УДК 025:65.011.56
Л. Г. Поветкина,
Н. В. Сороколетова
Построение модели корпоративного взаимодействия
государственных и муниципальных библиотек для создания
сводных электронных ресурсов Белгородской области
Основной особенностью функционирования автоматизированных
библиотечно-информационных систем в настоящее время является корпоративность.
Библиотеки объединяются для решения одной из главных задач – корпоративной
каталогизации, так как только совместными усилиями можно добиться сокращения
затрат на каталогизацию, унифицировать библиографические записи (БЗ),
обеспечить совместимость электронных каталогов
и баз данных. Все это в итоге ведет к повышению качества обслуживания
пользователей, в том числе и в режиме онлайнового удаленного доступа.
Продукт корпоративной каталогизации библиотек Белгородской области
– Сводный каталог (СвК) муниципальных библиотек. Его создание стало возможным
благодаря приобретению администрацией области в мае 2004 г. АБИС «OPAC-Global».
К началу освоения технологии ведения сводного электронного
каталога (СвЭК) – август 2004 г. – только 46% централизованных библиотечных
систем вели локальные ЭК; ни один редактор каталогов ЦБС не владел технологией
работы в Интернете. Специалисты Белгородской государственной универсальной
научной библиотеки (БГУНБ) к моменту реализации проекта создания СвЭК
муниципальных библиотек уже имели опыт работы в корпоративных системах и опыт
каталогизации в формате RUSMARC,
что подтверждалось соответствующими сертификатами. Два специалиста (главные
библиотекари отдела обработки и каталогизации) к тому времени прошли обучение в
центре ЛИБНЕТ, получали консультации, знакомились с инструктивно-методическими
материалами по машиночитаемой каталогизации в RUSMARC. (В настоящее время отдел
располагает уже тремя сертифицированными специалистами.)
Организационную и методическую работу по внедрению системы,
координации процессов, технической поддержке, программному обеспечению и
обучению специалистов возглавила БГУНБ в лице специалистов двух отделов –
отдела автоматизации библиотечных процессов и отдела обработки литературы и
организации каталогов. Перед ними стояли задачи разработки технологии создания
и ведения СвЭК муниципальных библиотек, который должен был формироваться с
помощью технологии заимствования БЗ из трех библиографических БД
каталогизаторами 24 муниципальных библиотек в удаленном режиме с использованием
формата RUSMARC для
каталогизации изданий.
Технология ведения ЭК муниципальных библиотек прошла
несколько стадий развития. Прежде всего необходимо было обучить всех каталогизаторов
ЦБС основам работы в Интернете, так как формирование каталога подразумевало
использование глобальной сети в качестве канала связи между центральным
сервером и рабочими местами каталогизаторов ЦБС. Одновременно с этим
каталогизаторы должны были познакомиться с методикой заимствования записей из
доступных библиографических БД и размещения этих записей в СвК.
Особая проблема на этой стадии состояла в том, что
специалисты ЦБС оказались не готовыми воспринимать свою работу как совместную.
После получения элементарных навыков работы в Интернете каталогизаторам ЦБС
было предложено проводить работу по наполнению СвК в следующей последовательности:
- проверить наличие записи на каталогизируемое издание в СвК
муниципальных библиотек;
- если запись уже существует – добавить к ней сиглу своего
района;
- если запись отсутствует – найти ее в одном из доступных для
заимствования каталогов и поместить в каталог муниципальных библиотек, поставив
соответствующую сиглу (приоритет доступных для заимствования каталогов таков:
сводный каталог областных библиотек, БД «Вся Россия», Сводный каталог библиотек
России – СКБР);
- если запись нигде не найдена – сделать соответствующую
пометку и перейти к следующей записи.
На практике каталогизаторы ЦБС, игнорируя проверку наличия
записей в СвК муниципальных библиотек и СвК областных библиотек, стали активно
заимствовать записи напрямую из российских БД. Такая практика привела к
быстрому накоплению множества дублетных записей и созданию вместо консолидированной
БЗ (одна БЗ и 24 сиглы хранения) массивов с распределенными сиглами хранения и,
что немаловажно, нерациональному использованию выделенных на эти цели средств.
Сложившаяся ситуация обусловила появление следующей стадии
развития технологии ведения СвК муниципальных библиотек. Каталогизаторам ЦБС
было программно запрещено заимствование из российских БД. Накопленный ошибочный
массив БЗ был равномерно распределен между ними. Специалисты БГУНБ провели
обучающие семинары, указав на типичные ошибки. И в установленные сроки
каталогизаторы ЦБС совместными усилиями устранили ошибки ввода. Этот момент
привел к осмыслению уровня ответственности каждого каталогизатора за состояние
общего электронного ресурса.
Параллельно каталогизаторы столкнулись с ошибками программного
конвертирования записей, заимствованных из БД «Вся Россия» (например, поля 101
– язык документа, 610 – неконтролируемые предметные термины, 686 – индексы
других классификаций и др.).
Специалисты отделов обработки и каталогизации, автоматизации библиотечных
процессов БГУНБ провели анализ этих ошибок, в результате чего каталогизаторам
ЦБС предложена методика устранения ошибок машинного конвертирования и расширены
права на редактирование полей БЗ (изначально им было доступно только поле 899 –
данные о местонахождении).
После завершения редактирования каталога, чтобы ускорить
формирование ядра СвЭК, устранить дублирование в работе, специалисты БГУНБ
предложили каталогизаторам ЦБС методику распределенной каталогизации ретрофонда
в СвК муниципальных библиотек.
Мы понимали, что рост объема СвЭК – один из показателей его
развития, но не самый главный. Прежде всего пользователей будет интересовать
содержание БД. Поэтому на установочном обучающем семинаре проведены
консультация по отбору литературы, подлежащей ретроконверсии (в первую очередь
это касалось изданий социально-экономического и политического циклов), и
практические занятия; между ЦБС равномерно распределены обязанности. Теперь
каталогизаторы должны были проверять и каталогизировать новые поступления по
первоначальной схеме, а ретроввод осуществлять по усеченной, минуя этап
проверки записи в СвК муниципальных библиотек, так как каждая ЦБС отвечала за
свой блок записей, что предполагало отсутствие пересечений. В ходе работы
целесообразность такой схемы ретроввода полностью подтвердилась.
Таким образом, ведение СвК перешло на следующую стадию, в
ходе которой часть участников завершила ввод своего массива; сформирован список
изданий, требующих отражения в СвК, но не имеющих записей для заимствования.
Перед методическим центром встал вопрос о дальнейших шагах по развитию
технологии ведения СвК.
Проанализировав результаты работы, мы выявили шесть ЦБС, показавших
высокую скорость ввода записей и безупречное качество обработки изданий. Было
решено создать на их базе шесть опорных областных центров для выполнения
промежуточных функций между БГУНБ и остальными ЦБС с правом заимствования
записей из СКБР и формирования новой записи в формате RUSMARC. За каждой опорной ЦБС были
закреплены по три подшефные.
Технология ведения СвК предполагает такую последовательность
операций:
- каталогизаторы ЦБС осуществляют ретроввод каталогов по
первоначальной схеме;
- карточные массивы, записи на которые не найдены, разбиваются
на три блока: издания до 1990 г., с 1991 по 1997 г., с 1998 г.;
- издания до 1990 г. внимательно просматриваются, и в ЭК
отражаются только те, которые востребованы пользователями или имеют особую ценность.
Если их нет в БД «Вся Россия» либо нет возможности создать прототип на основе
записи, незначительно отличающейся от искомой (например годом издания), списки
таких изданий пересылаются в опорную библиотеку для создания на них в СвЭК
машиночитаемых усеченных записей;
- издания с 1991 г. по 1997 г. продолжают
заимствоваться из БД «Вся Россия», или на них создаются прототипы записей. В
противном случае опорными библиотеками формируются усеченные записи;
- издания с 1998 г. продолжают заимствоваться всеми ЦБС
из БД «Вся Россия», если их там нет, то списки изданий по электронной почте высылаются
в опорную библиотеку для заимствования из СКБР. Если эти записи отсутствуют и в
СКБР, то каталогизатор опорной ЦБС создает в СвЭК машиночитаемые усеченные
записи с указанием сигл соответствующих подшефных библиотек. Списки усеченных
записей пересылаются по электронной почте специалистам в отдел обработки и
каталогизации БГУНБ для доработки и поставки в СКБР.
В процессе работы выяснилось, что не все опорные библиотеки
справились с этой ролью. Некоторые системы показали неудовлетворительные
результаты: заимствование из СКБР отсутствующих в местных СвК записей не
производилось не только для подшефных библиотек, но и для себя, не создавались
новые записи. Это заставило произвести замену двух опорных систем. Перестановка
дала определенные результаты: количество заимствованных записей из электронной
базы СКБР значительно возросло, активизировалась работа опорных библиотек по
выполнению заказов подшефных.
Практика работы выявила и другие проблемы, в том числе
качества каналов связи и оборудования, нехватки машинного времени для работы в
Интернете (изначально каталогизаторы всех ЦБС работали в сети по 2 часа в день,
а опорных – 3–4 часа), а также периодически возникающую кадровую проблему в
ЦБС. Для ее устранения, в частности для повышения квалификации каталогизаторов,
работающих в электронной среде, мы разработали и уже опробовали дистанционное
обучение.
Все специалисты отделов обработки и комплектования,
занимающиеся формированием СвЭК, приняли участие в областных обучающих семинарах
на базе БГУНБ и, после выполнения контрольных заданий, получили Свидетельства о
праве каталогизации в СвК Белгородской области. А Борисовская, Вейделевская,
Новооскольская, Прохоровская, Яковлевская районные и Старооскольская городская
ЦБС, являющиеся опорными, получили право заимствовать записи из СКБР и
создавать новые (усеченные) записи для себя и подшефных библиотек.
Кроме того, в ряде систем дополнительно подготовлены
специалисты для ввода ретрофонда. С этой целью на базе отдела обработки и
каталогизации БГУНБ проводились индивидуальные стажировки и консультации,
практические занятия в учебной БД. (По мере необходимости они проводятся и по
сей день.)
Вопросы организационного характера – подготовка кадров,
увеличение машинного времени для каталогизаторов, устранение технических неполадок
– обсуждались с руководством ряда ЦБС и в основном решены положительно.
Все эти мероприятия способствовали быстрому и качественному
наполнению БД СвК. В 2006 г. ее объем увеличился вдвое и составил на конец
года 56 100 БЗ.
Наполняемость и качество записей СвК еженедельно отслеживается
куратором – ведущим библиотекарем отдела обработки и каталогизации БГУНБ; с
каталогизаторами поддерживается постоянная связь по электронной почте. В конце
каждого месяца собираются сведения из всех ЦБС, после их анализа делаются
соответствующие выводы.
2006 г. стал годом успешной работы по формированию СвЭК
муниципальных библиотек Белгородской области: завершен распределенный ввод
ретрофонда, каталогизаторами ЦБС освоена технология создания как прототипа
документа, так и новой записи в формате RUSMARC. Сейчас продолжается дальнейшая сверка учетных каталогов
с уже сформированной в процессе распределенного ввода базой СвЭК. Суммарный
объем СвЭК составил на 7 марта 2007 г. 118,5 тыс. записей.
До 2004 г., т. е. до начала формирования СвЭК, только около
половины ЦБС области в течение 10 лет вели локальные ЭК на новые поступления, и
на начало 2004 г. их суммарный объем составлял 73,5 тыс. записей.
Учитывая, что фонды ЦБС по своему составу идентичны, количество оригинальных БЗ
в электронном виде на тот момент было около 7 тыс. А за два года интенсивной
работы СвЭК муниципальных библиотек накопил 56 тыс. консолидированных БЗ. Он
отражает фонды всех муниципальных библиотек Белгородской области, дает
возможность ее жителям получить найденную в этом каталоге книгу обычной почтой
по МБА или отсканированную ее часть по электронной почте из любого населенного
пункта области.
Проблему представляет ведение муниципальными библиотеками собственных
ЭК с минимальными трудозатратами. Эти вопросы решаются совместно с разработчиками
АБИС «OPAC-Global». В настоящее время
обсуждаются оптимальные способы решения задач, естественно возникающих в
результате практической работы, т. е. фактически промышленной эксплуатации
АБИС.
Но, несмотря на все сложности, с переходом на новое
программное обеспечение библиотеки области повысили оперативность и полноту обслуживания
пользователей, в том числе удаленных. А каталогизация заимствованием позволила
сократить финансовые и трудовые затраты при создании сводного каталога.
Таким образом, кооперация в создании и корпоративное
использование информационных ресурсов – модель будущего эффективного взаимодействия
библиотек – в Белгородской области становится реальностью.
В 2007 г. сверка учетных каталогов полностью
завершится, и СвЭК муниципальных библиотек области будет продолжать пополняться
записями на текущие поступления. Естественно, высвободится время и появится
возможность перейти к следующей стадии формирования единого информационного
пространства – использованию штрих-кодирования. Основное условие – переход на
инвентарный учет фонда. Сейчас идет подготовительная работа. Одна из ЦБС
области – Яковлевская – в порядке эксперимента уже удаленно работает в этом
режиме.
|
