УДК 025.22:021.852
Шилов В.В.
Обменные фонды: история с учётом
Рассмотрены недостатки действующих библиотечных инструкций в части
учета обменных фондов.
В связи со значительными изменениями в системе
государственного учёта в народном хозяйстве, приближением системы учёта к
общеевропейской практике ныне началась переработка и нормативных актов по библиотечному
учету.
Среди проблем учета документных фондов наиболее остро стоит
вопрос об учёте обменных фондов в составе фондов библиотек, что объясняется
особенностями содержания и назначения этого вида фондов. Они содержат
литературу, не нужную пользователям данной библиотеки. Но эта литература должна
сохраняться до тех пор, пока не прояснится востребованность в ней со стороны
других библиотек.
Анализ нормативных документов, предназначенных
непосредственно для библиотек, показывает, что в части учета фондов они
недостаточно согласованы с бухгалтерскими нормативными документами. Неточность,
неопределённость библиотечных инструкций прослеживается на протяжении
длительного времени. В особенности это относится к обменным фондам.
Согласно Положению о бухгалтерских отчётах и балансах № 167
[1] «Основные средства, переданные
другим учреждениям и организациям в установленном законом порядке безвозмездно,
списываются по балансовой стоимости в уменьшение фонда в основных средствах» [1. П. 25]. Смысл этой нормы однозначный: с баланса библиотеки
списываются только те издания, которые передаются другим учреждениям, в
частности и библиотекам.
«Инструкция по библиотечной технике…» 1954 г. [2] давала возможность определять
порядок передачи литературы в обменный фонд и его учёта в соответствии с
бухгалтерскими правилами, хотя и значительно менее определённо: «Книги, не
нужные библиотеке, но представляющие интерес для других библиотек, передаются в
обменный фонд областной библиотеки»; «Книги, переданные в обменный, исключаются
из основного фонда библиотеки по обычным правилам» (разд. III. Расстановка, хранение и проверка
книжных фондов. Подразд. Д. Обменные фонды [2. П. 134 и 135.]. Что это за «обычные правила»? В отделе
комплектования составляется по типовой форме акт о передаче книг в обменный
фонд [2. П. 55].
Из сказанного вытекало следующее:
1. Обменный фонд входит в систему фондов данной библиотеки.
2. Литература исключается только из основного фонда, но
остаётся в системе фондов (меняет место хранения).
3. Передача в обменный фонд не означает непосредственно
передачу в другую библиотеку, она только предполагается.
Иначе говоря, издания, предназначенные для совершения
обменных операций, занимают место в специализированном для этих целей книгохранилище.
Уход за обменным фондом требует совершения определенных операций, включая
ведение справочно-библиографического аппарата и учётной документации. Для этого
необходимы немалые трудовые и материальные затраты. Соответственно
поддерживается штатная численность библиотеки. Персонал, обслуживающий фонд,
получает заработную плату и т.д. и т.п. за счет бюджета данной библиотеки,
причем в смете все эти расходы планируются. Если обменный фонд (или хотя бы его
часть) не состоит на балансовом учёте, его как бы не существует, но затраты на
его содержание имеются. Это противоречие недопустимо.
«Акт на передачу книг (подразумевается – из основного фонда.
– В.Ш.) в обменный фонд утверждается
директором библиотеки» [2. П. 136] –
это подчёркивает важность события, так как речь идет о формировании основного
фонда, святая святых для любой библиотеки.
«На книги, выбывающие из библиотеки» (обратите внимание –
«из библиотеки», а не из того или иного фонда) составляется акт [2. П. 43], он также утверждается
директором библиотеки и не только – ещё и вышестоящим учреждением [2. П. 45].
При внимательном чтении приведенных пунктов ясно, что
составители инструкции [2] видели
разницу между передачей книг в обменный фонд и выбытием книг из библиотеки. К
несчастью, они не упомянули о необходимости передавать копии актов на
исключаемые из библиотеки книги в бухгалтерию, а ведь это один из моментов
библиотечной технологии.
Аналогичная инструкция 1959 г. [3] сохранила и даже усилила неопределённость инструкции [2], особенно в разделе «Обменные фонды»
[3.
П. 118–134]. По-прежнему акт о передаче книг в обменный фонд должен был
утверждать директор библиотеки [3.
П. 120]. Неопределённость усилена благодаря п. 128 и 130, которые обязывали
директора библиотеки утверждать акт на литературу, отобранную «для других
библиотек и учреждений» (фактически акт о выбытии изданий). При этом
утверждения подобных актов вышестоящим начальством уже не требовалось (в
отличие от [2]). Областное
управление культуры должно было утверждать акты только на исключение изданий,
не возвращенных читателями, утраченных (и не замененных) читателями [3. П. 45]. Безусловно, эти изменения
упростили учет движения фондов, но оставили под вопросом момент снятия книг с
балансового учета.
«Техника работы» 1970 г. попыталась решить спорный момент
прямо и недвусмысленно: «обменно-резервный фонд не берётся на баланс библиотеки»
[4. П. 135]. Соответственно в п.138:
«Акт на передачу книг из основного в обменный фонд составляется в двух
экземплярах, из которых один направляется в бухгалтерию». В данной инструкции
не упомянута необходимость утверждения директором актов передачи, причем
сделано это «обходным путём». Согласно [4.
П. 59] в обменно-резервный фонд могли быть переданы только «излишние экземпляры
книг и книги, не соответствующие профилю комплектования библиотеки для передачи
другим библиотекам в соответствии с инструкцией Министерства культуры СССР 1959
г. «О порядке безвозмездной передачи литературы из неиспользуемых фондов библиотек
министерства, ведомств и организаций». Директор должен был утверждать акты «на
книги, выбывающие из библиотеки по другим причинам» [4. П. 60]. Другие причины – те, что не относятся к п. 59.
Следовательно, акты на передачу в обменный фонд директором не должны были утверждаться.
Парадокс, вытекающий из прочтения п. 59 и 60 как единого
целого, состоял в том, что в п. 59 речь идёт о передаче в обменный фонд, а в п.
60 – о других причинах выбытия книг из библиотеки. Из этого библиотекари делали
вывод, что не будет ошибкой именовать передачу книг в обменный фонд причиной
выбытия книг из библиотеки. Но передача книг в обменный фонд из основного
формально не требовала утверждения директором. Сыграл здесь роль и
психологический фактор: одно дело обозначать причиной выбытия «излишние
экземпляры» или «непрофильные издания» – только такие объекты разрешалось
передавать в обменный фонд (представьте себе удивление чиновника из
контрольно-ревизионного управления: «Зачем было это покупать?!»); другое дело –
указать в акте причину выбытия «передача в обменный фонд».
Проще было отразить технику учёта библиотечных фондов при
отсутствии обменного фонда (в системе фондов данной библиотеки). С этой задачей
должна была справиться в общем и целом «Инструкция…» [5]. В разделе «Учёт выбывающих изданий и материалов» предусмотрена
возможность «безвозмездной передачи литературы из фонда ЦБС другим библиотекам»
(читай: выбытия литературы из библиотечного фонда, из библиотеки [5. П. 55]. Возможность учёта балансовой
стоимости зафиксирована в [5.
П. 61]: «Издания и материалы, переданные безвозмездно другим библиотекам,
учреждениям и организациям, отражаются в документах по их балансовой стоимости».
Косвенный вывод: эти издания, по-видимому, не только отражались в документах
(каких? в актах о выбытии?), но и находились на балансовом учёте в бухгалтерии.
В [5] не указана
необходимость сдачи в бухгалтерию копии акта о безвозмездной передаче литературы
другим библиотекам. Прямо перечислены лишь два случая, когда акт о выбытии
предоставляется бухгалтерии: при
недостаче литературы [5. П. 55], в
случае сдачи литературы в макулатуру [5.
П. 56–57]. В остальных случаях надо только догадываться, что бухгалтерия должна
иметь информацию о выбытии изданий, находящихся на балансовом учёте, независимо
от причин выбытия.
После принятия Федерального закона «О библиотечном деле»
(1994) потребовалось пересмотреть технику работы библиотек по учёту библиотечных
фондов. В частности, статья 14 этого закона определила право библиотек изымать
и реализовывать документы из своих фондов в соответствии с порядком исключения
документов, согласованным с учредителями библиотек в соответствии с
действующими нормативно-правовыми актами». Пересмотр «порядка» длился четыре
года, и этот срок заставляет усомниться в истинности закона Мэрфи, согласно
которому важность проблемы обратно пропорциональна времени, затраченному на её
решение.
В результате «пересмотра» появилась инструкция [6], где вопрос о передаче–выбытии
решился с помощью фигуры умолчания. Операция передачи документов внутри
библиотеки из одного фонда в другой как будто вообще не существует, поскольку
нет никаких упоминаний о том, как оформляется это событие. В Российской национальной
библиотеке издавна подобные операции оформляются с помощью специального акта
приёма-передачи, именуемого «внутренней путёвкой», что совершенно естественно
при разветвленной системе фондов. Нет в [6]
и раздела об особенностях учета обменного фонда, следовательно, приходится
решать ребус: нужно ли при передаче документов в обменный фонд направлять акты
передачи в бухгалтерию для списания с баланса?
Открываем «Форму акта приёма-передачи документов из одной библиотеки
в другую в порядке книгообмена» [6.
Прил. 11] и читаем: акт составлен о передаче такого-то количества таких-то
изданий «общей стоимостью, в том числе стоимость документов, состоящих на
бухгалтерском учёте». Из этого делаем
вывод: передача документов, состоящих на бухгалтерском учёте, в обменный фонд
из других фондов библиотеки, оформляется без снятия их стоимости с балансового
учёта. Эта стоимость снимается с балансового учёта только при передаче
документов в другую библиотеку (т.е. при выбытии документов из библиотеки). Это
возможно лишь при предоставлении сведений в бухгалтерию. Но в основном тексте [6] нет ни слова о необходимости
передачи в бухгалтерию акта (копии, n-ого экземпляра акта),
содержащего сведения о балансовой стоимости выбывающих изданий; поэтому неясно,
какие цели преследовало Министерство культуры, включив в перечень основных
понятий термин балансовая стоимость фонда
[6. Разд. 1].
Описание системы учёта библиотечного фонда [6. Разд. 3] вообще не содержит
упоминания о балансовом (бухгалтерском) учёте, и это не просто забывчивость, а
системная ошибка. Документный фонд библиотеки является объектом, с одной
стороны, бухгалтерского учёта (по стоимости), а с другой – библиотечного учёта
(по количеству и составу). Да и сама [6]
должна была бы именоваться в силу этого Инструкцией
по библиотечному учёту документных фондов, не говоря уже о том, что система
учёта библиотечных фондов только тогда будет системой, если (1) соответствующие
инструкции будут связаны взаимными ссылками и (2) на титульном листе
нормативного документа Министерства культуры будет указание на согласование с
Министерством финансов, органами исполнительной власти, отвечающими за
управление государственным имуществом.
О необходимости передачи в бухгалтерию соответствующей
информации четко прописано лишь в «Инструкции по бухгалтерскому учёту…» [7], которую библиотечные работники
могли и не читать, если их (например новоиспечённых заведующих структурными
подразделениями) бухгалтерия специально не информировала. «Все структурные
подразделения, входящие в состав учреждения, а также учреждения, обслуживаемые
централизованными бухгалтериями, обязаны своевременно передавать в бухгалтерию
необходимые для бухгалтерского учёта и контроля документы [7. П. 10].
В свою очередь, в [7]
нет ни слова о порядке исключения из библиотеки литературы, переданной
безвозмездно (или в порядке обмена) другим учреждениям. Можно предположить всё
что угодно: либо подобные операции вообще не существуют, либо нет необходимости
передавать в бухгалтерию соответствующую информацию. Показан образец акта о
списании литературы лишь по двум причинам: устаревшая по содержанию и пришедшая
в ветхость («ненужное зачеркнуть») [7.
Форма 444].
Новый порядок бухгалтерского учёта, введенный с 2005 г.
«Инструкцией по бюджетному учету» [8]
относительно интересующего нас предмета высказывается кратко: «Выбытие основных
средств оформляется следующими первичными документами: Акт о списании
исключенной из библиотеки литературы (ф. 0504144) с приложением списков
исключенной литературы; безвозмездная передача объектов основных средств
отражается по дебету счетов 010107410 “Уменьшение стоимости библиотечного
фонда”». Из чего следует определенно: стоимость библиотечного фонда уменьшается
только в случае выбытия документов из библиотеки (независимо от причин
выбытия); пока книги находятся в составе одного из специализированных фондов
библиотеки (в данном случае в обменном фонде), нет никаких оснований для их
списания с баланса. Но отсюда следует также, что передача документов внутри
библиотеки из фонда в фонд не ведёт к уменьшению стоимости всего библиотечного
фонда.
А теперь попробуем разобраться со статистическим учетом
обменного фонда. Согласно форме Росстата № 6-НК [9] библиотека обязана предоставлять информацию о количественном
составе библиотечного фонда, выделяя некоторые виды документов; указание на
величину фондов по отдельным структурным подразделениям не предусмотрено. Если
имеется необходимость проанализировать движение фонда с позиций обновления,
размещения и т.д., требуется знакомство с внутренней учётной документацией
библиотек. Таковая регламентировалась «Техникой работы…» [3, 4]. Например, в [4] акты на исключенные из основного
фонда документы должны регистрироваться во 2-й части книги суммарного учета, а
итоги выбытия за квартал переносятся в 3-ю часть книги суммарного учёта [4.
П. 64–65], которая таким образом отражает объём основного фонда библиотеки.
Литература, поступившая в обменный фонд (в частности из основного фонда)
подлежит суммарному учету «в специальной книге» [4. П. 139], а «специальная книга» состоит из двух частей: ч. 1-я.
Поступление литературы; ч. 2-я. Выбытие литературы. Часть третья для обменного
фонда – общий объём фонда – не предусмотрена.
Выходит, обменный фонд не только не берётся на баланс [4. П. 135], но число изданий, в нем
сохраняемых, не обязательно подсчитывать. (Мы прекрасно знаем, что
подсчитывают.) Но, разумеется, у нас нет формальных оснований считать, что
сведения, предоставляемые библиотеками в госстаторганы по упомянутой форме №
6-НК, достоверно отражают количественный объём всей системы документных фондов
российских библиотек, включая обменные фонды. Утерянный процент, может быть, и
невелик, но в абсолютном выражении это несколько миллионов экземпляров – по меньшей
мере.
Вот такая история с учётом обменного фонда, причём основную
роль в ней играли как раз библиотекари.
А теперь о том, чему библиотекарей учат.
Учебник 1961 г. отметил лишь необходимость соответствия
данных библиотечного учёта фондов в ценностном выражении данным бухгалтерского
учёта [10. С. 291]. Как достигается
это соответствие, не сказано.
В издании учебника 1967 г. мы увидели многообещающую
отсылку: «особенности применения этого требования (соответствия. – В.Ш.) в массовых библиотеках раскрыты в
параграфе «Виды учёта» [11. С. 115].
Внимательно прочитав параграф, мы не обнаружили каких-либо упоминаний, что
существует бухгалтерский учёт [11.
С. 117–122]. Об организации обменных фондов рассказано подробно. При этом в
параграфе «Местные источники книгоснабжения» как бы намёком: к этим источникам
библиотеки обращаются, чтобы «воспользоваться междубиблиотечным книгообменом» [11.
С. 104]. Как именно обращаются: покупают, конфискуют, реквизируют, собирают
пожертвования, подбирают бесхозное имущество, приобретают выморочное имущество
и т.д. – неясно. Зато в подглавке этого же параграфа «Междубиблиотечный обмен»
как удар грома: «приобретение изданий специально для обмена не допускается» [11. С. 108]. Относится ли это только к
местным источникам книгоснабжения? Но ещё в [2] по вопросу расстановки книг замечено: «Местные издания,
закупаемые библиотекой для обменного фонда расставляются отдельно» [2. П. 139].
Очень важное замечание: во-первых, покупать для обмена
можно; во-вторых, купленные (неважно, что местные!) издания расставляются отдельно.
Так что в случае, если они будут передаваться в порядке обмена или безвозмездно
другим библиотекам, обеспечивается возможность составления отдельных актов для
передачи в бухгалтерию (если эти издания не успели заранее снять с баланса по
инициативе отдела комплектования). Но это всё наши соображения. Вне соображений
остаётся только то, что из инструкций [3,
4] этот момент техники работы вообще
изъят.
Между тем к тому времени в больших масштабах осуществлялся
книгообмен между центральными библиотеками системы Академии наук СССР и
академий наук союзных республик (в соответствии со специальным постановлением
Президиума АН СССР), причём для этих целей специально приобретались новые
издания.
В учебниках 1961 и 1967 гг. [10, 11] вопросы учёта
обменных фондов фактически не рассматривались.
Учебник 1979 г. отметил, что в 1960-е гг. сеть
обменно-резервных фондов «развивается», более того, сказано: «Весьма
распространённая форма сотрудничества между научными библиотеками страны –
обмен новыми изданиями». Однако нам с вами ясно, что новые издания библиотека
может только купить, поэтому необходимость
балансового учета стоимости литературы, направляемой непосредственно в обменные
фонды, также очевидна.
Может возникнуть вопрос, а нужно ли вообще оставлять
документные фонды библиотек на балансе [12].
В качестве аргумента выдвигается порядок учета музейных фондов, при котором
стоимость музейных экспонатов не ставится на баланс. Но в отличие от
документов, находящихся в составе библиотечных фондов, музейные экспонаты не
выдаются посетителям музеев, до них даже пальцем нельзя дотронуться. А
библиотечные книги выдаются пользователям не только в читальные залы, их иногда
и почтой по МБА отправляют.
Впрочем, я не пытаюсь отстаивать позицию за или против балансового учёта библиотечных фондов. Мне кажется, если уж
требуется вести какой-либо учёт, то он должен быть системным на деле, правила
учёта должны быть чёткими, а их изменения – логичными и последовательными. Иначе
ещё раз придётся вспомнить закон Мэрфи, согласно которому надо запоминать не
правила, а только одни исключения.
Список использованных источников
1.
Положение о бухгалтерских отчётах и
балансах учреждений и организаций, состоящих на государственном бюджете СССР:
Утв. 25 апр. 1961 г. № 167 / М-во финансов СССР // Бухгалтерский учёт в
бюджетных учреждениях: Сб. нормат. док. – М., 1965. – С. 3–22.
2.
Инструкция по библиотечной технике для
областных, краевых и республиканских библиотек / М-во культуры РСФСР. Гл. упр.
культ.-просвет. учреждений. – М., 1954. – 83 с.
3.
Техника работы областной библиотеки:
Инструкция и метод. указания / М-во культуры РСФСР. Гл. упр. культ.-просвет.
учреждений. – М., 1959. – 190 с.
4.
Техника работы областной библиотеки:
Инструкция и метод. указания: Изд.2-е, испр. и доп. / М-во культуры СССР. Гл.
библ. инспекция. – М., 1970. – 231 с.
5.
Инструкция об учёте библиотечного фонда
в государственных массовых библиотеках, объединенных в централизованные
библиотечные системы Министерства культуры СССР: Утв. 22.08.1977 г. //
Руководящие материалы по библиотечному делу: Справочник. – М., 1982. – С.
130–139.
6.
Инструкция об учёте библиотечного
фонда: Утв. М-вом культуры РФ 02.12.1998 № 590 // Библиотека и закон: Юрид.
журн.-справочник. – 1998. – № 5. – С. 242–265.
7.
Инструкция по бухгалтерскому учёту в
бюджетных учреждениях: Утв. М-вом финансов РФ 30.12.1999 № 107н. – М.: Ось–89,
2000. – 256 с.
8.
Инструкция по бюджетному учету: Утв.
М-вом финансов РФ 26.08.2004. № 70н. С изм. и доп. от 10.02.2006. № 25н.
9.
Федеральная служба государственной
статистики (Росстат). Постановление от 11.07.2005 № 43.
10.
Библиотечные фонды и каталоги: Учеб. для
библ. ин-тов / Под ред. Ю.В. Григорьева. – М., 1961. – 226 с.
11.
Библиотечные фонды: Учеб. для ин-тов
культуры. – М., 1967. – 203 с.
12.
Столяров Ю.Н. Критический анализ системы
бухгалтерского учёта библиотечных фондов // Книга: Исследования и материалы. –
М., 2005. – Сб. 83. – С. 107–119.
|
