Е. Г. Мамонтова
Проблемы адаптации
традиционных библиотечных технологий
к программной среде ИРБИС32 (на примере НБ СибГТУ)
Внедрение любой автоматизированной системы в библиотеке –
это адаптация программного обеспечения к сложным библиотечным технологическим
процессам.
Ни одна универсальная АБИС не может полностью учитывать многообразие
и сложность традиционных библиотечных процессов без специальной настройки
модулей, АРМ и средств ввода-вывода информации. Постоянное изменение
контингента пользователей, направленности их запросов, улучшение компьютерной
грамотности пользователей требуют также гибкости и мобильности от АБИС,
внедряемой в библиотеке. Тем более, если это крупная вузовская библиотека,
такая, как Научная библиотека Сибирского государственного технологического
университета (НБ СибГТУ), комплектуемая различными видами изданий, в том числе
электронными, работающая со многими издательствами, осуществляющая информационное
обеспечение не только учебного процесса, но и фундаментальных и прикладных
исследований лабораторий и кафедр.
НБ СибГТУ – одна из
старейших библиотек в регионе. В ее структуре 12 отделов, 2 филиала, 33
кафедральные библиотеки, 5 читальных залов на 350 мест, 8 абонементов.
Богатейший фонд отечественной и иностранной литературы – более 1 млн экземпляров.
НБ оснащена парком современной техники: 2 сервера, 17
читательских и 47 служебных компьютеров, планетарный сканер ЭларПланСкан,
принтеры, ручные сканеры.
Понятно, что такой крупной библиотеке требуются современные
многофункциональные программные средства для автоматизации библиотечных процессов.
Автоматизация в НБ СибГТУ началась с середины 1990-х гг.; с
2002 г. библиотека приступила к внедрению системы ИРБИС32 и за пять лет
накопила значительный опыт. За время внедрения ИРБИС библиотекой освоены
практически все ее возможности:
успешно конвертирован в ЭК массив записей из
программы «Библиотека 4. 02»;
в АРМе «Комплектатор» выполняется ввод заказов, поступлений,
производится списание литературы;
в АРМе «Каталогизатор» создается единый ЭК, в котором на
данный момент свыше 146 тыс. записей. Ведутся БД «Читатели», «Авторитетные
файлы индивидуальных и коллективных авторов». Созданы небиблиографические БД
для управления персоналом и производственным процессом. Для работы с филиалами
и представительствами вуза создаются БД «ВУЗ» и учебно-методической литературы;
в АРМах «Книговыдача» и «Администратор» освоены все возможности;
отрабатывается технология удаленного заказа изданий;
для читателей установлены АРМ «Читатель», Web- и Z-ИРБИС.
Все эти достижения потребовали адаптации ИРБИС к
традиционным библиотечным технологиям НБ СибГТУ, а порой, наоборот,
традиционные библиотечные процессы подстраивались под технологии, заложенные в
ИРБИСе. Остановимся на некоторых значимых моментах.
Автоматизированная книговыдача
Внедрение автоматизированной книговыдачи позволяет ускорить
процессы обслуживания читателей, разгрузив тем самым читальные залы и абонементы.
Автоматизированная книговыдача в НБ СибГТУ внедрена в
четырех подразделениях: научном абонементе, учебном абонементе (1-2 курсов),
читальном зале социально-экономической литературы, научно-библиографическом
отделе.
Понятно, что внедрение
автоматизированной книговыдачи требует большого подготовительного этапа:
снабжения фондов этикетками со штрих-кодами, сверки фонда, его отражения в ЭК,
обучения персонала. Но самое важное – отработка технологии этих процессов.
Существенным моментом для вузовской библиотеки является
наличие в фонде безынвентарной литературы. Как правило – это многоэкземплярные
учебные и методические пособия, которые очень мобильно передаются из подразделения
в подразделение. К тому же часть фонда постоянно находится на руках у
читателей. Поэтому, когда библиотека начала внедрять автоматизированную
книговыдачу на учебном абонементе, возникла необходимость в определении
технологии оклейки штрих-кодами безынвентарного фонда.
Тщательно взвесив все плюсы и минусы индивидуальных
штрих-кодов, Совет по автоматизации НБ принял решение об оклейке безынвентарной
литературы одинаковыми штрих-кодами в рамках одного подразделения. Понятно, что
у такой технологии есть свои недостатки, один из которых – невозможность
достоверно определить, действительно ли свой учебник (а не соседа по комнате в
общежитии) сдает читатель. Но у подобной технологии есть и значительный плюс –
малые затраты на ввод информации в ЭК:
1. ИРБИС32 накладывает ограничения на объем записи. Реальное
количество одного наименования учебника может быть свыше 500 экз. Используя
персональные штрих-коды на каждый экземпляр одного и того же учебника, можно легко превысить ограничения на
объем записи. Присвоение же одинакового штрих-кода решает проблему ограничения
объема записи;
2. Нет необходимости в существенном редактировании записи
при возврате читателем неоклеенной литературы. Штрих-код приклеивается из
кармашка контрольного экземпляра, меняется количество экземпляров в поле 910.
Помимо подготовки фондов, важно правильно организовать ввод
и корректировку данных о читателях в БД. В нашей БД «Читатели» отражены
сведения обо всех студентах очной и заочной форм обучения и сотрудниках вуза,
проводятся регулярные корректировки данных согласно переводным приказам,
перерегистрация читателей всеми структурными подразделениями. Разработаны
методические материалы для ведения этой БД, технологии взаимодействия
обслуживающих отделов, памятки для решения сложных случаев при
автоматизированной книговыдаче, конверторы для загрузки массива записей
первокурсников из вузовской АСУ «Абитуриент». Настроены Ini-файлы, в которых установлены
оптимальные для каждого подразделения сроки предполагаемого возврата.
Важной задачей стала отработка технологии получения
статистических данных по каждой библиотечной операции, выполненной в автоматизированном
режиме. В стандартной поставке ИРБИС уже заложены некоторые средства для
получения статистики. Нами созданы новые поисковые словари, доработан
справочник stt. mnu. Но проблему анализа
выдаваемой литературы по характеру изданий (научная, учебная, методическая)
разработчики ИРБИС предлагают решать каждой библиотеке самостоятельно, при этом
инструменты для получения подобной статистики ими созданы. И в ближайшее время
программистами НБ СибГТУ эта задача будет решена. Но получение статистики
продления (по кнопке «Продлить» АРМа «Книговыдача») пока отсутствует, и здесь
без участия разработчиков уже не обойтись. А для вузовских библиотек эта статистика
очень важна.
Отсутствует также и средство для эффективного управления
фондом. Нет возможности проследить, насколько эффективно используется издание
по подразделениям, поскольку счетчик количества выдач (поле 999) установлен на
издание в целом. Применять же БД RQST (заказов) для проведения анализа использования изданий по
подразделениям также не представляется возможным из-за регулярного опустошения
этой БД.
И тем не менее система ИРБИС позволяет помимо книговыдачи
автоматизировать и другие сопутствующие традиционные процессы. Например, разработанная нами для читального зала «Квитанция
выдачи изданий на ночной абонемент» существенно ускоряет процесс обслуживания
читателей.
Стоит также отметить, что во время массовой выдачи
комплектов учебников первокурсникам использование автоматизированной книговыдачи
значительно ускоряет процесс, но требует большой внимательности от сотрудников
библиотеки.
Автоматизация процессов учета
поступления и выбытия
Пожалуй, это
наиболее измененный нами модуль. Для адаптации данного АРМа нам пришлось
изменить и традиционные технологии отдела комплектования, и технологии ведения
КСУ, и инвентарной книги в ИРБИСе.
Понятно, что типовой бумажный вариант КСУ в большинстве библиотек
претерпевает некоторые изменения. Так произошло и с нашей библиотекой. Мы
несколько расширили параметры КСУ, разделив некоторые виды изданий на подвиды.
Поэтому при разработке технологии автоматизированного учета
нами было принято решение о необходимости настройки технологии пополнения КСУ в
ИРБИСе под наш бумажный вариант. Для этого в рабочий лист КСУ ИРБИСа мы
добавили новые поля, расширили файл RKSU. FST
новыми критериями и изменили выходные формы трех листов КСУ. Теперь пополнение
электронной КСУ происходит на основании только первого поля «Характер»
документа (900^C),
заполнение которого нами строго регламентировано. Тем не менее отказ от ручного
ввода в КСУ не повлияет на возможность проведения в ИРБИСе количественного
анализа фонда, в том числе и по видам изданий.
Внедрение электронной инвентарной книги позволило отказаться
от ведения семи инвентарных книг по разным видам изданий и остановиться только
на двух из них.
Автоматизация
ведения инвентарной книги значительно разгрузила специалиста сектора учета и
позволила задействовать его на других операциях.
Книгообеспеченность
Постоянный мониторинг обеспеченности учебной литературой –
одна из самых сложных и важных задач для библиотеки. Много лет НБ СибГТУ для
этих целей использует программу собственной разработки, которая постоянно
развивается и настраивается под меняющиеся запросы кафедр вуза и министерства.
Вместе с тем у этой программы есть недостатки, которые требуют перехода на
более современные программные средства.
Таким программным
средством должен стать АРМ «Книгообеспеченность» в системе ИРБИС. Попытки
адаптации системы под эти задачи начались, когда в ИРБИСе был лишь модуль
книгообеспеченности. В 2003 г. мы активно сотрудничали с разработчиками,
передали много предложений по доработке этого модуля. Часть предложений вошли в
новый АРМ «Книгообеспеченность».
К сожалению, в силу объективных причин мы приступили к внедрению
АРМ «Книгообеспеченность» только в этом году, поэтому пока трудно сказать,
насколько данный АРМ адаптируем к нашим условиям.
Технологии заимствования
Последние годы темпы роста ЭК НБ СибГТУ значительно ускорились.
Это происходит за счет получения библиографических записей из корпорации МАРС,
а также освоения технологий заимствования записей из ЛИБНЕТ на стадии получения
изданий без предварительного заказа.
Разработчики системы ИРБИС относятся с пониманием к необходимости
заимствования; они предложили специальный инструмент для импорта записей из
ЛИБНЕТ. Безусловно, эта кнопка удобна в АРМе «Каталогизатор», но для библиотек,
работающих с полным технологическим циклом, подобная кнопка нужна и в АРМе
«Комплектатор».
Вступая в корпорацию МАРС, мы приложили значительные усилия
для тестирования конверторов. По нашим замечаниям координаторы МАРС доработали
эти конверторы: нам выдан комплект файлов, позволяющих работать с записями МАРС
непосредственно в системе ИРБИС.
Поскольку в нашей библиотеке для классификации используются
таблицы ББК, отличные от таблиц ББК в МАРС, проведены мероприятия по
составлению таблиц соответствия. По таблице соответствия мы разработали файл
глобальной корректировки, который позволяет ускорить процесс корректировки записей,
импортированных из МАРС.
Таким образом, мы смогли адаптировать ИРБИС под наши требования,
а также существенно снизить затраты на создание библиографических записей.
Лингвистическое обеспечение
Для решения вопросов совершенствования качества ЭК, поиска и
изучения оптимальных лингвистических средств в НБ СибГТУ создана Лингвистическая
комиссия. Решением этой комиссии словарь ключевых слов из программы «Библиотека
4. 02» выгружен в ИРБИС и подключен в виде mnu-справочника к полю 965 Дескрипторы. Ведется регулярная работа
по расширению справочника. На заседаниях Лингвистической комиссии обсуждается
каждый новый термин. В настоящее время в справочнике дескрипторов свыше 42 тыс.
значений.
Для обеспечения единообразия в заполнении полей ввода,
расширения поисковых возможностей ведутся авторитетные файлы индивидуальных и
коллективных авторов, заполняются персоналии, предметные и географические
рубрики.
Качество ЭК во многом зависит и от встроенных в ИРБИС внутренних
словарей, формально-логического контроля части вводимых данных, а также от
автоматической сверки на дублетность. Все эти средства, предложенные
разработчиками, пользователи могут настраивать самостоятельно. Нами активно
создаются новые сценарии поиска, подключаются внутренние словари, внешние
справочники.
Электронная библиотека
НБ СибГТУ более трех лет занимается созданием электронной библиотеки.
В состав ЭБ входят полные тексты научных публикаций сотрудников вуза,
авторефераты диссертаций, редкий фонд по лесному хозяйству,
нормативно-техническая документация. Сегодня в ЭБ СибГТУ свыше
3 тыс. полнотекстовых документов.
Стоит отметить, что библиотека заключает договоры с авторами
публикуемых в ЭБ трудов. В договоре автор указывает уровень доступа пользователей
к своему документу: локальная сеть библиотеки, вузовская сеть, Интернет.
Полные тексты в нашей ЭБ прикрепляются в виде ссылок,
указываемых в поле 951 ИРБИС. Поскольку об уровне доступа нужно информировать
читателя, пришлось создать для этого дополнительные поля; они отражаются в
форматах просмотра-печати как в обычном ИРБИСе, так и в Web-ИРБИСе.
Перед нами встала проблема, каким образом разграничить
пользователям право на просмотр документов различного уровня, ведь в ИРБИСе нет
столь индивидуальной настройки. Эта проблема была решена администратором
локальной библиотечной сети: файлы с полными текстами размещены в трех папках,
доступ к которым различен.
Хочется добавить, что для
удобства библиографов, заключающих авторские договоры с сотрудниками вуза, нам
пришлось автоматизировать процесс учета договоров. Для этих целей и для ввода
информации об уровне доступа мы настроили авторитетные файлы индивидуальных
авторов. При составлении
библиографического описания поле «Авторы» заполняется через Авторитетный файл.
Если авторов больше одного и уровень доступа, указанный в авторском договоре,
разный, то в этом случае документ относится к минимальному из указанных
уровней. В таких ситуациях очень удобно пользоваться Авторитетным файлом.
Проблемы перехода с версии на
версию
Во многих библиотеках переход на новую версию АБИС – это
болезненный процесс, требующий участия не только администратора системы, но и
ведущих специалистов разных подразделений. Особенно тяжело он протекает в
библиотеках, активно вносящих собственные изменения в систему ИРБИС.
У нас этот процесс затягивается надолго: месяц вносятся и
тестируются собственные изменения, затем идет доводка в ходе эксплуатации. Поэтому
наша библиотека вынуждена устанавливать новые версии лишь один раз в год.
Можно сделать вывод: меньше собственных изменений – быстрее
процесс перехода с версии на версию, но система менее адаптирована под конкретные
задачи.
Показатели учета сетевых
электронных ресурсов
Проблемы получения статистики обращений читателей к информационным
ресурсам в автоматизированном режиме волнуют каждую библиотеку. Тем более когда
наблюдается отток читателей из помещений библиотеки при одновременном росте
числа обращений читателей к электронным ресурсам через компьютерные сети и
когда традиционные показатели в действительности не отражают того объема
работы, которую ведут библиотеки, предоставляя доступ к цифровой информации.
Поняли эту проблему и библиотеки Красноярска. В рамках
методического объединения в декабре 2006 г. состоялось заседание, на
котором обсуждались подобные проблемы. В результате были утверждены отчетные
показатели учета фонда и использования сетевых электронных ресурсов.
Часть показателей в
системе ИРБИС можно получить уже сейчас с помощью log-файлов, отслеживающих действия читателей в АРМе
«Читатель» и Web-ИРБИС. Но в log-файл АРМа «Читатель» не попадают данные о просмотре
читателем полного текста, а для log-файла,
ведущегося в Web-ИРБИС или средствами веб-сервера, нужны программы-обработчики данных.
Поскольку получение статистики обращений и использования электронных
ресурсов – общая проблема, то и решать ее библиотеки должны не самостоятельно,
а централизованно – разработчиками.
Заключение
В заключение хотелось бы сказать, что ИРБИС – прекрасный
инструмент, позволяющий пользователям любого уровня использовать его при
автоматизации библиотечных процессов. Но процесс адаптации системы оказывает
влияние на сложившиеся технологические процессы в библиотеке, как упрощая, так
и усложняя некоторые из них.
|
