Электронная библиотека ГПНТБ России

G_1,2.%

Примечание

Ранжирование по спросу

Ранжирование по стоимости выдачи

Управление научными библиотеками как системой
(на примере ЦБС БЕН РАН)

К 30-летию Библиотеки по естественным наукам РАН

С развитием Российской Академии наук постоянно совершенствуются и ее библиотеки. Изучая информационные потребности индивидуальных и коллективных абонентов, они всю свою работу подчиняют обеспечению ученых информацией, оказывая соответствующее влияние на ход, результаты и сроки научных исследований. При этом ученые активно участвуют в деятельности библиотек, определяя основные направления их развития и желаемый перечень библиотечно-информационных услуг.

После Великой Отечественной войны бурное развитие научных исследований в Академии наук потребовало реорганизации информационной базы библиотек. На базе Сектора сети специальных библиотек требовалось создать научную библиотеку широкого профиля.

В 1973 г. образована Центральная библиотека Академии наук СССР по естественным наукам, которая 21.10.1974 г. переименована в Библиотеку по естественным наукам (БЕН) АН СССР.

Перед БЕН встали многие организационно-управленческие задачи: наладить обслуживание читателей, скомплектовать многоотраслевой фонд, создать справочный аппарат, оборудовать читальные залы и обеспечить оперативное информирование ученых о поступающей литературе. Необходимо было по-новому решать задачи управления, создать систему научно-исследовательской деятельности в библиотеке, включающую научно-библиографическую и научно-методическую работу. Для оперативного управления Центральной библиотекой и сетью (в нее входили 250 библиотек) организационную структуру требовалось привести в соответствие целям и задачам информационного обеспечения науки в новых условиях, обеспечить ее функционирование организационно-распорядительной документацией для всех структурных подразделений, разработать новую технологию, снабдить технологические процессы соответствующими инструктивными материалами и провести комплекс мероприятий по социальной защите коллектива библиотеки.

БЕН включала большое количество научных библиотек институтов, некоторые из них объединены в региональные централизованные системы. Необходимо было разработать вопросы управления большой иерархической системой (централизованным библиотечным объединением) с разнородными элементами и полицентрической системой управления.

Не буду вдаваться в раскрытие сущности библиотеки как системы – это понятие подробно рассмотрено Ю.Н. Столяровым [1,2].

Понятие система применительно к библиотекам введено в библиотековедческий лексикон Н.С. Карташовым: «Подход к объекту как к системе означает, что главное внимание направлено на способ связи частей, элементов и подсистем объекта в единое целое, на выявление функций, которые выполняет каждый элемент в этом целом, на исследование механизма развития объекта как целостности». Автор делает упор на триаду: библиотекарь – читатель – книга. «Главное направление научной работы в области библиотековедения – это изучение и раскрытие системы взаимоотношений библиотекаря, читателя и книг», при этом приоритет отдается читателю: «Основным стержнем этого взаимоотношения является читатель…» [3].

По моему мнению, основным элементом любой библиотеки, и в особенности научной, является именно читатель (абонент), удовлетворение потребностей которого должно быть основной задачей (целью) библиотеки. Для этого библиотеке необходимо иметь хорошо сформированный документный фонд. Это второй основной элемент библиотеки. Все остальные надстройки обеспечивают полноту, оперативность и минимизацию затрат.

Исходя из положения, что основной задачей библиотеки является удовлетворение информационных потребностей абонентов (ученых) на базе сформированного для этих целей фонда, а эффективность и качество информационно-библиотечной деятельности обеспечивается соответствую

щим образом организованной системой управления, целенаправленно формирующей развитую систему услуг, библиотеку можно представить в виде двух основных блоков: блока обслуживания абонентов и блока управления библиотекой.

Один из важных элементов управления – наличие обратных связей, посредством которых библиотека приспосабливается к меняющимся условиям. Пути и средства повышения эффективности каждая библиотека определяет в соответствии со стратегическими целями развития и структурными особенностями своего функционирования. Центральная библиотека, ЦБС и межрегиональное библиотечное объединение как объекты управления рассматриваются в контексте системы более высокого порядка – метасистемы «Наука».

Качество функционирования библиотеки в конечном итоге определяется качеством управления. Управлению должен быть присущ системный подход. Прежде чем управлять, надо придать системе соответствующий порядок – провести функционально-структурный анализ.

Каждое структурное подразделение библиотеки должно выполнять профессионально обособленные процедуры. Задача руководителя – определить эти подразделения и обеспечить каждому соответствующую специализацию. В то же время все подразделения должны быть объединены определенными потоками (материальными, информационными и др.). При этом выходные потоки одного подразделения должны быть входными потоками для других подразделений и быть сбалансированными как по пропускной способности подразделения, так и по времени пребывания в нем. Это определяет численный состав подразделения и наличие соответствующих технических средств обработки.

Таким образом выбирается оптимальная структура библиотеки в соответствии с поставленными перед ней задачами и объектами обслуживания (количество читателей).

За 30 лет деятельности в развитии БЕН можно выделить три этапа.

На первом этапе развития библиотеки стояла задача разработать модель фонда ЦБ с учетом интересов НБ НИУ. В условиях постоянного дефицита валюты было принято решение сосредоточить в фонде ЦБ максимально полный репертуар иностранных изданий: политематических, наиболее дорогих, а также общенаучных. Фонды НБ НИУ комплектовались преимущественно узкопрофильными изданиями по основной тематике института.

ЦБ обеспечивала максимальную доступность документов для всех читателей ЦБС: выставки новых поступлений, бесплатное копирование нужных статей, обслуживание в читальном зале и по МБА. Новые поступления широко отражались в библиографическом указателе «Новые зарубежные поступления в фонд БЕН». К 1990 г. фонд ЦБ насчитывал более 3 тыс. названий иностранных журналов (более 2 тыс. из них приобретались за валюту), а единый фонд системы насчитывал более 6 тыс. названий иностранных журналов. Качеству формирования единого фонда способствовало научное многоаспектное исследование «Закономерности формирования фондов научных библиотек», проведенное в 1972–1976 гг. библиотеками АН под научным руководством Н.С. Карташова [3].

На втором этапе развития библиотеки (конец 1980-х гг.) стояла задача оптимизировать формирование фонда иностранных журналов ЦБ (основная статья расходования валютных ассигнований).

К этому времени библиотека накопила определенный опыт обслуживания читателей (15 лет). Сложилось ядро наиболее спрашиваемых журналов. Можно было переходить к подробному анализу фонда и разработке соответствующих критериев оценки его качества. В связи с этим возникли три проблемы:

Наиболее доступным и единственным объективным показателем оценки качества фонда является спрос (книговыдача). Изучалось использование подфондов ЦБ: отечественных книг и журналов, иностранных книг, продолжающихся изданий и журналов.

Учитывая наибольшую значимость иностранных журналов, остановлюсь подробнее на оценке их качества.

Оценка качества по критерию «спрос». Для проведения этого анализа использовались все каналы выдачи: из основного фонда, из читального зала, копирование с выставки новых поступлений.

Анализировался репертуар журналов, сформированный к 1991 г.

В табл. 1 приведено распределение спроса (N) по годам включения журналов в фонд (n – количество их названий);

– средний спрос журналов данных лет включения;

n – 2 тыс. названий;

N – 130 тыс. в год.

Распределение спроса по годам включения журналов в фонд

Из таблицы следует, что основной репертуар журналов сформирован за первые три года функционирования библиотеки. Эти журналы обладают наибольшим усредненным спросом. Спрос на журналы последующих лет включения почти вдвое меньше, что указывает на их худшее качество и, по-видимому, достаточно активный спрос на журналы прошлых лет.

На рисунке приведено распределение журналов по спросу нарастающим итогом.

Для удобства сравнения данные приведены в процентах. Общее количество анализированных журналов – 2 тыс. названий (репертуар 1991 г.). Общий годовой спрос на них составил 130 тыс. Зависимость N₁=f(n₁) кривая 1. Имеет место резкая дифференциация журналов по спросу. 30% спроса обеспечивают всего 4% журналов (80 названий). Две трети (67%) спроса приходится на 24% журналов (480 названий). Половина репертуара журналов обеспечивает 90% спроса. Другая половина практически остается невостребованной.

Полученное нами распределение N=f(n) журналов по спросу подчиняется закону Бредфорда. Начальный участок соответствует ядру фонда: lgС=2,0, т.е. n=100, в ядро входят примерно 100 журналов, обеспечивающих 42 тыс. запросов (примерно одну треть). Этот участок описывается уравнением N–an

Распределение спроса иностранных журналов.

Условные обозначения: «1» ранжирование по спросу,
«2» – ранжирование по стоимости выдачи.

Оценка качества фонда по критерию «стоимость выдачи». В условиях резкого ограничения валютных ассигнований на комплектование литературы на первое место выходит проблема: как на выделенную сумму обеспечить максимально полное удовлетворение спроса. Зарубежные библиотековеды отмечали, что необходимо учитывать соотношение полезности документа и стоимости его годовой подписки (G₁) к суммарной его выдаче [4]. Это и мое мнение.

В качестве критерия полезности взята стоимость книговыдачи данного журнала (G₁), определяемая соотношением стоимости подписки за предыдущий год (f_i), т.е. К_i=G₁:f₁. Журналы ранжировались по возрастанию стоимости спроса (К_i). Результаты анализа приведены выше на рисунке – кривая 2, N₂=f(n₂). Представление данных в процентах позволило совместить распределение обоих критериев на одном графике. Общая стоимость 2 тыс. годовых комплектов журналов оценивалось в 570 тыс. долларов. Общая книговыдача составила 130 тыс.

Характерно, что при обоих принципах ранжирования зависимости N₁=f(n₁) и N₂=f(G₂) практически совпадают. Таким образом, одна и та же выдача (N%) в первом случае обеспечивается определенным количеством журналов (n,%), а во втором случае той же долей стоимости этих журналов (G₂%). Однако в первом случае (ранжирование по спросу) потребовалось бы затратить больше валюты (переход на кривую 2), чем при втором способе ранжирования (по стоимости спроса).

Ранжирование журналов по спросу и по стоимости

Наглядно преимущество ранжирования по стоимости спроса иллюстрируется табл. 2, где показано, сколько можно выписать журналов (n) и какую долю общей выдачи они обеспечивают на определенную долю валюты (10%, 20% и т.д.) от стоимости общей подписки (570 тыс. долларов).

Если журналы ранжировать по спросу или по стоимости выдачи (табл. 2), то, затратив 10% валюты (57 тыс. долларов) в первом случае, мы можем подписать только 4% журналов (80 названий), которые обеспечивают 30% выдачи. Во втором случае за эти деньги мы выписываем 20% журналов (400 названий), которые обеспечивают 45% выдачи. Выигрыш и в количестве журналов (повышается вероятность удовлетворения запросов большего числа читателей), и в общей их выдаче. Аналогичные результаты получаются и при других затратах, но не более 50%, после чего выигрыш, соответственно, уменьшается. Предлагаемый подход к отбору журналов для подписки в фонд дает большой выигрыш именно при малом финансировании.

При втором подходе в первых группах ранжирования сосредоточиваются хорошо спрашиваемые и относительно дешевые журналы, типа «Byte» (К=0,04), "Science" (К=0,08), «Nature», (К=0,1), "Journal of Biological Chemistry" (К=0,08); обзорные и общенаучные издания: "Physical Review Letters" (К=0,4), "Proceedings of the national Academia review Letters" (К=0,4) и др. Начальную группу составляют преимущественно журналы США (83%), которые хорошо спрашиваются и относительно дешево стоят.

Распределение N₂=f(G₂) также подчиняется закономерности Бредфорда, но при этом в ядро входит большее количество журналов (360 вместо 100), а их стоимость составляет 33 тыс. (6%) вместо 66 тыс (2%) долларов.

На втором этапе развития библиотеки практически автоматизированы основные технологические процессы («Информация», «Сериал», «Книга», «Библиография», «Управление»).

Третий этап развития ЦБС БЕН РАН характеризуется появлением документов на электронных носителях. Основные мировые издательства начали переходить к выпуску своей продукции в электронной форме. Наряду с формированием фонда в традиционном виде перед библиотеками встала задача выработать новую стратегию доступа к полнотекстовым базам данных.

Развитие системы электронных изданий не заменяет сложившейся системы научных публикаций с хорошо отлаженной схемой рецензирования. Попытки создать варианты более дешевого распространения научной информации, альтернативные традиционным научным журналам с их достаточно высокими ценами, успеха не имели. Электронные журналы не намного дешевле своих печатных аналогов. Прямой доступ к полнотекстовым БД также требует оплаты. Становится очевидным, что ни одна библиотека не может комплектовать самостоятельно свой фонд с достаточной полнотой и одновременно обеспечить приобретение прав доступа к научным изданиям в электронной форме.

Выход видится в дальнейшей интеграции библиотек, в создании системы распределенных библиотечных фондов на базе консорциумов по совместному доступу к электронной информации. Одним из инициаторов создания консорциумов в России явилась БЕН РАН. Благодаря участию в них библиотеки РАН имеют доступ к полным текстам более 1500 наименований ведущих научных журналов мира, затратив сравнительно небольшую сумму на приобретение наиболее спрашиваемых "ядерных" журналов для каждого НИИ. Это позволяет снизить остроту финансовых проблем. При этом электронная информация становится доступной раньше выхода из печати бумажной версии журналов.

В заключение можно подчеркнуть, что библиотеки РАН создавались и развивались как неотъемлемая часть Академии наук, ее инфраструктуры. Несмотря на социальные потрясения, Академия наук оставалась главным координирующим центром развития науки в стране. Соответственно и ее библиотеки сохраняли свое значение основных учреждений, обеспечивающих информационные потребности науки. Иерархическая система управления во главе с крупнейшими учеными России стабилизировала функционирование библиотечной сети Академии наук и отдельных библиотечных объединений.

Научно-технический прогресс и научно-техническая революция в послевоенные годы привели, с одной стороны, к резкому увеличению количества публикаций, а с другой – к усилению роли библиотек как информационных посредников между мировым информационным потоком и учеными. Несмотря на появление институтов научной информации (ВИНИТИ, ИНИОН) библиотеки остались основной информационной службой для ученых.

Широкое использование новых информационных технологий предъявляет к библиотекам новые требования. Усиливаются интеграционные процессы в научных исследованиях: создаются научные коллективы из ученых разных специальностей. Идет активное сближение и взаимопроникновение науки и высшего образования. Повышается роль библиотечных сетей в обеспечении информацией регионов и тематических направлений в научной деятельности. Эти процессы влияют на состав библиотечных фондов, систему информационных услуг и меняют типологию научных библиотек.

Каждая специальная библиотека должна формировать профильный информативный фонд документов на традиционных носителях, осуществляя на его основе оперативное обеспечение НИР института. В то же время необходимо обеспечивать широкий доступ к электронной информации с рабочих мест ученых. Одновременно специальная библиотека входит в централизованное библиотечное объединение и ее ресурсы становятся частью (элементом) "виртуальной распределенной научной библиотеки" РАН, обеспечивая удаленный доступ всем ученым к информационным ресурсам. Развитие в этом направлении происходит поэтапно и не для всех библиотек объединения одновременно. В первую очередь технически оснащаются и активно развиваются библиотеки научных центров, отделений и региональные ЦБ, т. е. крупные библиотеки, осуществляющие второй уровень управления в иерархическом полицентрическом библиотечном объединении БЕН РАН.

Основными особенностями этой системы на современном этапе являются:

Ключевым элементом системы является интеграция: единые библиотечные ресурсы, единый каталог, связь каталогов с полнотекстовыми базами, доступ к информационным ресурсам других сетей. Все процессы организации и развития требуют четкого управления библиотеками и их информационными ресурсами.

Успешное функционирование системы информационно-библиотечного обеспечения и стабильность функционирования библиотечного объединения ЦБС БЕН РАН подтверждает правильность теоретических положений, рассмотренных в данной статье и реализованных в практике работы крупнейшего библиотечного объединения Российской Академии наук.