Дрешер Ю.Н., Атланова Т.А. Изучение информационных потребностей и информационного поведения специалистов в структуре деятельности по обеспечению комфортной информационной среды

Баженов С.Р., Лаврик О.Л., Редькина Н.С., Черныхаева Р.А.

ГПНТБ СО РАН, Новосибирск

Основные результаты внедрения ИРБИС в ГПНТБ СО РАН: опыт системной работы

В Государственной публичной научно-технической библиотеке Сибирского отделения РАН к проектированию, разработке и внедрению автоматизированной документально-информационной системы (АДИС) обработки и анализа НТИ приступили в середине 1980-х гг. Первое предпроектное исследование проведено еще в 1981-1982 гг. В результате сравнительного анализа различных пакетов прикладных программ, выбран ППП CDS/ISIS-M, разработанный под эгидой ЮНЕСКО и адаптированный в нашей стране Международным центром НТИ.

В рамках АДИС на первоначальном этапе был организован каталог "Автореферат" и несколько электронных картотек, в частности, отечественных журналов, поступивших в библиотеки Новосибирска и иностранных периодических журналов, имеющихся в библиотеках НИИ СО АН СССР, картотеки переводов, выполненных в ГПНТБ СО АН, материалов конференций и семинаров и т. п. Были внедрены системы "Подписка" (для отечественных журналов, поступающих через Союзпечать) и "Картотека".

С 1991 г. приступили к созданию электронных каталогов книг и продолжающихся изданий, авторефератов диссертаций, каталогов материалов временного хранения, изданий с грифом "ДСП", электронной картотеки иностранных журналов и др.

Внедрение автоматизации процессов обработки новых поступлений изданий и организация ЭК вызвали необходимость не только изменений в библиотечной технологии, но и структурных преобразованиях. В 1991 г. отдел систематизации изданий и систематических каталогов и отдел каталогизации и алфавитных каталогов объединены в Центр научной обработки документов (ЦНОД). Позднее, в 2003 г., организован отдел периодики (ОП), ответственный за создание и поддержку ЭК отечественных журналов. К началу 1992 г. практически весь поток научных изданий обрабатывался в автоматизированном режиме.

Выбранный ППП потребовал, однако, ряда программных доработок. Был существенно доработан формат ввода данных. Не все поля библиографической записи были достаточно структурированы, что затрудняло поиск по её элементам, так же, как затрудняло впоследствии обмен данными с библиотеками - участницами корпоративной системы каталогизации.

Ввод информации осуществлялся с помощью специально разработанных программ, которые обеспечивали дополнительные возможности: развитую систему подсказок, автоматическую простановку авторских знаков, контроль вводимой информации и др. Были разработаны системы формирования валютного заказа и заказа по МКО для ОКИЛ, подписки (для ОКОЛ).

Основная часть прикладных программ была написана на языке ISIS-Паскаль, остальные - на языке Си, а система МБА (середина 1990-х гг.) была сделана на Foxbase. Самой сложной, потребовавшей особых усилий и затрат, стала работа по написанию программы автоматизированной шифровки изданий читальных залов на основе индексов ББК на этапе создания библиографической записи и тем самым автоматического распределения новых поступлений изданий по фондам библиотеки (конец 1990-х гг.)

В начале 1990-х гг. у нас работало уже достаточно много программистов высокого класса. Они решали все вышеперечисленные задачи, но использовали при этом различные языки программирования. Когда с середины 1990-х гг. стали появляться более заманчивые рабочие места, многие программисты постепенно ушли из библиотеки, и поддерживать разработанные программно-технологические фрагменты оказалось некому.

Вот почему уже с 1998 г. начал рассматриваться вопрос об адаптации и внедрении программного комплекса ИРБИС - типового решения в области автоматизации традиционных библиотечных технологий. И в 2001 г. решение было принято окончательно по следующим причинам. ИРБИС: 1) обеспечивает автоматизацию всех основных библиотечных процессов; 2) постоянно развивается; 3) базируется на знакомой платформе CDS/ISIS; 4) является гибкой системой, реагирующей на предложения библиотек-пользователей. И наконец ИРБИС был нам подарен.

Целью внедрения ИРБИС в ГПНТБ СО РАН стало создание информационно-поисковой БД и управляющего инструмента, обеспечивающих функции справочно-поискового аппарата и отражающих все технологические операции, производимые с изданием от момента его заказа до списания.

К началу внедрения ИРБИС мы имели отдельные узкие автоматизированные участки: электронные каталоги на основе обработки книг, авторефератов и продолжающихся изданий с использованием файлов РКП (ЦНОД), БД иностранных журналов, поступающих в СО РАН через ГПНТБ СО РАН (ОКИЛ), электронная картотека отечественных журналов в фонде зала новых поступлений. Все эти ресурсы были выставлены в Интернете.

Сразу было ясно, что часть работ по внедрению будет связана с переобучением, конвертированием данных, а часть - с обучением персонала и переводом традиционных технологий на автоматизированные. Поэтому было решено переходить на ИРБИС - в части подключения структурных подразделений библиотеки - постепенно, и, к сожалению, не по логической и технологической схеме пути изданий, а с отделов, уже работающих в автоматизированном режиме, как более подготовленных и психологически адаптированных к работе в современных условиях, и постепенно подключать другие отделы.

Приняли решение, что первый блок задач будет следующий. Внедрение ИРБИС начнется в ЦНОД (создание под ИРБИС электронных каталогов книг, авторефератов, материалов временного хранения, продолжающихся изданий), ОКИЛ (создание сводного каталога журналов, поступающих в СО РАН). Сразу же к работе будут подключены отделы: 1) читальные залы, в которые поступает иностранная периодика, - они должны делать отметку о получении; 2) сектор сводных каталогов отдела научной библиографии (ОНБ), который должен вносить в ЭК иностранных журналов данные, полученные из институтов СО РАН, о децентрализованном комплектовании; 3) отдел книгохранения, который должен был редактировать ретроспективные данные в ЭК иностранных журналов.

Разработан сетевой план-график, предусматривающий одновременное решение нескольких задач для этих подразделений библиотеки. Согласно плану предполагалось несколько этапов: 1) освоение программных средств, доработка программ; 2) формирование технологических линий, назначение администраторов, решение организационных вопросов; 3) конвертирование данных; 4) обучение и переобучение персонала; 5) доработка справочников, меню; распределение "зон ответственности" по полям, "проигрывание" технологий, проведение экспериментов на тестовой базе; 6) сдача технологических линий отделами; 7) разработка технической документации; опытная эксплуатация и доработка; 8) переход в промышленную эксплуатацию; предоставление в доступ пользователям; 9) предоставление Интернет-доступа к созданным продуктам.

Для оперативного реагирования на все возникающие проблемы, координации работ и контроля за ходом внедрения два раза в месяц проводились технологические совещания.

К моменту внедрения ИРБИС мы уже накопили достаточно богатый опыт организации и ведения ЭК, у нас появилась своя концепция наполнения и сохранения данных. Поэтому основной задачей было переобучение библиотечных специалистов, а в программно-технологическом аспекте - устранение недоработки новой системы, расширение ее возможностей для задач ГПНТБ СО РАН.

Разработчикам ИРБИС отправлялись десятки запросов на решение проблем с созданием библиографических записей на различные виды документов, на получение выходных форм и т. п. Какие-то задачи приходилось решать самим. Например, мы отменили сверку на дублетность при обработке авторефератов диссертаций, так как получая обязательный экземпляр этого вида изданий, иногда также получаем из РКП несколько экземпляров автореферата одного соискателя ученой степени, отправившего все измененные и доработанные экземпляры автореферата своей диссертации. В этом случае система срабатывала на логическое удаление подобной записи.

Переход на ИРБИС потребовал конвертирования всех каталогов и БД. Не обошлось без проблем. Как мы уже говорили, структура нашего "старого" каталога не соответствовала MARC-форматам, тем более RUSMARC. Поэтому не удалось в процессе конвертирования каталогов автоматически разложить БЗ по полям с подполями в полном объеме. Часть полей приходится разносить вручную, что требует больших затрат времени. Была переработана программа формирования шифра читальных залов и распределения новых поступлений изданий по фондам. Для поддержания традиционного каталога доработан формат вывода карточек и разработана программа их печати (по 6 штук на бумаге формата А4). Для каталога зарубежных журналов доработаны программы ввода, поиска и конвертирования.

Заметим, что в период адаптации нам пришлось работать в двух системах: прежней и ИРБИС, т.е. на первом этапе ЭК поддерживался в двух технологиях. С ноября 2003 г. ЭК введен в промышленную эксплуатацию, а авторефераты диссертаций начали обрабатываться в системе ИРБИС с сентября 2002 г. Доступ читателей к ЭК ГПНТБ СО РАН осуществляется без регистрации, что сделано благодаря вводу специально разработанной программы "универсальный читатель" (irbisr0).

Задачи первого блока были в основном решены в 2002 - 2003 гг. С середины 2003 г. главными задачами стали создание ЭК отечественных журналов, перевод под ИРБИС генерируемых в библиотеке библиографических БД, а с 2004 г. - решение комплекса задач для ОКОЛ и конвертирование библиографических БД.

Основой для ЭК отечественных журналов стала конвертированная БД ОНБ "Отечественные журналы, поступающие в библиотеки г. Новосибирска". Следующей задачей явилось создание БД для регистрации поступлений в режиме реального времени. Для этого была проведена сверка записей БД с традиционной регистрационной картотекой, включающей в себя весь репертуар поступающих в библиотеку отечественных журналов, и введены недостающие записи. Благодаря своевременному решению этой задачи обеспечена возможность текущей регистрации журналов 2004 г. Помимо регистрации в каталог вносились и сведения об издании, и одновременно с текущей регистрацией осуществлялось внесение в библиографическую запись недостающих сведений о журнале.

Одновременно с ОП начали работать и другие подразделения: они делали отметку о получении, редактировали ретроспективные записи с указанием места хранения экземпляра (книгохранение). В 2005 г. такую же работу делают читальные залы, в которых хранятся ретроспективные массивы. По плану эта часть работ должна быть завершена осенью. И тогда мы получим продукт, который будет, во-первых, выставлен для читателей, а во-вторых - предложен как основа Отделению ГПНТБ СО РАН, а также институтам СО РАН, имеющим ИРБИС, для организации каталогов отечественных журналов. Так создается основа для формирования распределенного каталога отечественных журналов СО РАН.

Можно сказать, что ЭК отечественных журналов - это результат корпоративного сотрудничества подразделений-фондодержателей, что стало немаловажным фактором для оперативного решения проблем автоматизации этой части библиотечных процессов.

Для развития автоматизации в ОКОЛ в БД "Заказ" созданы программы сверки адресов, проверки на дублетность и БД писем, используются файлы РКП для заказа и решения ряда технологических задач. Одна из возможностей, существенно облегчающая заказ отечественных периодических изданий, - использование Каталога подписки АРСМИ УФПС.

На начало 2005 г. мы имеем следующие основные результаты:

для читателей доступны каталоги книг и продолжающихся изданий (с 1992 г.), авторефератов диссертаций, материалов временного хранения, сводный каталог иностранных журналов, имеющихся в СО РАН; этими ресурсами читатели могут пользоваться с 16 компьютеров в зале каталогов и некоторых залах библиотеки. Читатели видят отметку о местонахождении иностранного журнала - фонд ГПНТБ СО РАН и/или НИИ СО РАН;

для сводного каталога иностранных периодических изданий доработана программа статистики, позволяющая быстро получать данные по издающим организациям, электронным версиям изданий, тематике поступающих журналов;

отработана технология сбора информации об иностранных периодических изданиях, поступающих в библиотеки НИУ СО РАН по децентрализованному комплектованию;

законсервирован традиционный каталог иностранных периодических изданий.

Разработана инструктивно-технологическая документация и алгоритм поиска информации в системе, внедрена технология использования файлов РКП для обработки текущего потока изданий в ИРБИС и подготовки региональных указателей по Сибири и Дальнему Востоку. В структурных подразделениях (ОКИЛ, СБО, ЦНОД, ОНБ, книгохранении, учебно-методическом кабинете библиотековедения, отделе патентной и конъюнктурной информации) также отработана технология и подготовлены внутренние инструкции для работы с текущими поступлениями отечественных и иностранных журналов.

Один из крупных блоков ресурсов, генерируемых отделом научной библиографии ГПНТБ СО РАН - региональные библиографические БД по Сибири и Дальнему Востоку. Конвертированы под ИРБИС уже шесть БД; планируется перевести еще шесть БД, а также сводные каталоги "Сибирская и дальневосточная книга", "История книги и книжного дела в Сибири и на Дальнем Востоке" и др. ИРБИС используется и для представления полнотекстовых коллекций, например БД "Аналитические обзоры по экологии".

К сожалению, как и многие российские библиотеки, ГПНТБ СО РАН не избежала того, что изначально автоматизация библиотечных процессов осуществлялась не в соответствии с технологическим процессом "Путь книги", а проходила изолированно в каждом подразделении. По этой причине при работе в ИРБИС мы не можем на данный момент использовать все возможности, предоставляемые этой системой, при комплектовании изданиями, обработке и ведении каталогов, а также обслуживании читателей в автоматизированном режиме.

Гибкость и возможность дальнейшего развития ИРБИС, с одной стороны - достоинство системы, с другой - дополнительные проблемы и затраты при переходах на ее новые версии. Для нас, очевидно, это связано с тем, что мы являемся крупной универсальной библиотекой, занимающейся централизованным комплектованием и обработкой изданий для библиотек своей сети. И мы вынуждены вносить изменения в типовые библиотечные технологии, разработанные в ИРБИС.

Как известно, все самостоятельные изменения и доработки также самостоятельно должны быть переведены в каждую последующую версию. Это очень трудоемко. Например, переход в апреле текущего года на новую версию ИРБИС потребовал решения целого ряда проблем, в том числе: 1) в рамках реализации ГОСТ 7.1-2003 принудительно преобразовывается в строчную первая буква сведений, относящихся к основному заглавию, заглавию серии, заглавию из общей части многотомника, что не всегда нужно; 2) из кодов автоматически принудительно формируется общее обозначение материала и сведения, относящиеся к заглавию. Поскольку весь массив предыдущего ЭК не имеет таких данных, приходится каждый раз вручную отменять этот сервис. В предыдущей версии этого не было; 3) возникли проблемы с пакетной печатью каталожных карточек, и др.

Большая работа уже осуществлена и предстоит еще немало сделать. Среди ближайших задач, которые необходимо решить для внедрения системы ИРБИС, выделим следующие:

1. Дальнейший пошаговый перевод информационных ресурсов ГПНТБ СО РАН в ИРБИС.

2. Доработка БД "Выполненный заказ" для ОКОЛ. (Здесь стратегической задачей является автоматизация процессов заказа и комплектования фондов с помощью единой технологии.)

3. Создание каталога газет.

4. Изучение, доработка, внедрение АРМа МБА.

5. Конвертирование БД МКО в ИРБИС.

6. Доработка программы регистрации читателей в АРМе "Читатель".

7. Проработка технологии списания изданий из библиотеки.

8. Создание электронной версии тематико-типологического плана комплектования отечественными книгами библиотек НИУ СО РАН - БД "Информационные потребности". Генерация баз данных "Списание", "Издания обменно-резервного фонда" и "Букинист" с возможностью электронного заказа книг через Интернет с помощью этих информационных продуктов.

9. Создание нового интерфейса для веб и представление информационных ресурсов под системой ИРБИС напрямую в Интернет.

Мы предвидим, однако, что ряд процессов в обозримом будущем в нашей библиотеке не реализуемы. Например, технология выдачи и возврата книг на основе штрих-кодирования читательских билетов и экземпляров изданий, так как кодирование всего фонда (около 10 млн единиц хранения) - не реально в ближайшее время.

Мы уверены, что дальнейшее внедрение модулей системы ИРБИС в ГПНТБ СО РАН позволит максимально автоматизировать традиционные библиотечные процессы, избежать дублирующих технологий, унифицировать представление информационных ресурсов в библиотеке, сократить или даже ликвидировать некоторые рутинные традиционные технологии.