УДК 027.7(477)
О. С. Панарина, В. И. Сосипатрова
База данных
«Книгообеспеченность» –
инструмент информационного
обеспечения учебного процесса
и система управления формированием фонда
вузовской библиотеки
Опыт создания картотеки книгообеспеченности учебных дисциплин и
перевода ее в электронную форму; этапы работы; роль БД в обеспечении учебного
процесса вуза.
Украинская инженерно-педагогическая академия (УИПА) – единственное
в Украине высшее учебное заведение IV уровня аккредитации, специализирующееся
на подготовке инженерно-педагогических кадров для системы профтехобразования.
Более 11 тыс. студентов обучаются здесь по 31 специальности; читаются 986
дисциплин.
Сегодня УИПА – республиканский Методический центр по инженерно-педагогическому
образованию. Совместно с Институтом педагогики и психологии профессионального
образования Академии педагогических наук Украины в УИПА организована
научно-исследовательская лаборатория по проблемам инженерно-педагогического
образования; работает специализированный Ученый совет по защите кандидатских
диссертаций по четырем специальностям.
УИПА – один из основателей и организаторов регионального Центра
модульного обучения рабочим профессиям по методике Международной организации
труда. Этот Центр нацелен на помощь во внедрении методики в систему
профтехобразования, разрабатывает пакеты учебной документации. При УИПА создан
Европейский мониторинговый комитет под эгидой Международной организации
инженерной педагогики для переподготовки и повышения квалификации до уровня
европейского педагога.
Библиотека – одно из важнейших структурных подразделений УИПА,
участвующих в обеспечении учебной и научной деятельности. Фонд библиотеки – 900
тыс. экз., из них 640 тыс. экз. – учебная литература. Ежегодно библиотека
обслуживает более 12 тыс. пользователей, выдает свыше
700 тыс. экз. документов.
Реформирование высшего образования, внедрение новых образовательных
технологий, предусмотренных Болонскими инициативами, значительно усиливают роль
библиотек вузов в информационном обеспечении и сопровождении
учебно-педагогической и научной деятельности вуза. В условиях внедрения в
образовательный процесс новых стандартов и технологий, изменений в учебных
планах, введения новых дисциплин, активизации самостоятельной работы студентов
повышаются требования и к модели информационного обеспечения учебного процесса.
В соответствии с законом Украины «О высшем образовании» (от
17.01.2002 г.) и приказом Министерства образования и науки (МОН) Украины «Лицензионные
условия предоставления образовательных услуг в сфере высшего образования» (от
19.01.2004 г.) ставится задача повышения качества образования путем
упорядочения работы по обеспечению учебного процесса учебно-методической
литературой. В связи с этим моделирование и формирование научно-образовательных
ресурсов и информационное обеспечение учебного процесса становится одной из наиболее актуальных задач
вуза и его библиотеки.
Отличительная особенность библиотеки вуза – формирование фонда
документов в двух направлениях: содержательном и количественном.
Важнейший принцип содержательного направления формирования фонда –
это его профилирование, т.е. соответствие учебным планам и программам вуза.
В статье заместителя директора Института инновационных технологий и
содержания образования Министерства образования и науки Украины
К. Левкивского подчеркнуто: «Политика
комплектования вузовских библиотек сегодня должна быть коренным образом
изменена и направлена на приобретение конкретных и необходимых документов,
материалов, изданий, а не на их нагромождение… Необходимо обеспечить
приобретение тех конкретных изданий, которые необходимы для выполнения
конкретных индивидуальных планов учебного процесса студентов».
Количественные критерии формирования фонда определяются с учетом
требований аккредитации, предусматривающих следующие нормативы приобретения учебной литературы для студентов:
дневная форма обучения – учебники и
учебные пособия – 1:3, методические указания – 1:5; заочная форма обучения –
учебники, учебные пособия и методические указания – 1:1.
Выполнение этих требований в условиях ограниченного финансирования
проблематично, но по мере аккредитации отдельных специальностей и дисциплин
задача решается поэтапно. И здесь особенно важно взаимодействие библиотеки и
кафедр.
Следует отметить, что формирование фонда учебной литературы осуществляется
с учетом книгообеспеченности отдельных дисциплин и специальностей.
Из известных моделей формирования фонда вузовской библиотеки все
более широко применяется БД «Книгообеспеченность», которая содержит точные
сведения о всех дисциплинах, читаемых в вузе, количестве учебной
литературы в фонде библиотеки, числе студентов, изучающих каждую конкретную
дисциплину. Таким образом, БД
«Книгообеспеченность» содержит отдельные элементы тематико-типологического
плана формирования учебного фонда с учетом распределения документов по
подразделениям библиотеки.
Созданная в библиотеке УИПА БД «Книгообеспеченность» нацелена на
информационное сопровождение учебного процесса, дает возможность объективно
изучать соответствие учебного фонда профилю академии и прогнозировать
направления и стратегию его наполнения. Систематическая работа с БД по ее
совершенствованию обеспечивает дополнительный сервис в формировании фондов,
позволяет поддерживать связь с кафедрами, гарантируя достоверность и
актуальность предоставляемых сведений.
Проблема книгообеспеченности учебного процесса всегда была в зоне
повышенного внимания вуза и библиотеки. Сегодня
книгообеспеченность – один из важнейших показателей соответствия вуза
требованиям лицензирования и аккредитации. Этот показатель определяется через
систему так называемых коэффициентов книгообеспеченности. Для получения
требуемых показателей по специальностям и дисциплинам необходимо собрать воедино
и проанализировать учебные программы, сведения о рекомендуемой литературе и
контингенте студентов.
Оптимальная модель комплексного
учета и анализа книгообеспеченности отрабатывалась библиотекой УИПА
десятилетиями. Еще в конце 1960-х гг. был изучен опыт вузовских библиотек,
в том числе Московского института стали и сплавов, Северо-Западного заочного
политехнического института, и принято решение об организации картотеки
книгообеспеченности.
Картотека представляла собой
комплекс из трех взаимосвязанных рядов:
1. Сводная картотека книгообеспеченности (факультет, кафедра, дисциплина,
литература по дисциплине);
2. Картотека дисциплин с указанием кафедр, читающих дисциплину,
специальности и семестра;
3. Алфавитный ряд учебных изданий с указанием кафедр, дисциплин
специальностей и курсов, которые используют данные издания.
В картотеке отражалась учебная литература, имеющаяся в фонде отдела
обслуживания в количестве более 10 экз. Другие типы изданий вносились в
картотеку в том случае, если их количество обеспечивало имеющийся контингент
студентов. Учебно-методические издания, предназначавшиеся в первую очередь для
студентов заочной формы обучения и составлявшие значительную часть фонда, в
картотеке не отражались. Организованная таким образом картотека просуществовала
до 2000 г.
Детально продуманная по своей структуре картотека предоставляла
возможность проводить многоаспектный анализ состояния обеспеченности
литературой учебного процесса, информировать кафедры вуза о книгообеспеченности
отдельных дисциплин, организовывать распределение литературы из учебного фонда
по семестрам и группам, формировать комплекты учебников при организации
групповой выдачи литературы, своевременно корректировать политику
комплектования учебного фонда по отдельным дисциплинам.
Вместе с тем, ведение картотеки в карточном варианте оказалось достаточно
трудоемким процессом. Не менее трудоемким было предоставление кафедрам данных о
книгообеспеченности в печатном варианте.
Внедрение в практику работы вузовских библиотек информационных
технологий дало возможность организовать эту работу на качественно новом
уровне.
Получив в 1999 г. по гранту автоматизированную библиотечную информационную
систему Liber-Media, библиотека УИПА
приступила к организации
электронного каталога. Было
принято решение одновременно с вводом в ЭК новых поступлений документов
осуществлять ретроввод учебной литературы.
С 2000 г. на основании данных ретроввода сотрудники отдела
обслуживания учебной литературой начали создание электронной БД книгообеспеченности.
Однако программа Liber Media, ориентированная
в основном на публичные библиотеки, не предполагала создание такой БД.
Поэтому в качестве основных полей использовались поля рубрик и подрубрик. Принцип
организации БД оставался таким же, как и в карточном варианте: перечень
дисциплин по кафедре; перечень учебных изданий по каждой дисциплине; в описании
каждого издания указывались дисциплины и специальности, по которым оно рекомендуется.
В дальнейшем при ретровводе в ЭК вносилась вся учебная литература,
в том числе и методические издания, следовательно, БД книгообеспеченности
пополнялась новыми записями.
Шестилетний опыт работы в программе Liber Media показал, что по
ряду объективных причин созданная БД “Книгообеспеченность” не обеспечивала
выполнение функций, которые на нее возлагались.
В 2006 г. библиотека приобрела Систему автоматизации библиотек
ИРБИС32 c семью
автоматизированными рабочими местами, и сотрудники отдела обслуживания учебной
литературой начали активное освоение
АРМа «Книгообеспеченность». Важные функции этого АРМа – возможность провести
многоаспектный анализ обеспеченности учебного процесса литературой и оперативно
информировать кафедры о книгообеспеченности отдельных дисциплин, формировать
необходимые отчетные документы.
В системе ИРБИС разработана подсистема «Книгообеспеченность»,
снабженная возможностью автоматического подсчета коэффициента обеспеченности
(КО), который реально отражает степень обеспеченности студентов учебниками.
В начале работы в АРМе «Каталогизатор» на основе конвертации дисциплин
из программы Liber Media был создан ряд вспомогательных словарей: словарь
кафедр, в котором можно было просмотреть дисциплины по кафедрам; словарь, где
каждая кафедра и дисциплина имели свой код рубрикатора. К примеру: кафедра
«Педагогика и методика профессионального обучения» имела код 15, и всем
дисциплинам присваивался код кафедры и порядковый номер дисциплин в алфавите.
Например: 15.03 – Дидактические основы профессионального образования, 15.04. –
МПН: основные технологии обучения.
Иерархическая структура рубрикатора создана для поиска литературы
по кафедрам и дисциплинам в АРМе
«Каталогизатор»и на веб-сайте библиотеки.
Получить данные о литературе по дисциплине можно, открыв в АРМе «Каталогизатор»
вид поиска «Вуз:
фак-сем-спец/Каф/Дисц/Спец», и в
АРМе «Книгообеспеченность», открыв вид словаря «Дисциплина». На сайте
библиотеки с аналогичными данными можно ознакомиться в БД ЭК, войдя в
рубрикатор «Кафедры – дисциплины». Кроме того, создан словарь специальностей.
В процессе подготовительной работы при создании БД «Книгообеспеченность»
данные регистрационной
картотеки многоэкземплярной
литературы и изданий вуза сверены с картотекой книгообеспеченности и введены в
БД через АРМ «Каталогизатор». Таким образом, каждое издание было «прикреплено»
к определенным дисциплинам, специальностям, кафедрам, для которых оно
предназначено. Это обеспечило при помощи словаря «Вуз:
фак-сем-спец/Каф/Дисц/Спец» в АРМе «Каталогизатор» возможность предоставлять
информацию о наличии литературы по кафедрам в целом и каждой дисциплине в
частности. В просмотровых и выходных формах эти сведения подаются в виде
таблицы, где отражены издания с указанием числа экземпляров по каждому
названию, распределение по месту хранения, общее количество по дисциплине,
кафедре, специальности и т.д.
На следующем этапе сотрудники отдела приступили к работе в АРМе
«Книгообеспеченность».
Задача КО в данном модуле решается на
основе интеграции сведений из БД:
БД «Электронный
каталог» – в запись книги вводятся сведения о предназначении учебника или
учебного пособия (факультет, кафедра и т. д.);
БД «VUZ-Учебные дисциплины» – сведения,
относящиеся к учебному процессу;
БД «Читатель» – сведения о контингенте
пользователей.
Базы данных должны функционировать взаимосвязанно. Основная часть
интерфейса занята тремя окнами, в которых отображаются словари баз данных или
списки связанных записей.
Словари имеют разные статусы:
1. Окно основного словаря, где отображаются записи, соответствующие
его терминам.
2. Окно связанных записей, где помещаются записи, связанные с записью
основного словаря.
3. Окно словаря переноса: в записи, отмеченные в этом словаре, можно
переносить данные из других записей основного словаря или из связанного списка.
Основу наполнения АРМа
«Книгообеспеченность» мы получили путем конвертирования учебных планов в
формате Еxcel – листов в БД «VUZ-Учебные дисциплины». В последующем при
получении новых учебных планов конвертируемые данные редактировались и
приводились в соответствие с ситуацией на текущий момент. Так, на основании
учебных планов вводились сведения о структуре новых дисциплин
(факультет–кафедра–специальность–семестр–форма обучения). Поскольку какая-либо
учебная дисциплина может читаться для разных специальностей, на разных факультетах,
семестрах, для разных форм обучения, программой предусмотрена дифференциация
дисциплин при помощи понятия «Уникальный номер дисциплины» – УНД.
В 2008 г. сотрудники отдела учебной литературы приступили к формированию
БД «Читатель», которая пополняется на основе сведений из учебно-методического
отдела УИПА путем их конвертирования в формате Еxcel и ручного ввода данных.
БД «Книгообеспеченность» кардинально изменила характер и трудоемкость всех процессов работы,
связанных с проблемой книгообеспеченности:
- на основе одноразового ввода информации
обеспечивается возможность ее многофункционального использования;
- библиотекарь полностью освобождается от
составления списков литературы и ее распределения, так как все эти операции
осуществляются в автоматизированном режиме;
- период подготовки выходных форм по
книгообеспеченности во много раз сокращается, повышается оперативность и
точность предоставления необходимой информации, уменьшается возможность ошибок
при получении выходных форм.
БД «Книгообеспеченность» дает возможность
предоставлять по запросу Министерства образования и науки Украины, ректората и
кафедр УИПА необходимые сведения о состоянии книгообеспеченности по отдельным
дисциплинам. Так, в 2009 г. для МОН Украины подготовлены справки о
книгообеспеченности по 16 аккредитуемым специальностям, для ректората УИПА – 2
справки о книгообеспеченности украиноязычными изданиями нормативных дисциплин и
аккредитуемых специальностей, для преподавателей – более 600 справок о
состоянии книгообеспеченности по отдельным дисциплинам.
Следует отметить, что БД
«Книгообеспеченность» не должна рассматриваться только как инструмент получения
коэффициентов и выходных форм книгообеспеченности по различным критериям. Актуальность
ведения электронной БД «Книгообеспеченность» возрастает в связи с необходимостью
качественного управления формированием и использованием фондов библиотеки.
Поэтому в создании БД принимают непосредственное участие сотрудники отдела
комплектования, которые вносят необходимые сведения о новых поступлениях
литературы.
Работая с БД, сотрудники отдела комплектования могут определить
дисциплины, коэффициент обеспеченности которых учебной литературой не
соответствует установленным требованиям и нормативам, что позволяет правильно
распределить приоритеты комплектования на текущий и последующий годы,
контролировать рациональность использования денежных средств. Кроме того, БД
обеспечивает дополнительный сервис при организации обслуживания читателей,
предоставляя информацию о распределении учебных изданий (студентам какой
специальности и по какой дисциплине они рекомендуются).
Работа с автоматизированной версией картотеки «Книгообеспеченность»
активизировала связь библиотеки с кафедрами УИПА. Обоюдная заинтересованность
помогла обнаружить слабые места в работе с фондом, ликвидировала или уменьшила
информационный вакуум по ряду дисциплин. Согласованность работы библиотеки и
кафедры гарантирует точность занесенных в БД сведений.
Подводя итоги использования АРМ «Книгообеспеченность», хочется
отметить, что проведена огромная работа по освоению АРМ и организации БД.
Однако все возможности АРМа нами еще не изучены, предстоит большая и интересная
работа.
Как свидетельствует опыт, БД «Книгообеспеченность» способствует повышению качества
моделирования и формирования фонда, получению качественно новой информации по
всем вопросам обеспеченности учебного процесса, созданию комфортной
информационной среды для пользователей библиотеки, развитию партнерства с
подразделениями вуза по вопросам формирования учебных ресурсов, полноправному
участию библиотеки в работе вуза по внедрению сертификата качества образования.
Список источников
1. Дубницька Л. І. Якість
документаційного забезпечення навчальних та наукових процесів університету //
Якість функціонування бібліотечної системи ВНЗ : матеріали III міжвуз.
наук.-практ. конф. Донецьк, 2007. – С. 42–50.
2. Зінченко І. І. Взаємодія
бібліотеки та кафедр ВНЗ по формуванню бібліотечного фонду // Якість
функціонування бібліотечної системи ВНЗ : матеріали III міжвуз. наук.-практ.
конф. – Донецьк, 2007. – С. 138–142.
3. Лемківський К. Бібліотека вищого
навчального закладу – ключова ланка інформаційного забезпечення навчального
процесу на сучасному етапі // Вища школа. – 2008. – № 5 – С. 33–41.
4. Очагова Л. Н. Книгообеспеченность – новый модуль в
системе автоматизации библиотек ИРБИС : [Электронный ресурс] /
Л. Н. Очагова, С. М. Дунаевская // Библиотеки и
информационные ресурсы в современном мире науки, культуры, образования и
бизнеса. – Москва, 2005. – Режим доступа: http://www.gpntb.ru/win/inter-events/crimea2005/disk/108.pdf
5. Панарина О. С. Электронная
база «Книгообеспеченность» как составная часть информационной системы вуза //
Сучасні інформаційно-бібліотечні технології як складова реформування
навчального процесу : Матеріали ХV науково-практичної конференції (до 50-річчя
заснування бібліотеки УІПА). –
Харків, 2008.
– С. 103–113.
|
