Я. А. Костылева
ЦБС для взрослых
г. Мариуполя, Украина
Система автоматизации библиотек ИРБИС –
опыт корпоративной работы библиотек Мариуполя
Отражен опыт
корпоративной работы библиотек Мариуполя, использующих Систему автоматизации библиотек
ИРБИС.
Освещено создание и ведение корпоративного
ЭК периодических изданий Мариуполя.
В наше время библиотеки являются социальными институтами, которые
аккумулируют информацию и предоставляют ее пользователям. Для получения полноты
данных библиотеки стремятся к участию в ассоциациях и корпорациях.
На протяжении многих лет библиотеки Мариуполя использовали в своей
работе разные автоматизированные библиотечные программы, поэтому сбор данных
для формирования сводного каталога периодических изданий требовал больших
затрат времени (так как происходило это путем телефонного опроса), а сам
каталог включал только названия периодических изданий с указанием
библиотеки-держателя.
Анализируя запросы пользователей, мы задумались о необходимости
создания корпоративной сети библиотек (КСБ) и такого каталога, в котором
отражались бы периодические издания, находящиеся в распоряжении участников КСБ.
С переходом библиотек Мариуполя на систему ИРБИС появилась
возможность их объединения для создания корпоративного электронного каталога
периодических изданий (ККПИ) нового уровня, отвечающего запросам современного
потребителя информации. Было решено, что на данном этапе ККПИ должен содержать
общие описания журналов и газет, их номеров, поступивших в библиотеки, с
указанием мест хранения и держателей документа, т. е. при обращении к такому
каталогу пользователь мог бы узнать, где хранится необходимый ему номер журнала
и за какие годы в библиотеках есть подшивка данного названия журнала.
Инициаторами создания ККПИ в Мариуполе были три человека: директор
ЦБС для взрослых, заведующая библиотекой Приазовского технического университета
и президент ассоциации «ИРБИС Украина» Лев Зиновьевич Рудзский. Под его
руководством разработаны основные нормативные документы.
Этапы
создания ККПИ:
1. Постановка целей и задач.
2. Определение состава участников.
3. Разработка основных документов (инструкции, положения, соглашения
и др.).
4. Подписание 21 марта 2008 г. (в День работников культуры)
соглашения участников Корпоративной сети библиотек Мариуполя и утверждение
нормативно-методической документации.
На сегодняшний день в состав КСБ Мариуполя вошли три библиотеки
высших учебных заведений и две библиотечные системы – ЦБС для взрослых и ЦБС для детей; всего 28 библиотек.
Центром корпоративной каталогизации стала библиотека им. Короленко входящая в
состав ЦБС для взрослых.
Этапы
реализации проекта:
1. Назначен куратор проекта – представитель от всех участников
КСБ, курирующий деятельность всех координаторов, входящих в КСБ, и наделенный
правами для завершающей стадии создания ККПИ.
2. В библиотеках-участницах для реализации проекта назначены координаторы,
наделенные правами управления процессами функционирования своей организации в
рамках КСБ и курирующие рабочую группу, создающую электронный каталог
периодических изданий (ЭКПИ) на своем предприятии.
3. Создание записей сводного каталога с помощью импорта данных
(слияние с форматом ключа impsvk – Импорт в сводный каталог), отправленных по
электронной почте куратору координаторами. Большая часть общих описаний
участников КСБ слилась без труда. Но не обошлось и без проблем.
При слиянии баз данных куратором выяснилось, что из-за неточностей
или ошибок, допускаемых библиотеками в полях записи, некоторые названия не
слились, а «упали» рядом, или удалились как дублетные.
Путем трудоемкой работы выявлялись ошибки и поля, влияющие на
слияние дублетных названий. Как оказалось, помимо поля 200 (Заглавие) на
слияние влияют поля 210 ^D
(Год издания, начало), 11(ISSN),
903 (Шифр БД). Есть поля, которые после слияния отображаются не совсем
корректно из-за различий в их заполнении участниками КСБ, например поле 430
(Предыдущее заглавие настоящего издания). Некоторые поля пришлось удалять
глобальной корректировкой перед слиянием, так как они не отображали реальную
картину. Например такое поле, как «Срок хранения». Это поле заполняется по
последнему влитому дублетному описанию, но поскольку срок хранения в
библиотеках различен, то это поле не несло никакой смысловой нагрузки и даже,
наоборот, могло дезинформировать пользователей сводного каталога. После этой
работы куратор составил для каждой библиотеки-участницы перечень названий для
устранения ошибок в описании или для того, чтобы прийти к общему
библиографическому описанию, так как сводный каталог предусматривает
лингвистическую и форматную совместимость библиографических записей участников
КСБ.
4. После того как были устранены ошибки и неточности и база слилась
корректно, куратор переправляет сводный каталог (по электронной почте)
координаторам библиотек-участниц, что позволяет им установить каталог у себя и
обеспечить доступ к нему своим пользователям.
В Мариуполе 98 учебных заведений, население – 505 тыс., в том
числе 221 тыс. – люди до 35 лет. Это основные пользователи библиотек. Практически
все молодое население Мариуполя владеет и использует компьютер и навыки работы
в Интернете для удовлетворения своих информационных потребностей.
Для привлечения новых пользователей в библиотеки и создания качественного
и привычного для них обслуживания мы обратились к Президенту ассоциации «ИРБИС
Украина» Л. З. Рудзскому с просьбой предоставить хостинг для нашего
ККПИ на сайте «Библиотеки Украины (электронные каталоги)» (http://e-catalog. name).
Теперь пользователи ККПИ имеют возможность в удаленном режиме осуществить поиск
по ключевым словам, названию периодического издания и многим другим поисковым
признакам, а также получить в электронной форме и распечатать результаты поиска
или сохранить их на своем носителе.
Еще одна очень удобная для пользователей Интернет-пространства
возможность перехода по ссылке на внешний объект (в системе ИРБИС это поле 951^I «Ссылка – внешний объект»,
заполняемое рабочими группами на этапе создания библиографической записи).
Использование этой ссылки облегчает и ускоряет поиск домашней страницы
необходимого пользователю периодического издания.
Достижения
и преимущества ККПИ:
1. Сокращение временных затрат для создания качественного сводного
каталога.
2. Повышение квалификации сотрудников библиотек – участниц КСБ за
счет консультаций куратора и изучения методических материалов.
3. Обмен опытом между участниками проекта.
4. Увеличение объема поступающей информации.
5. Бесплатный доступ к корпоративной рекламной и информационной продукции.
6. Повышение информационного уровня библиотеки.
7. Создание положительного имиджа библиотеки.
8. Отражение реальной картины поступлений отдельных номеров газет
и журналов (при доставке периодических изданий случаются разные казусы, и в
фонды библиотек зачастую поступает неполный комплект номеров, что приводило к
дезинформации пользователей).
9. Повышение эффективности и оперативности обслуживания.
Несмотря на преимущества КСБ и создаваемого ими ККПИ, необходимо
учесть следующие факторы: вступая в проект, библиотека должна реально оценить
свои возможности и предполагаемые преимущества от участия в нем. Поскольку
участие в подобных проектах изменяет привычную деятельность библиотеки,
возникает необходимость в повышении квалификации сотрудников или привлечении
дополнительных кадров, в соблюдении жестких корпоративных правил, а также в
оперативности предоставляемых сведений для корпоративных каталогов.
Перспективы
развития
ЦБС для взрослых Мариуполя имеет совсем небольшой опыт работы в
системе ИРБИС; она приобретена в октябре 2007 г., но несмотря на это мы
смогли оценить преимущества этой системы по сравнению с другими. Учитывая
нехватку в библиотеке таких специалистов, как инженеры-электронщики и программисты, особо отметим легкость освоения программного
продукта библиотекарями, не имеющими специальной подготовки.
Из-за удаленного расположения отдела комплектования и обработки
литературы в ЦБС для взрослых Мариуполя существовала проблема ведения сводного
электронного каталога и своевременного предоставления доступа к нему пользователям.
Возможности сервера ИРБИС64 сделали эту проблему разрешимой. В будущем
планируется работа в удаленном режиме с библиотеками-филиалами. Разработана
программа внедрения ИРБИС в ЦБС для взрослых на 2008–2012 гг.
В 2009 г. планируется привлечение новых участников КСБ Мариуполя.
Для этого уже в 2008 г. на базе ЦБС состоялся семинар для работников
школьных библиотек с целью демонстрации возможностей ККПИ, создаваемого с
помощью системы ИРБИС.
В будущем мы планируем обмен аналитическим описанием в рамках
Корпоративной сети библиотек; в наши планы входит обращение к другим
библиотекам Донецкой области с предложением присоединиться к нашей КСБ, а затем
переименование Корпоративного каталога периодических изданий библиотек
Мариуполя в Корпоративный каталог периодических изданий библиотек Донецкой
области.
|
