Научные и технические библиотеки №9 2004 год
Содержание:

Карташов Н.С. Механизм разработки региональных библиотечных программ

Дрешер Ю.Н., Атланова Т.А. Корпоративное управление и корпоративная культура в библиотечно-информационной сфере

Захаров А.Г., Алексеев Н.Г. Научная библиотека РАН – элемент метасистемы «Наука»

Сукиасян Э.Р. Сравнительный анализ моделей различных ИПЯ. Статья 1

Мельникова А.А. Комплектование в условиях рынка: взаимодействие библиотек вузов и книготорговых фирм

Осетрова О.В. «Организация информационного обеспечения исследователей в научных библиотеках» – факультативный курс

Гусак О.А., Езова С.А. Самоменеджмент руководителя библиотеки

Нгуен Тхи Донг. Национальная библиотека Вьетнама и проблема подготовки библиотечных работников


24-я КОНФЕРЕНЦИЯ МЕЖДУНАРОДНОЙ АССОЦИАЦИИ БИБЛИОТЕК ТЕХНИЧЕСКИХ УНИВЕРСИТЕТОВ

Виттен И. Программное обеспечение процесса формирования электронной библиотеки

Криль Х. Маркетинг партнерства: новый подход к обеспечению устойчивого развития электронной библиотеки


ЮБИЛЕИ

Пашина Н.А. Научной библиотеке Курского государственного технического университета – 40 лет

Варганова Г.В. Библиотечной серии издательства «Профессия» – 5 лет


ОБЗОРЫ. РЕЦЕНЗИИ

Соколинский Е.К. Новый международный проект

Коломейчук Е.М. Опыт информационно-библиотечной системы Российской академии наук и проблемы управления деятельностью библиотек


ИНФОРМАЦИОННЫЕ СООБЩЕНИЯ

Мелентьева Ю.П. Международная книговедческая конференция «Книга и мировая цивилизация»


НАШИ
АВТОРЫ


УДК 02

Карташов Н.С.

Механизм разработки
региональных библиотечных программ

Продолжение темы, посвященной региональным библиотечным программам (начало в № 8 2004 г.). Предложены основные модели программ и методологические принципы их составления.

Начальным шагом регионального программирования является отбор и обоснование проблем, подлежащих решению в ходе реализации программ.

От качества и эффективности этого этапа зависит характер решаемых задач и круг осуществляемых мероприятий на длительный период времени. Основным условием здесь становится сокращение количества решаемых проблем при одновременном пополнении ресурсной составляющей последних.

Методологической основой разработки и реализации региональных библиотечных программ служит проблемный подход. Он активизирует научный поиск, нацеливает библиотековедов на решение ключевых практических задач, стоящих перед ТБС. В этих условиях важное значение приобретают вопросы методики выбора проблем, наиболее существенных для данного этапа развития ТБС, временных и территориальных параметров решения той или иной проблемной ситуации.

Библиотечные ситуации могут быть разными. Исходное положение ситуации будет обычным или нормальным, если разрыв между действительным и желательным несуществен, не осложняет нормального функционирования ТБС, а потенциальные возможности направлены на ее развитие. Когда разрыв между действительным и желательным состоянием ТБС и ее элементов становится чрезвычайным, не совместимым с их нормальным функционированием, возникает проблемная ситуация.

Процесс перехода от нормальной библиотечной ситуации к проблемной редко бывает мгновенным. Он развивается постепенно, и если происходит своевременное вмешательство сферы управления, то процесс назревания проблемной ситуации прерывается и она возвращается в нормальное состояние, но уже на более высоком уровне функционирования. Если же сфера управления бездействует или запаздывает с реакцией, то проблемная ситуация переходит на следующий уровень – начинает назревать критическая ситуация. Положение на этом этапе в принципе можно нормализовать, но уже ценой больших, чем на предыдущем этапе, затрат или средств. Если и дальше нормализации не происходит, начинается назревание катастрофической ситуации, наступление которой означает нежелательное изменение качества библиотечной работы.

В современных условиях библиотечная ситуация чаще всего является проблемной и воспринимается как определенное неблагополучие. Показателем остроты проблемной библиотечной ситуации может служить уровень библиотечного обслуживания.

Определение проблемных ситуаций складывается на основе библиотечного статистического анализа регионального библиотечного развития за предшествующий программной разработке период с целью определения диспропорций и ограничительных факторов, сдерживающих региональное библиотечное развитие. Конструируется «дерево» проблем с целью достижения наибольшей согласованности между подсистемами ТБС по приоритетности решения тех или иных региональных вопросов и обеспечения сбалансированного и пропорционального развития. Тщательный анализ всех факторов наряду с традиционным анализом библиотечной ситуации на этапе разработки концепции программы позволит выделить наиболее объективные и социально ориентированные цели.

Научный подход к формированию перечня важнейших проблем предполагает разработку критериев отбора проблем для включения их в этот перечень.

Первый критерий – особая значимость данной проблемы для осуществления структурных изменений и повышения эффективности развития ТБС.

Второй – комплексность проблем, особая необходимость их решения в определенные сроки, обязательность концентрации ресурсов.

Третий критерий – необходимость четкой постановки целей и жесткой ориентации всех элементов системы управления на выполнение этих целей, взаимосвязанность мероприятий (заданий), обеспечивающих целевое управление связями технологически сопряженных процессов. Всякое управление имеет цель, но «программная» цель отличается от целей обычного управления тем, что весь механизм управления – функции, структура, методы – настроен только на конечную цель.

Четвертым критерием отбора проблем, подлежащих программному решению, можно назвать их новизну, т.е. отбираются проблемы, с которыми раньше не приходилось сталкиваться и решение которых не укладывается в рамках существующих форм и методов управления и планирования.

 

К числу названных критериев отбора можно отнести и подготовленность ТБС и соответствующих подсистем к решению данной проблемы, т.е. наличие необходимого научно-технического, организационно-методиче­ского и ресурсного потенциала.

Приведенные критерии не являются окончательными ни по количеству признаков, ни по степени их важности. В зависимости от особых условий развития ТБС или специфики самой проблемы могут быть использованы и другие признаки. Проблемы, отобранные на основе учета указанных критериев, включаются в перечень проблем, подлежащих программному решению. Это так называемый полный перечень названных проблем. Затем из полного перечня следует провести вторичный отбор, своего рода конкурс проблем, реализация которых наиболее необходима в предстоящий плановый период. Этот отбор производится с учетом ресурсных возможностей – реализация программы по той или иной проблеме не должна нанести ущерб пропорциональному развитию библиотечных ресурсов территории, где предполагается ее проводить.

Правильно сформулировать проблему – значит создать абсолютно необходимые предпосылки для концентрации сил и средств на выполнение принципиально решаемых (а не прожектерских) задач в конкретно определенные сроки. Вот почему при характеристике проблемы, претендующей на «программный статус», столь важно ответить на следующие вопросы:

Уникальна ли эта проблема или имеются некие ее аналоги?

Почему проблема может быть квалифицирована как «чрезвычайная», «особая» на общем ситуационном фоне развития библиотечного дела региона; каков ее характер (отраслевая, межотраслевая, региональная, межрегиональная и др.)?

Каковы общественное отношение к проблеме и мера информированности библиотекарей и читателей относительно ее сути и значимости (речь идет о проблеме общеизвестной, дискуссионной, принципиально новой)?

Поддается ли проблема вообще решению и если да, то в какой степени?

Требуется ли на стадии постановки дополнительное изучение проблемы, если да, то в каких аспектах?

Окончательный перечень проблем, подлежащих программному решению, утверждается региональным органом управления с указанием заказчика и головного разработчика. Организация-разработчик подготавливает и выдает исходное задание на разработку программы. Оно является основным документом, которым руководствуются разработчики программы на всех этапах ее составления:

  1. Формирование концепции региональной библиотечной программы.

  2. Разработка программы.

  3. Согласование с исполнителями и утверждение программы.

Задание должно содержать формулировку головной цели, основных задач программы с количественно определенными конечными показателями; показатели основных видов ресурсов, необходимых для реализации программы и указание возможных источников их обеспечения; основные организационно-методические указания по обоснованию заданий и мероприятий; предварительную оценку эффективности; этапы и сроки выполнения программы; характеристику механизмов осуществления программы, включая систему стимулирования выполнения заданий; предложения по организации управления реализацией программы и контроля за ходом ее выполнения и др.

На этапе формирования концепции всеми участниками программы совместно разрабатываются общие методологические принципы деятельности, которые позволяют, с одной стороны, достаточно гибко реагировать на изменение ситуации, задач в ходе реализации программы, а с другой – достаточно жестко закрепить нормы совместной деятельности и обращаться к ним всякий раз, когда возникают спорные вопросы или необходимость корректировки программы.

Далее приведены основные методологические принципы деятельности и взаимодействия участников программы.

1. Принцип научного управления ходом разработки и реализации программ является основополагающим и всеобъемлющим; предполагает целевую разработку закономерностей развития ТБС, на основе которой осуществляется программирование дальнейшей деятельности, включая сбор и обработку информации, анализ, систематизацию, целеполагание, внедрение общих способов и механизмов работы.

2. Принцип самоопределения библиотек по отношению к региональной программе заключается в выборе индивидуальной и коллективной позиции на основе добровольности и заинтересованности (осознанности).

3. Принцип соответствия деятельности библиотек разработанной программе состоит соотнесении частных программ теме, целям, задачам, механизмам региональной программы.

4. Принцип консенсуса подразумевает открытость программы, обмен информацией, согласование действий на демократической основе.

5. Принцип гибкости механизмов и структур деятельности утверждает вариативность использования методов, способов и приемов работы.

Помимо принципов существует ряд условий реализации программы:

  • необратимость процессов, определяющих потребность в региональном взаимодействии библиотек;

  • теоретическая проработка практических шагов по реализации региональной программы;

  • наличие базы внедрения и зоны развития регионального библиотечного взаимодействия.

В составлении программ библиотечного развития региона используются три основные модели: управленческая («ТБС – администрация»), научная («ТБС – наука») и информационная («ТБС – статистика»).

Модель «ТБС – статистика» в идеале должна носить наиболее объективный характер, обобщая и систематизируя данные о библиотечных процессах в регионе. Однако в статистической модели отсутствует параметр времени. Эта модель описывает не процесс, а некоторые соотношения между параметрами проектируемой ТБС, зафиксированными в какой-либо определенный момент времени, что приводит к весьма ограниченной прогностической ценности статистической модели. Общий недостаток работы с территориальной библиотечной статистикой заключается в том, что недостаточное внимание уделяется ее анализу, общей оценке библиотечной ситуации в регионе. Как правило, не проводится экспертизы ни качества первичных данных, используемой библиотечной наукой, ни методических приемов их возможных преобразований, ни статистической состоятельности расчетных показателей. Самостоятельную роль модель «ТБС – статистика» могла бы сыграть в организации статистического мониторинга исполнения программы, но такого этапа в жизненном цикле абсолютного большинства разрабатываемых программ даже не предусматривается.

Модель «ТБС – наука» призвана выделять закономерности регионального библиотечного развития, а потому должна абстрагироваться от ненужных подробностей. Сильная сторона таких моделей состоит в их системности, а слабая – как продолжение этого достоинства – заключается нередко в излишней абстрактности, недоучете ограниченных возможностей статистики, неполном понимании и учете в практических рекомендациях реальной технологии управления региональным библиотечным развитием.

Сильная сторона модели «ТБС – администрация» – знание оперативной библиотечной ситуации. Основная особенность – необходимость работы в реальном времени, что формулирует главное требование к качеству моделей: «хорошее решение – своевременное решение». Главный недостаток этой модели – она не всегда способна правильно расставить акценты между перспективными и текущими решениями.

Решение может быть найдено при тесной координации и взаимном эффективном сотрудничестве, способном дополнить и обогатить результаты автономного функционирования моделей. К сожалению, при разработке региональных программ такая координация осуществляется часто достаточно формально и фрагментарно. Ведущая роль обычно отводится модели «ТБС – наука». Этап оценки и принятия программы реализуется в рамках «административных моделей». Статистическая же модель на обоих этапах выполняет вспомогательную функцию, формально предоставляя имеющуюся в ее распоряжении информацию.

Состав и структура региональной программы библиотечного развития представляют перечень и взаиморасположение разделов, отражающих содержательную и функциональную характеристики принятого к реализации программного проекта. Рассмотрим пример такой программы.

Раздел 1. Анализ и оценка сложившейся библиотечной ситуации регионов, ее последствий для региона; выделяются приоритетные проблемы, подлежащие решению на программной основе.

Раздел 2. Оценка библиотечных ресурсов и состояния внешней среды. Описываются наличие в регионе различных видов организаций и предприятий, степень их библиотечного обслуживания; анализируются существующие библиотечные ресурсы в целях достижения эффективности их использования; выделяются приоритетные проблемы, подлежащие решению на программной основе.

Раздел 3. Состояние демографической ситуации и удовлетворения информационных потребностей различных групп населения. Описывается сложившаяся ситуация охвата населения библиотечным обслуживанием, анализируются информационные потребности в будущем на некоторые виды БР, спрос на которые может возрасти (или уменьшиться); выделяются приоритетные проблемы, подлежащие решению на программной основе.

Раздел 4. Выполненные в предыдущих разделах аналитические действия дают представление о современных масштабах и структуре ТБС, внутри– и межрегиональных библиотечных связях, возможном расширении библиотечной интеграции и диверсификации ТБС, выявленных диспропорциях, прогнозе численности читателей и возможностей использования библиотечного потенциала; позволяют с учетом тенденции технического прогресса и выдвигаемых перед регионом библиотечных задач выработать и сформулировать концепцию (прогнозный замысел) библиотечного развития региона на расчетную перспективу. Главным содержанием концепции должно быть принципиальное (вариантное) определение направлений наиболее рационального использования ресурсов, оценка на этой основе их сравнительной экономичности и установление путей правильного формирования всей ТБС.

Раздел 5. Выделяются основные для ТБС целевые подпрограммы разного уровня. Подпрограмма, включающая задания и мероприятия, направленные на реализацию одной или нескольких задач, представляет собой относительно самостоятельную часть программы. Формируются подпрограммы путем выделения из конечной цели программы промежуточных целей и определения необходимых для этого исполнителей и ресурсов. Каждая подпрограмма в свою очередь может быть разбита на подпрограммы более низкого уровня, число уровней подпрограммы зависит от масштаба и сложности региональной библиотечной программы, но, как правило, не превышает 2–3 уровней. В каждой из подпрограмм описываются конечные результаты, которые должны быть достигнуты на основе сосредоточения ориентированных по территории и во времени этапов ее выполнения. Каждое программное мероприятие оценивается соответствующими количественными и качественными показателями.

Региональное библиотечное программирование – целенаправленный процесс, цели должны отвечать следующим требованиям: они должны быть достижимы и реалистичны, понятны исполнителям и недвусмысленно сформулированы, измеряемы, иметь конкретные сроки исполнения. Промежуточная цель должна ориентировать исполнителя в правильном направлении, способствуя достижению главной цели; а не противоречить ей. Цели участников и ТБС в целом должны быть совместимы и доступны для проверки их исполнения и корректировки. Эффективность цели повышается при наличии обратной связи, позволяющей своевременно и полно информировать исполнителей о ходе выполнения работ и решении задач по их достижению.

Раздел 6. Излагается механизм осуществления программы, т.е. взаимоувязанный комплекс мер и действий, экономических и других рычагов, призванных дать ответ на вопросы: что, когда, как и кто должен сделать, чтобы в итоге программные проблемы были решены в намеченные сроки.

Раздел 7. Содержит ресурсное обеспечение программы, определяются расчеты предстоящих затрат (финансовых, материальных, трудовых, информационных и др.).

Раздел 8. Характеризуется координация программных мероприятий, обеспечивается согласование действий всех библиотек и других организаций, участвующих в осуществлении программы.

Раздел 9. Проводятся расчеты социальной, экономической и другой эффективности осуществления программы.

Раздел 10. Разрабатываются организация, формы и методы управления программой. Организационно-функциональная структура управления формируется с учетом специфики программы и библиотечной системы региона. Данная структура должна быть задействована на всех этапах «жизненного цикла» программы (начиная с формирования концепции и завершая реализацией). Четкое определение полномочий и алгоритма взаимодействия элементов структуры является основой эффективного контроля и управления программной реализации. Целесообразно создание региональных координационных советов по библиотечным программам, которые будут решать вопросы взаимной увязки программ различного содержания. Это позволит более эффективно использовать средства, направляемые на региональное библиотечное развитие, а также будет способствовать межрегиональной интеграции. Необходимо также определить орган программно-целевого управления, ответственный за формирование и реализацию программы (составить положение, должностные инструкции, назначить руководителя программы, создать экспертный совет).

Цели управления программой применительно к этапу ее реализации могут быть представлены следующим образом. На этапе подготовки к реализации формируется орган управления реализацией программы, разрабатывается организационно-экономический механизм реализации программы, исследуются формы, методы и направления привлечения ресурсов, осуществление программы обучения в рамках региональной программы. На этапе организации и планирования реализации программы разрабатывается система рабочих программ, детализирующих разделы программы; проводятся переговоры и заключаются договора и соглашения; планируется финансовое обеспечение; проводятся привлечение и мотивация участников программы, оперативное планирование работ, завершение проектов в составе программы; решаются возникающие проблемы и задачи.

На этапе контроля за выполнением программы разрабатывается график контроля и мониторинга достижения конкретных целей программы; устанавливается система информационного контроля за ходом работ; документируются все данные реализации программы, осуществляются руководство, координация работ, согласование темпов, мониторинг прогресса, прогноз состояния, оперативный контроль и регулирование основных показателей программы, периодическая отчетность за расходованием ресурсов.

Этап «Обобщение и анализ результатов реализации программы» включает оценку эффективности программных результатов, внесение коррективов в программу в связи с результатами реализации.

Многие проблемы библиотечного развития принадлежат к задачам исследования динамично развивающихся процессов и решать их чрезвычайно сложно. Заранее жестко определить перечень мероприятий, видов и способов решения таких проблем не удается. Поэтому вполне правомерна постановка вопроса об организации изучения и решения данных проблем на основе эволюционного программно-целевого метода. В ходе выполнения программы могут уточняться как ее общая цель, так и частные, логически связанные с ней цели. Уточнение и совершенствование программы может производиться и по другим ее параметрам: методам, работам осуществления, решаемым задачам, установке на конечные результаты и т.п. Этап реконцептуализации программы – это этап возобновления, возрождения программы, возможный переход программы на новый уровень развития ее «жизненного цикла», выражающий собой свойство ее саморазвития. Он демонстрирует такие свойства программы, как мобильность и динамизм.

Приведенная типовая структура может варьироваться в зависимости от вида, масштабов, продолжительности программного периода. Четкого алгоритма, содержания методов разработки программ не существует. Практически каждая программа обладает выраженным своеобразием методики ее разработки, зависящей к тому же от состава и квалификации разработчиков. Разработка любой программы представляет собой процесс последовательных приближений, состоящий из циклов, в ходе которых может происходить корректировка первоначально намеченных целей и задач, а также уточнение требуемых ресурсов и сроков реализации программы.

  
На главную