УДК 027.7
Шубников И. К.
Использование библиотечного мониторинга
в прогнозировании комплектования фонда
вузовской библиотеки
Определение принципиально новой и эффективной политики
комплектования фонда вузовской библиотеки должно основываться на научном подходе
к принятию управленческих решений в его формировании, а также использовании
библиотечного мониторинга в прогнозировании этого процесса. Наблюдение и
прогнозирование состояния исследуемого объекта - две важнейших составляющих
мониторинга как научного метода [1. С. 30].
Проблемы финансирования комплектования Научной библиотеки
Марийского государственного университета (НБ МарГУ) обусловили необходимость
тщательного изучения распределения средств по подразделениям библиотеки. Сегодня
общая политика формирования фонда подразумевает комплектование библиотеки в
целом, реальные потребности подразделений учитываются недостаточно.
Немаловажным является тот факт, что руководство библиотеки
вуза не располагает точными данными о финансировании на текущий год. Но именно
наличие в бюджете университета отдельной статьи расходов библиотеки позволит
иметь ясное представление о финансовом положении для формирования фонда [2.
С. 162].
Целью проведенного исследования стала попытка оказания помощи
общему читальному залу (ОЧЗ) НБ МарГУ в формировании фонда.
Чем объясняется выбор именно этого подразделения? Читальный
зал - специфическая структурная единица любой библиотеки, в том числе вузовской.
Его стабильное, эффективное функционирование требует высокой мобильности и
обновляемости (постоянной и своевременной) фонда, наличия в его составе изданий
последних лет.
Проследить объективность и обоснованность принятых
управленческих решений можно только путем специальных расчетов. Поэтому перед
нами стояла задача: определить оптимальные объемы финансирования и
комплектования фонда ОЧЗ.
Первоочередным являлось определение приблизительной доли
финансовых средств, выделенных на пополнение фонда ОЧЗ, в общем объеме
поступлений. По отчетам библиотеки за год мы не имеем возможности проследить
распределение финансовых средств на комплектование подразделений. С учетом этого
сделана попытка применения следующей методики.
Нам известны некоторые величины; введем для них следующие
обозначения:
Эочз - количество документов, поступивших
за год в подразделение (ОЧЗ).
Эб - количество документов, полученных
библиотекой за год.
Фб - объемы финансирования библиотеки за
год.
Эти величины позволили определить среднюю цену одного
экземпляра книг - Цср, поступивших в библиотеку в
анализируемый период - 2000-2004 гг. (табл. 1), по формуле:
Теперь сравнительно легко можно определить приблизительную
долю финансовых средств, выделенных на приобретение книг для ОЧЗ (Фочз)
(табл. 2).
Доля финансовых средств, выделенных на приобретение
литературы в ОЧЗ, составила в среднем 7% от общего объема финансирования
комплектования за 2000-2004 гг. Графическое представление данных табл. 2
(рисунок) наглядно показывает большие колебания вычисленных нами средних
показателей Фочз., т. е. комплектование фонда ОЧЗ происходит
спонтанно. Этот факт еще раз доказывает необходимость тщательного анализа
деятельности по комплектованию фонда не только ОЧЗ, но и библиотеки в целом, а
также прогнозирования оптимальных размеров комплектования и финансирования на
ближайшие годы.
Используя методику РНБ [3. С. 81], определим
оптимальные объемы финансирования, а также комплектования фонда ОЧЗ. Расчеты
производятся на основе книговыдачи (В). Авторы статьи [3]
объясняют такой подход с точки зрения нагрузки на фонд: чем больше В, тем
больше износ фонда. Следовательно, возникает необходимость его обновления.
Мы внесли собственные поправки в методику специалистов РНБ.
Высчитали не среднюю долю выбытия, а общую за 2000-2004 гг. (табл. 3). Не
включена причина "Непрофильность", так как, на наш взгляд, вузовская библиотека
не должна приобретать непрофильные документы (выбытие по этой причине в отчетах
не проходило).
Данные, приведенные в табл. 3, показывают, что необходимо
прежде всего докомплектовать 2,535% фонда ОЧЗ, чтобы сохранить баланс в
комплектовании. Этот показатель послужит нам своеобразным нормативом для
определения оптимальных размеров комплектования и финансирования. (Следует
обратить внимание на то, что норматив выбытия - здесь 2,535% - необходимо
регулярно пересматривать. Рекомендуется проводить анализ по периодам,
охватывающим 5-10 лет и дающим наиболее объективные данные.)
Теперь можно рассчитать оптимальный объем докомплектования (Допт)
за период 2000-2004 гг. (табл. 4) и сделать прогноз на будущее.
Во время подготовки этой статьи мы не располагали данными
отчета за 2005 г., поэтому сочли возможным и разумным сделать теоретические
предположения о развитии ситуации. Была построена прогнозная модель изучаемого
предмета.
Темпы роста (Тр) книговыдачи (Вочз)
рассчитаем по классической методике [4. С. 61]. За 5 лет в среднем они
составят 1,00732. Следовательно, книговыдача в 2005 г. ожидается 112 926 (Тр
х 112 105) (табл. 5). В плане задана цифра 113 000. Разницу можно не
учитывать, так как на данный показатель влияют возможные колебания количества
читателей, объема фонда.
Позднее - после анализа отчетных данных за 2005 г. - мы
получили следующие результаты. Книговыдача за 2005 г. составила 93 755. По
сравнению с 2004 г. показатель снизился на 16,4%. План не выполнен на 17,04%.
Расхождение с прогнозом - 16,98%, следовательно, его точность - 83,02%. Как бы
то ни было, на наш взгляд, проблема заключается не в корректности сделанного
прогноза, а в необходимости управления ситуацией, находящейся в динамичном
развитии. Каким оно будет - положительным или отрицательным - зависит от точного
и обоснованного расчетами планирования.
Зная, сколько экземпляров поступало в ОЧЗ в 2000-2004 гг.,
высчитаем Тр поступлений за рассматриваемый период (табл. 6).
Ожидаемый на основе предложенных данных объем поступлений в ОЧЗ в 2005 г. - 1390
экз. (Тр средние 1,012) (Тр х 1374).
Очевидно падение темпов роста и книговыдачи, и поступлений.
При этом ТрЭочз>ТрВочз, (за
исключением 2001 г.). Можно сделать предположение о наличии закономерности
накопления документов в фонде при отсутствии положительной динамики книговыдачи.
На конечном этапе исследования (сравнение прогноза с реальными отчетными
данными) гипотеза о падении показателя книговыдачи подтвердилась. Вместе с тем
наше предположение о закономерности накопления документов в фонде оказалось не
совсем верным.
Мы ожидали, что в 2005 г. в фонд ОЧЗ поступит не менее 1 390
экз. документов. Однако поступило всего 657 экз., т. е. расхождение с прогнозной
моделью 52,74%. Точность прогноза - 47,26%.
Сравнивая данные 2005 г. с предыдущими, вновь видим резкое
снижение количества поступивших документов (47,81% от поступлений 2004 г.).
Анализируя ситуацию 2000-2005 гг., мы наблюдаем неравномерное, скачкообразное
пополнение фонда подразделения. Мы не можем говорить ни о положительной, ни об
отрицательной динамике развития фонда. Нам еще предстоит ответить на вопрос,
почему ситуация складывается именно таким образом.
Вернемся к табл. 3. Основными причинами выбытия являются:
"Передача в другие подразделения библиотеки" и "Окончание срока хранения". Если
первая причина может свидетельствовать о попытках сотрудников ОЧЗ
стабилизировать книговыдачу (издания с отрицательным спросом передать другим
отделам), то вторая ясно указывает на реальность пребывания в фонде документов,
потерявших материальную и/или информационную ценность. Читальный зал обязан
регулярно заниматься списанием, а не накапливать ветхие, устаревшие документы.
Это подтверждает мнение об отсутствии научного подхода и эффективных
управленческих решений в формировании фонда ОЧЗ.
Зная, что минимальное выбытие должно составлять 8-10% от
объема фонда, сравним их с реальными показателями (табл. 7). Наблюдается явная
непропорциональность сравниваемых показателей. Но это также зависит от того,
что, списывая документы из фонда по нормативам, мы не сможем реально восполнять
возникающие лакуны: финансирование остается минимальным. Средние Тр
выбытия составят 2,454. Следовательно, ожидаемые объемы выбытия из ОЧЗ 1 087
экз. (Тр х 443).
На самом деле по итогам 2005 г. выбытие составило 1 634 экз.
Это больше прогноза на 50,32%. Помимо этого мы, опираясь на теоретически
обоснованные данные, рекомендовали исключать 8-10% от фонда, т. е. в нашем
случае - приблизительно 1 255 экз. (в 2005 г. по отчетным данным фонд ОЧЗ - 15
694 экз.). Таким образом, по рекомендации должно подлежать выбытию не более
76,8% от реального исключения из фонда.
Причины выбытия, указанные в отчете, - ветхость и моральное
устаревание - занимают основные позиции среди других возможных причин за период
с 2000 г. Это может свидетельствовать о непланомерном исключении из фонда давно
устаревших и износившихся документов, что еще раз подтверждает крайнюю
необходимость разработки стратегии управления фондом.
Обратимся к ранее использованным методикам. Наш прогноз на
книговыдачу за 2005 г. предполагал показатель 112 926. Следовательно, можно
выяснить нормативный (оптимальный) объем комплектования в 2005 г. Процент
выбытия в зависимости от книговыдачи в 2005 г. по прогнозу - 0,00962 (1 087 экз.
/ 112 926). Значит, необходимо приобрести не менее
1 086 экз. (112 926 ? 0,00962), т. е. восполнить количество выбывших документов.
В действительности, по отчетным данным, процент выбытия составил 0,01742 (1634
экз. / 93 755). В итоге общий норматив выбытия в период 2000-2005 гг. составит
0,04277 (0,02535+0,01742).
В то же время, следуя методике, основанной на применении в
расчетах темпов роста, мы получим следующий минимальный показатель:
1,012 ? 1 374= 1 390 экз. Учитывая объем выбытия (прогноз по темпам роста - 1
087 экз.), узнаем итоговый показатель: 2 477 экз. На наш взгляд, применение
данного способа планирования показателей справедливо и допустимо. Он дает нам
возможность "держаться в рамках", т. е. наблюдается положительная динамика, без
ярко выраженных отклонений. Любой процесс идет стабильно, в идеальных условиях
созданной модели.
В чем принципиальное различие полученных нами данных? Из
используемых формул следует, что методика темпов роста не предполагает наличие
посторонних, влияющих на результат факторов (в данном случае книговыдачи).
Следовательно, показатель, как было уже сказано выше, остается идеальным и почти
всегда с положительным приростом. Однако же применение методики специалистов РНБ
не только повышает объем комплектования подразделения или библиотеки в целом, но
также более объективно и учитывает взаимозависимость с другими показателями,
используемыми в повседневной работе.
Зная, каков должен быть нормативный объем комплектования за
2005 г. (именно он является для нас приоритетным и базовым), вычислим, сколько
осталось недокомплектовано (по прогнозу): 3745 - 1390= 2355 экз. Если мы примем
во внимание реальные данные отчета, то недокомплектование в 2005 г. составит
3352 экз. (4009- 657 экз.). В итоге, объем докомплектования 2000-2005 гг. по
прогнозу должен составить 10732 экз. (9645+2355=12000 экз.). В действительности
необходимо докомплектовать 12997 экз.
Теперь остается вычислить приблизительный объем финансовых
средств, необходимых на докомплектование фонда ОЧЗ за период 2000-2005 гг.
Примем за среднюю цену одного издания 150 р. В итоге, финансовые затраты на ОЧЗ
за 5 лет по прогнозу - 1800 тыс. р. (необходимый объем финансовых средств в 2005
г. - 353 250 р.). По отчетным данным на докомплектование фонда за 2000-2005 гг.
необходимо 1 949 550 р. (на 2005 г. - 502 800 р.); напомним, что речь идет о
сумме только для ОЧЗ.
В 2005 г. в Научной библиотеке МарГУ на книги затрачено 1 229
365,23 р.; за год поступило 18 450 экз. Следовательно, средняя цена одного
экземпляра - 66,63 р. Зная фактический объем поступлений в 2005 г. в ОЧЗ (657
экз.), вычислим приблизительную сумму, доставшуюся на комплектование ОЧЗ: 66,63
р. х 657 экз.= 43 775,91 р. Заложенная в предлагаемой прогнозной модели сумма,
необходимая на комплектование ОЧЗ в 2005 г., восьмикратно (!) превосходит
реальные показатели. Расчеты, сделанные на основе отчетных данных (реальная, а
не прогнозная книговыдача), превосходят реальные показатели в 11,4 раза (!).
Полученные цифры заставляют задуматься о текущем положении
библиотеки... И все же применение библиотечного мониторинга, в том числе подобных
расчетов, необходимо сегодняшним библиотекарям-практикам, независимо от типа
библиотеки, ее финансового положения, видового состава фонда. Только создав
рабочую группу в каждом подразделении, а также Совет по формированию фонда
библиотеки, можно добиться положительных изменений. Это требует определенных
временных, трудовых, человеческих ресурсов. Обязательно должно быть подготовлено
профессиональное осознание необходимости данных исследований.
Предстоит в принципе изменить некоторые моменты в управлении
формированием фонда; для этого необходимо:
1. Предоставление библиотеке бухгалтерией университета точных
данных о финансировании на год (полугодие, квартал, месяц);
2. Регулярные доклады Совета по формированию фонда на уровне
ректората;
3. Мониторинг процесса комплектования;
4. Разработка новой схемы распределения документов по
подразделениям библиотеки с учетом мнения факультетов.
Мы рассмотрели одно подразделение библиотеки, однако подобную
методику необходимо применять во всех отделах. Это поможет принять грамотные
управленческие решения в формировании фонда и подразделения и библиотеки в
целом. Возможности для исследований в этой области достаточно широки. Не следует
забывать, что библиотека - вузовская, поэтому возможно аналогичное изучение
подобных ситуаций по факультетам.
Что сотрудники библиотеки, в частности, работающие в отделе
комплектования и в ОЧЗ, могут сделать для выравнивания ситуации? Как управлять
мобильным фондом и как сделать его таковым? Применять ли вышеперечисленные
методики для исследования интересующего нас объекта и дальнейшего планирования и
прогнозирования работы или продолжать полагаться на интуицию и какие-либо
профессиональные знания и навыки? И, главное, как убедить сотрудников
административного аппарата (т. е. бухгалтерию и ректорат) в крайней
необходимости увеличения объемов централизованного финансирования на
комплектование? На эти и другие вопросы нам еще предстоит ответить в ходе
теоретических и практических изысканий.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
- Эйдемиллер И.В. Стратегия формирования фондов публичных библиотек:
маркетинговый подход / И.В. Эйдемиллер. - СПб., 1995. - 124 с.
- Савина Е.А. Компенсация читателями утерянной и испорченной
литературы - источник пополнения фондов вузовских библиотек // Книга и мировая
цивилизация: материалы XI Междунар. науч. конф. по проблемам книговедения
(Москва, 20-21 апр. 2004 г.): В 4 т. Т. 3. - 2004. - С. 161-163.
- Библиотечная эконометрика: сб. науч. тр. Вып. 2. Вопросы управления
формированием библиотечных фондов / Рос. нац. б-ка; сост. В.В. Шилов. - СПб.,
2003. - 120 с.
- Справочник библиотекаря / науч. ред. А.Н. Ванеев, В.А. Минкина. -
2-е изд., испр. и доп. - СПб.: Профессия, 2001. - 439 с.
|
