Чуприна Н.Т. Понятийно-терминологическое осмысление инновационной деятельности в условиях библиотеки

Сукиасян Э.Р. Компьютеризация библиотеки: с чего начиналось, тем и закончилось

Белюкин В.А., Хургин В.М. Практический опыт создания публичных центров правовой информации

Майстрович Т.В. Учет электронных документов: поиск решений

Зеленина Г.Н., Крутихин И.В., Бесклинская Л.П., Данилов А.В. Межрегиональная аналитическая роспись статей

Коваленко Н.И. Быть или не быть ООИЕФ? (К проблеме перераспределения литературы)

БИБЛИОТЕЧНАЯ ЭТИКА

Збаровская Н.В. К проблеме профессиональной библиотечной этики

Езова С.А. О зависти черной и зависти белой

ПРЕДСТАВЛЯЕМ НОВОЕ ИЗДАНИЕ

Леонов В.П. Пространство библиотеки. Библиотечная симфония

Нам пишут

НАШИ АВТОРЫ

УДК 002.53/.55

Зеленина Г.Н., Крутихин И.В.,
Бесклинская Л.П., Данилов А.В.

Межрегиональная аналитическая роспись статей

В последние 3–4 года произошел скачок в области создания различных объединений российских библиотек, особенно в сфере автоматизации. Каждое из таких объединений преследует общие цели, базируется на единой технической или технологической основе, организационно является распределенным или централизованным. Объективные предпосылки создания таких объединений известны: невозможность получения оперативной и полной информации для обслуживания читателей, ограниченное финансирование библиотек различных ведомств на комплектование фонда и приобретение современной информационной продукции.

Благодаря реализации программ LIBNET, LIBWEB, «Автоматизация библиотек» мегапроекта «Пушкинская библиотека» стало возможным создание нескольких российских библиотечных корпоративных объединений. Часть из них организована по территориальному принципу, часть – по ведомственному [1, 2].

Финансовая поддержка библиотек этими программами включала прежде всего выделение средств на создание технической базы корпоративной деятельности, разработку или внедрение технологических решений формирования и использования совместных библиотечных ресурсов.

Поэтапное выполнение названных выше программ сыграло положительную роль в создании основы новой российской информационной среды. В настоящее время сформирована техническая база и отработаны организационные вопросы корпоративной работы библиотек. Главный результат выполнения этих программ – библиотеки вывели свои информационные ресурсы в Интернет. В основном это их электронные каталоги, доступные пользователям в едином программном интерфейсе.

Следующим этапом развития российских библиотечных консорциумов стало образование   Ассоциации региональных библиотечных консорциумов (АРБИКОН). Теперь уже не только отдельные библиотеки, но и целые библиотечные консорциумы начали договариваться о совместной работе по общим правилам. Главной задачей АРБИКОН является «оказание содействия российским библиотекам в предоставлении более качественного информационного обеспечения пользователей на основе внедрения современных библиотечно-информационных технологий, модернизации управления библиотечными ресурсами, в первую очередь при обработке поступающей литературы, а также при оперативном использовании ресурсов удаленных библиотек страны на основе доступа через Интернет» (из Устава АРБИКОН).

На первом этапе в АРБИКОН вошли 12 консорциумов, формирование которых стало возможным благодаря финансовой поддержке Института "Открытое общество" в рамках конкурсов "Российские корпоративные библиотечные системы".

Корпоративное объединение «Межрегиональная аналитическая роспись статей» (МАРС) создано по совершенно иному принципу. Причиной его создания явилась острая профессиональная потребность в выполнении одной из основных функций библиотек – информационном обслуживании пользователей.

Хорошо известно, что картотеки и базы данных, содержащие роспись журнальных статей, пользуются в библиотеках большим читательским спросом. В целом по стране сложилась ситуация, когда в большинстве библиотек расписываются одни и те же издания и в то же время многие библиотеки, особенно не очень крупные, физически не могут расписать количество журналов, необходимое для полноценного обслуживания читателей.

Идея проекта МАРС возникла осенью 2000 г., когда библиотеки Саратовского, Челябинского и Удмуртского государственных университетов и Самарского аэрокосмического университета договорились работать вместе, не дожидаясь дополнительного финансирования. Сразу были оговорены основные принципы работы: внешняя открытость проекта при соблюдении внутренних технологических процессов, принятых в библиотеках, полная аналитическая роспись изданий, использование минимальных технических средств при передаче и приеме данных [3, 4].

В настоящее время проект МАРС объединяет 45 библиотек: 29 вузовских, 3 национальных, 5 областных, 7 центральных городских библиотечных систем, 1 областную библиотеку для детей и юношества.  Среди вузовских – 14 библиотек классических университетов, а также библиотеки технических, агроинженерных, педагогических университетов, академий медицины и государственного управления. География участников представлена 26 городами – от Астрахани до Петрозаводска и от Брянска до Кемерова. В 2003 г. проект вышел за пределы России: к нему присоединились библиотеки Казахстана и Белоруссии, заявку на присоединение прислали две украинские библиотеки.

С самого начала совместных работ решено, что основное внимание должно уделяться созданию и пополнению сводной базы данных с использованием имеющихся в библиотеках технических и программных средств. Это должно было создать условия для присоединения к проекту практически любой библиотеки, которая согласится с его основными положениями. В ходе совместной работы должна не только накапливаться информация, но и создаваться предпосылки для использования любых имеющихся и вновь созданных программно-технических средств.

Организация совместной работы в МАРС похожа на другие аналогичные проекты, но имеет и ряд отличий.

1. Проект изначально осуществлялся без внешней финансовой поддержки, а значит, был устойчив в финансовом отношении. Опыт работы показал, что решать задачи без дополнительного финансирования возможно, если библиотеки осознают свою выгоду в совместной работе. Грант, выделенный Фондом Сороса в мае 2002 г., позволяет представить проект и вывести сводную базу данных в Интернет, но основная работа по ее формированию по-прежнему проводится без финансирования.
   
   

2. Проект ориентирован на использование минимальных технических средств: электронной почты и ее разновидности – коллективного листа рассылки. Современные компьютерные информационные технологии практически устраняют территориальные границы, дают возможность работать на расстоянии. Главное – выбрать надежный способ общения, который был бы технически доступен всем, работал надежно и постоянно. Возможность работать с электронной почтой сейчас есть практически в любой библиотеке.
   
   

3. В основе совместной работы используется принцип: каждый – всем, т.е. базы данных расписываемых журналов передаются каждым участником проекта сразу всем остальным. Сводная база данных устанавливается на серверах библиотек-участниц для внутреннего использования. Такой принцип общения позволяет обеспечить высокую оперативность в предоставлении библиографической информации читателям.
   
   

4. Все участники проекта имеют равные права – коллективные решения в рамках проекта принимаются путем голосования через лист рассылки и после принятия являются обязательными для всех.
   
   

5. Проект открыт для присоединения всех желающих независимо от ведомственной или территориальной принадлежности.

Для координации работ на год путем голосования выбирается библиотека-координатор. Все вопросы, требующие совместного решения, выносятся координатором на голосование через лист рассылки, с указанием вопросов и сроков голосования. В ходе голосования может быть проведено обсуждение, уточнены детали. Решения принимаются большинством голосов.

Совместные условия работы довольно демократичны. Библиотека-координатор следит за выполнением общепринятых договоренностей, ведет переговоры по приему новых членов, выносит на обсуждение конкретные вопросы по просьбам кого-либо из участников. Показателем заинтересованности в общей работе может служить тот факт, что ежеквартально через лист рассылки проводится обсуждение и принимаются решения по 30–40 вопросам, связанным с текущей деятельностью проекта. В последнее время в голосовании принимают участие 70–80% библиотек, вошедших в МАРС.

Совместная работа ведется в рамках Договора, где определены права и обязанности участников, их ответственность. Каждая библиотека обязуется расписывать полностью содержание закрепленных за ней журналов, составлять аннотацию на каждую статью, раскрывать ее содержание ключевыми словами, распределять темы статей по рубрикам. В зависимости от размера библиотеки для росписи за ней обычно закрепляется от 5 до 10 изданий. Постатейная роспись номеров журналов по условиям Договора должна составлять не более 7 рабочих дней. Расписав журнал, библиотека в определенном формате высылает записи электронной почтой библиографу-координатору для предварительной проверки, которая длится не более 3 рабочих дней, а затем – в коллективный лист, из которого получают записи все участники проекта. В приложениях к Договору приводятся списки журналов, закрепленных за каждой библиотекой для росписи, перечень списков и правила заполнения каждого поля библиографического описания, порядок приема и передачи данных, общий список рубрик-подрубрик. Эти документы являются основными в корпоративной работе, от сблюдения их требований зависит качество создаваемой базы данных.

Проработав год, мы пришли к выводу: необходимо управление отдельными видами совместной работы.

Состав библиотек – участниц проекта очень разный. В некоторых работами по проекту занимаются несколько отделов, в других штат составляет всего 4–5 человек. Для того чтобы помочь «слабым», а также для управления корпоративными информационными ресурсами в 2002 г. создан программно-технический совет, куда вошли библиотеки, в штате которых имеются инженеры, специалисты в области компьютерных технологий. Они дают консультации электронной почтой по общим техническим вопросам,  разрабатывают коллективные программные средства, обеспечивающие создание корпоративной базы данных и автоматическую проверку записей. Этот же совет занимается проектированием коллективного сайта проекта.

Разработки, направленные на совершенствование совместной деятельности, свободно передаются всем участникам. Это особенно важно для небольших библиотек, для которых участие в проекте – и школа профессионального мастерства, и возможность оперативно получить реальную помощь по конкретным вопросам.

Например, в 2002 г. разработано программное обеспечение автоматического пополнения корпоративной базы данных, которое дает возможность получить роспись любого номера журнала, не попавшего по тем или иным причинам в конкретную библиотеку. Эта программа значительно разгружает координаторов, которые ведут работу по присоединению к проекту новых членов – теперь они уже не передают новым участникам сводную базу данных – за координаторов это делает программа-робот. Обратившись с запросом к роботу, любой участник проекта может получить роспись конкретного номера, не поступившего через лист рассылки [5].

В 2003 г. начала работать программа, проверяющая полноту росписей согласно общепринятой методике заполнения полей. При поступлении записей в лист рассылки программа автоматически проверяет наличие заполнения строго обязательных полей, без которых запись считается ошибочной и вся роспись номера направляется авторам на исправление. Кроме этого, программа осуществляет формирование данных в полях, необходимых для базы данных, но представляющих трудность в ручном заполнении. Так заполняется поле кодированных данных, вставляются значения недостающих индексов УДК или ББК, поскольку некоторые библиотеки работают только на одной системе  классификации. Программа регулярно дополняется новыми функциями, которые постепенно увеличивают формальный контроль полноты записи и нормативное заполнение полей, что улучшает качество сводной базы данных.

Наиболее сложны вопросы методического обеспечения создания корпоративного информационного продукта. Для их решения создан методический совет, в функции которого входят разработка и совершенствование методики создания и ведения базы данных, составление списков рубрик и подрубрик, разработка методических положений и инструкций на процессы коллективной работы.

Все участники проекта получают единую методику подготовки записей, где перечислены список полей и их коды в форматах USMARC и RUSMARC, описаны общие принципы заполнения каждого поля, приведены единые правила формирования ключевых слов, географических рубрик, составления аннотаций. Участниками проекта коллективно сформирован единый список тематических рубрик-подрубрик и на его основе подготовлен двухуровневый рубрикатор, имеющий ссылки на индексы ББК и УДК. На основе этого рубрикатора создаются машиночитаемые словари для всех версий программного обеспечения, используемого в библиотеках. Рубрикатор постоянно дополняется новыми разделами. Пополнение тематических разделов рубрикатора ведут соответствующие специализированные библиотеки – члены методического совета.

Одной из особенностей проекта МАРС является то, что участники продолжают работать на прежних внутрибиблиотечных технологиях, выбирается только общий формат обмена данными и корректируется методика заполнения базы данных – они общие для всех.

Программный продукт, используемый для подготовки библиотекой записей корпоративной базы данных, значения не имеет. В библиотеках внедрены различные версии АС «Библиотека», разработки МГУ используют 20 участников, АИБС «МАРК» (НПО «Информ-система») – 19 участников, ИРБИС (ГПНТБ России) – 3 участника. Три библиотеки работают с помощью самостоятельно созданного программного обеспечения. Поскольку в начальном составе значительное большинство участников работало с пакетом «Библиотека», то для обмена данными принят формат именно этой программы. Остальным передается конвертор для преобразования данных из их внутреннего формата в коммуникативный.

Выше указывалось, что главная цель нашего объединения – создание и пополнение сводной базы данных статей из периодических изданий. Более чем за два года работы сформирован корпоративный информационный продукт, содержащий полную аннотированную аналитическую роспись свыше 400 журналов общим объемом более 80 тыс. библиографических записей. В 2001 г. библиотеки-участницы получили росписи 1460 номеров журналов, в 2002 г. – 1835, а в первом квартале 2003 г. в список рассылки поступила роспись уже 575 номеров изданий.

Подведение итогов работы за 2001 г. обнаружило тенденцию неравномерной нагрузки библиотек-участниц. Поэтому в начале 2002 г. проведена работа по составлению паспортов журналов, собраны данные о среднем количестве статей в изданиях, наличии в печатных источниках аннотаций, индексов УДК и ББК. По результатам этой работы произведено перераспределение количества изданий, расписываемых библиотеками, чтобы нагрузка на библиографов была примерно одинаковой. Сейчас она составляет около 300 записей в год на библиографа, участвующего в проекте.

Вся наша деятельность направлена на наиболее полное информационное обслуживание читателей на основе качественного информационного продукта [6].

Сегодня мы можем констатировать следующее.

1. Качество обслуживания читателей в библиотеках – участницах МАРС повышается, так как трудно переоценить возможности поиска необходимой информации из журналов в автоматизированном режиме. Программные средства позволяют искать информацию по любому элементу библиографического описания: названию журнала, году издания, предметным рубрикам, ключевым словам. Поиск возможен более чем из 440 названий журналов с выдачей аннотированного описания статей. Читатели имеют возможность ознакомиться с содержанием журналов, на которые нет подписки в их библиотеке.
   
   

2. Благодаря совместной работе некоторые библиотеки выписали журналы, которые раньше не выписывали: просмотрев содержание, нашли его интересным для своих читателей.
   
   

3. Через внутрикорпоративную систему электронной доставки документов (ЭДД) имеется возможность получить электронные копии статей. Услуги ЭДД для участников проекта бесплатны.
   
   

4. Коллективная работа повышает квалификацию сотрудников: совместная деятельность учит «слабых» подтягиваться до уровня более «сильных», так как требования к работе одинаковы для всех.
   
   

5. Сотрудничество библиотек различных систем и ведомств оказало плодотворное и взаимовыгодное влияние на содержание общего информационного продукта – корпоративной базы данных. Каждая библиотека старается выписывать и расписывать журналы, которые она «лучше знает». НТБ расписывают технические журналы, университетские библиотеки – научные, медицинские – журналы по медицине и здоровью и т.п.

Главный итог и преимущества совместной работы – читатели получили оперативную аннотированную информацию о широком круге отечественных периодических изданий

Из «слабых» сторон совместной деятельности можно назвать некоторые изменения в технологии практически всех библиотек – добавилось работы администраторам и библиографам. Это огромный объем получаемой информации, которую необходимо просмотреть и загрузить для читателей. Оказалось, что для постоянной работы в проекте необходимо выделять отдельного сотрудника, а для этого иногда приходится перераспределить обязанности в библиотеках. Тратится время и на выявление и исправление ошибок в записях.

Но несмотря на это в течение двух лет работы проект показал свою жизнеспособность, экономическую и организационную эффективность. И если в январе 2001 г. начинали работу 23 библиотеки из 11 городов, то сейчас в общей команде 45 библиотек из 26 городов. Число расписываемых журналов за это время выросло вдвое – с 200 до 400. Ежемесячно в лист рассылки поступает полная аналитическая роспись из 150–200 номеров журналов, что в среднем составляет более 3 тыс. описаний статей. Силами сотрудников одной библиотеки, даже самой крупной, эту работу выполнить невозможно.

Совместная работа продолжается и, конечно же, имеет перспективы.

Проект изначально открыт для подключения новых участников.

Участники МАРС не накладывают ограничений на прием новых членов.

Расширяется представление результатов корпоративной деятельности в Интернет – это направление работ финансово поддерживается грантом.

Система корпоративной ЭДД уже прошла тестовую эксплуатацию.

Специалисты Самарского аэрокосмического университета разработали программное обеспечение, позволяющее выполнять все функции этой службы. Сейчас ведутся работы по ее расширению и организации взаимодействия с аналогичными службами.

В планах участников МАРС предполагается увеличить количество расписываемых журналов за счет местной печати и научных сборников вузов. Трудно оценить этот так называемый серый источник ценной научной информации.

На повестке дня стоит вопрос об организации взаимодействия с другими аналогичными корпоративными проектами – проект открыт для сотрудничества в любых формах.

Коллектив МАРС пытается решить вопросы программных продуктов, удовлетворяющих запросам корпоративной системы работы с использованием Интернет-технологий.

Вместе с перспективами, конечно, существуют и проблемы. Участники стараются их решать совместными усилиями, но некоторые задачи стоят перед ними постоянно. Среди них:

• усиление контроля за выполнением условий коллективной работы – особенно остро стоит сейчас проблема соблюдения срока и полноты предоставления записей;

• совершенствование методики заполнения базы данных: для создания качественного информационного продукта необходимо, чтобы библиографическое описание статей у всех участников совместной работы  было аналогичным по методике заполнения полей, глубине индексирования и полноте росписи издания;

• совершенствование предметного рубрикатора, который должен одинаково глубоко представить все разделы наук. Сейчас разделы рубрикатора имеют не только индексы УДК и ББК, но и Дьюи;

• совершенствование программного обеспечения для совместной работы, которое должно освободить библиографов от рутинной механической работы, значительно помочь в решении всех выше перечисленных проблем.

Главный вывод, к которому пришли все участники проекта МАРС: мы можем работать вместе, умеем слушать друг друга и договариваться по многим вопросам, умеем подчиняться большинству и быть исполнительными, а наша работа необходима и востребована читателями.

Список литературы

1. Библиотеки и ассоциации в меняющемся мире: новые технологии и новые формы сотрудничества: Материалы 7-й Междунар. конф. М.: ГПНТБ России, 2000. Т. 2. С. 42–99.

2. Библиотеки и ассоциации в меняющемся мире; новые технологии и новые формы сотрудничества: Материалы 8-й Междунар. конф. М.: ГПНТБ России, 2001. Т. 2. С. 671–800.

3. Крутихин И.В., Зеленина Г.Н. Межрегиональная аналитическая роспись статей: принципы организации // Университетская библиотека: выбор пути: Материалы 4-й Всерос. науч.-практ. конф., Екатеринбург, 1–3 ноября 2001 г. Екатеринбург, 2002. С.43–48.

4. Зеленина Г.Н, Крутихин И.В. Межрегиональная аналитическая роспись статей: из опыта корпоративной работы // Библиотеки и ассоциации в меняющемся мире: новые технологии и новые формы сотрудничества: Материалы 9-й Междунар. конф. Т. 2. М.: ГПНТБ России, 2002. С. 614–618.

5. Данилов А.В. Межрегиональная аналитическая роспись статей: автоматизированная система управления информационными ресурсами // Там же. С. 610–614.

6. Ким И.И. Межрегиональная аналитическая роспись статей: практическое использование // Там же. С. 619–622.