УДК 025.3:65.011.56
Н. В. Сороколетова, Г. А. Трубчанинова
Белгородская государственная универсальная научная библиотека
Методика создания сводного электронного каталога
периодических изданий в библиотеках Белгородской области
Сводный электронный каталог (СвЭК) периодических изданий
ведется в библиотеках Белгорода с 2005 г. и является неотъемлемой и важнейшей
частью электронных каталогов (ЭК) города и области, составляющих единое
информационное пространство. В СвЭК представлена информация о газетах,
журналах, изданиях органов НТИ, выписываемых одиннадцатью крупнейшими
библиотеками города: Государственной универсальной научной библиотекой (БГУНБ),
Государственной детской библиотекой им. А. Лиханова (БГДБ),
Государственной юношеской библиотекой (БГЮБ), Специальной библиотекой для
слепых им. В. Я. Ерошенко (БСБС), Библиотекой Белгородского
государственного института культуры и искусств (БГИКИ), Научной библиотекой
Белгородского государственного университета (НБ БелГУ), Научной библиотекой
Технологического университета им. В. Г. Шухова (БГТУ),
Библиотекой Государственной сельскохозяйственной академии (БелГСХА),
Библиотекой Юридического института МВД России (БелЮИ МВД России), Библиотекой
Университета потребительской кооперации (БУПК), Научной областной медицинской
библиотекой (БОМБ).
Вклад библиотек-участниц (количественный и качественный) в
создание и ведение СвЭК периодических изданий неоднозначен. Самый значительный
блок изданий представлен БГУНБ, которая выписывает наибольшее количество
периодики – 1346 названий; все они нашли отражение в СвЭК. Объём периодических
изданий, выписываемых остальными библиотеками-участницами, значительно меньше.
Так, НБ БелГУ выписывает 422 названия периодики, БУПК – 361, БГЮБ – 352, БСБС –
166 и т.д.
БГУНБ является организатором создания СвЭК области, поэтому
одна из её важнейших функций – постоянное курирование ввода библиографических
записей (БЗ), осуществляемых другими библиотеками в СвЭК периодических изданий.
Если возвратиться к «истокам», т. е. к началу 2005 г., то
надо отметить, что с того времени технология ввода БЗ на периодические издания
претерпела определенные изменения. В процессе работы вносились различные
коррективы: например, добавились необходимые поля, отражающие дополнительные
характеристики периодических изданий, что дало возможность пользователям
каталога в максимальном объеме получать сведения об интересующих их изданиях.
Все необходимые сведения о периодическом издании нашли
отражение в следующих полях формата RUSMARC:
000
00730na$1#2200265#i#450#
001 BELG bibl 0000080100
005 20070207144241
100 ##$a20051220g####9999u##y0ru$y0102####ca
101 0#$aru$
102 ##$aRU
200 1#$aВестник образования России$v2005–2007(I)
210 ##$d2005-2007(I)
326 ##$a24 раза в год
333 ##$aБГУНБ выписывала в 1992–2004 гг. БелЮИ МВД России – в 2006 г.
606 ##$aОбразование. Педагогика. Просвещение*
608 ##$aЖурнал
801 #0$aRU$bБУПК$c20051220$gP$BO
801 #1$aRU$bБУПК$c20051220
801 #1$aRU$bБГДБ$c20050122$gP$BO
856 3#$uhttp://www.ve$tniknew$.ru/main/enter/main.php
899 ##$aБУПК$b701
899 ##$aБГДБ$bНМО
899 ##$aБГУНБ$bЧЗ
899 ##$aБелГИК
899 ##$aБелЮИ МВД России
909 ##$aПериодика. Общая часть.
Рассмотрим более полно значение каждого поля, его смысловое
заполнение, а также методику формирования полей ввода в процессе ведения СвЭК.
Первые 6 полей (с 000 по 102 включительно) не будем характеризовать подробно,
так как они являются обязательными служебными полями при вводе любого издания
независимо от выбора БД (периодика, книги, статьи и т. д.). Перечислим кратко
назначение этих полей: поле 101 обозначает язык документа, поле 102 – страну
публикации, поле 100 – дату ввода (год публикации), поле 005 – дату и время
последней редакции записи (содержит 16 символов вплоть до секунд), поле 001
обозначает контрольный номер записи, присвоенный учреждением, осуществляющим
эту запись, поле 000 – кодированное поле, обозначающее формат ввода.
Остановимся подробно на содержании и правилах заполнения
полей, которые используются при ведении нашего СвЭК:
Поле 200 $а <Название издания> $v <Период подписки>.
Период подписки обновляется один раз в полгода, и запись о подписке имеет такой
вид: 2005–2007(I). Полугодие указывать
необходимо, так как основная часть подписки производится по каталогам на
полугодие и в течение года может меняться. Если же во втором полугодии издание
было пролонгировано, то отметку о полугодии в скобках можно удалить. Запись о
периоде подписки будет выглядеть следующим образом: $v2005–2007.
Поле 210 $d. Здесь повторяются данные о периоде подписки.
Поле 606 $a <Тема издания>. Это поле актуально именно в той
ситуации, когда пользователю необходимо найти не какое-либо конкретное издание,
а сделать выборку периодики по нужной ему теме.
Поле 608 $a <Категория издания> – а)газета, б)журнал, в)издание
органов НТИ. Необходимость данной категории возникает особенно в тех случаях,
когда среди выписанных периодических изданий встречаются одноимённые: например
«Адвокат» – газета и журнал, «Кот и пёс» – газета и журнал, «Химия» – газета и
издание органов НТИ.
Поле 899 $a <Место хранения
издания>. Содержит наименование библиотеки, выписывающей данное издание,
в виде сиглы – аббревиатуры библиотеки, например БГУНБ, БГЮБ, БГИКИ и др.
Поле 899 $b – отдел (структурное подразделение) библиотеки, где
непосредственно хранится выписанное издание. Важнейшая особенность этого поля:
его можно и нужно копировать для внесения в него сиглы своей библиотеки; т. е.
когда любая из библиотек-участниц собирается внести в СвЭК выписываемое ею
издание, она должна первоначально искать его в своей БД. В том случае, если его
нет, создается новая запись с указанием всех необходимых полей. Если запись
этого издания уже присутствует в каталоге, то ни в коем случае не надо
записывать его во второй раз. Следует в уже имеющейся записи лишь скопировать
поле 899 и ввести туда сиглу своей библиотеки и отдел хранения, т. е. каждому изданию в СвЭК должна
соответствовать только одна запись. Например, журнал «Библиотека» выписывают
все 11 библиотек – участниц каталога, но запись в базе данных на него только
одна:
000
00915na$1#2200337#i#450#
001 BELG bibl 0000018153
005 20070123095924
100 ##$a20050315g####9999u##y0ru$y0102####ca
101 0#$aru$
102 ##$aRU
200 1#$aБиблиотека$v2005–2007(I)
210 ##$d2005–2007(I)
326 ##$a6 раз в полугодие
333 ##$aБГУНБ выписывала в 1946–2004 гг.
606 1#$aКультура. Искусство. Эстетика. Аудио. Видео*
608 ##$aЖурнал
801 #0$aRU$bБГУНБ$c20050122$gP$BO
801 #1$aRU$bБГУНБ$c20050315
801 #1$aRU$bНБ БелГУ$c20050321
801 #1$aRU$bБГДБ$c20050122$gP$BO
899 ##$aБГУНБ$bЧЗ,КР,АБ,НМО,ОПЛ,ИБО
899 ##$aБелГСХА
899 ##$aБелЮИ МВД РОССИИ 899 ##$aНБ БелГУ
899 ##$aБГЮБ$bЧЗ,МО,ОК,ОНЭВ,ДИР
899 ##$aБГДБ$bЧЗ.СТ.,НМС.,ЧЗ.МЛ.,НМО,ИБО,КХ,ОК
899 ##$aБГТУ им. В. Г. Шухова
899 ##$aБУПК$bЧЗ
899 ##$aБСБС$bЧЗ, Старооскольский ф-л, Валуйский ф-л
899 ##$aБелГИК
909 ##$aЖурнал. Общая часть.
Следует отметить, что рассмотренные поля были сформированы и
предназначались для записи периодических изданий на первоначальном этапе
существования СвЭК. Но в процессе работы вводились новые поля, ссылки,
обеспечивающие пользователю наиболее полную характеристику периодических
изданий. Так, чуть позже добавлено поле 326
$a <Периодичность издания>. Это позволило пользователям каталога
знать конкретное количество номеров (выпусков) нужного издания, вышедших в свет
в течение года или полугодия.
Несомненно, удачной «находкой» стало введение поля
856 $u <Ссылка на электронный адрес
издания в сети Internet>. Это создало сервис, дающий возможность
пользователям в удаленном режиме просматривать содержание как новых газет и
журналов, так и находящихся в архивах. Кроме того, читатель перед обращением в
библиотеку может просмотреть в электронном варианте содержание журналов и при
посещении библиотеки (или через службу электронной доставки документов) требовать
нужный ему номер периодического издания или находящуюся там статью.
Ссылка на сайт отображается в поисковом списке в виде
надписи <Документ> в кратком описании периодического издания. Например:
Журнал. Общая часть. Бизнес журнал – 2005–2006(I)
Источник записи: БГУНБ
БГУНБ; КДИ
<Включает>
<Документ>
Эта же запись в формате RUSMARC имеет следующий вид:
000 00787na$1#2200301#i#450#
001 BELG bibl 0000023414
005 20061207142053
011 ##$a0130-7673
100 ##$a20050323g####9999u##y0ru$y0102####ca
101 0#$aru$
102 ##$aRU
200 1#$aНовый мир$v2005–2007(I)
210 ##$d2005–2007(I)
326 ##$a6 раз в полугодие
333 ##$aБГУНБ выписывала в 1956–2004 гг.
606 1#$aЛитературно-художественные издания*
608 ##$aЖурнал
801 #0$aRU$bБГУНБ$c20050122$gP$BO
801 #1$aRU$bБГУНБ$c20050323
801 #1$aRU$bНБ БелГУ$c20051201
801 #1$aRU$bБГДБ$c20050610$gP$BO
856 3#$uhttp://magazine$.ru$$.ru/october/
899 ##$aБГУНБ$bАБ,ЧЗ
899 ##$aБелГИК
899 ##$aБГЮБ
899 ##$aБГДБ$bЧЗ.СТ.
899 ##$aНБ БелГУ
899 ##$aБГТУ им. В. Г. Шухова
909 ##$aПериодика. Общая часть.
Ко времени подготовки статьи найдены и отражены в каталоге
432 ссылки о наличии полнотекстовых сайтов выписываемых изданий, что составляет
четвертую часть записей ЭК периодических изданий.
Большое значение для полной характеристики издания приобрело
введение поля 333 $a <Текст примечания>. Необходимость в нем возникла не
сразу, а в процессе ведения СвЭК. В этом поле в произвольной форме печатается
текст примечания, относящийся в основном к временным рамкам поступления
определенного издания в ту или иную библиотеку. Это нужно в ситуации, когда при
наличии одной записи на какое-либо
издание библиотеки, перечисленные в поле 899, выписывали это издание не весь
период, указанный в полях 200 и 210 (например 2005–2007 гг.), а ограниченный
промежуток времени, например, БГУНБ – в 2005–2007 гг. (т.е. весь период),
БГЮБ – в 2005, 2006(I),
2007 гг., БелГУ – в 2005 г.
С введением в описание издания поля 333 пользователь
приобрел возможность получить более полные сведения о наличии нужного ему
издания в той или иной библиотеке в определенный период времени. Кроме того,
это поле необходимо для отражения ретроспективной хроники изданий, которую в
настоящее время ведёт БГУНБ (гарантированно с 1980 по 2004 г.) и планируют
вести в будущем и другие библиотеки–участницы сводного каталога. Сегодня в
картотеке представлены 100% газет и 50% журналов и изданий органов НТИ, выписываемых
БГУНБ не только в период существования нашего СвЭК, но и в прошлые годы. Это,
несомненно, даёт пользователю дополнительные возможности для запроса интересующего
его издания за более широкий временной диапазон.
Приведём пример записи, содержащей дополнительные сведения о
наличии издания в фондах:
000
00652na$1#2200241#i#450#
001 BELG bibl 0000017362
005 20070129105533
100 ##$a20050311g####9999u##y0ru$y0102####ca
101 0#$aru$
102 ##$aRU
200 1#$aДомашний компьютер$v2005–2007(I)
210 ##$d2005–2007(I)
326 ##$a6 раз в полугодие
333 ##$aБГУНБ выписывала в 1997–1998,
2000–2004 гг.
333 ##$aБСБС выписывает с 2007 г.
606 1#$aКомпьютерные издания. Кибернетика. Информатика*
608 ##$aЖурнал
801 #0$aRU$bБГУНБ$c20050122$gP$BO
801 #1$aRU$bБГУНБ$c20050311
801 #1$aRU$bБГДБ$c20050122$gP$BO
856 3#$uhttp://www.compulenta.ru/dk/
899 ##$aБГУНБ$bОПЛ
899 ##$aБГДБ$bЧЗ.СТ.,СКИ
899 ##$aБГЮБ
899 ##$aБСБС$bЧЗ
909 ##$aЖурнал.Общая часть.
В настоящее время сформирована технология листов ввода
периодических изданий в СвЭК. Корректная запись с учетом всех полей, необходимых
для полной характеристики искомого издания, выглядит следующим образом:
000
00791na$1#2200289#i#450#
001 BELG bibl 0000017628
005 20070219112644
100 ##$a20050314g####9999u##y0ru$y0102####ca
101 0#$aru$
102 ##$aRU
200 1#$aИнформатика и образование$v2005–2007(I)
210 ##$d2005–2007(I)
326 ##$aЕжемесячно
333 ##$aБелЮИ выписывал в 2005(I). БГУНБ выписывала в 1988–2004 гг.
606 1#$aЖурнал
608 ##$aКомпьютерные издания. Кибернетика. Информатика*
801 #0$aRU$bБГУНБ$c20050122$gP$BO
801 #1$aRU$bБГУНБ$c20050314
801 #1$aRU$bНБ БелГУ$c20050323
856 3#$uhttp://www.infojournal.ru/
899 ##$aБГУНБ$bЧЗ
899 ##$aНБ БелГУ
899 ##$aБелЮИ МВД России
899 ##$aБелГИК
899 ##$aБГТУ им. В. Г. Шухова
909 ##$aЖурнал. Общая часть.
Как показала двухлетняя практика ведения СвЭК,
библиотекари–участники проекта не всегда правильно осуществляют запись
периодических изданий в СвЭК, несмотря на все прилагаемые БГУНБ усилия по максимальной
согласованности, чёткости и своевременности работы всех библиотек.
Так, при обозначении в поле 606 темы издания библиотекари
иногда не придерживаются общего тематического списка, разработанного БГУНБ в
начале существования проекта и переданного (разосланного) всем участникам. Это
ведёт к ненужному дроблению тем, значительному увеличению общего тематического
списка и в конечном итоге усложняет и замедляет поиск издания, интересующего
пользователя.
В ряде случаев при продлении подписки на уже учтенные
издания в полях 200 и 210 неправильно ведется запись периодов поступления его в
библиотеку, появляются ненужные промежуточные «цепочки», например:
000
00601na$1#2200217#i#450#
001 BELG bibl 0000036794
005 20061213115616
100 ##$a20050623g####9999u##y0ru$y0102####ca
101 0#$aru$
102 ##$aRU
200 1#$aФилософия права$v2005–2006–2007(1)
210 ##$d2005–2006–2007(1)
326 ##$a4 раза в год
606 ##$aГосударство и право. Юридические науки. Силовые структуры. Безопасность
*
608 ##$aЖурнал
801 #0$aRU$bБГУНБ$c20050623$gP$BO
801 #1$aRU$bБГУНБ$c20050623
801 #1$aRU$bНБ БелГУ$c20051014
899 ##$aБелЮИ МВД России
899 ##$aНБ БелГУ
909 ##$aПериодика. Общая часть.
Здесь
обозначение 2006 г. совершенно
излишне, так как период получения определенного издания библиотекой должен
ограничиваться двумя датами: с начала его подписки по текущий момент, т. е.
правильной в данном случае будет запись 2005–2007(I). Для уточнения же промежуточных временных этапов наличия в
фондах издания предназначено поле 333, в котором указываются различные нюансы
получения данного издания конкретной библиотекой в тот или иной период времени.
Одной из проблем, возникающих в процессе ведения СвЭК,
является несвоевременный ввод подписных изданий. Так, многие библиотеки
осуществляют запись периодических изданий правильно, но с большим опозданием,
что, к сожалению, во многом обесценивает их работу и затрудняет выполнение
заказов пользователей на свежую периодику. Кроме того, в базе данных некоторых
библиотек сохранилось значительное количество старых, некорректных записей,
произведённых в самом начале ведения СвЭК, когда процесс ввода изданий был ещё
недостаточно отработан. Естественно, возникает необходимость в скорейшем
редактировании таких записей и приведении их в должную форму. Но на практике
это происходит очень медленно: объективной причиной сложившейся ситуации, по
объяснению некоторых библиотекарей, является дефицит и загруженность кадров,
работающих непосредственно с СвЭК.
В последнее время возникла определенная проблема, связанная
с сиглами – аббревиатурами библиотек – участниц СвЭК. С переименованием
некоторых библиотек меняются и обозначающие их аббревиатуры, или сиглы. Так,
Белгородский государственный институт культуры (обозначенный ранее сиглой
БелГИК) недавно переименован в Белгородский государственный институт культуры и
искусства (БГИКИ). Получается, что часть периодических изданий одной и той же
библиотеки обозначена в поле 899 под сиглой БелГИК, а другая – под сиглой
БГИКИ, что создает путаницу и неудобства для пользователей при определении
местонахождения нужного издания. Отсюда вытекает необходимость формализации
сигл всех 11 библиотек – участниц нашего проекта.
В заключение хочется отметить, что, несмотря на все
трудности и проблемы, возникающие перед библиотекарями, значение и ценность
СвЭК для города и области достаточно велики, так как сама идея создания и
ведения такого рода каталогов актуальна и призвана способствовать максимально
полному и своевременному удовлетворению запросов пользователей. В дальнейшем
предполагается продолжить скоординированную и усовершенствованную с учетом
вышеназванных проблем работу всех 11 библиотек Белгорода по вводу в СвЭК в
среде АБИС «OPAC-Global» как продолжающих поступать, так и вновь выписанных периодических
изданий.
|
