Очагова Л. Н., Дунаевская С. М.
ГПНТБ России
Книгообеспеченность - новый модуль
в системе автоматизации библиотек ИРБИС
В системе ИРБИС создан новый модуль АРМа специалиста
(методиста), в ведении которого находятся задачи книгообеспеченности (КО).
Предпосылкой для создания модуля КО стала необходимость:
- отслеживать поступление и изменение сведений о книжном фонде,
о студентах, пользующихся этим фондом, о структуре читаемых дисциплин для
получения актуальных данных по КО;
- организовать работу специалиста по ведению соответствующих
данных наиболее удобным способом;
- использовать все наработки ИРБИС, позволяющие максимально
автоматизировать работу специалиста по КО.
В АРМе
"Книгообеспеченность" предполагается ведение следующих БД:
-
БД ЭК - стандартная БД системы ИРБИС, в которой предусмотрены специальные
поля;
-
БД читателя - БД, используемая в системе ИРБИС, в которой читатели
описываются как студенты.
(Возможен вариант работы без этой БД.);
-
специальная БД для отражения сведений, относящихся к учебному процессу.
Поскольку базы данных должны функционировать взаимосвязанно,
в модуле обеспечивается наглядность и
удобство отображения данных. На Рис. 1
показан интерфейс рассматриваемого модуля.
Данные отображаются в виде словарей, аналогично другим АРМам
системы ИРБИС, или помещаются в таблицы, состав и количество которых можно
настраивать. В интерфейсе одновременно можно работать с тремя (или двумя)
таблицами. Таблицы имеют разные статусы: основная, связанная и вспомогательная
для выполнения переноса данных. Данные в связанной таблице формируются в
зависимости от текущего состояния основной таблицы. Для выполнения различных
функций с данными в таблице имеются кнопки, общие для всех таблиц или только для
конкретной таблицы.
Данные в таблицах можно
сортировать по любой колонке, устанавливать по ключу, маскировать по значениям
колонок, отмечать для выполнения некоторых функций, вызывать записи, помещенные
в строки таблицы, на просмотр или корректировку, сохранять всю таблицу в виде
файла формата EXCEL.
Конечным результатом работы специалиста является получение
коэффициентов КО по разным дисциплинам, для разных контингентов студентов,
разных кафедр и т.д. Для этого в системе, во-первых, предусмотрены выходные
формы, во-вторых, имеется специальный режим, который формирует в интерфейсе
таблицу коэффициентов КО для любого списка книг.
При этом:
-
коэффициенты КО подсчитываются для текущего семестра, который
определяется по текущей дате или устанавливается специальным параметром в
настройке;
-
если текущим является осенний семестр, то отображаются, как
прогнозируемые, данные для весеннего семестра, если какая-либо книга
предназначена для использования в весеннем семестре;
-
если текущим является весенний семестр, то отображаются данные и для
прошедшего осеннего семестра, при условии что выполнен режим архивации этих
данных;
-
при наличии выделенных фондов в таблице, отдельно подсчитываются
коэффициенты КО для каждого фонда и для экземпляров вне выделенных фондов;
-
подсчитываются средние значения КО для группы книг, а также КО в
пересчете на одну книгу.
Пример таблицы КО, формируемой в интерфейсе, представлен на
Рис. 2, эту таблицу также можно сохранить в формате EXCEL.
В модуле КО предусмотрены инструменты, облегчающие процесс
ввода данных и контроля связанности данных в разных БД, а именно:
1. Групповой ввод данных -
позволяет проводить ввод/корректуру для одной записи (первой в группе),
автоматически выполнять процесс для всей группы записей;
2. Корректировка связанных
записей - дает возможность при корректировке данных в одной записи выполнить в
пакетном режиме необходимую корректировку записей в других (или в этой же) БД.
3. Перенос данных - позволяет в
пакетном режиме переносить данные из одной, отмеченной, группы записей в другую
отмеченную группу записей той же или другой БД.
4. Контроль данных - позволяет в
пакетном режиме получить протокол о нарушении связанности для группы записей БД
дисциплин или студентов.
5. Предусмотрены пакетные
обработки, позволяющие архивировать сведения о КО для прошедшего семестра,
выполнять перевод всех студентов на следующий семестр.
Предусмотрена возможность работы без использования БД читателей. В этом случае
для получения коэффициентов КО нужно ввести и, при необходимости, корректировать
число студентов каждого контингента, т. е. для каждой записи, содержащей
оригинальное сочетание следующих данных: "факультет - направление или
специальность - вид обучения - форма обучения - семестр". Для ввода данных о
количестве студентов предусмотрена специальная таблица, облегчающая процесс
ввода; пример табличной
формы для ввода числа студентов представлен на Рис. 3.
Предусмотрено формирование выходных форм, относящихся к
задаче КО, в том числе итоговые табличные формы "Обеспеченность обучающихся
литературой из фонда вуза" (Рис. 4) - расчет коэффициента КО по циклам дисциплин
с учетом степени новизны (издания последних 5 лет) и качества изданий (издания с
грифом):
-
итоговая суммарная форма 3 - только основная литература (приказ МО № 3906
от 10.11.2002 г.), пример на рис. 4,
-
итоговая суммарная форма 3 - только дополнительная литература (приказ МО
№ 3906 от 10.11.2002 г.),
-
итоговая суммарная форма 4 - дополнительная литература (приказ МО № 3906
от 10.11.2002 г.).
В модуле КО имеются дополнительные возможности, стандартные
для системы ИРБИС: вызов модулей корректировки/ввода данных, глобальной
корректировки, экспорта данных, ведение протоколов пакетных операций, задание
параметров настройки.
При выполнении процесса модуль использует файл инициализации,
в котором задаются параметры, определяющие вид интерфейса и режимы работы.
Предполагаются дальнейшее развитие нового АРМа по мере
накопления опыта его использования, разработка аналогичного АРМа для версии
ИРБИС64.
|
