Электронная библиотека ГПНТБ России

Учет электронных документов: поиск решений

Рассмотрена проблема учета электронных документов. На основе положений Инструкции об учете библиотечных фондов предложены решения по учету документов на различных носителях.

Как специалистами в области документоведения, так и библиотекарями-практиками достигнуто понимание того, что электронный документ имеет равные права на включение в библиотечные фонды с документом на традиционных носителях, аудиовизуальными материалами и микроносителями и т.д. При этом, имея возможность широко использовать ресурсы Интернета, библиотекари оказываются в тупике перед проблемой учета всего разнообразия документов, доступных посредством компьютерных коммуникаций.

На мой взгляд, решение этих проблем необходимо искать в нашей традиционной практике, которая концентрируется вокруг в общем-то ограниченного вида документов, а именно изданий. Вне сферы библиотечной деятельности (исключая небольшой круг специальных библиотек) остаются многие рукописные документы (записочки, черновики и т.п.), специальные виды документации (отчеты, планы и т.п.), рекламная информация, визитные карточки и многое другое.

Среди электронных документов наблюдается точно такое же разнообразие, и свободный доступ к ним не должен рассматриваться нами как предпосылка включения их в зону ответственности библиотеки (разумеется, могут быть приняты разные Профили комплектования, но это будет уже эксклюзивным решением). Пока же остановимся на том, что не всякий электронный документ, как и письменный, является объектом библиотечного комплектования. Пока эта грань не достаточно ясна, но можно предположить, что линия отграничения будет проходить по известному признаку – социальной значимости в течение длительного периода для достаточно большого круга людей, т.е. речь пойдет об издании или, по крайней мере, о публикации.

Другое принципиальное положение, о котором необходимо сказать, – это то, что учету подлежат только те документы, которые поступают в фонд библиотеки. Однако при этом нам придется специально поговорить о том, как действует этот принцип в отношении электронных сетевых публикаций.

Итак получается, что библиотечному учету подлежат электронные документы на таких носителях, как дискеты, оптические компакт-диски (CD–ROM, DVD–ROM и т.д.), и хранящиеся непосредственно на жестком диске компьютера.

Эти документы физически имеются в библиотечном фонде и если первые две группы имеют индивидуальный материальный носитель, то для третьей он тоже присутствует, хотя и в виде общей их основы.

Дискеты поступают в библиотечные фонды в двух видах: как приложения к печатным изданиям и как самостоятельные документы.

В первом случае в силу вступают известные положения Инструкции об учете библиотечных фондов (п. 4.6.1), согласно которым приложение на технотронном носителе отдельно не учитывается. Если же на дискете поступает самостоятельное издание, то, как правило, имеется в виду, что содержание будет перенесено на жесткий диск компьютера для пополнения (или начального формирования) какой-либо базы данных или коллекции. Одно время в фонд Центральной справочной библиотеки РГБ поступало достаточно много таких изданий, которые представляли собой постоянно кумулируемую базу данных – либо национальную библиографию, либо отраслевой текущий библиографический указатель (Bibliografia Nationale Italiano, Current Contents и др.).

Кроме того, известно, что сама дискета как носитель имеет достаточно ограниченный временной ресурс и не предполагает длительного хранения (строго говоря, дискета функционально представляет собой мобильную записную книжку или блокнот). На мой взгляд, по отношению к дискетам правомерно применить практику их оформления как документов временного хранения (без инвентарных номеров), как это делается с изданиями с заведомо небольшим сроком хранения (п. 6.1.3).

Казалось бы, не должно возникать проблем с учетом изданий на оптических компакт-дисках. Однако в практике зарубежных издательств встречаются случаи, когда издание поступает в библиотеку на срок, ограниченный подпиской или лицензионным соглашением. Это может выражаться либо в требовании вернуть CD–ROM в подписное агентство или непосредственно владельцу основной базы, либо в наличии встроенного в программную оболочку диска таймера, который выключает программу через указанный в соглашении срок пользования. В последнем случае в библиотеке остается физический объект, который теряет способность функционировать в качестве документа, примерами чему могут служить такие издания, как Arctic and AntarcticRegions или EconLit фирмы SilverPlatter.

Таким образом, издания на оптических компакт-дисках учитываются в библиотеке в зависимости от условий их получения. Если это стабильное издание (энциклопедия, полнотекстовый документ или база данных, срок пользования которой не ограничен специальными условиями), то библиотека действует согласно общим положениям Инструкции об учете библиотечных фондов. В случае получения издания на определенный срок библиотека, строго говоря, может его не учитывать. Однако, на мой взгляд, подобные издания лучше все-таки рассматривать как объекты временного хранения, ограничившись минимумом технологических действий по их оформлению, поскольку за них заплачены подотчетные деньги.

Что касается большого числа программных продуктов, которые сейчас, как правило, распространяются на CD–ROM, то в Инструкции (п. 4.1) указано, что они не включаются в библиотечный фонд как вспомогательные продукты и, следовательно, учету не подлежат.

Наибольшую сложность представляет собой проблема учета документов, не имеющих индивидуального материального носителя, т.е. хранящихся на жестком диске компьютера.

Первым решением является то, что объектом учета является название, поскольку проблема экземплярности просто отсутствует. Далее нужно выделить несколько принципиальных вопросов, без ответа на которые невозможно даже приблизительно подойти к технологии их учета. Например:

Что является самостоятельным документов (изданием, публикацией)? Как соотносится законченный фрагмент публикации со всем первоначальным смысловым целым?

Ответ на первый вопрос, на мой взгляд, пока целесообразно искать в сложившейся книгоиздательской практике. Традиционно объектом библиотечного учета является не произведение, а издание, решение о структуре, наполнении, компоновке материала которого принимается издающей организацией. Например, повесть «Трудно быть богом», вышедшая отдельной книгой – самостоятельный объект учета, в то время как вошедшая в состав какого-либо сборника или собрания сочинений А. и Б. Стругацких она таковой уже не является.

В Инструкции об учете библиотечных фондов очень отчетливо выдержан именно принцип ориентации на издательское решение – ноты, объединенные издательской папкой (обложкой) учитываются как один экземпляр и одно название, а отдельные партии учитываются самостоятельно (п. 4.3.4); пластинка учитывается отдельно, в то время как комплект (альбом) грампластинок, объединенных общим названием, учитывается по количеству дисков, но как одно название (п. 4.4.2), это же относится и к картам. По отношению к конволютам, т.е. когда решение о формировании документного блока принималось не издателем, а самой библиотекой или частным лицом, применен иной подход. Поэтому и в электронной среде целесообразно следовать решению производителя документа и учитывать документ в таком виде, в каком он опубликован.

Еще одна сложность: библиотеки в основном учитывают тиражные издания, т.е. идентичные для более или менее большого числа библиотек. Электронный документ, по-видимому, будет поступать в библиотеки индивидуально (статья из электронного журнала, сам электронный журнал) и, соответственно, учитываться не всегда единообразно. На мой взгляд, этого не стоит бояться, поскольку на самом деле проблема идентификации «фрагмент – целое» далеко еще не решена на уровне традиционных документов. Например, специалисты в области текстологии или информатики признают, что они не готовы ответить на вопрос, при каких условиях фрагмент текста (блок информации) является самостоятельным документом.

Оптимальное решение этой проблемы можно найти в практике работы СИФов, которые в свое время активно формировались органами научно-технической информации. За единицу учета там признается каждый физически обособленный объект – это может быть ксерокопия отдельной статьи из какого-либо журнала, при условии, что сам журнал в СИФе отсутствует.

Возможно, самая трудная проблема – учет сетевых электронных документов. На мой взгляд, мы можем обсуждать их только в двух случаях: если библиотека перенесла их на свой сервер (жесткий диск компьютера) или имеет устойчивый доступ ( в соответствии с лицензионным соглашением либо участвуя в консорциуме по корпоративной подписке на электронные журналы).

В первом случае учет осуществляется в зависимости от того, на какой срок электронный документ оказался в фонде библиотеки – на длительное или временное хранение. Учитывать сетевые электронные документы мы можем только в названиях и в таком виде, в каком документ существует в своей целостности (это может быть и отдельный файл, и группа файлов), т.е. исходя из его реального содержания.

По отношению к документам, получаемым по удаленному доступу или корпоративной подписке, возможны два методических подхода. Первый основывается на Инструкции об учете библиотечных фондов, где говорится о том, что объектом учета являются документы, поступившие в фонд библиотеки, и заключается в том, чтобы рассматривать доступ во все удаленные базы как прямой аналог МБА, при котором проблемы учета не возникает. Но такой подход вряд ли справедлив по отношению к доступу к корпоративным ресурсам, поскольку за часть из них заплачены деньги и они вроде бы принадлежат библиотеке. Однако наравне с этим библиотека правомерно пользуется и другими журналами. При этом, как и в отношении некоторых изданий на оптических компакт-дисках, речь идет не о наличии изданий, а о праве пользоваться информацией, заключенной в этих изданиях, в течение оговоренного срока.

Иными словами, библиотека приобретает издания опять-таки во временное пользование (оно может быть и очень длительным, условно неограниченным), что позволяет руководствоваться соответствующими положениями Инструкции об учете библиотечных фондов (учет документов для временного хранения без присвоения инвентарных номеров). Но при этом в Инструкцию целесообразно внести уточнения, поскольку сейчас учету для временного хранения подлежат документы, содержащие информацию краткосрочного значения, что не совсем справедливо по отношению к электронным журналам. Поэтому для электронных документов (включая лимитированные базы данных на CD–ROM) стоит добавить срок истечения лицензионного соглашения или технологические причины (отсутствие актуализации, ликвидация сервера, неустойчивость каналов связи и т.д.), которые впоследствии становятся основанием для исключения этих изданий из фонда.

Теперь поговорим о том, что в данном случае является объектом учета. На мой взгляд, все корпоративные ресурсы входят в состав фондов каждой из библиотек и, соответственно, подлежат многократному учету. Каждая из библиотек, входящих в консорциум, должна провести минимальную регистрацию всех доступных по соглашению изданий, а не только тех, за которые непосредственно ей было заплачено. Нас не должно смущать, что все журналы пройдут по документам всех библиотек, поскольку это соответствует их финансовым документам и, кроме того, не противоречит библиотечной практике учета тиражных изданий в каждой конкретной библиотеке. Например, все корпоративные ресурсы консорциума подлежат суммарному учету по одному сопроводительному документу, которым скорее всего будет не счет-фактура или накладная, а приложение к лицензионному соглашению.

Конечно, высказанные выше предложения не решают всех сложностей учета электронных документов, но позволяют сделать несколько выводов. Прежде всего – нет проблем совместимости единиц учета традиционных объектов библиотечного хранения и электронных документов. Все электронные документы, поступающие в библиотечный фонд, подлежат вариативному учету и подразделяются на документы постоянного, длительного и временного хранения.

К объектам длительного хранения относятся издания на оптических компакт-дисках с устойчивыми потребительскими свойствами и документы, не имеющие индивидуального материального носителя, при условии, что они находятся на сервере библиотеки. Эти документы учитываются по соответствующей технологии с присвоением инвентарных номеров. Без присвоения инвентарных номеров осуществляется учет дискет, изданий на оптических компакт-дисках временного пользования и электронных журналов, к которым библиотека осуществляет легитимный долговременный доступ. И очевидно, учету не подлежит основной массив документов, имеющих обращение в Интернете, поскольку отношение к ним библиотеки равно отношению ко всему массиву печатных документов, находящихся вне ее фондов, даже тех, к которым ее пользователи имеют доступ посредством МБА.