УДК 027.7

Л. П. Вершинина, Т. С. Ландер

Совершенствование деятельности вузовской библиотеки
на основе процессного подхода

В настоящее время информатизация образования развернута согласно федеральной целевой программе «Электронная Россия» (2002–2010 гг.), программам «Совершенствование управления в вузах», «Совершенствование управления библиотечными ресурсами в вузах» Инновационного проекта развития образования Национального фонда подготовки кадров (ИПРО НФПК).

Выполнение этих программ влечет за собой переход образовательной и информационной функций библиотеки вуза на более высокий уровень обеспечения всех участников учебного и научного процессов полной, оперативной и актуальной информацией. Перспективной целью развития многих вузовских библиотек становится их преобразование в интегрированные информационные центры, объединяющие в себе функции традиционной библиотеки с представлением всем пользователям информации на всех существующих видах носителей [1]. Чтобы осуществить это преобразование, нужна тщательно продуманная, структурированная и спланированная система мер, предусматривающая очередность этапов, последовательность их осуществления, наличие ресурсов и, главное, – осознание цели организационно-управленческих изменений в библиотеке.

Следует отметить, что по своим задачам и по сути деятельности все вузовские библиотеки достаточно близки друг другу. В этом смысле миссия вузовской библиотеки в ее современном звучании – быть центром интегрированного информационного обеспечения учебного и научного процессов – может одинаково провозглашаться практически всеми библиотеками. Однако концепция развития библиотеки конкретного вуза определяется уровнем его развития, особенностями учебного процесса, наличием филиалов, финансовыми возможностями, наконец, просто наличием квалифицированных кадров, способных реализовать намеченные задачи.

Мало сказать, что библиотека является структурным подразделением вуза. Библиотека находится в теснейшем непрерывном процессе взаимодействия с различными структурами – как вузовскими, так и внешними: обменивается информацией, изучает потребности пользователей, привлекает различного рода ресурсы, предоставляет информационные услуги, получает финансирование, развивает сотрудничество, оказывает дополнительные услуги.

Выполнение задач, стоящих перед библиотекой, в полной мере зависит от интеграции и координации ее деятельности с факультетами, кафедрами, научными подразделениями, отделами и службами. Все это, а также изменение основной парадигмы развития библиотеки – от накопления информации к предоставлению информационных услуг – позволяет предложить в качестве методологической стратегии развития вузовской библиотеки процессный подход.

Согласно международным стандартам ISO 9000 : 2000 и соответствующим российским стандартам, процессный подход применяется для повышения результативности функционирования организации: «Любая деятельность или комплекс деятельности, в которой используются ресурсы для преобразования входов в выходы, может рассматриваться как процесс. Чтобы результативно функционировать, организации должны определять и управлять многочисленными взаимосвязанными и взаимодействующими процессами. Часто выход одного процесса образует непосредственно вход следующего. Систематическая идентификация и менеджмент применяемых организацией процессов и, прежде всего, обеспечение их взаимодействия могут считаться процессным подходом» [2].

Под процессом мы будем понимать устойчивую, целенаправленную совокупность взаимосвязанных видов деятельности (последовательность работ), которая по определенной технологии преобразует входы в выходы, представляющие ценность для потребителя [3]. Таким образом, все виды деятельности в организации могут рассматриваться как процессы. В вузе – это образовательный процесс, процесс фундаментальных исследований (научно-исследовательский процесс), организационно-управленческий процесс, вспомогательные процессы (хозяйственная деятельность, социальная поддержка и т. д.).

На входе модели деятельности вуза, основанной на процессном подходе, стоят требования потребителей и других заинтересованных сторон, а на выходе – удовлетворенность этих сторон предоставленными услугами [4]. Следовательно, модель деятельности вуза можно представить в виде сети процессов. Под сетью процессов будем понимать совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих процессов, включающих все функции, выполняемые в подразделениях вуза [3].

Каждая структурная единица вуза обеспечивает выполнение конкретных процессов, в которых она участвует. Обязанности, область ответственности, критерии успешной деятельности для каждой структурной единицы сформулированы и имеют смысл лишь в контексте конкретного процесса. Горизонтальные связи между структурными единицами при таком подходе значительно сильнее, чем в случае функционального подхода. Вертикальные связи между структурными единицами несколько слабее. Сотрудник отвечает не только за свои функции, но и за те процессы, в которых он задействован. Функции и результат деятельности параллельных структурных единиц, которые участвуют в тех же процессах, что и он, для него важны. Возникает взаимная ответственность за результат процесса между всеми его участниками [5].

Сеть процессов обычно используется для дальнейших работ по улучшению системы управления организацией. Однако возможно и другое использование сети процессов – выбор приоритетных процессов, их детальное моделирование и анализ, последующая реорганизация процессов [3].

Указанный подход можно осуществить, рассматривая сеть процессов на уровне каждой структурной единицы. Именно такой подход мы применим для совершенствования деятельности вузовской библиотеки.

Методика построения сети процессов библиотеки включает следующие этапы:

1. Проведение идентификации всей системы процессов библиотеки и их взаимосвязей между собой и внешним окружением.

Разбиение деятельности библиотеки на отдельные процессы целесообразно вести с наложением процессов на имеющуюся структуру библиотеки.

2. Выделение ключевых (основных) процессов и их детальное описание. Определение недостающих процессов. Проведение реорганизации ключевых процессов, оценка результатов и затрат, затем – переход к работе с другими процессами.

Таким образом формируются приоритеты развития библиотеки.

3. Анализ эффективности процессов, выработка рекомендаций по их развитию.

Результатом такого подхода является функциональная модель деятельности библиотеки, представленная как комплекс информационных услуг, взаимосвязанных между собой и имеющих соответствующее ресурсное обеспечение.

Основные компоненты такой модели – базовые элементы систем: «вход», «процесс», «выход», «внешняя среда» (последняя обеспечивает функционирование канала обратной связи).

Определяются ресурсы, необходимые для результативного функционирования каждого процесса (кадры, технические средства, информация, финансы).

Сравнение результатов измерения характеристик процесса с заданными требованиями позволит убедиться в результативности и эффективности процессов, а также определить необходимость в корректирующих воздействиях.

Улучшение процессов следует вести на постоянной основе. В числе параметров улучшения можно назвать: упрощение (симплификацию) процесса, повышение его результативности, снижение времени цикла процесса.

Полезным инструментом, позволяющим определять, применять и контролировать корректирующие действия и улучшения, служит методология PDCA (планируй – делай – проверяй – действуй), которая может использоваться как для стратегических процессов высокого уровня, так и для простых операционных работ [3]:

планировать	– поставить задачи и определить процессы, необходимые для получения результатов, отвечающих требованиям пользователя и политике библиотеки;
делать	– применять процессы;
проверять	– вести мониторинг и измерять процессы и продукты относительно задач и требований к продуктам, отчитываться о результатах;
действовать	– принимать меры к постоянному улучшению характеристик процесса.

При проведении анализа используются четыре основных потока информации: показатели процесса, показатели продукта, показатели удовлетворенности потребителя, результаты аудитов процессов.

На основе функциональной модели деятельности библиотеки осуществляется модернизация ее структуры, расширяется спектр предоставляемых ею услуг, а также четко определяются обязанности каждого сотрудника на рабочем месте, т. е. «рабочая зона» каждого исполнителя во внутренней цепочке «потребность–услуга». При этом меняется роль должностной инструкции: она становится практическим документом, в ней фиксируются все действия, выполнение которых возложено на данного сотрудника.

Процессный подход реализован в библиотеке С.-Петербургского Северо-Западного технического университета. Модель деятельности вузовской библиотеки была представлена в виде сети процессов. Для построения сети процессов использовались методологии IDEF0 и IDEF3 [6].

С помощью методологии IDEF0 представлены процессы библиотечно-информационной деятельности на верхнем уровне с акцентом на управление процессами. Нотация IDEF0 позволяет отражать в модели обратные связи различного типа (по информации, управлению).

Методология IDEF3 формально носит название WorkFlowModeling (методология описания потоков работ) и используется для описания рабочих процессов. На верхнем уровне каждый процесс может быть рассмотрен как «черный ящик», преобразующий входящие ресурсы в исходящие. Так, на первом шаге моделирования все библиотечные процессы могут быть представлены в виде контекстной диаграммы, описывающей деятельность библиотеки в целом (рис. 1).

Рис. 1. Начальный этап формирования сети процессов вузовской библиотеки

 

Управляющими воздействиями являются нормативные документы Министерства образования и науки РФ, распоряжения руководства вуза и др.

На следующем этапе детализируем деятельность библиотеки по функциям (рис. 2).

Далее каждая функция рассматривается как процесс и представляется в нотации IDEF0. На нижнем уровне декомпозиции для описания процессов применяется нотация IDEF3. В этом случае схема процесса служит основой для выявления «узких мест» процесса и создания документов, регламентирующих работу исполнителей. Примерами таких процессов являются оцифровка документов, формирование БД «Книгообеспеченность дисциплин», создание БД читателей, автоматизация процесса выдачи литературы, составление списка новых поступлений и др.

Разработанные модели стали основой для анализа деятельности вузовской библиотеки, принятия управленческих решений для реорганизации ее деятельности, создания регламентирующей документации.

 

Рис. 2. Диаграмма дерева функций с детализацией диаграммы А3