Гита Комарова
Латвийский университет, Рига
Менеджмент организации работы в библиотеке колледжа
Использование основных
функций менеджмента (планирование, организация, мотивация и контроль) для
формирования информационной среды библиотек колледжей.
Роль библиотеки колледжа в информационном обществе
Повышение роли информации и знаний в жизни мирового общества
радикально меняет организацию работы и функции библиотек образовательных
учреждений (в том числе колледжей). Поменялись методы обучения. Все чаще в
процессе обучения студентов преподавателю отводится вспомогательная роль,
студенты сами конструируют свои знания. Особое значение приобретает самостоятельная
учеба студентов. При этом поменялась роль не только академического персонала,
но и библиотек учебных заведений. Библиотеки стали базой информационных ресурсов
и услуг, центром социальной коммуникации и общения студентов и преподавателей,
где можно информацию превращать в знания и умения [2].
Главная особенность
информационного общества в том, что в нем доминируют и взаимно дополняют друг
друга два понятия: информацияи знания.
Большое количество информации, разнообразие информационных услуг, новейшие
информационные технологии способствуют быстрому и неограниченному доступу
студентов и академического персонала к информации в библиотеке.
Одна из главных задач библиотеки
колледжа – обеспечить доступ своих пользователей к разнообразной информации,
соответствующей направлениям обучения. Осуществляя эту задачу, библиотека
становится частью образовательного процесса колледжа, предлагает качественную
систему информационных ресурсов и услуг, помогает учебному заведению оптимизировать
процесс обучения, способствует
научно-исследовательской работе академического персонала и студентов [5]. Её деятельность
способствует интеграции в информационном обмене других публичных, научных и
академических библиотек.
Информационная
индустрия – основа информационного общества – оказывает влияние на
политику, технологии, образование и другие аспекты жизни. Информационная индустрия также
воздействует на библиотечную сферу. Из структуры, занимающейся хранением
локальных информационных ресурсов, библиотека превращается в генератор
человеческих знаний и становится одним из самых важных факторов в социокоммуникативной
деятельности общества [6].
По своей сути библиотека колледжа является общественным информационным
пространством, где студенты и преподаватели самостоятельно находят и усваивают
необходимые информационные ресурсы для работы и самообразования. Библиотеки
интенсивно развиваются в направлении гибридных библиотек, где пользователи параллельно
с традиционными информационными ресурсами могут работать с электронными
информационными источниками.
В свои стратегические планы библиотеки колледжей помимо других
функций должны включить и развитие услуг, базирующихся на возможностях новейших
информационных технологий, и усовершенствование общепрофессиональных качеств
библиотечного персонала, чтобы не затеряться в информационной среде и среди
информационных услуг других организациий [4].
Главные функции библиотеки колледжа
Основной функцией библиотеки колледжа является организация информационного
потока и предоставление доступа к нему пользователям; а основной задачей –
раскрытие и распространение содержания информационных ресурсов, соответственно
информационным потребностям пользователей, что определяет разнообразие
информационных услуг библиотеки, т. е. библиотека колледжа – информационный
центр для студентов и преподавателей. Пользователям предоставлены
печатные издания (учебники, пресса, научные публикации, картографические и
другие издания), электронные ресурсы (базы данных, ресурсы интернета) и другие
информационные носители (аудио, видео кассеты, микроформы) [3].
Посредством такой формы распространения знаний, как информационные
услуги, библиотеки колледжей осуществляют также и функцию центра культуры. Они
предоставляют пользователям доступ к национальному и мировому культурному
наследию, информационную поддержку инновативной активности студентов.
Развивая у пользователей навыки самостоятельного поиска информации
в виртуальной среде, а также поощряя возможности развития интерактивного
образования и дистанционного обучения, библиотеки колледжей выполняют функцию центра
непрерывного образования.
Составные менеджмента библиотеки колледжа
Для библиотек колледжей, как и для большинства организаций (и государственных,
и коммерческих), основной задачей является выживание, возможность работать и приносить пользу обществу. Для этого им приходится
периодически менять свои цели, выбирая их соответственно изменяющимся
потребностям внешнего мира. Почти все коммерческие организации периодически
разрабатывают новые виды продукции или услуг для своих потребителей. Активное
развитие информационного рынка побуждает библиотеки предлагать пользователю
новые информационные ресурсы и услуги.
Чтобы соответствовать требованиям пользователей, деятельность
библиотеки должна быть как эффективной, так и результативной. Результативность
– следствие того, что библиотека создает общедоступный для пользователей массив
информации (базы данных, печатные издания и другие документы), а эффективность
проявляется в качестве предлагаемых ресурсов и услуг. Эффективность можно
измерить и выразить количественно, потому что можно определить количество
потребляемых ресурсов и услуг. Относительная эффективность библиотеки
выражается продукцией информационного производства [1].
Библиотека должна осознавать необходимость управления информацией
по аналогии с управлением кадрами, финансами и материальными ресурсами, не
забывая при этом, что управленческие решения представляют собой идеи, мысли. Цель
управления для библиотеки – это выполнение реальной работы реальными
работниками.
Успешным считается такое решение, которое посредством практического
деятельного осуществления результативно и эффективно превращается в продукцию
или услугу. Чтобы библиотечная работа реализовалась успешно, необходим
менеджмент организации работы библиотеки.
Планирование, организация, мотивация и
контроль – это функции менеджмента, без которых невозможна результативная
и эффективная работа библиотеки.
Функция планирования в первую очередь означает выработку и принятие
стратегии, в которой перед библиотекой поставлена та или иная цель, задача. С
помощью стратегии руководство библиотеки обеспечивает единое направление усилий
всех библиотечных работников к достижению общих библиотечных целей. С
планирования работы начинается процесс управления, от его качества зависит
успех работы библиотеки. По своей сути функция планирования должна ответить на
следующие основные вопросы:
Где мы находимся в настоящее время?
Куда мы хотим двигаться?
Как мы собираемся добиться поставленных целей?
Легче всего ответить на эти вопросы, используя SWOT-анализ. Аббревиатура
SWOT обязана своим происхождением четырём англоязычным словам: сила (strength), слабость (weakness), возможности (opportunity)
и угрозы (threat).
Именно на них и строится SWOT-анализ.
SWOT-анализ включает в себя анализ ситуации внутри библиотеки, а
также анализ внешних факторов и ситуации в информационной индустрии. Все данные
впоследствии сводятся в одну таблицу, состоящую из четырех основных полей: сила, слабость, возможности и угрозы. Такую таблицу также называют
матрицей SWOT-анализа. По результатам анализа расположенных в таблице данных
составляется список возможных действий для нейтрализации слабых сторон
библиотеки, в том числе за счет сильных; разрабатываются возможные варианты
развития библиотеки при изменении внешних факторов, способы использования
сильных сторон для уменьшения рисков и т. д.
Сущность функции менеджмента состоит в том, чтобы обеспечить
выполнение решения с организационной стороны, т. е. создать в библиотеке такие
управленческие отношения, которые обеспечили бы наиболее эффективные связи
между всеми элементами управляемой системы. Организовать работу в библиотеке –
значит разделить на части и делегировать выполнение общей управленческой цели и
задачи путем распределения ответственности и полномочий, а также установления
взаимосвязей между различными видами работ. Содержанием организации работы
библиотеки является приспособление организационной структуры конкретной библиотеки
к задачам намечаемой информационной деятельности, подбор библиотечных
работников для конкретной работы и делегирование им полномочий, прав
использования ресурсов организации [8].
Для успешной реализации этой функции необходимо учитывать требования
определенных организационных принципов.
Принцип цели – библиотека, ее отдельные структуры работают во
имя достижения общей цели.
Принцип эластичности – при определении задач и ответственности
должно быть установлено оптимальное сотрудничество между библиотечными
работниками и руководством колледжей в создании информационной среды в
библиотеке.
Принцип устойчивости – система управления строится так, чтобы
ее элементы не подвергались коренным изменениям под влиянием внешней и внутренней
среды.
Принцип непрерывного совершенствования предполагает необходимость
систематической организационной работы по совершенствованию процесса
организации и реализации решений.
Принцип прямой соподчиненности – любой библиотечный работник
должен иметь одного начальника.
Принцип объема контроля – руководитель библиотеки в состоянии
квалифицированно обеспечить и проконтролировать работу подчиненных.
Принцип комбинирования – обеспечение оптимального сочетания
централизованной работы и самостоятельной деятельности библиотечных работников.
Еще важны принцип безусловной ответственности
руководителя за действия подчиненных, принцип соразмерности ответственности
данным полномочиям, принцип приоритета функций.
Сущность функции мотивации заключается в том, чтобы персонал
библиотеки выполнял работу в соответствии с делегированными ему правами и
обязанностями и сообразно с принятыми управленческими решениями. Мотивацию
можно назвать процессом побуждения себя и других работников к деятельности для
достижения определенных целей [7].
Важный компонент менеджмента организации работы библиотеки
колледжа – контроль. Это процесс обеспечения достижения библиотекой своих
целей. Он представляет собой систему наблюдения и проверки соответствия
процесса функционирования управляемой работы принятым решениям, а также
выработки определенных действий.
Аспекты управленческого контроля: разработка планов, в которых
точно определены цели и сроки их достижения; измерение достижений за конкретный
период и сравнение готовой продукции с ожидаемыми результатами; подготовка
необходимых корректирующих действий.
Руководитель библиотеки должен
выбрать одну из трех линий поведения: ничего не предпринимать, устранить
отклонение или пересмотреть план.
Виды контроля:
- предварительный – осуществляется до фактического начала работ. Его
средствами является реализация определенных правил, процедур и линии поведения;
- текущий – осуществляется непосредственно в ходе работ. Проводится
путём измеренияфактических
результатов, полученных после проведения работы;
- заключительный – осуществляется для того, чтобы узнать информацию,
необходимую для планирования будущей работы. Способствует мотивации работников,
так как определяет достигнутую результативность.
Технология контроля в библиотеке осуществляется при помощи концепции
контроля (система, процесс, частная проверка), определением целей контроля
(целесообразность, правильность, регулярность и эффективность контроля),
установлением норм контроля (этические, производственные, правовые), выбором
вида контроля (предварительный, текущий, заключительный), определением объема и
области контроля (сплошной, эпизодический, финансовый, качества продукции).
Итоговый вывод: чтобы библиотеки колледжей достигли одну из
главных целей – быть неотъемлемой частью
образовательного процесса – им следует основательно продумать менеджмент
организации работы, так как сегодня наш пользователь настроен на качественную
информационную продукцию и услуги.
Список источников
1.
Baldwin,
David. The library compensation handbook: a guide for
administrators, librarians, and staff / David A. Baldwin. – Westport, Conn. :
Libraries Unlimited, 2003. – XII. – 256 p. – ISBN 1-5630-8970-X.
2. Challenge and change in the information society. London: Facet Publishing, 2003.
XVI. – 239 p. – ISBN 1-85604-453-X.
3. Clayton, P., Gorman, G. E. Managing information resources in libraries: collection management
intheory and practice. – London : Library Association Publishing, 2001. XVI. –
272 p. – ISBN 1-85604299.
4.
Libraries within their institutions:
creative collaborations / William Miller, Rita M. Pellen, editors. –
Binghampton, NY : Haworth Information Press, 2004. – ISBN 0-78902720-8.
5. Feather, John. The information
society: a study of continuity and change. – London : Facet Publ., 2004. – 220
p. – ISBN 1-85604-497-1.
6.
Дрешер, Ю. Н. Организация информационного
производства. – Москва : Гранд-Фаир, 2005. – 248 с. – ISBN 5-81-830896-7.
7.
Основы менеджмента: список
материалов раздела «Основы менеджмента» [Электронный ресурс]. – Ростов : РГУ,
2007. – Режим доступа: http://www. managment. aaanet. ru/osnovi/.
8. Современные методики делопроизводства в библиотеке : учеб.-метод. пособие. –
Москва : Либерея, 2004. – 126 с. – Серия «Библиотекарь и время»; № 3. – ISBN
5-8512-9172-9.
|
