Евстигнеева Г.А., Земсков А.И. Электронные версии депозитарных фондов научных библиотек

Захаров А.Г. Управление научными библиотеками как системой (на примере ЦБС БЕН РАН). К 30-летию Библиотеки по естественным наукам РАН

Маршак М.Б. Сравнительный анализ поисковых систем библиотечных Интернет-серверов

Ильина Е.П., Мягкова Г.В. Технологические аспекты реализации концепции электронной библиотеки РГБ

Соловьева И.Г., Стегаева М.В. Сравнительный анализ авторитетных записей РНБ и БАН

Кудрова О. Основные тенденции развития университетских библиотек и межбиблиотечного обслуживания в Латвии

Позднякова Н.А., Гончарова О.Б. Библиотека и социальное партнерство. Новые возможности

Корчемкина Т.Л. Полнотекстовая коллекция "Издания ВятГУ": формирование и использование

БИБЛИОТЕЧНАЯ ЭТИКА

Моргенштерн И.Г. Из огня да в полымя

Езова С.А. О конгруэнтности слова и дела

Столяров Ю.Н. О бедном ученом замолвите слово

Сукиасян Э.Р. Лингвистическая культура в эпоху новых технологий

Моргенштерн И.Г. Моноязычные специалисты

УДК 025:65.011.56

Соловьева И.Г., Стегаева М.В.

Сравнительный анализ
авторитетных записей РНБ и БАН

Проекты, связанные с авторитетным контролем, предусматривают организацию регулярного обмена авторитетными/норма­тивными записями между библиотечно-информационными учреждениями.

Сравнение авторитетных/нормативных записей для заголовков, содержащих наименования организаций системы Российской Академии наук в двух библиотеках – Библиотеке Российской Академии наук (БАН) и Российской национальной библиотеке (РНБ) – позволило выявить разные подходы к составлению и ведению авторитетных/нормативных записей в двух крупных библиотеках страны, учесть преимущества каждого из них, изучить возможность организации регулярного обмена записями между РНБ и БАН.

При анализе массива записей четко выявились два подхода к наполнению авторитетных файлов для заголовков, содержащих наименования организаций.

Первый подход, характерный для БАН, – создание записей на организации (временного или постоянного характера), которые содержательно или организационно связаны со специализацией этого библиографирующего учреждения [1]. Записи на такие коллективы отличаются большей полнотой и достоверностью, в них могут оперативно вноситься изменения, связанные с динамикой функционирования коллективов (переименование, слияние, закрытие и т. д.). Для БАН такими учреждениями являются учреждения системы Российской Академии наук.

Второй подход, характерный для РНБ, – создание универсального авторитетного файла. В авторитетном файле РНБ создаются записи на все учреждения как постоянного, так и временного характера, издания которых имеются в библиотеке и на которые по правилам каталогизации в библиографической записи требуется создание точек доступа. В связи с этим авторитетный файл заголовков, содержащих наименования организаций, выполняет в РНБ следующие функции: обеспечивает контроль за правильностью формулировки заголовков; поддерживает единообразие заголовков для однотипных организаций; выявляет расхождения в наименованиях одной и той же организации; создает единую систему ссылок и справок для заголовков, содержащих наименования организаций, в каталогах РНБ.

В БАН формирование базы данных авторитетных/норматив­ных записей на учреждения РАН инициировано в 1996 г. в ходе составления 41-го выпуска периодического электронного издания ежегодника «Библиография изданий Российской Академии наук» [2, 3, 4]. Библиографические записи в БАН создавались в формате UNIMARC, и для авторитетных записей был выбран формат UNIMARC/Authorities (1991 г.). В настоящее время база данных содержит 1249 записей на учреждения РАН в формате UNIMARC/Authorities редакции 2001 г. [5]. Эти записи описывают учреждения РАН – ее институты, научные центры, отделения по состоянию на середину 2002 г. В ходе работы выявлялись и постоянно устранялись неточности, возникшие при освоении формата сотрудниками библиотеки.

При составлении записей БАН использовались справочник «Российская Академия наук» [6, 7] и картотека учреждений РАН, которая ведется в отделе изданий Академии наук (ОИАН) БАН. Эта картотека отражает последние изменения (после 1999 г.) в составе учреждений и структуре РАН и является печатным прообразом авторитетного файла. Картотека ведется на основе информации, поступающей из разных источников: Президиума РАН, журнала «Вестник Российской Академии наук», из книг при составлении библиографических описаний.

База данных авторитетных/нормативных записей БАН на академические учреждения отражает постоянную динамику появления, закрытия и переименования учреждений, научных советов и комиссий, изменения в структуре РАН. Наиболее значительные изменения такого рода произошли в 1997–1998 гг.

Концепция создания системы авторитетного контроля в БАН и ход реализации проекта изложены в докладе на конференции «Современные проблемы машиночитаемой каталогизации и индексирования», прошедшей 16–17 апр. 2002 г. в С.-Петербурге [8].

В РНБ работа над авторитетным файлом заголовков, содержащих наименования организаций, начата в 1993 г. в связи с началом внедрения автоматизации. В настоящее время авторитетный файл содержит 149 200 записей на наименования всех учреждений и организаций, временных коллективов, издания которых имеются в РНБ и при описании которых применен заголовок, содержащий наименование организации, в виде основной или добавочной точки доступа. Принципы и методика формирования авторитетного файла РНБ базируются на российских правилах каталогизации [9] и использовании «Внутреннего формата представления авторитетных/нор­мативных записей РНБ» [10], в основе которого с 1998 г. лежит «Российский коммуникативный формат представления авторитетных/нормативных записей (Российская версия UNIMARC/ Authorities») [11].

В авторитетных/нормативных записях РНБ присутствуют сведения о всех вариантных, не принятых в РНБ формах наименования организаций; сведения о том, в каких фондах хранятся издания организаций; примечания каталогизатора о применении заголовка, адресные справки, источник сведений об организациях; в справках отражаются переименования и сведения об изменениях и реорганизации; в записях также присутствуют ссылки на связи с записями на других языках или схожие по профилю деятельности организации и т. д.

Формирование авторитетного файла РНБ осуществляется двумя путями:

1) записи создаются в ходе обработки вновь поступивших документов;

2) записи вводятся в авторитетный файл путем ретроввода Картотеки заголовков коллективного автора, которая ведется группой коллективного автора отдела обработки и каталогов РНБ с 1930-х гг. и стала прообразом авторитетного файла РНБ.

Теоретические и практические вопросы создания авторитетного файла заголовков РНБ, содержащих наименования организаций, ведения авторитетного контроля и поэтапная реализация этих проектов изложены в статьях сотрудников библиотеки Т.М. Масхулия, Ю.Г. Селивановой, В.Г. Войскунского, О.Н. Жлобинской.

В табл. 1 приведены метки полей в форматах РНБ и БАН.

Таблица 1

Поля формата UNIMARC/Authorities 2001 г. (БАН)
и Российской версии UNIMARC/Authorities 1998 г. (РНБ)

В записях РНБ и БАН используются следующие контрольные подполя:

• $0 (пояснительный текст), в котором указывается статус заголовка:

• «Ссылка» или «Основная запись» (для поля 210); «Аббревиатура» или «Сокращения по ГОСТ 7.12–93 для библиографической записи» (для поля 410); «Транлитерация Библиотеки Конгресса США» и «Перевод на англ. язык» (для поля 710);

• $2 (код системы предметизации), в котором указывается отдел БАН, ответственный за заголовок. Для академических учреждений используется аббревиатура ОИАН БАН;

• $3 (номер записи) указывается номер связанной записи;

• $5 (контроль трассировки), в котором указывается код связи между принятыми или между принятым и вариантными заголовками;

• $7 (графика заголовка), в котором указывается двухсимвольный код (в нашем случае «са» – кириллица);

• $8 (язык заголовка), в котором указывается трехсимвольный код (в нашем случае «rus» – русский).

Ниже рассмотрен порядок разнесения информации по полям формата.

1. Установленная форма наименования учреждения в рассматриваемом массиве записей в РНБ и БАН вводится в поле 210 (Заголовок – Наименование организации). Значение первого индикатора равно 0 (учреждение постоянного характера), значение второго индикатора – 2 (наименование, введенное в прямой форме).

В БАН наименование организации, входящей в структуру РАН, всегда  вводится в подполе $a.

В РНБ начальный элемент ввода ($a) определяется по-разному. Ввод наименований научных советов, входящих в систему академий наук, осуществляется в РНБ согласно «Правилам составления библиографического описания…» (Ч. 1., § 42, п. 3.1). Поэтому наименования научных советов вводятся в подполе $b. В этом случае в подполе $a поля 210 отражается ведомственная принадлежность к РАН.

В РНБ и БАН в поле 210 в подполе $c (идентифицирующие признаки) указывается местонахождение организации.

В БАН в установленной форме наименования учреждения сокращения не используются. В РНБ вводится или полное наименование учреждения, или с сокращениями отдельных слов по ГОСТ 7.12–93 «Библиографическая запись. Сокращение слов на русском языке», что создает проблемы сортировки и поиска заголовков как в авторитетном файле, так и в электронном каталоге.

Пример 1.

2. Аббревиатуры и наименования с применением сокращений по ГОСТ 7.12–93.

В БАН аббревиатура и наименование учреждения с сокращениями по ГОСТ 7.12–93 для библиографической записи в обязательном порядке даются в повторениях поля 410 (формирование ссылки «см.» – наименование организации) в подполе $a. В поле 410 РНБ и БАН используют контрольное подполе $5, в котором указывается код «d» для аббревиатуры и сокращенного наименования.

В записях БАН, кроме того, используется контрольное подполе $0, где указывается статус заголовка: «Аббревиатура» или «Сокращения по ГОСТ 7.12–93 для библиографической записи».

В РНБ аббревиатура вводится в повторениях поля 410, в подполе $a.

Наименование учреждения с сокращениями по ГОСТ 7.12–93 может быть указано в поле 210 в качестве установленного заголовка.

В записях БАН, на наш взгляд, удачно решен вопрос о применении полных и сокращенных наименований организаций в заголовках посредством ссылок. При составлении авторитетных/нормативных заголовков каталогизаторы РНБ ограничены традиционным карточным каталогом и применением ГОСТ 7.12–93 и ГОСТ 7.80–2000.

Пример 2.

3. Варианты наименования учреждения.

В РНБ варианты различных форм наименований учреждения даются в повторениях поля 410 в подполе $a. В подполе $c указывается географическое местоположение учреждения. Используется контрольное подполе $5, в котором проставляется код «z» (прочее). Вариантные заголовки в записях РНБ обеспечивают дополнительные точки доступа при поиске.

В настоящее время в записях БАН варианты различных форм наименований учреждения отсутствуют.

Пример 3.

4. Прежние и новые, а также ассоциативные наименования учреждения.

В БАН прежние и новые наименования учреждения даются в повторениях поля 410 в подполе $a. Местоположение учреждения повторно не указывается. Поле 510 (формирование ссылки «см. также» – наименование организации) в записях БАН отводится для указания ведомственной подчиненности учреждения в структуре РАН.

В РНБ прежние и новые, а также ассоциативные наименования учреждений даются в повторениях поля 510 в подполе $a.

В записях РНБ и БАН примечания/пояснения к трассировке (поле 510) и вариантным заголовкам (поле 410) вводятся в поля 3 – блока.

В записях РНБ и БАН используются контрольные подполя: $3, с указанием номера связанной записи; $5, в котором проставляются коды «а» – для прежнего наименования организации, код «b» – для нового наименования и код «z» – для ассоциативных (т. е. сходных по тематике) организаций.

Пример 4.

5. Наименования учреждения на иностранных языках.

В БАН и РНБ наименования учреждений на иностранных языках приводятся в повторениях поля 710 (связанный заголовок – наименование организации) в подполе $a.

В повторения поля 710 в записях БАН вводятся:

• наименования учреждений в транслитерации Библиотеки Конгресса США (в подполе $7 – код «ba», в подполе $8 – код «rus»);

• наименование учреждения в переводе на английский язык (в подполе $7 – код «ba», в подполе $8 – код «eng»).

В РНБ традиционно создаются авторитетные записи на заголовки организаций на языках оригиналов. Транслитерация применяется только для заголовков с греческим алфавитом (заголовок приводится в латинской графике). Заголовки для записей на параллельных языках связываются между собой путем использования ссылки «см. также» на другом языке (поле 710 – связанный заголовок).

Пример 5.

6. Ведомственная принадлежность учреждения.

В БАН ведомственная принадлежность учреждения дается в поле 510. В подполе $a вводится наименование возглавляющей организации – «Российская академия наук», в повторения подполя $b названия отделений или научных центров РАН. В контрольном подполе $5 используется код «g» (более широкое понятие).

В РНБ ведомственная принадлежность учреждения дается в повторениях поля 410, в подполе $a.

В записях БАН указано положение учреждения в структуре РАН. В записях РНБ сведения о промежуточных звеньях, согласно «Правилам составления библиографического описания…» (Ч. 1.,
§ 29, п. 6.6), могут быть опущены. При необходимости эта информация заносится в поле 810, подполе $b или поле 830, подполе $a.

Пример 6.

7. Адрес учреждения.

В БАН адрес учреждения вводится в новое поле 340, которое появилось во второй редакции UNIMARC/Authorities (2001 г.). Индикаторы не определены, проставляются пробелы. В подполе $a вводится адрес в следующем порядке: почтовый индекс, город, улица, номер дома, «; тел.» номер телефона с кодом города, «; факс:» и номер факса с кодом города, «; e-mail:» адрес электронной почты, «; Internet: « адрес web-сайта. БАН планирует разнести адрес по 5 повторениям поля 340 (почтовый адрес, телефон, факс, e-mail, Internet).

В авторитетных/нормативных записях РНБ, по возможности, приводятся адресные или исторические сведения об организации. В записях РНБ для этого используются поля 300 (справочное примечание), 810 (источник, в котором выявлена информация о заголовке) или 830 (общее примечание каталогизатора). РНБ также планирует использовать поле 340 после процедуры включения этого поля Национальной службой развития системы форматов RUSMARC в «Российский коммуникативный формат представления авторитетных/нормативных записей».

Пример 7.

В заключение можно отметить следующее:

Наиболее существенным представляется различие в заполнении полей 410 и 510. На использование этих полей влияет методика ведения ссылочно-справочного аппарата, принятая в двух библиографирующих учреждениях (РНБ и БАН), и концепция формирования авторских комплексов. Согласно методике, принятой в РНБ, изменение наименования (или местоположения) организации отражается посредством ссылки «см. также». В формате это представлено двумя взаимосвязанными полями: полем 305, где приводится пояснение связи между заголовком в поле 210 и связанным заголовком в поле 510, и полем 510, где приводится наименование организации (с номером авторитетной/нормативной записи в подполе $3), от которой установлена связь с авторитетным/нормативным заголовком поля 210, а также указан тип связи (коды «а» и «b» в подполе $5). Согласно методике БАН, изменение наименования (или местоположения) организации отражается посредством ссылки «см.». В этом случае все прежние наименования организации рассматриваются как «вариантные» и от этих форм делаются отсылки в каталогах. В формате для этого используется поле 410, а прежним наименованиям организации присваивается код «а» (предыдущий заголовок) во введенном в поле 410 подполе $5. Оба подхода отражают реальную ситуацию, озвученную на конференции ИФЛА еще в 1996 г. в Пекине, а формат UNIMARC/Authorities позволяет реализовать в машиночитаемой форме оба подхода.

В БАН поле 510 используется только для указания ведомственной подчиненности учреждения в структуре РАН; в записях РНБ, как отмечалось выше, посредством поля 510 устанавливается связь с прежними, новыми и ассоциативными наименованиями организаций.

В записях БАН кажется излишним использование подполя $0 с пояснительным текстом «Основная запись» или «Ссылочная запись», так как для этого существует позиция 6 в Маркере записи, определяющая тип записи. В авторитетной/нормативной записи РНБ в этой позиции (6) в Маркере используется код «х» со значением «авторитетная/нормативная запись», а для ссылочной записи – код «у» (ссылочная запись).

Данные подполей $7 и $8 могут не указываться в полях 210, 410 (формирование ссылки «см.»), 510 (формирование ссылки «см. также») в том случае, если их значения совпадают со значениями кодов для $7 в позициях 21–22 поля 100 и для $8 в позициях 9–11 поля 100. Но, как показывает практика, обе библиотеки (БАН и РНБ) широко используют подполя $7 и $8, несмотря на то, что значения кодов идентичны для примененных в записи полей 210, 410, 510.

Приведенные выше примеры показывают, в какой степени практика каталогизации и источники информации могут влиять на содержание и структуру записей.

Записи БАН на учреждения РАН создаются на основе нормативных, руководящих материалов РАН и могут считаться наиболее достоверными.

На записи РНБ влияет необходимость поддерживать традиционные карточные каталоги. В связи с этим РНБ не может не следовать применению сокращений по ГОСТ 7.80–2000 для заголовка библиографической записи. Также, в связи с большим потоком обрабатываемой литературы и универсальностью ее характера, РНБ не может прорабатывать заголовки с той же тщательностью, что и профилирующее библиографическое учреждение (в данном случае – БАН). Вместе с тем эти записи являются более оперативными и содержат дополнительные точки доступа. Записи БАН содержат больше сведений о географическом местоположении и адреса для контакта с учреждениями РАН, а также более оперативно отражают изменения в структуре РАН.

В целом, несмотря на различные методические подходы к ведению авторитетных файлов, авторитетные/нормативные записи БАН и РНБ дополняют друг друга, но необходимо продолжить работу по согласованию принципов ведения авторитетных файлов в библиотеках различной ведомственной подчиненности. Эта задача особенно актуальна в связи с созданием национального файла заголовков, содержащих наименования организаций.

Список литературы

1. Леонов В.П., Масевич А.Ц., Захаров В.П. Создание автоматизированной системы «Библиотеки институтов Санкт-Петербургского научного центра РАН»: состояние вопроса и принципиальные подходы // Информационно-библиотечное обеспечение науки. Проблемы интеграции информационных ресурсов: Материалы конф. М., 2000. С. 29–43.

2. Библиография изданий Российской Академии наук: Ежегодник: [Электронное издание] / Отв. ред. В.П. Леонов; Сост.: В.А. Васильева, Н.М. Петрова. СПб.: Библиотека Российской Академии наук, 2000. Том XLI. 1 СD–ROM.

3. Захаров В.П., Масевич А.Ц., Васильева В.А. Разработка информационного продукта многоцелевого назначения на примере информационной системы «Библиография изданий Академии наук» // Библиотеки и ассоциации в меняющемся мире: новые технологии и новые формы сотрудничества: Материалы конф., 7–15 июня 1997 г. Судак, 1997. Т. 2. С. 635–637.

4. Захаров В.П., Масевич А.Ц., Багажков А.К. Подготовка и представление электронных библиографических изданий // Библиотеки и ассоциации в меняющемся мире: новые технологии и новые формы сотрудничества: Материалы конф., 6–14 июня 1998. Судак, 1998. Т. 1. С. 270–272.

5. UNIMARC manual: authorities format / [International Federation of Library Associations and Institutions; IFLA Universal Bibliographic Control and International MARC Programme, Deutsche Bibliothek, Frankfurt am Main]. – 2., rev. and enl. ed. – München: Saur, 2001. (UBCIM publications; N.S., Vol 22). 200 p.

6. Российская Академия наук. Справочник. 1994. Ч. I / Сост.: Н.В. Иванова, М.А. Лихацкий, М.И. Лукин. М.: Наука, 1994. 568 с.

7. Российская Академия наук. Справочник. 1999. Ч. II / Сост.: М.И. Лукин, В.А. Серебряков, Л.Н. Суворова. М.: Наука, 1999. 688 с.

8. Соловьева И.Г. Особенности создания авторитетных файлов в Библиотеке Российской Академии наук // Предметный поиск в традиционных и нетрадиционных информационно-поисковых системах. СПб.: РНБ, 2002–2003. Вып. 16. 9 с. (В печати).

9. Правила составления библиографического описания / Междувед. каталог. комис. при Гос. б-ке СССР им. В.И. Ленина; [Редкол.: И.П. Игумнова (гл. ред.) и др.]. М.: Книга. 1986.

10. Внутренний формат представления авторитетных/нормативных записей Российской национальной библиотеки / [Цветкова И.Б., Войскунский В.Г., Голубцов С.Б. и др.]; Рос. нац. б-ка. СПб.: Изд-во РНБ, 1998. разд. паг.

11. Российский коммуникативный формат представления авторитетных/нормативных записей: (Рос. версия UNIMARC/Authorities) / [И.Б. Цветкова, О.А. Лавренова, Г.А. Бойко и др.]; М-во культуры Рос. Федерации, Рос. библ. ассоц. СПб.: Рос. библ. ассоц.: Изд-во РНБ, 1998. 197 с., разд. паг.