Электронная библиотека ГПНТБ России

Анализ информационно-библиотечной деятельности
библиотек ЦБС БЕН РАН

5 апреля 1973 г. на базе Сектора сети специальных библиотек АН СССР по инициативе президента Академии наук СССР М. В. Келдыша была организована Библиотека по естественным наукам (БЕН РАН), и в этом году она отмечает свое 35-летие.

БЕН РАН возглавляет Централизованную библиотечную систему и объединяет около 100 академических библиотек с совокупным фондом 10,2 млн документов. Они обслуживают более 48 тыс. пользователей, в том числе коллективных абонентов МБА, ИРИ, ДОР, ОСИ.

Для любой системы, в том числе библиотечной, всегда крайне актуальны вопросы управления и оптимизации функционирования ее отдельных элементов и системы в целом, решение которых напрямую зависит от анализа текущей ситуации. В настоящее время в БЕН РАН инициирована выработка принципов и критериев, позволяющих проводить оценку деятельности каждой отдельной библиотеки ЦБС БЕН РАН в зависимости от степени централизации, региона, тематических потребностей пользователей. Результаты, полученные в ходе первого этапа этой работы, отражены в настоящей публикации.

На основании ежегодного распоряжения Президиума РАН и решения Информационно-библиотечного совета РАН каждая библиотека ЦБС предоставляет в Отдел по работе с библиотеками НИУ БЕН РАН статистический отчет за год, отражающий данные о библиотечном и справочно-информационном обслуживании, комплектовании и движении фондов, научно-исследовательской деятельности и др.

Все библиотеки, входящие в ЦБС БЕН РАН, можно разделить по степени централизации: библиотеки-отделы (структурные подразделения) БЕН РАН, библиотеки Московского региона, входящие в штат НИУ РАН, библиотеки региональных научных центров РАН (не входящие в штат БЕН РАН).

В настоящей публикации представлены результаты анализа работы 51 библиотеки – структурных подразделений БЕН РАН. Этот анализ позволил получить средние значения различных показателей (книговыдачи, книгообеспеченности, читаемости и др.), отражающих информационно-библиотечную деятельность, для сравнения работы отдельных библиотек ЦБС БЕН РАН.

Первоначальные статистические данные (за 2007 г.), использованные для дальнейшего анализа и получения средних значений, включали в себя количество читателей, объем фондов, книговыдачу, штатную численность (кадры библиотеки), материально-техническую базу (количество компьютеров в библиотеке).

В соответствии со структурой РАН анализируемые библиотеки разделены по научно-отраслевому признаку в зависимости от того, к какому отделению или научному центру РАН принадлежит соответствующее НИУ. Таким образом выделены девять групп библиотек (далее в рисунках к статье будут использованы номера соответствующих отделений):

1. Отделение биологических наук РАН (12 библиотек),

3. Отделение физических наук РАН (9 библиотек),

4. Отделение химии и наук о материалах РАН (7 библиотек),

5. Отделение нанотехнологий и информационных технологий РАН (4 библиотеки),

6. Отделение математических наук РАН (3 библиотеки),

7. Отделение энергетики, машиностроения, механики и процессов управления РАН (2 библиотеки),

8. Региональные научные центры РАН (2 библиотеки),

9. Отделение общественных наук РАН (1 библиотека). (Несмотря на естественнонаучный профиль комплектования библиотек ЦБС БЕН РАН, в ее состав входит одна библиотека, обслуживающая сотрудников Института психологии РАН. Она сохранена в структуре БЕН РАН из-за исследований междисциплинарного характера соответствующего НИУ.)

Первое направление исследований было связано с анализом показателей использования библиотечного фонда – основы для формирования информационно-библиотечной среды обеспечения научных исследований.

В рамках этого этапа для каждого научно-отраслевого направления был определен средний показатель книгообеспеченности библиотек К_оббиблиотек в соответствующих отделениях РАН, позволяющий сравнить обеспеченность читателей документами по различным тематическим направлениям исследований, а также каждой библиотеки – отдела БЕН РАН в рамках научно-отраслевого направления (рис. 1).

Рис. 1. Показатель книгообеспеченности библиотек – подразделений БЕН РАН

Самый высокий К_об в настоящее время отмечается в библиотеках – подразделениях БЕН РАН, расположенных в НИУ Отделения энергетики, машиностроения, механики и процессов управления РАН, а наименьший – в НИУ Отделения математических и общественных наук РАН.

Следующий – не менее важный показатель для оценки деятельности библиотек – это читаемость К_чит, – интенсивность чтения (рис. 2). Наибольшее значение этого критерия также зафиксировано у библиотек НИУ Отделения энергетики, машиностроения, механики и процессов управления РАН, а наименьший – в НИУ Отделения математических наук РАН.

Данные об интенсивности использования фонда можно получить на основе обращаемости библиотечного фонда К_обр(рис. 3).

Рис. 2. Показатель читаемости библиотек – подразделений БЕН РАН.

Рис. 3. Показатель обращаемости библиотечного фонда библиотек –
подразделений БЕН РАН.

Таким образом, в рамках исследуемого временного периода только библиотеки Отделения энергетики, машиностроения, механики и процессов управления БЕН показали по всем трем критериям результаты, превышающие средние значения. Почти аналогичный результат и у библиотек, обслуживающих НИУ Отделения наук о Земле РАН (несмотря на уровень обращаемости библиотечного фонда, близкий к среднему значению по всем библиотекам – отделам БЕН РАН). Для библиотек отделений нанотехнологий и информационных технологий РАН и математических наук РАН зафиксированы значения книгообеспеченности, читаемости и обращаемости ниже средних значений соответствующих показателей.

Для получения более полной картины о качестве и использовании библиотечного фонда с учетом научно-отраслевой направленности получены данные книгообеспеченности новыми поступлениями К_обнп, значение которого зависит и от текущей ситуации на книжном рынке, и от финансирования, и др. Суммированные результаты представлены в табл. 1.

Показатели библиотечного фонда библиотек – подразделений БЕН РАН

(Показатели со знаком «+» имеют значения выше среднего соответствующего показателя для библиотек – отделов БЕН РАН, со знаком «–» – ниже среднего значения.)

№ группы	Подразделения РАН	Показатели фонда
		*К_об*	*К_обнп*	*К_чит*	*К_обр*
1.	Отделение энергетики, машиностроения, механики и процессов управления РАН	+	+	+	+
2.	Отделение общественных наук РАН	-	-	-	+
3.	Отделение химии и наук о материалах РАН	-	-	+	+
	Региональные научные центры РАН	-	+	+	+
4.	Отделение биологических наук РАН	+	-	-	-
	Отделение физических наук РАН	+	-	-	-
5.	Отделение наук о Земле РАН	+	+	+	-
6.	Отделение нанотехнологий и информационных технологий РАН	-	+	-	-
	Отделение математических наук РАН	-	+	-	-

Таким образом, с учетом научно-отраслевой направленности библиотеки образуют шесть групп по показателям библиотечного фонда. Наиболее эффективное использование фонда отмечено в библиотеках Отделения энергетики, машиностроения, механики и процессов управления РАН (группа 1). Близкая ситуация отмечена и в группе 5. Противоположная ситуация – в группе 6, несмотря на положительную книгообеспеченность новыми поступлениями, в этих библиотеках невысокие значения остальных показателей, что, возможно, свидетельствует об узком репертуаре документов в отдельных библиотеках, а также о недостаточной пропаганде фонда.

В группе 3 представлены библиотеки двух подразделений РАН, где зафиксировано интенсивное использование библиотечного фонда; на фоне недостаточной книгообеспеченности этой группы библиотек не рекомендуется уменьшать их книгообеспеченность новыми поступлениями.

Отрицательные значения К_чити К_обр в группе 4 могут быть вызваны несколькими факторами: и излишней экземплярностью документов, и перенасыщением малоспрашиваемой литературой, и недостатком качественной профильной литературой, и слабым финансированием, о чем свидетельствуют отрицательные значения К_обнп.

Результаты в группе 2 говорят о недостаточном объеме и ассортименте фонда (в силу специфики естественнонаучного комплектования БЕН РАН) на фоне значительного количества читателей.

Следующее направление исследований – анализ показателей библиотечного обслуживания ЦБС БЕН. Определены средние значения ежедневной книговыдачи с учетом областей и направлений науки. В долевом соотношении эти данные представлены на рис. 4. Почти половина ежедневной книговыдачи приходится на библиотеки региональных центров РАН и Отделения химии и наук о материалах РАН, 30% – на подразделения БЕН РАН, обслуживающие сотрудников НИУ отделений биологических и физических наук РАН, 12% – в рамках обслуживания Отделения наук о Земле РАН, 5% – Отделения энергетики, машиностроения, механики и процессов управления РАН.

На этом этапе определены относительные средние значения ежедневной книговыдачи для библиотек – подразделений БЕН РАН (51 отдел), с учетом тематической направленности (рис. 5). В библиотеках, обслуживающих региональные научные центры РАН, ежедневная книговыдача превышает средний уровень в 6,3 раза. Превышение этого показателя отмечено и в библиотеках – отделах БЕН РАН в отделениях химии и наук о материалах; энергетики, машиностроения, механики и процессов управления РАН. Самые низкие значения по этому критерию – у библиотек, обслуживающих специалистов отделений математических наук; нанотехнологий и информационных технологий РАН.

Рис. 5. Относительный показатель средней ежедневной книговыдачи библиотек –
подразделений БЕН РАН.

Для оценки эффективности информационно-библиотечной деятельности многие библиотеки используют также показатели нагрузки на одного сотрудника библиотеки, которые дают возможность оценить производительность труда. В свою очередь, в настоящем исследовании проанализированы показатели нагрузки по читателям и по выдаче документов, приходящейся на одного работника. (Выдача документов включает в себя как традиционную книговыдачу, так и представление документов по различным каналам, в том числе по МБА или из электронных полнотекстовых источников информации.) Эти результаты отражены в табл. 2 и 3.

Показатель нагрузки по читателям библиотек – подразделений БЕН РАН

Показатель нагрузки по выдаче документов
библиотек – подразделений БЕН РАН

Анализ показателей позволил определить три группы библиотек:

1. Библиотеки, превышающие средние значения двух исследуемых показателей нагрузки (обслуживающие пользователей отделений химии и наук о материалах; энергетики, машиностроения, механики и процессов управления; общественных наук; региональных научных центров). Это свидетельствует о высокой продуктивности работы сотрудников каждого научно-отраслевого направления.

2. Библиотеки, превышающие средние значения показателя нагрузки по читателям и уступающие по показателю выдачи документов (это подразделения, обслуживающие читателей отделений физических наук и нанотехнологий и информационных технологий). Такая недостаточная продуктивность, возможно, вызвана отсутствием информативных документов или неосведомленностью пользователей о предоставляемых библиотечных сервисах.

3. Библиотеки, имеющие значения двух исследуемых показателей нагрузки ниже среднего уровня (это библиотеки в НИУ отделений биологических и математических наук и Отделения наук о Земле РАН). В такой ситуации, возможно, следует принять решение об изменении кадровой структуры,но уже на основе более детального анализа для каждой библиотеки.

Безусловно, сегодня качественное и оперативное информационное обеспечение научных исследований невозможно без хорошо оснащенной средствами автоматизации современной библиотеки. Поэтому еще одним критерием функционирования библиотеки служит показатель МТБ (в части оснащенности компьютерами каждой библиотеки). Нами выяснено, какое (в среднем) количество компьютеров приходится на каждого сотрудника в исследуемых библиотеках (с учетом тематики исследований соответствующего НИУ) (табл. 4).

В библиотеках, обслуживающих пользователей отделений математических наук и энергетики, машиностроения, механики и процессов управления, а также региональных научных центров РАН, этот критерий выше среднего значения – почти на каждого сотрудника приходится один компьютер. Во всех остальных библиотеках–подразделениях БЕН РАН – один компьютер на двух сотрудников библиотек.

Показатель МТБ библиотек – подразделений БЕН РАН

В заключение хотелось бы отметить, что вопросы оценки качества работы библиотеки, умелая интерпретация статистических данных актуальны как для российских, так и для зарубежных библиотек и информационных центров. С широким внедрением в библиотечную практику информационных технологий немаловажным фактором стал уровень предоставляемого сервиса, что свидетельствует уже не о количественных, а о качественных показателях деятельности любой библиотеки.

Данные анализа, представленные в статье, являются результатом первого этапа в рамках исследований по выработке критериев оценки деятельности библиотек на примере ЦБС БЕН РАН. В дальнейшем они будут включать в себя информацию об информационно-библиотечном обслуживании и предоставляемом дополнительном сервисе пользователям, комплектовании фондов, материально-техническом обеспечении, научно-исследовательской деятельности и др. Это даст возможность оптимизировать работу ЦБС БЕН РАН по комплектованию фондов и материально-техническому обеспечению, внедрению автоматизированных технологий и выработке управленческих решений, связанных с функционированием современной научной отраслевой библиотеки.

Алексеев Н. Г., Госина Л. И., Захаров А. Г., Солошенко Н. С. Информационно-библиотечное обеспечение фундаментальных научных исследований / под общ. ред. А. Г. Захарова. – Пущино : ОНТИ ПНЦ РАН, 1996. – 196 с.

Арзуханов А. С. Эффективность обслуживания в научно-технической библиотеке : метод. пособие. – Москва : Либерея-Бибинформ, 2007. – 144 с.

Документальные базы данных: создание и использование : сб. науч. тр. / отв. ред. Е. Б. Соболев. – Новосибирск, 2006. – 232 с.

Дрешер Ю. Н., Атланова Т. А. Система управления качеством в библиотечно-информационном производстве // Науч. и техн. б-ки. – 2005. – № 12. – С. 3–14.

Земсков А. И. Методика оценки эффективности работы библиотеки – бенчмаркинг // Там же. – 2004. – № 6. – С. 3–7.

Земсков А. И. Проблемы качества работы библиотек на ИФЛА–2003 (Заседание Дискуссионной группы) // Там же. – № 2. – С. 121–124.

Коломейчук Е. М. Выбор показателей деятельности региональных библиотек // Там же. – 2007. – № 6. – С. 5–10.

Линден И. Л. Новый инструмент оценки качества библиотечного обслуживания – SERVQUAL/LibQUAL// Там же. – 2008. – № 4. – С. 45–54.

Мотылев В. М. Основы количественных исследований в библиотечной теории и практике. – Л. : Наука, 1988. – 198 с.

Составление отчета о работе библиотек НИУ ЦБС БЕН РАН : метод. руководство / сост. Н. Г. Алексеев, Н. С. Бичерова, Н. В. Миронова. – Москва : БЕН РАН, 2007. – 21 с.

Столяров Ю. Н. Библиотека: структурно-функциональный подход. – Москва : Книга, 1981. – 254 с.

Столяров Ю. Н. Библиотечный фонд : учебник. – Москва : Кн. палата, 1991. – 271 с.

Терминологический словарь по библиотечному делу и смежным отраслям знания / отв. ред. З. Г. Высоцкая. – Москва, 1995. – 268 с.

Юрьева Т. Как оценить качество работы ЦБС // Библиотека. – 1999. – № 9. – С. 17–20.

National Libraries in the Knowledge Based Society : proc. – Bangkok : National Library of Thailand, 2006. – 402 p.