УДК 027.7+025:65.011.56
Стахевич А.М.
Перевод обслуживания читателей вузовской библиотеки на автоматизированную
технологию
с использованием штрих-кода:
некоторые итоги первого этапа работы
Опыт НТБ Московского автомобильно-дорожного института (Государственный
технический университет).
«Библиотека МАДИ – это центральное звено и лицо
университета» – такова точка зрения ректора государственного технического
университета проф. В. М. Приходько, часто высказываемая им на совещаниях самого
высокого уровня. Согласно ей выстроены отношения ректората (прежде всего
ответственного за работу библиотеки – проректора по учебной работе проф. П.И.
Поспелова) и других структур учебного заведения (хозяйственного отдела, отдела
кадров, планово-финансового отдела, бухгалтерии, вычислительного центра, службы
безопасности, кафедры АСУ, факультета повышения квалификации) с руководством
библиотеки.
В 2004–2005 гг. окончательно определилась позиция ректора по
тотальной информатизации и автоматизации вуза, которая затронула многочисленные
направления и виды деятельности университета. Зарплата сотрудникам стала
выдаваться в основном через банкомат; количество ПК приблизилось к тысяче, их
качество значительно улучшилось; число компьютерных классов выросло до 30;
чертёжные работы студентов с использованием программных средств (например, «AutoCAD») стали нормой
учебного процесса; управление безопасности университета начало работать в
автоматизированном режиме, используя специальные идентификационные карты
личности, заведённые на личный состав вуза в начале 2005/2006 учебного года.
Всё это и разработанная
ещё в 1999 г. и частично реализованная «Программа модернизации деятельности НТБ
МАДИ (ГТУ): Первый этап» (разраб. А.М. Стахевич и А.Б. Беляков) послужили
важной предпосылкой для начала работ НТБ по переводу обслуживания студентов I курса на автоматизированную технологию выдачи
литературы с использованием штрих-кода.
Первый штрих-код вклеен в книгу в информационном
компьютерном центре (ИКЦ) НТБ в марте 2004 г. А уже в мае того же года в
присутствии проректоров П.И. Поспелова, С.В. Гоголина и А.Б. Чубукова на
соответственно переоборудованной кафедре выдачи отремонтированного учебного
абонемента библиотеки «нового» корпуса МАДИ продемонстрирована специальная
суперсовременная библиотечная автоматизированная реляционная программа
(разработчик – студент IV
курса С.Г. Ермаков), принципиально отличающаяся от большинства известных и
использовавшихся в то время в библиотеках страны автоматизированных
информационно-библиотечных систем – «Библиотека» (НБ МГУ), ИРБИС (ГПНТБ
России), «МАРК» (НПО «Иформ-система»), «ЛИБЕР» и др.
В целом «новодел» был одобрен, хотя всем было ясно, что
программа ещё далека от совершенства и предстоит её доработка. Но обнаруженные
недостатки не вызвали особого беспокойства у членов комиссии, поскольку им были
известны огромный творческий, инженерный и трудовой потенциал молодого зав.
отделом автоматизации С.Г. Ермакова, в совершенстве владевшего современными
программными средствами, и энтузиазм сотрудников библиотеки.
Всем казалось, что к началу нового учебного года (2004/2005)
недочеты будут успешно устранены.
Однако жизнь преподнесла горькие неожиданности: 23 июня 2004
г. на военных сборах трагически погиб Сергей Гарриевич Ермаков (1983–2004), а в
скором времени (в начале июля) в больнице с диагнозом «предынсультное
состояние» оказался и директор библиотеки. Работы по автоматизации процесса
выдачи литературы с использованием штрих-кода были временно приостановлены, а
программа С.Г. Ермакова так и осталась недоработанной (уезжая на военные сборы,
Сергей полагал, что для её окончательной доводки должно хватить 10–14 дней).
Вскоре из-за отсутствия в институте специалистов соответствующего уровня эту
уникальную программу пришлось законсервировать.
Выход из безвыходной, казалось бы, ситуации найден осенью
того же года. После многочисленных «походов» в различные вузовские библиотеки
Москвы, обслуживающие читателей с помощью штрих-кода (НТБ МИФИ, РГГУ, ЦНСХБ и
др.) пришлось окончательно отказаться от «аиста в облаках» и вернуться к
«отечественной синичке» – АИБС «Библиотека 5.0», на которой всё это время не
прекращала работу НТБ МАДИ (формирование электронного каталога).
А дальше, уже с помощью специалистов НТБ Российского университета
дружбы народов и сотрудников библиотеки МАДИ подготовка к выдаче литературы
студентам с помощью штрих-кода продолжилась с утроенной энергией при
непосредственном и бдительном контроле за ходом работ со стороны проректора по
УР проф. П.И. Поспелова.
Опускаю многочисленные детали подготовительного этапа:
обоснование выбора самого сложного участка библиотеки в плане эксперимента –
библиотеки учебного корпуса (прежде всего абонемента учебной литературы);
сопротивление и нежелание ряда сотрудников института содействовать успеху новой
технологии обслуживания; многочисленные ошибки технологического порядка;
проблемы в работе ЛВС НТБ, неожиданно возникшие после ремонта отдела обработки,
проведенного без учёта предстоящих нововведений; неготовность электронной базы
«Читатель»; отсутствие штрих-кода в изданиях, возвращаемых читателями на
абонемент, и др.
Огромным напряжением сил и воли дружный и целеустремлённый
коллектив НТБ вовремя обнаруживал и исправлял ошибки (например, пришлось в
течение трёх дней с помощью ПК заново перепроверить около
40 тыс. экз. учебной литературы). Постоянную помощь администрации НТБ оказывали
ректорат, штатные и внештатные сотрудники МАДИ. К 10 сент. 2005 г. учебный
абонемент библиотеки был готов обслуживать студентов по новой технологии. Первым
её объектом стала массовая выдача литературы студентам I курса.
Суть новации состояла в следующем. Впервые полностью
автоматизированы учёт читателей, выдача и возврат ими каждого взятого из
библиотеки издания. В основу положены специальные программы – «Библиотека 5.2»
(разработка НБ МГУ) и Автоматизированная контрольно-пропускная система
«Пропуск» (разработка ЗАО «Телеком-сети и технологии» и Управления безопасности
МАДИ). С помощью первой автоматизированной программы создан электронный каталог
изданий, поступивших в библиотеку с 1993 г., с помощью второй – электронная
база читателей университета
I курса 2005/2006
учебного года, ключевым параметром которой являлась идентификационная карточка
личности (ИКЛ) или так называемый бейдж, включающий фотографию, Ф.И.О.,
индивидуальный код и поле индивидуального штрих-кода студента.
Весь ход работы подтвердил прогнозы. В несколько раз
сократилось время ожидания литературы и выдачи первокурсникам многочисленных
изданий (от 8 до 21 в одном комплекте). Теперь на каждого студента тратилось
чуть больше двух минут с учётом заполнения им «Листка читательских
обязанностей». Многочасовые ожидания студентами «своей» литературы
прекратились. Ветераны библиотеки не верили своим глазам: случилось то, о чём
они так давно мечтали. Эта была всеобщая победа, к которой МАДИ шёл долгие
годы. Такие впечатляющие результаты достигнуты прежде всего благодаря соединению
многих составляющих успеха:
хорошо организованной и продуманной до мелочей всей работы,
каждого участка (поэтому даже выявленные в ходе подготовительного этапа недостатки
оперативно устранялись);
самоотверженности и самопожертвования участников проекта
(М.Н. Додогорской, Н.В. Панцелюзиной, А.А. Прокофьевой, Г.С. Пивоваровой, С.А.
Стальнова, В.Н. Брыля и др.), слаженной работы группы автоматизаторов и
программистов библиотеки и университета (К.А. Баринова, В.Н. Брыля, М.А.
Курбатовой, М.П. Малиновского, С.А. Стального и др.), привлеченных (по телефону
и электронной почте) специалистов НБ МГУ (С.С. Рубиной и Л.Н. Натягановой) и
работавших по договору сотрудников РУДН (А.Н. Шумилова, А.А. Шумилова, Т.А. Соколовой);
ударной помощи библиотеке многочисленных структур
университета в решающий подготовительный период (август–сентябрь), поэтому в
приказе о премиях ректора МАДИ (ГТУ) отмечены не только сотрудники библиотеки,
но и ОК, ИВЦ, УБ, АХЧ, кафедры АСУ и др.;
предварительно и за короткий срок созданной отделом кадров,
а затем оперативно дополненной специалистами Управления безопасности и НТБ
электронной базы вновь зачисленных студентов дневного, вечернего и заочного
отделений МАДИ (ГТУ);
предварительной подборки комплектов литературы (около 2200)
и «сверхнормативной» сверки включённых в них изданий (около 40 тыс. экз.) с библиографическими
записями ЭК;
ликвидации
всевозможных бумажных форм, которые ранее вела библиотека и заполняли читатели.
Их теперь заменила одна форма – «Обязанности читателя НТБ МАДИ (ГТУ)», которую
первокурсники заполняли только один раз (!) перед получением в библиотеке
первой партии книг (прил.);
секундных затрат со стороны библиотекаря при выдаче изданий
читателям и считывании ИКЛ с помощью специального сканера, автоматического
переноса с помощью того же сканера в «поле читателя» библиографических записей
выданных изданий.
Таким образом, электронные базы «Книги», «Читатели» и
индивидуальные штрих-коды каждой книги и читателя практически исключили ошибки
при идентификации личности читателя и взятой/возвращённой литературы. При этом
никакие записи читателей вручную (как это было раньше) не допускались. Более
того, это считалось грубой ошибкой технологического порядка. В возникшем из-за
этого конфликте библиотеки с одним из подразделений института, привыкшим, что
его студентов библиотека ранее оформляла в читатели самостоятельно и вручную,
ректорат поддержал библиотеку. «Особому подразделению» пришлось подчиниться и
сдать в библиотеку «свои данные» – Ф.И.О. студента и номер его группы – в электронном
виде. Таким образом мы избежали ненужной работы и ошибок, связанных со
сложностью Ф.И.О. студентов этого подразделения.
Новая автоматизированная технология обслуживания ещё более
ужесточила контроль за выданными и возвращенными читателем изданиями, повышая
тем самым сохранность библиотечного фонда. Теперь нарушители этих обязательств
(в том числе должники) выявлялись сразу, что лишало их права пользоваться всеми
подразделениями (!) библиотеки до погашения задолженности.
Новая технология предъявила повышенные требования не только
к пользователям библиотеки (Приказом ректора МАДИ им запрещено находиться на её
территории без ИКЛ), но и к сотрудникам. От чёткости и слаженности их действий,
дисциплинированности и ответственности теперь и всегда во многом будет зависеть
успех достигнутых и будущих преобразований.
Таким образом, в жизни библиотеки наступил новый этап,
требующий корректив её деятельности, связанных с существенным изменением
условий работы и зарплаты сотрудников, а также самой организационной структуры
библиотеки, без чего ни о каком дальнейшем развитии НТБ МАДИ и улучшении
обслуживания читателей университета говорить невозможно.
Приложение
ОБЯЗАННОСТИ
ЧИТАТЕЛЯ НТБ МАДИ (ГТУ)
ЧИТАТЕЛЬ (Ф.И.О.): ________________________________________________
___________________________________________________________________
1.
ЧИТАТЕЛЬ НТБ МАДИ (ГТУ) принимает следующие обязательства:
1.1.
Соблюдать график посещения библиотеки, установленный администрацией института.
1.2.
Посещать и получать литературу в библиотеке только при наличии идентификационной
карты личности (ИКЛ) установленного образца.
1.3.
Не передавать ИКЛ другому читателю и не использовать ИКЛ другого читателя.
1.4.
Возвращать выданные в пользование издания не позже установленного библиотекой
срока.
1.5.
Бережно относиться к имуществу библиотеки, включая издания (книги, журналы,
газеты, электронные носители) и вклеенные в них штрих-коды.
1.6.
В случае утери или порчи изданий возвращать их библиотеке посредством покупки
аналогичных изданий в магазинах, либо ксерокопированием, либо наличным расчётом
через кассу института по рыночной стоимости каждого издания.
1.7.
При отчислении или окончании МАДИ сдать в библиотеку все ранее выданные в
пользование издания.
1.8.
Соблюдать тишину и не использовать мобильные средства связи на территории
библиотеки.
2.
При нарушении взятых обязательств читатель может быть лишен права пользования
библиотекой на время, установленное администрацией библиотеки.
Подпись читателя:___________________________________________________
(число, месяц, год)
|
