Ф. С.
Воройский
ГПНТБ
России
Организационно-технологическое обеспечение работ
по созданию контента ЭБ в АБИС
Рассмотрены состав, формы представления и содержание технологических
инструкций, предлагаемых персоналу АБИС, участвующему в создании контента
электронных библиотек в библиотечном сообществе.
В докладах на конференциях «Либком–2006» и
«Крым–2007» я обосновал положение о том, что электронные библиотеки в
библиотеках должны и могут рассматриваться как подсистемы АБИС, а также
представил основные принципы организационно-функционального построения
электронных библиотек (ЭБ) как подсистем АБИС [1, 2].
Для предметного рассмотрения темы уместно напомнить вид предложенной мною
организационно-технологической схемы подсистемы ЭБ в АБИС (рис. 1).
Организационно-технологическое обеспечение
работы подразделений и сотрудников библиотеки, участвующих в комплектовании
контента ЭБ в библиотеках должно предусматривать наличие и четкое использование
комплекта инструкций, утвержденного директором библиотеки и введенного в
действие его приказом.
Рис. 1. Укрупненная организационно-технологическая схема
подсистемы «ЭБ» в АБИС
В соответствии с опытом формирования
контента Научной электронной библиотеки ГПНТБ России (НЭБ ГПНТБ России) такими
инструкциями являются:
1. Логическая структура массивов
документов и данных, обрабатываемых для ЭБ, где определяется состав и адреса
папок на серверах библиотеки, закрепленных за подразделениями, участвующими в
комплектовании контента ЭБ, и их взаимосвязи в процессах поэтапной обработки
документальных потоков для загрузки в ЭБ. Пример составления логической
структуры приведен на рис. 2.
Рис. 2. Логическая структура массивов документов и данных,
обрабатываемых для НЭБ ГПНТБ России
2. Инструкция по отбору исходных массивов
документов, которая должна определять
порядок отбора документов для ЭБ с учетом и обеспечением требований сохранения
авторских прав в соответствии с 4-й частью
Гражданского кодекса РФ, включая возможности предоставления конкретных
документов в локальный и/или открытый доступ ЭБ.
3. Технологическая инструкция по сканированию и последующей обработке
полнотекстовых документов для представления их на сайте ЭБ, в которой
предусматриваются:
- единый или допустимые форматы
представления полнотекстовых документов, например pdf, word и/или другие форматы;
- меры по обеспечению качества представления
текстовых и графических форм полнотекстовых документов;
- наличие средств
обеспечения поиска в объёмных полнотекстовых документах (например закладок в
документах, представленных в формате pdf).
4. Пооперационные схемы обработки документальных потоков для загрузки
в ЭБ библиотеки. Эти схемы предназначены для отображения в графической форме
последовательности операций обработки документов и данных, линии их
взаимосвязей и ответственных за выполнение этих операций. Пример схемы,
действующей в ГПНТБ России, приведен на рис. 3.
5. Технологические карты обработки документов, содержащие наименование
работ (операций), соответствующих пооперационным схемам; названия инструкций,
по которым они выполняются; порядок и адреса получения и передачи данных;
номера подразделений и/или должностных лиц, ответственных за их выполнение; а
также при необходимости другие сведения, например нормы и сроки выполнения
работ. Фрагмент технологической карты, используемой в ГПНТБ России, представлен
на рис. 4.
6. Технологии каталогизации и аналитической обработки полнотекстовых
документов для ЭБ.
Особенности составления перечисленных инструкций заключаются в
четком определении состава и правил заполнения полей в соответствующих АРМах
программного обеспечения АБИС библиотеки. В качестве примеров на рис. 5 и 6
приведены инструкции, используемые каталогизаторами и аналитиками ГПНТБ России,
работающими в программной среде Системы автоматизации библиотек ИРБИС.
Рис. 3. Пооперационная схема обработки массивов документов
для электронного каталога НЭБ ГПНТБ России
|
№№
операций
|
Содержание
выполняемых работ
|
№№
инструкций
|
Подразделение
Исполнитель:
|
Примечание
|
|
1.
|
Формирование массива исходных документов М2,
предназначенных для текущей обработки НЭБ ГПНТБ России, на выделенном диске
веб-сервера (адрес диска/). После освобождения хранилища М2, загрузка
очередной партии.
|
1нэб
|
ЦИТ-2
|
Выполняется
зав. ЦИТ-2 или
назначенным ведущим сотрудником
|
|
2.
|
Обращение к массиву исходных документов М2 (адрес диска/)
партии документов для библиографической и аналитической обработки в массив М2
для обработку сотрудниками ФО-2 и ФО-3.
|
1об.
|
ФО-2
|
Выполняется
зав. ФО-2 или
назначенным ведущим сотрудником
|
|
3.
|
Выдача заданий сотрудникам ФО-2 на библиографическую
обработку полнотекстовых документов
|
1об.
|
ФО-2
|
Выполняется
зав. ФО-2 или
назначенным ведущим сотрудником
|
|
4.
|
Библиографическая обработка отоб
ранного массива документов. Экспорт БО из ИРБИС в массив М3 для аналитической
обработки (Сервер ЛВС ГПНТБ России, логический адрес диска/).
Доработка ошибочных БО, возвра щенных ФО-3.
Примечание: после завершения полного
цикла обработки документов и загрузки их на веб-сервер ГПНТБ России, по
разрешению администратора сети содержимое обработанной партии документов в М3
стирается для освобождения места для новой партии документов.
|
1об.
|
ФО-2
|
Выполняется
выделенными библиографами под
контролем зав. ФО-2
|
Рис. 4. Пример составления технологической карты
Перечень технологических
инструкций, связанных с созданием электронного каталога полнотекстовых изданий
ЭБ библиотеки также включает:
инструкцию по индексированию документов ключевыми словами (см. «2. 7. Типовая технологическая инструкция
по индексированию документов в узлах КСПБМ – № 5 ОКиО» по адресу:
http://corporate.gpntb.ru/documents/proect3.doc);
инструкцию по составлению аннотаций и рефератов (см. «2. 6. Типовая
технологическая инструкция по составлению аннотаций и рефератов документов в узлах КСПБМ – № 4 ОкиО» по адресу: http://corporate. gpntb.ru/documents/proect3 doc).
|
Библиографы
получают задание на работу в виде перечня некоторого количества файлов с
полными текстами документов, находящихся в хранилище М2 по адресу: (указан
сетевой адрес хранилища М2) (указать логин и пароль каталогизатора).
В
АРМ «Администратор» системы ИРБИС (открыть файл «Irbisa. exe» ), меню «База данных/новая» ;
создаются записи: Имя БД – «_______» ; Полное название БД: «Фамилия
каталогизатора» и нажимается клавиша «Создать».
Примечание: Указанное действие производится один
раз при обработке первого документа. В дальнейшем открывается уже имеющаяся
«БД».
Открывается
АРМ «Каталогизатор» («Irbisс. exe» ).
В
правой части экрана (первая строчка сверху) выбирается имя «БД».
В
правой верхней части экрана (третья строчка сверху) устанавливается вид обрабатываемого
документа, например – PAZK42- Описание
книги под автором…
Актуализируется
опция «Основное БО».
Заполнению
подлежат поля:
«1-й
автор» (Фамилия и инициалы);
«Другие
индивидуальные авторы» (если они есть – Фамилия и инициалы),
«Основное
заглавие, дополнительные данные» ;
«Выходные
данные» : «Издательство» – ______, «Город1» – МОСКВА, «Год издания» – цифрами
в соответствии с обрабатываемым документом, «Количественные характеристики» —
«Объем» – число страниц.
Примечание: Не забывайте сохранять введенные
данные нажатием клавиши «ввод»!
4.
Открывается опция «Специфические»
«Электронный
ресурс-вид и объем» – Отметить «Электронные текстовые данные»
Примечание: Не забывайте сохранять введенные
данные нажатием клавиши «ввод»!
5.
Открывется опция «Технология». Подлежат заполнению поля:
«Каталогизатор,
дата» (в подполе «ФИО» вводится фамилия и инициалы составителя БЗ. Формат
ввода даты указан в поле подсказки),
«Ссылка-внешний
объект» или «Сведения о полном тексте» – в подполе «Имя файла» – для
прикрепления полного текста ввести: _______________-1/имя файла документа.
«Держатель
документа» – ГПНТБ России.
Примечание: Не забывайте сохранять введенные
данные нажатием клавиши «ввод»!
Приступайте
к обработке следующего документа (см. пп 3-5 данной инструкции).
После
завершения обработки задания произведите проверку правильности записей всех
обработанных документов!
Экспорт
записей: Меню «Сервис» /» Экспорт» – указать «Все» без изменения установок режимов
экспорта! / Выполнить/адрес хранилища М3: (указан сетевой адрес хранилища
М3)/ фамилия каталогизатора. iso).
|
Рис. 5. Пример составления технологической
инструкции каталогизатору
|
Систематизаторы
получают задание на работу в виде перечня некоторого количества файлов с
полными текстами документов, находящихся в хранилище М2 по адресу: (указан
сетевой адрес хранилища М2) (указать логин и пароль систематизатора).
В
АРМ «Администратор» системы ИРБИС (открыть файл «Irbisa. exe» ), меню «База данных/новая»,
создаются записи: Имя БД – «_____» ; Полное название БД: «_________» и
нажимается клавиша «Создать».
Примечание: Указанное действие производится один
раз при обработке первого документа. В дальнейшем открывается уже имеющаяся
«БД».
3.
Открывается опция «Систематизация». Подлежат заполнению поля:
«Индексы
ГРНТИ» – выбираются из всплывающего меню,
«Индексы
УДК» – выбираются из всплывающего меню,
«Ненормированные
ключевые слова» (отражаются все значимые аспекты документа, каждое КС в
отдельной строке поля 610, см. инструкцию по составлению КС— № 3об),
«Персоналия
(о нем) – имя лица» (каждая персоналия в отдельной строке поля 600, см.
инструкцию по составлению КС— № 3об),
«Аннотация»
(в соответствии с инструкцией № 4об по составлению аннотаций).
Примечание: не забывайте сохранять введенные
данные нажатием клавиши «ввод»!
4.
Открывется опция «Технология». Подлежат заполнению поля:
«Каталогизатор,
дата» (в подполе «Этап работы» вводится «Систематизация», в подполе «ФИО»
вводится фамилия и инициалы составителя БЗ. Формат ввода даты указан в поле
подсказки),
«Держатель
документа» – ГПНТБ России.
5.
Внимательно прочитайте созданную БЗ (в нижнем правом окне экрана), при необходимости
исправьте ошибки через опции соответствующих полей и сохраните введенные
новые данные опциями «Ввод».
6.
Сохраните документ (в нижнем левом окне путем инициирования записи «Новый»
или в верхнем меню «Корректировка/Сохранить» ).
7.
Приступаем к обработке следующего документа – см пп. 3-6.
8.
Экспорт записей: Меню «Сервис» /» Экспорт» – указать «Все» без изменения установок
режимов экспорта! / Выполнить/указать сетевой адрес диска /имя файла –
фамилия систематизатора. iso.
|
Рис. 6. Пример составления технологической инструкции систематизатору
Состав других технологических
инструкций, связанных с созданием контента ЭБ определяется особенностью каждой
библиотеки, а также возможностями, которые предоставляют используемые в них программно-технологические
комплексы. Так, для обеспечения необходимого качества информационного поиска в
массивах полнотекстовых документов с использованием сервиса, предоставляемого
системой автоматизации библиотек ИРБИС64, необходима инструкция по правилам
разбиения крупных документов на составные части (в ГПНТБ России такая
инструкция разработана). При необходимости предоставления пользователям ЭБ
возможности работы с массивами документов также в других (не MARC) системах метаданных и отсутствии соответствующих
лингвистических процессоров (конверторов), могут потребоваться дополнительные
инструкции обработки документальных потоков. Здесь уместно отметить, что в
системе ИРБИС64 существует конвертор, позволяющий перевести в автоматическом
режиме библиографические записи электронного каталога, выполненные в формате UNIMARC, в формат DublinCore на языке разметки XML.
На мой взгляд, наличие указанных
инструкций и строгий контроль за их выполнением являются важнейшим условием
обеспечения качества, а также эффективности функционирования и развития
электронных библиотек.
Список источников
Воройский Ф. С.Развитие электронных библиотек как подсистем АБИС
перспективное направление автоматизаии библиотек// «Информационные
технологии, компьютерные системы и издательская продукция для библиотек» :
доклады и тезисы докладов МК «LIBCOM–2006». – Москва: ГПНТБ
России. – 2006. – [Электронный ресурс] – Режим доступа: http://www.gpntb.ru/libcom6/disk/trud.html. – Загл. с экрана.
Воройский Ф. С.Основные
принципы организационно-функционального построения электронных библиотек как
подсистем АБИС // «Библиотеки и ассоциации в меняющемся мире: новые технологии и
новые формы сотрудничества» : Материалы конф. «КРЫМ–2007». Москва: ГПНТБ
России, 2007 г. – [Электронный ресурс] – Режим доступа:
http://www.gpntb.ru/win/inter-events/crimea2007/cd/proceeding.html – Загл. с экрана.
|
