УДК 025.21:62(08)
Старущенко Г.П., Хомякова Н.М.
Серые документы
и распределенный библиотечно-информационный фонд
Проблема
комплектования и
хранения серых документов в российскихбиблиотеках.
Распределение ответственности за собирание и хранение
отечественного документного репертуара в библиотечно-информационном фонде (БИФ)
страны требует внимательного рассмотрения различных потоков документов, в
частности так называемых серых.
На страницах отечественной профессиональной печати все чаще
встречаются термины серая литература (СЛ),
серые документы (СД).
Основной причиной, которая вызывает пристальный интерес отечественных
специалистов, является резкое увеличение количества публикаций СД. Этому
способствуют широкое использование средств малой полиграфии, охватывающее все
виды человеческой деятельности, автоматизация управленческого и научного труда,
позволяющая публиковать СД непосредственно в кабинетах учёных и управленцев (desktop
publishing), и другие процессы. При этом роль СД возрастает во всех областях
знаний, в выполнении различных задач: в деле формирования и функционирования
властных структур и механизмов; в продвижении различной продукции, услуг,
достижений науки и техники, новейших разработок и технологий и т.п.
В России только федеральные органы власти ежегодно
выпускают до 35 тыс. документов нормативного характера [1].
Ассортимент всей издательской продукции СД, по мнению экспертов, составляет
150-200 тыс. наименований в год. Количество издательских структур, выпускающих
только региональные СД, колеблется от 2,5-3 тыс. до 10-15 тыс.
[2].
А по сведениям Российской книжной палаты (РКП) в годовом объеме
обрабатываемой ею книжной продукции СД составляют пятую часть - 10 тыс. названий
[3]. Бесспорно, что
цифра весьма занижена (официальной статистики нет). Вывод неизбежен -
колоссальные пробелы изданий в фондах государственного и республиканского
значения архивов печати, библиотек и органов НТИ, потери важной информации для
пользователей отечественного документного репертуара.
Необходимо констатировать, что огромный комплекс проблем,
связанных с СД, возрастает. Среди них: терминологические; формирование потока
издательской продукции СД (печатной, электронной, неопубликованной); унификация
(стандартизация) документов; сбор, отбор и обработка СД; депозитарное и
репозитарное хранение; доступность информации для пользователей и др. Их
рассмотрение требует системного, комплексного подхода, так как СД являются
важной частью БИФ России.
Одна из основных проблем - терминологическая. Отсутствие
четкого ее понимания не позволяет теоретикам и практикам разговаривать на одном
языке, решать проблемы в едином ключе. В российской библиотечно-информационной
лексике наиболее широкое распространение получил термин серая литература
как дословный перевод понятия, сформировавшегося в Великобритании, Франции и
других западноевропейских странах.
В ХХ в. сложилось четкое, зафиксированное в словарях представление о
тождестве понятий серая литература и малотиражный документ -
издание, отпечатанное ограниченным числом экземпляров (от 100 до 3 тыс.)
[4].
И в настоящее время термин серая литература широко используется
отечественными специалистами как аналог термина малотиражный документ.
Однако необходимо учитывать, что в последние годы произошел
отход от понятия литература как более широкой лексической единицы к более
узкому документ. Последний связан с материальным объектом и
зафиксированной на нем информацией любого вида в целях хранения и общественного
использования. В связи с утвердившимся понятием документ мы
считаем, что термин серые документы наиболее полно отражает состав
многообразного потока. К тому же рыночная экономика внесла существенные
изменения в отечественную издательскую практику: широкое
использование малых тиражей для всех видов документов (от 50 до 300-500 экз.) с
последующей их допечаткой при необходимости. В то же время к СД они не имеют
никакого отношения. В разряд малотиражных попал практически весь спектр научных
изданий. Сотрудникам библиотек с этим фактом приходится сталкиваться постоянно и
учитывать его при формировании
фондов. Таким образом, сегодня термины малотиражная и серая
не являются равнозначными, параметры тиража могут входить в определение СД
только как дополнительный признак.
Рассмотрение
существующих толкований понятия СД в зарубежных источниках, а также изучение
сложившейся отечественной практики формирования фондов этими видами документов
позволяют нам дать перечень основных признаков СД: специальное назначение и
вспомогательный характер, использование вне традиционного книгопечатания,
ограниченность тиража и отсутствие торгового оборота, узость сферы
распространения и областей использования, короткий срок действия информации,
быстрое ее устаревание и др. В целом СД - очень динамичные по форме,
узкоспециализированные по содержанию, часто межотраслевые по сфере применения. К
ним можно относить следующие документы:
- опубликованные, электронные и неопубликованные на любом
носителе информации;
- преимущественно ведомственные и межведомственные
(правительственные, научные, деловые, промышленные и др.);
- главным образом подготавливаемые некоммерческими
издательствами и не распространяемые через книготорговую сеть;
- предназначенные для узкого круга заинтересованных лиц;
- обрабатываемые библиографически, в том числе упрощенным и
групповым способами.
Одна из важных проблем - идентификация СД. По своим
характеристикам к СД примыкают и эфемерные (однодневные, мимолетные) издания по
всем отраслям знаний, и имеющие научный характер. Зарубежные национальные
библиотеки (например Британская) рассматривают формирование фондов этой группы
изданий отдельно
от СД. При этом для эфемерных документов преобладают приоритеты временного
хранения, выборочность отбора для удовлетворения информационных запросов.
За рубежом при написании документа авторы должны следовать правилам его
представления в международных стандартах, что помогает в идентификации СД
[5]. Подобная практика у нас отсутствует, что
вызывает много трудностей.
Опубликованные СД составляют значительную часть от общего
объема СД в целом. Их видовой документный поток складывался под воздействием
изменений, происходивших на книжном рынке в 1970-1980-е гг. и постоянно
увеличивавшихся объемов текущих поступлений обязательного экземпляра в фонды
архивов печати и различных библиотек. В основном этот поток состоял из
документов, не имевших регистрационных номеров РКП и не отраженных в летописях
государственной регистрации. Видовой состав их разнообразен: официальные,
нормативные, производственно-практические, учебные, справочные, рекламные и
другие издания.
Виды опубликованных СД получили отражение в разработанных
профилях комплектования национальных и универсальных научных библиотек. Однако
сегодня в силу происходящих изменений, в частности на книжном рынке, требуется
перераспределение ответственности за постоянное хранение отдельных видов
документов. Осмысление этих вопросов, возможно, связано с иными подходами к
некоторым видам документов. Должны ли патенты и стандарты оставаться в составе
СД, или их необходимо в силу значимости рассматривать как самостоятельные виды
документов?
Эти вопросы имеют важное значение и при идентификации документов.
Особого рассмотрения требуют СД в электронной форме, поток
которых постоянно возрастает. Документы все чаще появляются на сайтах различных
организаций, занимающихся научными разработками, высших учебных заведений и др.
Остро стоит проблема определения количественного и качественного состава этого
потока. Определенная часть электронных СД, в силу своих особенностей, никогда не
будет издана типографским способом. Но содержащаяся в них информация
представляет существенный интерес для пользователей, так как отражает передовые
направления развития науки.
Вопросы формирования и упорядочения как электронного, так и
печатного документного потока СД в целом имеют принципиальное значение. С
развитием сетевых ресурсов, электронных библиотек полнотекстовых ресурсов доступ
пользователя к информации будет все более расширяться, а различия между
опубликованными и неопубликованными документами - сглаживаться. Так, традиционно
считается, что будут публиковаться качественные отчеты НИР. Во многих странах
мира с применением самых передовых технологий реализуются проекты электронных
библиотек диссертаций [6, 7].
В состав неопубликованных документов традиционно включаются
диссертации, депонированные работы, отчеты НИР, проекты, переводы, препринты,
заключения экспертов и др. Сохранение и обеспечение использования
неопубликованных результатов научной и научно-технической деятельности возложено
на Всероссийский научно-технический информационный центр (ВНТИЦ), созданный в
1996 г.
Он осуществляет формирование, сохранение и использование федерального фонда
неопубликованных СД, а также новых видов документов, порождаемых инновационной и
инвестиционной сферами, интеллектуальной деятельностью ("банк идей") и др.;
восстановление и расширение связей с региональными органами НТИ, системой,
формируемой ГСНТИ, и т. д. [8]. На региональном
уровне организация фондов неопубликованных СД осуществляется ЦНТБ, ЦНТИ.
При работе с традиционными видами СД библиотеки
руководствуются сложившимися на протяжении длительного времени критериями и
принципами их отбора. Это позволяет в большинстве случаев определить специальное
назначение СД и (или) их вспомогательный характер; ограниченность масштаба
действия при использовании документов; краткосрочность действия или
интенсивность использования; прикладное назначение изданий и т.д. При этом
ведущим признаком является ведомственный (внутриведомственный и
внутриучрежденческий) или межведомственный характер. Подчас издание содержит
настолько разнообразную информацию, что отнести его к одному виду документа
(справочное или рекламное и т. д.) невозможно.
Осознание места и роли СД в рамках БИФ позволит
национальным библиотекам более целенаправленно вести политику по выбору
приоритетов, сделать более строгими критерии отбора данных изданий, учитывая
практику зарубежных коллег. В их работе главный приоритет для СД - это
выборочность комплектования с учетом таких критериев отбора, как
информационная значимость,
научный характер документа, общегосударственное значение, определение
групп материалов, которые оставляются в одном экземпляре, сокращение сроков
хранения дублетов.
При
малоинформативности, однодневности информации проводится дифференциация и
учитывается адресность удовлетворения пользователей. В значительной мере
сужаются объем поступающих документов, хронологическая глубина, границы
временного (преимущественно) или постоянного хранения. Это имеет принципиальное
значение для держателей СД, позволяет переводить определенные категории этих
документов во временное хранение, не только экономить средства, но и
обеспечивать распространение и использование наиболее полной и значимой
информации.
Определенные шаги в этом направлении осуществляются у нас в
стране. Примером может служить работа
Парламентской библиотеки России. Будучи федеральным получателем
обязательного экземпляра официальных документов, она приобретает листовые
официальные документы некоторых органов власти во временное хранение как более
оперативный источник информации
Однако возникают вопросы, в каком объеме эти документы имеются в РКП и где их
постоянное место хранения, кто должен обеспечивать полноту данного вида изданий
- архив печати или федеральный получатель?
Подобные
вопросы как в отношении официальных, так и других видов документов требуют
разработки единых регламентирующих документов в рамках БИФ страны,
распределенной ответственности за СД. За рубежом подобная практика уже
отработана. Так, Национальная библиотека Франции осуществляет временное хранение
эфемерных изданий в течение нескольких лет, затем передает документы на
длительное хранение в специализированные библиотеки.
Некоторые СД
доступны широкому кругу пользователей, поиск их не представляет трудностей
(например документы ВНТИЦ). Сетевая информация доходит до потребителя быстрее
опубликованных результатов исследований и разработок. Поиск документов, менее
четко идентифицируемых, а также собираемых только отдельными библиотеками в
специализированных фондах (производственные инструкции, учебные программы и
др.), затруднен. Наиболее же полно сбор документов осуществляется там, где они
появляются. Поэтому объединение усилий по
комплектованию фондов внутриведомственными изданиями - одно из актуальных
направлений.
В частности, на ежегодной конференции Российской библиотечной ассоциации
(Новосибирск, 18-21 мая 2004 г.) обсуждались проблемы координированного
формирования внутривузовскими изданиями фондов библиотек университетов, вузов [9].
Однако это лишь часть большой проблемы, касающейся полноты отечественного
репертуара СД. Достигнуть полноты можно только в совокупности с фондами
федеральных центров: официальных, специальных (стандартов и патентов) и др., с
фондами библиотек, что связано с необходимостью выработать единые
регламентирующие и другие документы, закрепляющие обязанности партнеров
относительно постоянного хранения СД, полноты сбора информации. Например, по
материалам исследования потоки обязательного экземпляра ВИНИТИ и РКП
различаются, в том числе и полнотой [10], а на
фоне неполноты обязательного экземпляра, поступающего в РКП, национальные
библиотеки получают 60% и менее [11].
Уже в 1980-е
гг. из текущего потока обязательного экземпляра РГБ не принимала 23% СД, РНБ -12
%. Сегодня РГБ отказалась от включения в свои фонды более 100 категорий
малоинформативных и малозначимых
изданий. В этот список вошли
листовые ведомственные и местные материалы, газеты досугового и
развлекательного характера. Определены виды изданий,
которые будут храниться в библиотеке
временно: газеты рекламного типа, бюллетени, справочники по предложению и спросу
на товары. Ведется целенаправленный анализ состава мелкопечатного материала и
отказ от документов, не востребованных потребителями
[12].
Важно отметить, что и РГБ, и РНБ
вводят политику ограничения однотипных документов. Однако перевод документа во
временное хранение, отказ от него взаимосвязаны с определением места СД в
системе постоянного хранения. Существенный вклад в решение этой проблемы может
внести совместная работа РГБ и РНБ по целенаправленному анализу профилей
комплектования СД, выявлению общих закономерностей и различий, определению
единых подходов к отбору документов на постоянное и временное хранение,
уточнению принципов отбора, схем классификации СД по видам, типам и т.д.
Главная задача современного этапа - распределение
ответственности за сбор, хранение и перераспределение СД независимо от носителя
информации на федеральном, региональном и местном уровнях, взаимодействие
информационных центров системы НТИ и библиотек в целях формирования единого
фонда СД. Реализация полноты сбора СД требует широкого и тесного взаимодействия.
Однако эта проблема осложняется отсутствием системного, комплексного
рассмотрения СД в рамках единой, согласованной политики в области национального
БИФ.
При недостаточной четкости в единой политике комплектования
СД у нас в стране особого внимания требуют вопросы, связанные с обработкой и
информационным раскрытием документов. Во всем мире учитывается, что расходы на
комплектование и предоставление библиографической записи каждого названия СД
настолько высоки, что, с одной стороны, возникает необходимость вводить
определенные ограничения, с другой - исключать возможное дублирование при
составлении описания документа.
При включении СД в каталоги и БД для всех национальных библиотек, а также
непосредственно для пользователя принципиальное значение имеет качество
информации.
В зарубежных библиотеках обработка СД производится
лишь тогда, когда научно-информационную значимость материала подтверждает
специалист-отраслевик. У нас в стране многие материалы регионального характера
собираются в РКП для групповой обработки. В республиканских КП целый ряд СД
обрабатывается индивидуально [13]. Сочетание
универсального и дифференцированного учета, перераспределение ответственности
между федеральным, региональным и местным уровнем за обработку документов,
переход от групповой обработки к индивидуальной, библиографическому учету
определенных видов СД и т.п. призваны обеспечить более точное и полное
информационное раскрытие этих документов в интересах сегодняшних и будущих
пользователей.
Объединение и рациональная организация ресурсов - это
сложный и длительный процесс, требующий совместных решений. Основная цель
компромиссов между традиционными и инновационными направлениями библиотечной
деятельности, поиска новых подходов и направлений - наиболее полное
удовлетворение потребностей пользователей, в том числе и в СД.
Список источников
1. Гукова В.Г. Формирование распределенного депозитарного
фонда официальных документов: состояние и тенденции развития // Библ. дело - ХХI
век: Науч.-практ. сб.; Прил. к журн. "Библиотековедение". - 2002. - № 2. - С.
37-45.
2. Иванов В.С. Особенности российского рынка малотиражных
региональных изданий [Электрон. ресурс]. - Электрон. дан. - Режим доступа:
www.gpntb.ru- Загл. с экрана.
3. Российская книжная палата
[Электрон. ресурс]. - Электрон. дан. - Режим доступа : www.bookchamber.ru. -
Загл. с экрана.
4. Терминологический словарь по библиотечному делу и
смежным отраслям знания / Сост. З.Г. Высоцкая и др.,
РАН БЕН. - М., 1995. - С. 268.
5. Багрова И.Ю. Серая
литература: проблемы поиска приобретения и доступности //
Библ. дело: Информ. материалы. - 1998. - Вып. 5-6. - С. 101-106.
6. Вессел Р. Значение международного сотрудничества для
доступности серой литературы // Библ. дело: Информ.
материалы. - 1998. - Вып. 5-6. - С.101-106.
7. Лавренова О.А., Литвинова Н.Н., Сальчева Н.В.
Электронные библиотеки диссертаций за рубежом // Библиотековедение. - 2004. - №
1. - С. 85-92.
8. Протокол заседания Координационного совета
Государственной системы научно-технической информации Министерства науки и
технологий Российской Федерации от 11 апр. 2000 г. [Электрон. ресурс]. -
Электрон. дан. - Режим доступа: gsnti-norms.ru. - Загл. с экрана.
9. Российская библиотечная ассоциация
[Электрон. ресурс]. - Электрон. дан. - Режим доступа:
www.rba.ru.
- Загл. с экрана.
10. Кириллова О.В. Разработка единого подхода к
формированию и использованию фондов информационных центров и библиотек //
Научные библиотеки в новом тысячелетии: проблемы взаимодействия ресурсов;
Материалы регион. науч.-практ. конф. (10-14 сент. 2001, г. Иркутск). -
Новосибирск, 2002. - С. 57-63.
11. Тихомирова Н.Б. Полнота фонда национальной библиотеки в
аспекте автоматизированной технологии // Библ. дело -
ХХI век: Науч.-практ. сб.; Прил. к журн.
"Библиотековедение". - 2002. - № 2. - С. 20-25.
12. Афанасьева Г.Т., Хахалева Н.И., Шпанцева С.М.
Концептуальные основы формирования распределенного библиотечного фонда//
Вестник БАЕ. - 2000. - № 1. - С. 18-27.
13. Джиго А.А., Сухоруков К.М. Книжные палаты как
государственные депозитарии печатной продукции // Библ. дело - ХХI
век: Науч.-практ. сб.; Прил. к журн. "Библиотековедение". - 2002. - № 2. - С.
14-20.
|
