УДК 025.25:65.011.56
Е. Н. Бочарова, А. В. Васильев,
Е. В. Кочукова, В. С. Наумова
Система централизованного автоматизированного учёта
отечественной балансовой литературы в ЦБС БЕН РАН
Представлена АИБС «Библиобус», позволяющая существенно упростить
суммарный и индивидуальный учет балансовой литературы в библиотеке.
Библиотека по естественным наукам – не только одна из
ведущих библиотек Российской академии наук, но и центральное подразделение
библиотечной сети РАН. БЕН РАН и библиотеки её сети представляют собой уникальную
ЦБС, в которой основные библиотечно-информационные процессы централизованы.
Фонды ЦБС формируются как единый отраслевой фонд, на базе которого
обеспечивается библиотечное и информационно-библиографическое обслуживание
ученых и специалистов НИУ РАН естественнонаучного профиля. БЕН РАН осуществляет
централизованное комплектование и обработку литературы, ведёт сводные каталоги,
обеспечивает обслуживание по МБА, координирует информационную деятельность
библиотек своей сети. Это позволяет существенно экономить средства, выделенные
на приобретение и обработку литературы [1].
В ЦБС БЕН РАН входят 135 библиотек институтов, филиалов и
научных центров РАН, расположенных в Москве, Подмосковье и других городах
России.
Комплектование библиотек ЦБС БЕН РАН имеет свои особенности:
большое количество источников, различная тематика литературы (математика,
физика, биология, химия, науки о Земле и т. д.) для обслуживаемых институтов и
др.
Источниками комплектования ЦБС БЕН РАН являются Российская
книжная палата (РКП), академические институты, издательства и книготорговые
организации («Академкнига», «Физматлит», «Вузовская книга», «Инфра-М», «Научный
мир» и др.). Кроме того, БЕН РАН получает дары от различных учреждений и
частных лиц. Из РКП поступает бесплатный обязательный экземпляр, а от некоторых
издательств – образцы их изданий, на основе которых осуществляется заказ
литературы для библиотек сети [2].
Иногда одно и то же издание может поступить в отдел комплектования
отечественной литературой (ОКОЛ) из нескольких источников и по разным ценам.
Только за 2006 г. через отдел прошли 37 тыс. экземпляров книг (6 986
названий).
В сентябре 2004 г. в ОКОЛ внедрена АИБС «Библиобус»,
разработанная сотрудниками отдела системных исследований и автоматизированной
технологии БЕН РАН. Она позволяет в автоматическом режиме регистрировать каждый
экземпляр издания, поступивший в ОКОЛ из различных источников, распределять
издания по библиотекам, каталогизировать, систематизировать, шифровать и
инвентаризировать балансовую и безбалансовую литературу, а также тиражировать
каталожные карточки, т. е. осуществлять полный цикл обработки литературы.
При создании АИБС учитывались особенности ЦБС БЕН РАН и традиционно
сложившиеся формы учёта поступившей и выбывшей литературы. (Формы актов приёма
и отправки литературы утверждены Президиумом АН СССР в 1972 г. и позднее
не пересматривались [3].)
Исторически сложилось, что в библиотеках Академии наук
обязательны два вида учета: суммарный и индивидуальный [4].
Суммарный учёт даёт сведения о количестве фонда, его составе
по содержанию, видам изданий, источникам поступления, стоимости литературы, а
также о движении фонда. Единица суммарного учета – партия литературы,
поступившая или выбывшая по одному документу. Суммарному учёту подлежит вся
литература независимо от её балансового признака.
Индивидуальный учёт даёт сведения о каждом отдельном
экземпляре издания, поступившем в библиотеку или выбывшем из неё. Единица индивидуального
учета – печатная единица. Этот вид учёта ведётся в соответствии с балансовым признаком
литературы в инвентарной книге или регистрационной карточке. Следует отметить,
что бухгалтерия относит на баланс учреждения стоимость лишь той литературы,
которая записана в инвентарную книгу [4].
В системе «Библиобус» существенно упростились оба вида
учёта.
Ещё одна особенность ЦБС БЕН РАН – объединение в ней
библиотек с различными признаками комплектования: «без условий», «взамен
авизо», по договору.
Фонды библиотек, комплектуемых по признаку «без условий»,
являются неотъемлемыми частями единого фонда ЦБС БЕН РАН; сами эти библиотеки
(54) – отделами БЕН в различных институтах РАН. Литературу они получают
бесплатно и о состоянии фонда отчитываются перед бухгалтерией и администрацией
БЕН РАН.
Фонды библиотек, комплектуемых «взамен авизо», состоят на
балансе своих институтов. Эти библиотеки (47) отчитываются о поступлениях литературы
в свои фонды перед администрацией и бухгалтерией своих институтов на основании
сопроводительных актов и извещений, выданных БЕН РАН. Литературу они получают
условно бесплатно.
Библиотеки, комплектующиеся по договору (34), отчитываются о
поступлениях литературы в свои фонды на основании сопроводительных документов,
выданных ОКОЛ и бухгалтерией БЕН РАН. В соответствии с договорами они
оплачивают поступившую к ним литературу и услуги по ее обработке. Иногородние
библиотеки оплачивают также почтовые расходы, связанные с отправкой им
литературы. Фонды этих библиотек состоят на балансе своих институтов.
В системе «Библиобус» можно производить все операции со
счетами на поступление литературы, связанные с созданием, управлением и распечаткой
сопроводительных актов.
Перед
регистрацией литературы необходимо выбрать или создать счет, по которому
поступила партия литературы. Счету присваивается уникальный номер – он
снабжается префиксом, представляющим собой код поставщика. Вводится сумма
счета, которая должна соответствовать сумме в приложенной к данной партии
литературы товарной накладной и счёт-фактуре.
Приходные акты формируются динамически. Таким образом, после
внесения изменений в данные регистрируемых изданий (например, в поля заголовка,
цены и т.д.) выводимые в приходный акт сведения будут актуализированы.
Предусмотрен также режим просмотра актов с возможностью их последующей печати.
Специальные знаки в окне свойств счёта показывают этап
выполнения регистрации в зависимости от соответствия стоимости
зарегистрированных экземпляров и общей стоимости счёта. Специальные изображения
информируют о том, что регистрация ещё не завершена или что стоимость зарегистрированных
изданий превышает общую стоимость счета. Если стоимость регистрации
соответствует общей сумме счета, операция может быть завершена.
После регистрации изданий, поступивших по тому или иному
счету, можно распечатать приходный акт стандартной формы (индивидуальный учет).
Он представляет собой список изданий, принятых по этому счёту, с указанием цены
каждого экземпляра, сигл библиотек, куда распределено данное издание, а также
балансового признака каждого экземпляра. В строке «Всего» отображаются общее
количество экземпляров и стоимость поступившей по данному счёту литературы.
На основе распечатанных приходных актов и приложенных к ним
финансовых документов формируется отчет для бухгалтерии и администрации
библиотеки о поступившей в отдел литературе. В настоящее время этот отчёт
составляется в полуавтоматическом режиме (EXCEL-таблицы). В таблицу вносятся: источник комплектования,
общее количество и общая стоимость поступившей литературы по каждому приходному
акту, а также её балансовый признак. При помощи формул вычисляются итоговые суммы.
После распечатки таблица сдается в бухгалтерию вместе с приходными актами и
финансовыми документами. Она является основой для отчета о поступлении
литературы на баланс отдела.
По завершении полного
цикла обработки литературы каждый экземпляр издания может быть внесён в соответствующий расходный акт – лист инвентарной
книги учета фондов библиотек ЦБС (стандартная форма № 5) [3].
Формы расходных актов создаются системой также динамически.
Любой расходный акт может быть напечатан неограниченное количество раз. Все
изменения, внесённые в базу данных «Библиобуса», отражаются в актах. Например,
если после печати расходного акта обнаружена ошибка в стоимости издания, то
после её исправления вновь напечатанный акт будет содержать обновленную
информацию.
На лицевой стороне акта указываются: сигла библиотеки,
признак её комплектования, перечень изданий с ценой, а также общая сумма и
количество отправляемых книг. На обратной стороне формы № 5 библиотеки вносят
информацию об инвентарных номерах и шифрах, присваиваемых каждой книге в
соответствии с принятыми в данной библиотеке правилами.
Нумерация формируемых расходных актов сквозная для каждой библиотеки.
Установка начальных параметров нумерации производится администратором системы в
начале финансового года.
В «Архиве расходных актов» можно получить информацию о количестве
напечатанных и отправленных документов, в том числе и за заданный промежуток
времени; количестве единиц отправленной в данную библиотеку литературы и ее
стоимости по балансовым актам с сентября 2004 года. В табл. 1 представлен
фрагмент архива расходных актов.
Таблица 1
Фрагмент архива расходных
актов
Сводные отчёты по отправке литературы формируются также в
полуавтоматическом режиме (EXCEL
и WORD). В таблицы
вносятся данные по зарегистрированным в текущем месяце расходным актам по
каждой библиотеке отдельно. В соответствии с ранее введёнными формулами можно
получить сведения о количестве отправленной литературы и ее стоимости за месяц,
квартал, полугодие и год в каждую библиотеку и в библиотеки одного признака
комплектования. Фрагмент отчёта о выбывшей из ОКОЛ литературе представлен в
табл. 2.
Таблица 2
Фрагмент отчёта о выбывшей литературе
Отчеты сдаются в бухгалтерию, и по ним списывается выбывшая
из ОКОЛ литература.
Практика показала, что в результате внедрения в эксплуатацию
АИБС «Библиобус» существенно увеличилась производительность труда, чему
способствовала автоматизация многих процессов обработки литературы, в том числе
и её учёта.
В настоящее время разрабатываются дополнительные программные
средства, которые позволят полностью автоматизировать систему учёта литературы
в ЦБС БЕН РАН.
Список использованных источников
1. Каленов Н. Е. Функции библиотек
РАН в современных условиях // Информационное обеспечение науки: новые
технологии. – М. : БЕН РАН, 2005. – С. 6–16.
2. Власова С. А.,
Дмитриева З. Г., Кочукова Е. В. Состояние и перспективы
развития системы комплектования отечественной непериодической литературой в БЕН
РАН // Информационное обеспечение науки: новые технологии. – М. : БЕН РАН,
2005. – С. 137–142.
3. Учет фондов в библиотеках Академии наук
СССР и Академий наук Союзных республик. Инструкции и учетные формы. – 2-е изд.,
перераб. и доп. – М. : Библиотечный совет по естественным наукам при Президиуме
АН СССР, 1972. – С. 4–19.
4. Путь книги в процессе обработки
(временная инструкция). – М. : БЕН АН СССР, 1980. – С. 6–19.
|
