С. Р. Баженов, Р. М. Паршиков
ГПНТБ СО РАН, Новосибирск
Внедрение АРМ МБА системы ИРБИС в ГПНТБ СО РАН
Представлен процесс внедрения и доработки программного обеспечения
АРМ МБА Системы автоматизации библиотек ИРБИС в ГПНТБ СО РАН.
Система автоматизации библиотек ИРБИС используется в ГПНТБ СО РАН
с 2000 г. Одна из важных задач автоматизации библиотечных процессов в
ГПНТБ СО РАН – задача МБА. Для её решения в 1990 г. разработано [1–3] и используется собственное
программное обеспечение. Сегодня возможности этого ПО не удовлетворяют всех
потребностей службы МБА, существуют проблемы в стыковке с модулями ИРБИС.
Для устранения этих проблем принято решение о переходе на АРМ МБА
системы ИРБИС. Тестирование позволило сформулировать некоторые выводы о возможностях
этой системы:
1. АРМ МБА ориентировано на библиотеки, только принимающие заказы
(для этого и созданы рабочие листы заказа и абонента). Возможностей направления
заказов в другие библиотеки (библиотеки сети) нет.
2. Не поддерживается поиск в библиографических ресурсах глобальной
сети. АРМ МБА обращается только к локальным БД (доступным с локального или
сетевого диска).
3. Технология работы отдела МБА, заложенная разработчиками, не
совпадает с технологией работы отдела МБА ГПНТБ СО РАН.
4. Нет учета выдачи и отправки электронных копий.
5. Выходные формы
(сопроводительные и статистические) не соответствуют требованиям ГПНТБ СО РАН
по виду документов и их наполнению.
6. Не взаимодействует с программным обеспечением WEB, используемым в ГПНТБ СО РАН.
7. Не предусмотрен механизм уведомления пользователей об этапах
прохождения заказа.
8. Требуются новые режимы для обеспечения удобства работы пользователей
и наращивания функциональности.
9. Не поддерживает импорт данных о поступлениях денежных средств
из бухгалтерских систем.
10. Не учитываются особенности расчётов с абонентами в ГПНТБ СО
РАН (сети институтов СО РАН).
Следовательно, для внедрения АРМ МБА в ГПНТБ СО РАН необходимы
существенные доработки.
На первом этапе выполнено изучение и сравнение структуры баз данных
имеющейся системы и АРМ МБА системы ИРБИС. В результате проведено конвертирование
данных по разработанной технологии.
На следующем этапе разработаны дополнительные выходные формы:
«Адресная карточка абонента», «Почтовая карточка» и «Бланк-заказ» (сопроводительный
документ для каждого заказа МБА в ГПНТБ СО РАН). Произведено переключение
настроек веб-части автоматизированной системы МБА для записи заказов в БД АРМ
МБА.
Для организации эффективной работы по приему и регистрации заказов
созданы дополнительные виды поиска. Кроме того, выполнена доработка кода АРМ
МБА: на вкладке «Просмотр/Вывод» добавлены кнопки для режимов «Распечатка
почтовой карточки», «Распечатка бланк-заказа», «Регистрация и распечатка
бланк-заказа».
После выполнения описанного выше комплекса доработок можно сказать,
что была завершена первая очередь внедрения АРМ МБА в деятельность службы МБА
ГПНТБ СО РАН.
На следующих этапах проведено внедрение модулей АРМ для регистрации
операций выдачи, продления, возврата и «отказов» (неудовлетворенных заказов).
В соответствии с методикой расчета даты возврата издания, принятой
в ГПНТБ СО РАН, реконструирован режим «Выдача» АРМ МБА, выполнены доработки
программно-технологического обеспечения, изменены программная логика режима
«Выдача» и интерфейс окна.
Для реализации функции учета выдачи и отправки электронных копий
разработан модуль «Выполнение выдачи электронной копии». Он позволил
реализовать взаимосвязь с трехуровневой файловой структурой (абонент – заказ –
копии), в которой сохраняются результаты сканирования (электронные копии);
автоматизировать процесс подготовки сообщений абонентам по электронной почте с
вложенными файлами электронных копий.
Особенности модуля: при выдаче электронной копии отображается
список файлов, входящих в состав этой конкретной электронной копии. Программа
автоматически подсчитывает число страниц в каждом файле (для наиболее
распространенных форматов файлов tif, jpg,
pdf), информирует
сотрудника МБА о суммарном числе страниц в копии и объеме сообщения
(электронной почты).
В режиме реализована взаимосвязь с почтовым клиентом через стандартный
интерфейс MAPI (на данный момент гарантированно поддерживается почтовый клиент
Mozilla Thunderbird). АРМ МБА осуществляет автоматическое формирование
необходимого числа сообщений электронной почты с вложениями – электронными
копиями, производит автоматический подбор размера каждого сообщения в целях
соблюдения ограничений на объем сообщения.
Проведен также комплекс работ по внедрению модуля регистрации
операций в записях заказа. С помощью этого модуля в записях заказа явным
образом регистрируются другие операции (передача заказа на уточнение, в другой
отдел, постановка в очередь, отказ и др.) [4].
В модуль добавлено альтернативное, древовидное представление списка
операций над заказом (поддерживаются два уровня). Это связано, во-первых, со
сравнительно большим сформированным списком операций (в соответствии со сложившейся технологией работы МБА в ГПНТБ СО РАН)
– список операций не укладывается на одном экране; во-вторых, с необходимостью
группировки операций не на базе кодов таких операций, а на базе вида операции
(«Возврат», «Отказ», …).
В АРМ МБА не было возможности ограничения списка операций над
заказом в зависимости от некоторых условий. Выполнена доработка, в результате
которой каждому коду операции соответствует файл «формата логического
контроля». Значение, возвращаемое форматом, интерпретируется АРМ. В зависимости
от значения, тот или иной код операции становится доступен либо недоступен для
выбора.
Дополнительно в модуль встроены элементы подсистемы уведомления
пользователей (абонентов) по электронной почте (поля «Кому», «Тема сообщения»).
Тексты сообщений формируются на основе задаваемых пользователем шаблонов (в
форматах *. pft),
одному коду операции соответствует один шаблон.
Для обеспечения эффективности работы с большим потоком заказов
разработана регистрация операций для группы заказов.
Поскольку статистические выходные формы АРМ МБА не соответствовали
требованиям ГПНТБ СО РАН, разработаны наборы новых статистических выходных форм
различного назначения. Отдельные формы ориентированы на учет абонентов, а
другие – на учет заказов.
В результате выполненных работ АРМ МБА в ГПНТБ СО РАН позволяет
осуществлять следующие функции:
- ведение БД абонентов различных подразделений и секторов МБА ГПНТБ
СО РАН;
- работу с базой данных заказов, принимаемых как в электронной, так
и в традиционной форме;
- отслеживание прохождения заказа;
- регистрацию выдачи литературы, возврата, продления;
- регистрацию выдачи копий и электронных копий;
- формирование выходных форм: адресной карточки, почтовой карточки,
сопроводительного документа на заказ – бланк-заказа; статистических отчетов по
абонентам и заказам за определенный период времени;
- уведомление абонентов по электронной почте о неудовлетворенных
заказах («Возвраты», «Отказы», «Занято»).
Каковы дальнейшие задачи, которые необходимо решать при автоматизации
службы МБА ГПНТБ СО РАН?
Это доработка веб-части автоматизированной системы МБА для просмотра
состояния заказов пользователями через Интернет. Доработка и внедрение
безбумажной технологии учета поступлений денежных средств и расходов абонента. Разработка режима направления
заказа в другие библиотеки (путем взаимодействия с почтовым клиентом или
другими способами).
Еще актуальнее становятся задачи организации взаимодействия АРМ
МБА (ИРБИС32) с ИРБИС64: поддержка электронных
каталогов ИРБИС64 для режима «Оформление заказа»; отправка заказа (как в АРМ
«Читатель») и взаимодействие с АРМ «Книговыдача».
Список источников
1. Красильникова И. Ю.,
Боровенская Т. С. Автоматизированный режим работы в системе МБА
// Автоматизированные библиотечно-информационные системы : VI Сиб. науч.
семинар с междунар. участием (1–7 июля 1996 г., г. Новосибирск) :
тез. докл. и сообщ. – Новосибирск, 1996. – С. 120–122.
2. Баженов И. С.,
Баженов С. Р., Красильникова И. Ю. Разработка и
применение программ на ISIS-Pascal для работы с МБА с использованием
электронной почты // Библиотеки и ассоциации в меняющемся мире: новые
технологии и новые формы сотрудничества : 3-я Междунар. конф. «Крым-96» : Материалы
конф. – Ялта, 1996. – Т. 2. – С. 172.
3. Баженов С. Р.,
Баженов И. С., Красильникова И. Ю. Эксплуатация
автоматизированной системы заказов МБА по электронной почте // Четвертые
Макушинские чтения : тез. докл. – Новосибирск, 1997. – С. 314–315.
4. Очагова Л. Н.,
Подморина Е. Б. Автоматизация технологии МБА ГПНТБ России на базе
ИРБИС / Л. Н. Очагова, Е. Б. Подморина // Науч. и техн.
б-ки. – 2005. – № 2. – С. 127–133.
|
