УДК 651
Плешкевич Е.А.
Определение функций документа
Рассмотрены проблемы определения функций документа. Представлена
историография вопроса. Предложено разделить функции документа на общие и
системные. |
Одним из основных вопросов в изучении документа является
определение его функций [1. C. 401].
Функциональность выступает одним из атрибутивных свойств документа. Под функцией
документа понимается его общественная роль, социальное назначение, цели и
задачи, которые он выполняет в рамках информационно-документационной системы.
Содержание функциональности есть величина переменная,
поскольку определение внешних свойств обусловлено, во-первых, пониманием
сущности объекта, а во-вторых, системой отношений, в рамках которой эти свойства
проявляются. И первое, и второе - величины переменные. Так, изменение понимания
сущности объекта ведет к изменению содержания и объема его внешних свойств, т.
е. функций, которыми он обладает. Таким образом, можно выделить изначальные или
генетические функции, свойственные объекту на момент его формирования, и
приобретенные им в ходе его последующего развития.
Конструкция термина документа
тесно связана с его функциями. Как правило, ядро большинства ранних определений
документа строилось на перечислении его функций. Изначальная функция документа,
связанная генетически с понятием документа как доказательства, - это правовая
функция; в ее рамках он используется в качестве письменного доказательства в
судебном процессе. Эта функция составляла основу определения понятия документа
вплоть до ХХ столетия. Дальнейшее выделение функций документа происходило в ходе
расширения как трактовки, так и сферы его использования.
Расширенной трактовки
придерживался Поль Отле. Рассматривая в качестве основного вида документа книгу,
он выделил информационную функцию, проанализировав ее с позиции накопления
знаний, т. е. как мемориальную функцию, и с коммуникативной, т. е. как средство
и способ передачи и распространения информации и данных [2]. Рассматривая
административную документацию в работе "Руководство по администрированию", П.
Отле связал функции документа с технологией документационного обеспечения
управленческого процесса. К управленческим функциям документа он отнес: 1)
изложение правил, организацию и деятельность административных единиц; 2)
надежную и быструю передачу распоряжений и инструкций агентам как администрации,
так и управления; 3) сохранение памяти о фактах; 4) сохранение доказательств; 5)
распространение полезной информации [3].
Следующий шаг в этом направлении сделал К.Г. Митяев [4,
5]. Он подошел к этому вопросу с более широких позиций и связал ряд
функций документа со сферами (видами) социальной деятельности, где используется
документированная информация; детализировал информационную функцию, выделив в
ней подфункции фиксации, передачи (коммуникации) и хранения информации и добавил
правовую, управленческую и историческую. Позже С.М. Каштанов добавил к ним
социальную функцию [6], однако другой исследователь - В.С. Мингалев -
отнес эту функцию к внутренним свойствам документа, т. е. свойствам,
представляющим собой сущность любого документа в отдельности и всех документов
вместе [7. С. 7].
Определенные итоги в этом вопросе подведены в 1970-х гг.
М.П. Илюшенко [8-10]. Под функцией документа она предложила
понимать его целевое назначение, имманентно присущее ему независимо от того,
осознано или не осознано оно автором [9. С. 10]. Опираясь на
информационный подход, исследователь предложила выделить в документе
основополагающую информационную функцию и ряд других функций, которые можно
трактовать как аспект, составные части или подфункции основополагающей. К ним
отнесены социальная, коммуникативная, культурная, управленческая, правовая,
учетная и функция исторического источника. В свою очередь эти функции тоже
включают подфункции. Эта позиция содержит некоторую противоречивость. Как
отмечается, критерием классификации функций является специфика содержания
документа, которая в свою очередь определятся потребностью в реализации той или
иной общественной функции [10. С. 14]. К сожалению, авторы не указывают,
какая специфика содержания определяет информационную или коммуникационную
функции. Было отмечено, что документ по своей природе полифункционален, однако
всегда присутствует доминирующая функция. Удельный вес функций со временем
меняется, и некоторые из них утрачиваются.
Такой подход сохранен и в работе М.В. Ларина [11].
Автор разделяет функции документа на основные и специфические. Он включает в
понятие функции как внутренние, так и внешние свойства объекта и, исходя из
этого, относит к основным функциям документа информационную, культурную,
социальную и коммуникационную.
Иначе подошли к определению функций документа А.Н. Сокова и
М.Г. Гаазе-Рапопорт [12]. Они разделили функции на первичные и вторичные.
К первичным отнесли функции фиксации, сохранения и многократного транслирования
информации во времени и на расстоянии, материализации, осуществления каких-либо
процессов или действий, служения источником сведений и средством доказательства;
к вторичным - функции организации и накопления информации, культурную,
информационную, правовую и др. Подобная дифференциация выглядит не вполне
логичной, поскольку ко вторичным функциям отнесена информационная - основополагающая
функция документа, если следовать логике прежних исследователей.
В конце 1990-х гг. вопросы функций документов рассмотрены
документоведами, придерживающимися новой концепции. Н.Н. Кушнаренко разделяет
весь спектр социальных функций на три группы: главные, общие и специальные [13].
К главной отнесена наиболее обобщающая функция хранения и/или передачи
(распространения) информации во времени и/или пространстве. К общим функциям -
характерные для всех документов - информационная, коммуникативная и
кумулятивная. К специальным - присущие не всем, а определенным видам документов
- управленческая, познавательная, правовая, общекультурная, мемориальная,
гедоническая, статистическая, источниковая и подтверждения авторского права.
Н.Б. Зиновьева дифференцирует функции на общие и
специальные [14]. К общим относит социальную, информационную,
коммуникативную, культурную функции; к специальным - правовую, обучающую,
познавательную, управленческую, мемориальную, учетную, эстетическую,
релаксационную функции.
Более развернутую классификацию функций документа приводит
Н.С. Ларьков [15]. Он разделяет функции на общие и специальные, или
сущностные и прикладные, функции первичного и вторичного порядка, на явные и
латентные. Под прикладными он предлагает понимать функции, которыми документы
наделяются в рамках той или конкретной сферы человеческой деятельности. К
функциям документов, определенным М.П. Илюшенко, Н.Н. Кушнаренко и Н.Б.
Зиновьевой, он добавляет политическую, идеологическую, функцию защиты информации
и товарную. Очевидно, что политическая и идеологическая функции выступают
составной частью культурной функции, включающей политическую и идеологическую
составляющие.
Не вполне понятно, что Н.С. Ларьков подразумевает под
функцией защиты информации. Информация выступает политическим и экономическим
ресурсом только в условиях ограниченного распространения. В процессе
документирования происходит отчуждение информации от её создателей, что
расширяет к ней доступ, лишая авторов документа информационного преимущества.
Исходя из этого можно сделать вывод, что тайнопись и шифрование информации не
являются целью документирования, они направлены на преодоление недостатков
технологий документирования, расширяющих доступ к информации в ходе выполнения
документом его коммуникативной функции.
Неясно, что Н.С. Ларьков подразумевает под товарной
функцией документа, ссылаясь на то, что документы являются продуктом труда,
имеют реальную стоимость и могут выступать объектом рыночных отношений [15.
С. 47]. Обладая внутренними свойствами полезности и редкости, документы могут
выступать в качестве объектов обмена. Исходя из этого, я полагаю, что
способность документа выступать в качестве товара, есть его внутреннее, а не
внешнее свойство, и к категории функций отнесено быть не может. Если под
товарной функцией подразумевать книготорговлю, то купля-продажа книги является
организационной формой выполнения документом пространственного аспекта
коммуникативной функции.
Другой подход к
определению и классификации функций предлагает С.И. Семилетов [16].
В качестве основной он рассматривает функцию фиксации сведений, событий, фактов,
прав, обязательств и сопутствующих реквизитов с целью их сохранения. Остальные
функции он определяет как производные от основной и относит к ним следующие
функции: сохранения или хранения информации во времени неограниченно долго;
коммуникации и/или передачи информации во времени и пространстве для
использования в тех или иных общественных публично-правовых и
гражданско-правовых отношениях, в том числе для передачи исторической памяти,
наследия, связи времен; доказательства в судебных разбирательствах и иных
процессуальных действиях; удостоверения личности граждан, должностных и
физических лиц. Не вполне понятно, что С.И. Семилетов подразумевает под
"сохранением и хранением неограниченно долго", поскольку всякий материальный
носитель имеет естественный срок существования, по истечении которого происходит
его разрушение от физического старения. На мой взгляд, автор излишне раздробил
коммуникативную и правовую функции.
Под другим углом зрения вопрос о функциях документа
рассмотрен в архивоведении в ходе разработки теории экспертизы ценности
документов [17, 18]. Внешней системой, в которой документ
проявляет свои свойства, представлен процесс социального управления. В его
рамках выделены две функции служебного документа. В первом случае посредством
"документа осуществлялась целевая деятельность учреждения - руководящие,
планирующие, исследовательские и другие функции, для осуществления которых
созданы документы" [17. С. 20], т.е. функцией документа выступает
непосредственно сама деятельность учреждения. Во втором случае документы не
требуются для выполнения целевых функций учреждения по самой сущности этих
функций; а функцией документа выступает обеспечение процесса деятельности
учреждения, что не обусловливают напрямую получение ее результатов.
Подводя итоги обзору исследований функций документа, можно
отметить, что выделение функций в большинстве работ происходило, можно сказать,
интуитивно, путем перечисления сфер использования документа. Не вполне ясны,
например, мотивы выделения гедонической, эстетической и релаксационной функций
документа. Удовольствие, развлечение и релаксация достигаются воздействием на
определенные нервные окончания человека, и документы, на мой взгляд, здесь ни
при чем.
Функции документа и их классификацию я рассматриваю с
несколько иных позиций. На мой взгляд, наличие информации в документе - это его
внутреннее свойство, составляющее основу всякого документа. Поскольку только
социальная информация может приобрести документные формы, то информационные и
социальные свойства документа относятся к его внутренним свойствам и не могут
рассматриваться в качестве внешних свойств - функций. Социальная информация есть
определенный аспект и результат отражения социальной действительности, а также
действительности природной в той мере, в какой она вовлечена в орбиту
человеческой деятельности. Исходя из этого понимания природы социальной
информации, это исключительно внутреннее свойство документа. Примерно на той же
позиции находятся В.Г. Афанасьев и А.Д. Урсул, которые в социальной информации
выделяют коммуникативную, управленческую, научно-познавательную,
учебно-воспитательную и агитационно-пропагандистскую функции [19].
Внешние свойства, или функции, проявляются в ходе
использования документа в различных сферах человеческой деятельности. Поэтому
дифференциация функций определяется сферами использования документа.
Документ - это сложный системный объект, первоосновой
которого выступает информационное сообщение, обладающее определенными функциями.
Основной функцией сообщения, заложенной при его создании, выступает
коммуникационная (коммуникативная) функция передачи информации во времени и
пространстве. Традиционно в рамках этой функции выделяют категории документов на
основе классификации маршрутов движения: ориентированные "сверху вниз" или
наоборот по вертикали управления, документы двустороннего или многостороннего
действия и т.д. [15. С. 43-44]. Полагаю, что в рамках этой функции на
основе классификации документируемой информации документы и сообщения можно
разделить на две основные категории. Первая - коммуникации, где основной целью
выступает передача константной семантической информации, содержащейся в тексте
документа. Вторая - коммуникации, где целью выступает передача адресату
структурной информации, содержащейся в структуре текста, где содержание
(семантика) текста играет второстепенную роль, где на основе полученной
структурной информации, по мнению Ю.М. Лотмана, появляется "новый" текст [20].
В первом случае коммуникации создается оперативный документ, во втором -
диахронный документ-книга [21].
Благодаря наличию в сообщении информации, которая может
быть использована для изучения прошлого, данное сообщение может выполнять
функцию исторического источника. Таким образом, сообщение-документ становится
источником не по своей природе, а в силу сложившегося положения, или ситуации.
Он выполняет функцию исторического источника только тогда, когда кто-либо
рассматривает его исторически. "Из всех доступных восприятию историка вещей, -
писал Р.Дж. Коллингвуд, - нет ни одной, которую он не мог бы предположительно
использовать как свидетельство по какой-либо теме" [Цит. по: 22]. Это
свидетельствует о том, что документ выполняет историческую функцию наравне с
другими источниками информации. Предпочтение ему отдается лишь в силу его более
высокой информативности.
Как всякий объект, созданный человеком, сообщение может
выполнять культурную функцию в том смысле, что культура - это совокупность
материальных и духовных ценностей, созданных и создаваемых человечеством в
процессе общественно-исторической практики и характеризующих исторически
достигнутую ступень в развитии общества [1. С. 173]. Эти функции для всех
видов документа общие, поскольку они присущи его первооснове - сообщению.
Системный характер природы документа наделил его другими
дополнительными свойствами, которые условно можно назвать системными. Система
документации, как и всякая другая система, обладает свойствами, отличными от
свойств ее элементов и не равнозначными сумме свойств ее элементов [23].
Первой системной функцией документа стала правовая функция. Позже к ней
добавились управленческая и учетно-статистическая функции, а также культурная
функция, если культуру рассматривать в более узком смысле, как продукты
человеческой деятельности, ценности и признанные способы поведения,
объективированные и принятые в любых общностях, передаваемые другим общностям и
последующим поколениям [24].
Полифункциональность документа определяется также его
высокой информативностью по сравнению с другими известными человеку средствами.
Различным информационным системам присущ разный комплекс
функций. Самой полифункциональной выступает
оперативная информационно-документационная система. В ее рамках документ
выполняет правовую, управленческую, коммуникативную и учетно-статистическую
функции. Особенностью этих функций выступает их оперативный характер. По
исполнении возложенных на документ оперативных функций он утрачивает их.
Одной из основных системных функций выступает правовая
функция. Традиционно под правовой (юридической) функцией принято понимать
функцию фиксации, закрепления правовых норм и правоотношений [9.
С. 15]. Документ реализует эту функцию посредством фиксации юридических форм
закрепления волеизъявления. В ряде случаев само действие может быть признанным
только в случае фиксации информации о нем. В правовых документах, отмечает Р.Ф.
Васильев, происходит выражение воли, т.е. само действие и одновременно способ
выражения и закрепления этой воли [25. С. 8].
На основании этой функции документы можно разделить на
документы правовой практики и правовые акты. Первая категория документов
фиксирует волеизъявление и выступает в качестве доказательства этого
волеизъявления и его обстоятельств. В ряде случаев эту функцию по решению
судебных органов могут выполнять документы, созданные для других целей.
Оперативная длительность выполнения документами этой функции определяется сроком
давности, установленной государством для правового регулирования этих действий.
Вторая категория фиксирует волеизъявление государства, государственных органов
или лиц, наделенных этим правом государством. Документы выполняют эту функцию до
отмены данного волеизъявления в порядке, установленном государством, что на
практике выступает как отмена данного нормативно-правового акта.
Правовая функция имеет сложную структуру: реализуя ее,
документ может выступать в качестве либо вещественного, либо письменного
доказательства. Автобусный билет, найденный на месте преступления, или фальшивая
банкнота, являясь материальным объектом, могут быть использованы, как и все
другие предметы материального мира, в качестве вещественных доказательств.
Документ, представляющий вещественное
доказательство, отмечал П.И.Люблинский, исследуется методом умозаключений по
цепи физической причинности, как и прочие вещественные доказательства, в то
время как документ, представляющий письменное доказательство, подлежит
исследованию с точки зрения достоверности содержащегося в нем фактического
сообщения [26].
Функция документа как вещественного доказательства
возникает в силу исключительных обстоятельств бытования того или иного документа
и не берется в расчет авторами его создания, тогда как способность документа
выступать в качестве письменного доказательства предопределяется его созданием.
Документ как вещественное доказательство выступает наравне с другими видами
доказательства так же, как вещь, индивидуальный и незаменимый предмет, которые
служили орудиями преступления, были объектами преступных действий или сохранили
на себе следы преступлений [27]. Документ как письменное доказательство,
отмечал М.С. Строгович, имеет доказательное значение не как индивидуальный,
незаменимый предмет, а как средство удостоверения описанных в нем фактов [28].
Документ как вещественное доказательство не может быть заменен дубликатом или
копией, тогда как документ в роли письменного доказательства может быть заменен
копией или дубликатом.
Несмотря на всю условность этого деления, предложенного
юристами, я все же полагаю, что функции документа наиболее полно раскрываются,
когда он выступает в качестве письменного доказательства, а функция
вещественного доказательства обусловлена другими причинами. Полагаю, что функция
письменного доказательства определена процессуальными средствами фиксирования
информации и системными свойствами самого документа.
Другой наиболее важной системной функцией документа
выступает управленческая функция, в рамках которой документ выступает средством
организации, накопления информации и обмена ею, средством контроля, отчетности,
выдачи распоряжений, удостоверения совершаемых действий. Документируемая функция
управления находит отражение в содержании управления.
Управленческая функция документа обусловлена функциями
управленческой информации. К функциям организационно-распорядительной информации
Б.И. Ландман и Л.А. Толкачев относят функции регламентации, регистрации
состояния системы управления, реагирования на поступающие сигналы и установления
формы общения [29].
Подход к определению функций управленческих документов,
предложенный Л.П. Никитиной, представляется наиболее рациональным [30].
Исследователь разделила функции управления на общие и специальные. К общим
отнесла подфункции управления - планирование, организационную деятельность,
контроль и др.; к специальным функциям - техническую, коммерческую, учетную и
др. Исходя из этого она определила управление как планирование, организацию,
координацию, контроль и регулирование технической, коммерческой, финансовой,
снабженческой и учетной деятельности. Управление специальными функциями
осуществляется посредством основных функций. Так, управленческий документ может
выступать одновременно распорядительным и финансовым.
Таким образом, функции документа - это его внешние
свойства. Я не отношу к ним информационную и социальную функции, поскольку это
внутренние свойства документа.
Функции разделяются на общие и системные. Общие функции
присущи всем документам, поскольку они заложены в первооснове - сообщении.
Системные функции документ получает в рамках определенных документных систем.
С функциональной
заданностью документа связано понятие качество документа. В
документоведении качество документа определяется как совокупность формальных и
содержательных характеристик документа, обеспечивающих выполнение им своих
функций [31] или как синтез существенных свойств документа,
обеспечивающих ему оптимально эффективное функционирование в сфере его
применения [32].
Понятие качество сложное. В философии под качеством
понимается определенность предмета, в силу которой он является данным, а не иным
предметом и отличается от других предметов [1. С. 150].
Таким образом, качество есть характеристика
его внутренних свойств. Исходя из прагматического подхода к пониманию качества
оно отражает степень достоинства, ценности, пригодности, соответствия тому,
какой данная вещь должна быть. С этой позиции качество - это оценка, данная
потребителем предмету, который способен удовлетворять установленные или
подразумеваемые потребности. Согласно полифункциональной природе документа
качество документа есть величина комплексная. Качественные свойства документа
имеют иерархическую природу. В документе всегда можно выделить доминирующую
функцию, и эта функция определяет качественные характеристики того или иного
документа. Некачественные свойства делают документ некачественным,
следовательно, он не выполняет своих функций. Это приводит к тому, что задачи,
возложенные на данный документ, остаются нерешенными, и для их решения
необходимо создание новых документов, что влечет за собой дополнительные расходы
и усиление информационного шума.
Список использованных источников
1. Философский словарь. 4-е изд. - М., 1981.
2. Отле П. Организация умственного труда // Отле П.
Библиотека, библиография, документация: избранные труды пионера информатики. -
М.: ФАИР-ПРЕСС, Пашков дом. - 2004. - С. 159.
3. Отле П. Руководство к администрированию. - М., 1925. -
С. 4-5.
4. Митяев К.Г. Документоведение, его задачи и перспективы
развития // Вопр. архивоведения. - 1964. - № 2. - С. 27-37.
5. Научные основы управления в СССР. - М., 1968. - С.
384-385.
6. Каштанов С.М. Очерки русской дипломатии. - М., 1970.
7. Мингалев В.С. Общие закономерности и тенденции
документообразования в социально-экономических системах управления (проблемы
изучения): Учеб. пособие. - М., 1983. - С. 7.
8. Илюшенко М.П. О социальной функции документа // Тр.
МГИАИ. Т. 29. - М., 1972.
9. Илюшенко М.П. К вопросу о функциях документа // Сов.
архивы. - 1973. - № 5. - С. 10-17.
10. Илюшенко М.П., Кузнецова Т.В., Лившиц Я.З.
Документоведение: Документ и системы документации: Учеб. пособие. - М., 1977.
11. Ларин М.В. Управление документацией в организации. М.:
Науч. кн., 2002.
12. Гаазе-Рапопорт М.Г., Сокова А.Н. Психологические
факторы в документации и их использование // Вопр. кибернетики: Документалистика
и кибернетика. - Вып. 39. - М., 1978. - С. 27-40.
13. Кушнаренко Н.Н. Документоведение: Учебник. 3-е изд.,
стереотип. - Киев, 2001. - С. 38-40.
14. Зиновьева Н.Б. Документоведение: Учеб.-метод. пособие.
- М.: Профиздат, 2001. - С. 80-82.
15. Ларьков Н.С. Документоведение: Учеб. пособие. - Томск:
Томск. гос. ун-т, 2005. - С. 41-49.
16. Семилетов С.И. Документ как продукт технологического
процесса документирования // Документация в информационном обществе: Проблемы
государственного регулирования документационного обеспечения управления при
переходе на электронные технологии: Докл. и сообщ. на Восьмой междунар.
науч.-практ. конф. 21-22 ноябр. 2001 г. - М., 2003. - С. 221-228.
17. Автократов В.Н., Елпатьевский А.В. Проблемы
комплектования государственных архивов современными документами
(Источниковедческий аспект) // Источниковедение отечественной истории: Сб.
статей за 1975 год. - М., 1976. - С. 5-40.
18. Автократов В.Н. Теоретические проблемы отечественного
архивоведения. - М.: РГГУ, 2001.
19. Афанасьев В.Г., Урсул А.Д. Социальная информация //
Вопр. философии. - 1974. - № 10. - С. 61-74.
20. Лотман Ю.М. Семиосфера. СПб., 2004. - С. 582.
21. Плешкевич Е.А. Основы общей теории документа. -
Саратов, 2005.
22. Про А. Двенадцать уроков по истории. - М., 2000. - С.
82-82.
23. Садовский В.Н. Основы общей теории систем
(логико-методологический анализ). - М.: Наука, 1974. - С. 135.
24. Щепальский Я. Элементарные понятия социологии. - М.,
1969. - С. 42.
25. Васильев Р.Ф. Об определении актов управления как
документов и как действий // Вестник Моск. ун-та. Серия 11. Право. - 1980. - №
5. - С. 3-11.
26. Люблинский П.И. О доказательствах в уголовном суде. -
М., 1924. - С. 56.
27. Воробьева И.Б., Маланьина Н.И. Распознавание подделки
документов. Технико-криминалистический аспект / Под ред. В.В. Степанова. -
Саратов: СГАП, 1999. - С. 4.
28. Строгович М.С. Избранные труды: в 3 т. Т.3. Теория
судебных доказательств. - М.: Наука, 1991. - С. 269.
29. Ландман Б.И., Толкачев Л.А. ОРД как основа
информационного обеспечения процесса управления // Тр. ВНИИДАД. Т. 5. Ч. 1. -
М., 1974. - С. 66-73.
30. Никитина Л.П. Факторы возникновения ОРД на промышленных
предприятиях // Унификация систем документации. - М., 1990. - С. 49-59.
31. Сокова А.Н. Развитие советского документоведения в
условиях научно-технической революции: Автореф. дис. ... д-ра ист. наук. - М.,
1986. - С. 29.
32. Старицына Н.К. К определению понятия "качество
документа" // Основные тенденции и перспективы развития архивного дела и ДОУ:
Сб. трудов / Главархив СССР. ВНИИДАД. - М., 1990. - С. 102.
|
