.
Постепенно положение стабилизировалось –
почти все заказчики оплачивают свои заказы,
поэтому объем «лишнего» сканирования
невелик. А если заказ не востребован, он
попадает в архив электронных копий
документов. Такая технология позволяет
выполнять заказы практически сразу после
поступления от заказчика сигнала о
переводе денег.
Если на участке сканирования
установлено рабочее место МЭДД, оператор
сканирования может увидеть, какие
материалы переданы ему на сканирование. Он
может обнаружить это и визуально, так как у
него на столе лежит пачка документов,
сопровождаемая требованиями с
соответствующими пометами о формате. На
этом же рабочем месте делается отметка о
готовности электронной копии.
Процесс изготовления
электронной копии – это либо сканирование,
либо получение копии из эксклюзивных
источников, к которым заказчик не имеет
доступа. В последнем случае это может быть
научная электронная библиотека или полные
тексты на CD–ROM,
DVD, откуда и переписывается
соответствующий электронный документ. В
настоящее время эта операция не
осуществляется в ЦНСХБ, но может быть легко
включена в технологию, МЭДД позволяет
расширять список этапов обработки и
отслеживать появление копий
первоисточников по этой ветви технологии.
При сканировании в основном
используется книжный сканер Bookeye,
а также планшетные сканеры, а в
отдельных случаях – цифровой фотоаппарат.
Иногда изображение подвергается
редактированию (в основном удаление «мусора»).
Электронные копии помещаются в
архив, имеющий обычную файловую структуру,
в папки с именем, соответствующим номеру
заказа.
МЭДД имеет фильтры, позволяющие
просматривать как все заказы, так и заказы в
заданном состоянии обработки. В частности,
диспетчер в определенное время
просматривает все заказы, находящиеся в
состоянии «Отсканировано». Готовые
электронные копии по команде диспетчера
отправляются заказчику. Эта операция
осуществляется автоматически. Во всех
случаях готовый заказ выкладывается на FTP-сервер
и на веб-сервер. И при необходимости
электронная копия присоединяется к письму,
которое автоматически генерируется с
оповещением заказчика о цене заказа.
Когда оператор МЭДД получает
сведения о готовности электронной копии, он
отправляет копию заказчику, о чем
говорилось выше (Взаимодействие
на этапе отсылки готовой электронной копии),
и отмечает, что заказ выполнен.
Использование
электронных копий
Возможны различные варианты
использования электронных копий:
уничтожение
всех сведений о копии после отсылки ее
заказчику (полное соблюдение прав
собственника интеллектуальной продукции);
сохранение копии для
последующего использования в службе
доставки без предоставления сведений о ней
заказчику;
сохранение копии с
предоставлением информации о ней автору
текста, если источник находится в
библиотеке.
Нам представляется, что
последний вариант предпочтителен.
В ЦНСХБ реализуется следующая
схема предоставления данных о наличии
электронной копии.
Все электронные копии размещены
в специализированной базе данных (файловая
система). В зависимости от того, какому
источнику соответствует копия,
используются разные механизмы
формирования отсылок к соответствующей
папке файловой системы.
Для копии, изготовленной по
источнику, имеющемуся в фондах ЦНСХБ,
адресная ссылка формируется в документе –
библиографическом описании статьи,
представленном в электронном каталоге.
Если материал закачивается из источника,
находящегося в ЦНСХБ, но не имеющего
постатейной росписи в электронном каталоге,
то в настоящее время предполагается
организация соответствующей ссылки для
номера журнала (обычно это журналы или
сборники) в электронном каталоге журналов.
При этом в качестве библиографического
описания будут выступать те сведения об
авторе, названии статьи и страницах,
которые использовались при выполнении
заказа и записаны в базе заказов службы ЭДД.
Для копий, полученных из других
источников (из других библиотек по каналам
АСЭД, из сети АГЛИНЕТ, загруженные из
электронной научной библиотеки и т.п.),
ссылки помещаются в отдельную базу данных «Документы
из других библиотек». При этом
библиографическое описание, если оно не
будет дорабатываться вручную, формируется
автоматически на основе данных заказа из
МЭДД. К сожалению, каждая запись этой базы
данных будет иметь всего несколько полей (название
источника, имя автора, название статьи,
страницы) и в том виде, как они поступили при
формировании заказа. Однако эти элементы
данных позволяют найти оригинал и, надо
полагать, будут достаточны для получения
удовлетворительного результата при поиске
другими пользователями.
Отслеживание
платежей, отчетная и статистическая
документация
Оператор МЭДД заносит в базы
данных системы сведения о договорах,
стоимости обслуживания по договорам, о
платежных документах, поступивших по
каналам связи как в подтверждение отправки
денег, так и на основании документов,
поступивших из бухгалтерии, о появлении
соответствующих сумм на счету ЦНСХБ. Сумма
на счете заказчика меняется автоматически
только на основании данных, поступивших из
бухгалтерии.
Что касается отчетной
документации для бухгалтерии, различного
рода справок по статистике поступления и
прохождения заказов, то здесь проблем нет,
так как все данные организованы в базах
данных MS SQL, которые
легко могут быть перегружены, например в MS
Access, где построение различных отчетов –
дело достаточно простое.
Список литературы
Глухов
В.А., Лаврик О.Л. Электронная доставка
документов. М.: ИНИОН РАН. 1999. 132 с.
Дементьева
Е.В., Усманов Р.Т., Симонова Л.Д.
Организация служб электронной
доставки документов в библиотечном
консорциуме С.-Петербурга // Тр. 8-й
Междунар. конф. «Крым–2001». Т.2. С. 712.
Колосов
К.А. Особенности реализации системы
электронной доставки документов на втором
этапе разработки корпоративной сети
публичных библиотек Москвы. // Там же. С.
721–723.
