Электронная библиотека ГПНТБ России

Соболева А.В.
зав. отделом внедрения
компьютерных технологий
НБ СибГТУ, Красноярск

Организационно-методическое
и технологическое обеспечение
перехода с программы «Библиотека 4.02» на ИРБИС

Рассмотрены достигнутый уровень компьютеризации библиотечно-библиографических процессов и перспективы развития библиотеки в соответствии с «Программой развития информационных технологий в НБ СибГТУ на 2002–2006 годы». Детально освещены основные аспекты организационно-методического и технологического обеспечения и результаты перехода с программы «Библиотека 4.02» на ИРБИС.

Сибирский государственный технологический университет (СибГТУ) – крупный региональный отраслевой научно-образовательный и информационный центр, осуществляющий подготовку специалистов по 67 специальностям и специализациям. В нем обучаются 13,7 тыс. студентов, работают более 2 тыс. преподавателей и сотрудников.

В 1995 г. при СибГТУ создана ассоциация «Сибирский технологический университет», объединившая свыше 30 учебных заведений среднего профессионального образования по профилю вуза на территории Западной и Восточной Сибири. В 2001 г. ассоциация преобразована в университетский комплекс. На базе семи представительств и филиала в г. Лесосибирске организуется система дистанционного образования.

Научная библиотека СибГТУ – одна из крупнейших и хорошо оснащенных вузовских библиотек Восточной Сибири. НБ осуществляет библиотечное и справочно-информационное обеспечение учебного процесса, фундаментальных и прикладных исследований лабораторий и кафедр университета. В последние годы развивается информационное обеспечение работы профессорско-преподавательского состава и студентов на основе новых информационных технологий с использованием как собственных электронных ресурсов, так и баз данных крупных отраслевых центров (ИНИОН, ВИНИТИ), ресурсов Интернета, включая доступ к зарубежным полнотекстовым БД.

С 1996 г. внедрение компьютерных технологий в библиотеке проходило в соответствии с принятой «Концепцией компьютеризации НТБ на 1996–2001 гг.», где предусмотрены автоматизация основных библиотечных процессов, создание локальной библиотечной сети с интеграцией в общевузовскую и единую городскую телекоммуникационную сети.

Развитие информационных технологий оказало воздействие на многие области библиотечной работы, в том числе на управление, комплектование фондов, обслуживание пользователей, обучение персонала и развитие навыков работы с компьютерными технологиями, обеспечение удаленного доступа к библиотечным ресурсам.

Результатом реализации «Концепции…» стал достаточно высокий уровень технической и программной оснащенности библиотеки, что позволило обеспечить: функционирование локальной компьютерной сети – сегмента общевузовской сети; подключение к Интернету 26 компьютеров библиотеки, оснащение компьютерного парка современным оборудованием; внедрение и адаптацию разнообразного программного обеспечения, в том числе собственных программ, таких, как «Анализ книгообеспеченности учебно-методической литературой», «Подписка», «Книга суммарного учета», «Путеводитель» (пользовательский интерфейс доступа к различным БД библиотеки), программа публикации БД на веб-сервере библиотеки и др.

Интеграция библиотечной сети в единую городскую телекоммуникационную образовательную сеть ознаменовалась в 1999 г. созданием при поддержке Центра новых информационных технологий СибГТУ веб-сайта (http://library.sibstu.kts.ru), где НБ первой в городе открыла доступ к шести основным БД: «Книги», «Статьи», «Новинки», «Труды», «ГОСТы», «Экология», а также к различной полезной информации о библиотеке: услугах, новостях, выставках, режиме работы, правилах и др. Веб-сайт НБ СибГТУ постоянно поддерживается в актуальном состоянии и активно посещается.

С 1994 г. для компьютеризации библиотечных процессов использовалась программа «Библиотека 4.02» (разработка «КБС» МГУ). Вначале функциональных возможностей программы было достаточно для ее использования в служебных целях – ведения БД, поиска необходимой информации. Но в последнее время функциональные возможности программы перестали соответствовать потребностям сотрудников и пользователей библиотеки. Приходилось постоянно дорабатывать программу, создавать собственные программы, что приводило к дублированию отдельных видов работы, не позволяло решать задачи дальнейшего развития информационных технологий в комплексе.

В связи с этим стал актуальным вопрос выбора и перевода всех процессов автоматизации на современную многофункциональную АБИС. Сотрудники отдела внедрения компьютерных технологий (ОВКТ) изучали опыт использования отечественных и зарубежных программных продуктов российскими библиотеками, организовали стажировку в Томске, где представилась возможность увидеть несколько реально работающих библиотечных систем («РУСЛАН», VTLS, ИРБИС).

Выбор программного обеспечения всегда является чрезвычайно важным и ответственным решением, поскольку определяет дальнейшее развитие библиотеки на многие годы, при этом затрачиваются значительные финансовые ресурсы. Очевидно, что цена ошибки очень высока. Нам же предстояло выбрать такую программу, которая не только соответствовала бы всем современным требованиям, предъявляемым к АБИС, но и позволила бы максимально безболезненно и без потерь перевести созданные библиотекой ресурсы (на начало 2002 г. объем ЭК и БД составлял около 70 тыс. записей) в новую программную среду.

Проведен тщательный сравнительный анализ рынка программного обеспечения. Результатом стало решение о приобретении системы автоматизации ИРБИС, поддерживающей традиционные библиотечные технологии и ориентированной на дальнейшее развитие информационных технологий. Таким образом, 2002 г. для библиотеки ознаменовался подготовкой к переходу на новую АБИС. Одновременно разработана «Программа развития информационных технологий в НБ СибГТУ на 2002–2006 гг.», направленная на улучшение качества библиотечно-информационного обслуживания пользователей и решение новых для библиотеки задач:

После приобретения ИРБИС на методическом совете с участием всех ведущих специалистов НБ принят план по внедрению системы, включающий технические, технологические, организационно-методические аспекты, а также переподготовку персонала. С учетом дефицита финансовых и кадровых ресурсов предстояло поэтапно в течение двух лет решить следующие задачи:

Прежде всего, специалистами ОВКТ с участием администрации библиотеки проведен анализ существовавшей технологии ведения БД и определена последовательность работ, а также необходимые для их выполнения ресурсы. По мере более глубокого изучения модулей и технологии ИРБИС в первоначальный план вносились соответствующие коррективы.

Было очевидно, что ключевым вопросом освоения ИРБИС являлось обучение персонала, преодоление психологических барьеров, неизбежно возникавших как у тех, кто только начинал применение компьютерных технологий (сотрудники отделов абонементов), так и у персонала отделов, успешно работавших на протяжении нескольких лет с использованием программы «Библиотека» (в последнем случае это вызвано принципиальными различиями программ ИРБИС и «Библиотека»).

Обучение сотрудников началось в 2002 г. на основе демоверсии ИРБИС, т.е. до официального приобретения системы. План повышения квалификации составлялся с учетом уровня знаний компьютерных технологий конкретных сотрудников (на основе предварительного тестирования и анкетирования) и предусматривал решение задач: от приобретения первоначальных навыков работы с ПК, освоения ОС Windows до детального изучения отдельных модулей ИРБИС.

В результате обучены около 40 человек с использованием различных форм и методов, включая курсы, межвузовские тренинг-семинары, семинары на базе Регионального центра непрерывного библиотечного образования при ГПНТБ СО РАН, стажировки (в том числе в библиотеках Томска, Иркутска, успешно освоивших систему ИРБИС).

Следует отметить, что процесс глубокого освоения ИРБИС продолжается до сих пор. Здесь нам оказывает поддержку постоянное общение с разработчиками системы и библиотеками – пользователями ИРБИС через Интернет-форум, что позволяет получать ответы на самые разные вопросы, возникающие в процессе работы с системой.

Согласно принятому плану освоение ИРБИС должно вестись сразу в нескольких направлениях, что требует широкого вовлечения персонала большинства отделов, продуманных и взаимосвязанных решений. Учитывая сложность и многоплановость проблем, возникающих при освоении системы, принято решение использовать опыт работы временных творческих коллективов (ВТК), которые ранее периодически создавались в библиотеке для решения нетрадиционных общебиблиотечных задач. Организационная форма ВТК позволяет создавать мобильные рабочие группы из самых квалифицированных сотрудников разных отделов для решения конкретных задач, при этом оплата труда ведется из дополнительных средств соответственно вкладу каждого участника, что создает дополнительные стимулы для участия в сложной творческой работе.

Для реализации задачи конвертации БД, созданных средствами программы «Библиотека 4.02», в новую программную среду создан ВТК, объединивший сотрудников ОВКТ, отделов научно-библиографического, научно–методического, научной обработки документов.

На этапе создания технического задания возникли трудности, связанные с несоответствием записей ЭК библиотеки требованиям формата USMARC, некорректности заполнения полей каталогизаторами НТБ. Члены ВТК проанализировали практически каждое поле ЭК. Те поля, которые невозможно было исправить программными средствами, приходилось редактировать.

Создание технического задания также потребовало глубокого изучения форматов USMARC, UNIMARC, RUSMARC. Работа ВТК была отлажена на этапе доработки конверторов БД «Статьи» и «Труды сотрудников СибГТУ» (около 16 тыс. записей). ЭК «Книги», содержащий около 40 тыс. записей, потребовал предварительной корректировки. Для этого создан ВТК «Редактирование», члены которого отредактировали более 20 полей в каждой записи за два месяца.

Таким образом, в результате работы, проведенной двумя ВТК, удалось не только подготовить БД к конвертации, которая успешно завершилась в начале 2003 г., но и существенно улучшить качество ЭК и БД библиотеки, повысить квалификацию сотрудников ВТК в области машиночитаемых форматов.

Следующий ВТК – «Читатель» – создан из сотрудников отделов обслуживания учебной и научной литературой (его возглавил сотрудник ОВКТ), поскольку предполагается в течение двух-трех лет осуществить переход на автоматизированную книговыдачу литературы на двух абонементах – научной и учебной литературы, с последующим их слиянием в единый пункт обслуживания. Это требует создания единой БД «Читатель» с учетом специфики обслуживания всех читательских групп. За короткий период времени ВТК проделал большую работу:

Первый этап работы предполагается завершить регистрацией всех читателей-сотрудников в БД, что позволит запустить в опытную эксплуатацию автоматизированную книговыдачу на абонементе научной литературы.

В настоящее время параллельно с созданием БД «Читатель» организованы оснащение фонда абонемента этикетками со штрих-кодом и идентификация документов в ЭК.

В рамках реализации задачи перехода на ИРБИС проведено также изучение модуля «Книгообеспеченность». Как отмечено выше, в библиотеке существует собственная программа «Анализ книгообеспеченности учебно-методической литературой», реализованная в среде Clipper, которая много лет используется и постоянно совершенствуется. Программа многофункциональна и позволяет решать практически все вопросы, связанные с управлением фондом в процессе его комплектования и использования, составлять аналитические справки, обзоры при решении вопросов обеспечения литературой учебного процесса. В то же время существенными недостатками программы являются: несоответствие требованиям современной АБИС, сложная структура базы данных, Dos-версия программы, невозможность предоставления доступа к БД удаленным пользователям.

Приобретенная система ИРБИС содержит модуль «Книгообеспеченность». Для изучения модуля создан ВТК из сотрудников отделов комплектования и внедрения компьютерных технологий. В результате работы ВТК принято решение о целесообразности перевода прежней подсистемы книгообеспеченности в новую программную среду при условии доработки модуля разработчиками системы.

Вопрос анализа книгообеспеченности очень актуален для вузовских библиотек, поэтому мы сочли необходимым объединить усилия по изучению модуля и подготовке ТЗ по его доработке с библиотеками Красноярска, которые уже работают или собираются переходить на ИРБИС. В рамках секции автоматизации Методического объединения библиотек вузов Красноярска проведены несколько совещаний для принятия совместных решений по адаптации программы к задачам библиотек.

Важную организационную роль в развитии компьютерных технологий, в том числе и в реализации задачи по внедрению ИРБИС, играют коллегиальные органы НБ СибГТУ, координирующие и контролирующие деятельность всех ВТК, а именно методический совет, совет дирекции, совет по автоматизации, в работе которых принимают участие администрация, главные специалисты всех отделов библиотеки. Так, на методическом совете заслушаны отчеты о работе ВТК «Конвертация», определен перечень БД, которые будут создаваться в системе ИРБИС, структурная организация словарей; на совете дирекции – отчеты по итогам внедрения ИРБИС. В течение года проведены заседания совета по автоматизации, посвященные следующим вопросам: создание БД «Читатели НТБ СибГТУ» и лингвистическое обеспечение, базы данных; адаптация модуля «Книгообеспеченность» (расширенные, межвузовские). На советах принимались принципиальные решения по организации работ, утверждались ТЗ, определялись сроки и ответственные за реализацию конкретных задач. Все решения советов протоколировались, вносились в БД «Решения» и подлежали обязательному исполнению.

Внедряя ИРБИС, мы столкнулись с необходимостью глубокого изучения и оптимизации технологических процессов библиотеки. Это потребовало создания новой структурной единицы в составе ОВКТ – сектора технологического обеспечения библиотечных процессов, который отвечает за соблюдение технологии работы в среде ИРБИС, проводит анализ процессов, вырабатывает оптимальные и согласованные решения при внедрении (а в дальнейшем эксплуатации) модулей программы.

Для обеспечения качества записей ЭК с начала 2003 г. введена должность главного редактора ЭК, подчиняющегося непосредственно директору НБ. В основные должностные обязанности редактора входит контроль за соблюдением требований формата машиночитаемой каталогизации всеми сотрудниками, анализ причин ошибок; оказание методической помощи сотрудникам отделов, участвующих в создании ЭК; разработка технологических инструкций. Планируется, что главный редактор будет играть ведущую роль в обеспечении корпоративной каталогизации; он тесно взаимодействует с комиссией по лингвистическому обеспечению, вместе с ней решает задачи по улучшению качества ЭК.

Следует отметить, что в последнее время НБ уделяет все больше внимания методическому обеспечению компьютеризации библиотечных процессов, поскольку уровень регламентации и унификации процессов при создании БД определяет их качество.

При внедрении ИРБИС еще на этапе конвертирования записей ЭК сделан акцент на методическом обеспечении данной работы. Прежде чем приступить к работе с АРМ «Комплектатор», «Каталогизатор» разработаны шаблоны (перечни полей) на все виды документов (монографическое описание книги, многотомные издания, депонированные научные труды, видео- и аудиоматериалы, стандарты, аналитическое описание периодических изданий и др.). Разработаны и руководства по работе с АРМ «Комплектатор», «Каталогизатор», технологические инструкции на различные автоматизированные библиотечные процессы (подписка, регистрация периодических изданий, регистрация читателей, приписка штрих-кода к электронному документу и др.). Предполагается создание памяток пользователям по работе с ЭК библиотеки, инструкции для сотрудников, ведущих обучение по курсу «Основы информационной культуры». Часть документов уже создана.

Для успешного функционирования ИРБИС потребовалось значительно модернизировать парк компьютерной техники; организованы новые автоматизированные рабочие места. Сегодня в библиотеке достаточно хорошее компьютерное оснащение: 36 ПК современной конфигурации (из них 2 – серверы, 24 – АРМ библиотекарей), лазерные, матричные, струйные принтеры, планшетные сканеры, сетевое оборудование. Для внедрения технологии штрих-кодирования приобретены термотрансферный принтер, ручные лазерные сканеры.

Полученный опыт в освоении ИРБИС позволяет нам консультировать библиотеки, которые только встали на путь внедрения новых информационных технологий, в выборе АБИС, планировании этапов работы по внедрению системы и др. Наш опыт конвертирования баз данных освещен на межвузовской научно-практической конференции в библиотеке Красноярской архитектурно-строительной академии. Сообща с коллегами из других библиотек Красноярска, работающих или собирающихся работать на ИРБИС (а таких в городе 5), ищем решения проблем, с которыми сталкиваются библиотеки, и оказываем друг другу помощь и поддержку.

Мы благодарны разработчикам ИРБИС, которые с пониманием относятся к нашим трудностям и ведут с нами активную переписку, помогают конкретными советами, постоянно вносят коррективы в программу, настроены на диалог и сотрудничество с пользователями своего программного продукта, что выгодно отличает их от разработчиков программы «Библиотека».

Хочется отметить, что достигнутые результаты были бы невозможны без постоянной поддержки со стороны ректората, понимания им значимости и роли изменений, происходящих в библиотеке.

Архангельская областная научная библиотека
им. Н.А. Добролюбова

Президенту Ассоциации ЭБНИТ,
первому заместителю директора ГПНТБ России
Я.Л. Шрайбергу

28–30 сентября 2003 г. в рамках юбилейных мероприятий, посвященных 170-летию Архангельской областной научной библиотеки им. Н.А. Добролюбова, прошел научно-практический семинар «Школа ИРБИС».

В семинаре приняли участие более 60 библиотечных работников из Архангельска и Архангельской области. По полученным отзывам семинар вызвал огромный интерес и имел большое практическое значение.

От имени участников и организаторов «Школы ИРБИС» выражаем искреннюю благодарность специалистам ГПНТБ России – Светлане Михайловне Дунаевской и Александру Иосифовичу Бродовскому за личный вклад в успешное проведение первой «Школы ИРБИС» в Архангельске. Мы также очень признательны им за организацию консультации по работе в АБИС ИРБИС для пользователей системы и оказание помощи нашей библиотеке в настройке программного обеспечения.

Московский Патриархат
Ставропигиальный монастырь
Введенская Оптина Пустынь,
Санкт-Петербург

Благодаря Вашей заботе и вниманию к развитию библиотечного дела в Русской Православной Церкви, мы с 2001 г. имеем возможность использовать версию прекрасной программы ИРБИС, которую Вы благотворительно нам предоставили.

В электронный каталог полностью занесен фонд библиотеки: книги, журналы, аудио- и видеокассеты, CD – более 10 тыс. названий. Сейчас заносятся газеты и расписываются статьи из журналов и сборников; приступили к созданию полнотекстовой электронной библиотеки. Используются все АРМ. Планируется автоматизированная книговыдача на студенческом абонементе Православного института при Подворье.

Взаимодействуя с другими библиотеками С.-Петербурга и Москвы, мы вполне смогли оценить преимущества Вашей программы, ее продуманность, возможность самостоятельно ее обслуживать.

Являясь филиалом монастыря Оптина Пустынь, мы подошли к тому, чтобы раскрыть свой каталог для пользования монастыря, находящегося в Козельске, и второго подворья, и просим о таком благодеянии, как изменение в ini-файле записи «Успенское подворье монастыря Оптина Пустынь» на запись «Библиотечная система монастыря Оптина Пустынь». Это даст нам возможность продолжить развитие библиотечных технологий, а главное – служить на благо духовного просвещения.

Будем благодарны за поддержку. Будем рады видеть Вас и Ваших сотрудников в нашем храме и библиотеке.

настоятель Успенского подворья
монастыря Оптина Пустынь
иеромонах Ростислав