УДК 026.6
С. Р. Баженов, А. И. Павлов
Поэтапное развитие АБИС:
объективная неизбежность и субъективные факторы,
сдерживающие процесс автоматизации
На примере внедрения в ГПНТБ СО РАН комплекса автоматизированного
обслуживания читательских заказов под управлением ИРБИС64 проанализированы
объективные и субъективные факторы, определяющие длительность переходных
периодов и их влияние на взаимосвязанные производственные процессы при
автоматизации традиционных библиотечных технологий.
Ключевые слова:
Государственная публичная научно-техническая библиотека СО РАН,
автоматизированные библиотечно-информационные системы, Система автоматизации
библиотек ИРБИС, автоматизированная книговыдача, электронные каталоги, ретроконверсия.
В структуре любой АБИС можно выделить
несколько крупных составляющих, или технологических направлений, которые сами
по себе весьма специфичны и функционально полноценны. Несмотря на то, что все
они естественным образом взаимосвязаны и связи эти усиливаются по мере эволюции
системы в целом, их индивидуальное развитие может идти в большой степени автономно.
Для любой крупной библиотеки характерно наличие подсистемы автоматизированной
обработки входного потока литературы и как результат – формирование базы данных
библиографических описаний первоисточников – электронного каталога.
Несомненно, что этот информационный ресурс
существенно влияет на другую важнейшую функцию библиотеки – обслуживание
читательских запросов, переводя её на новый уровень за счёт расширения
возможностей справочно-поискового аппарата. И, наконец, для крупных библиотек с
достаточно долгой историей характерно
наличие довольно объёмного ретроспективного фонда, который нуждается в
ретроконверсии или компьютерной рекаталогизации – переводе традиционных
бумажных каталогов в электронную форму, что всегда было весьма сложной и
трудоемкой задачей.
Теоретически все три подсистемы могут
создаваться и развиваться одновременно, и их тесные взаимосвязи могут
положительно влиять на темпы развития и этих подсистем, и системы в целом. Например,
высокий технологический уровень обработки (каталогизации) потока поступающей
литературы создаёт хорошую основу для более динамичного процесса ретроконверсии,
что в свою очередь ведёт к более быстрому росту объёма ЭК и как следствие – к
качественному улучшению СПА с возможностью предоставления дополнительных
информационных сервисов за счёт использования собственного контента в
инновационных технологиях и современных IT-приложениях.
Но, к
сожалению, на практике этому препятствует отсутствие в библиотеках достаточного
потенциала для решения, так сказать, триединой
задачи, поэтому, как правило, построение АБИС происходит поэтапно – ресурсы
концентрируются на конкретном, наиболее актуальном направлении.
Отрицательная сторона такого
последовательного развития системы – объективно неизбежные переходные процессы;
особенно нежелательный эффект возможен в том случае, если внедрение
автоматизированной технологии не сопровождается своевременным полным отказом от
традиционного варианта. Например, в период уже довольно хорошо отработанной технологии
формирования ЭК и его доступности для читателей (около 2000 г.) в ГПНТБ СО
РАН продолжалось ведение традиционного каталога с печатью каталожных карточек.
Этот процесс исключительно трудоемкий, не технологичный и обременительный в
финансовом плане, как и сама поддержка в рабочем состоянии бумажного каталога
(рекаталогизация, обеспыливание и т.п.). Только в 2008 г. традиционный
читательский каталог был «заморожен», но последствия ведения двух технологий
сказываются и до сих пор (например, значительное увеличение объёмов
сканирования при формировании имидж-каталога).
Этапы
построения и развития АБИС
На рисунке показано, как поэтапно
происходило и происходит построение АБИС в ГПНТБ СО РАН. На временной оси
отмечены годы наиболее значимых изменений по каждой из трех технологических подсистем
АБИС. С позиции сегодняшнего дня очевидно и
понятно, что в конце 1980-х – начале 1990-х гг. изыскать средства
на тотальную автоматизацию такой крупной библиотеки было нереально. И как,
вероятно, в большинстве библиотек, первым этапом стало создание ЭК на основе
потока новых поступлений. Этого локального процесса было достаточно, чтобы в
полной мере ощутить нехватку технических средств, квалифицированных – с точки
зрения компьютерной подготовки – кадров и нечёткое понимание проблем изменения
традиционных технологий и производственных процессов для их автоматизации [1].
Даже
при таком сужении фронта работ и такой концентрации сил и средств, обработка
потока поступлений в промышленном режиме началась только в 1992 г., а
обслуживание читателей с использованием ЭК через дежурного библиографа в зале каталогов – примерно с середины
1990-х гг. Самостоятельная работа читателей с ЭК была обеспечена только
спустя пять лет.
Как видим, от начала создания ресурса до
его использования конечным потребителем прошло почти 10 лет – срок чрезмерно
большой, хотя в какой-то степени оправдан катастрофической нехваткой компьютерных
комплексов даже с такими невысокими техническими характеристиками, какие
требовались, а позднее использовались в данной технологии [1, 2].
С точки
зрения последовательного построения АБИС можно отметить, что с началом
самостоятельной работы читателей с БД «ЭК» наступил этап активного развития
второй подсистемы – автоматизированного обслуживания абонентов библиотеки.
Внутри этого этапа можно выделить три периода в развитии технологии обработки
читательских требований (книговыдачи), существенно различающихся между собой
уровнем автоматизации.
Начальный период характеризуется тем, что
независимо от того, выполнен ли подбор первоисточников по традиционной
технологии или посредством ЭК, в оформлении и выполнении заказа ничего не изменилось,
т.е. полностью сохранилась традиционная система обслуживания читательских
требований, существовавшая и до начала автоматизации. Продолжался это период
вплоть до января 2010 г., когда в библиотеке была внедрена технология
автоматизированной книговыдачи.
Если
взять в качестве точки отсчёта начало самостоятельной работы читателя с ЭК,
видим, что переходный период затянулся на 10 лет. Конечно, внедрение процесса было
сопряжено со значительными технологическими изменениями традиционной процедуры
и потребовало существенных доработок в программной части ИРБИС64, а также в
области аппаратных решений [3–6], при этом отдельные недоработки
пришлось выявлять и устранять уже
непосредственно в период эксплуатации новой технологии. И только с февраля
2012 г. перешли на полностью автоматизированную обработку читательских
требований, т.е. начался третий период в технологии книговыдачи.
До этого момента обработка требований на издания,
отражённые в ЭК, выполнялась в автоматизированном режиме, а заказы на первоисточники
из ретроспективного фонда выполнялись традиционным методом, как это делалось и
при отсутствии какой бы то ни было автоматизации.
О
пагубном влиянии параллельного ведения двух технологий мы говорили и до
внедрения автоматизированной книговыдачи, предлагая различные пути перехода к
единой системе обслуживания [7]. В общем-то,
для того чтобы исключить традиционную технологию заказа – этот практически
единственный «атавизм» в общей схеме АБИС ГПНТБ СО РАН – достаточно было
внедрить компьютерный ввод требований: в результате процесс выполнения заказа
из ретроспективного фонда становится почти идентичным технологической обработке
требования, сформированного через БД «ЭК».
Однако
эти два года не прошли в пассивном ожидании: было сделано немало практических
шагов в направлении перехода к единому автоматизированному процессу [5]. В течение этих лет вёлся сбор
статистических данных с целью эмпирической оценки интенсивности обращений к
ретроспективному фонду или, что то же самое – объёмов заказов, выполняемых традиционным
методом за различные временные периоды. Данные были получены из двух доступных
источников: во-первых, это традиционные показатели мониторинга работы отдела
хранения, где локализован весь ретроспективный фонд библиотеки и, кроме того,
здесь же размещена наименее спрашиваемая часть фонда, уже отражённая в ЭК;
во-вторых, это электронные формы, разработанные на основе содержимого БД
«Заказ», где отражается прохождение требований, сформированных посредством БД
«ЭК».
Первый
источник показывает, так сказать, валовой объём обработки требований, второй –
работу автоматизированной технологии с учётом места хранения первоисточника, на
основании чего косвенно нетрудно оценить составляющую «ручного» труда при
выполнении читательских запросов.
На
основании полученной статистики появилась возможность оценить более-менее
реальные значения нагрузки на соответствующие технологические звенья, а также
и динамику процесса, что наглядно
демонстрируют графики и диаграммы. Например, усреднённые (поквартально)
значения интенсивности поступления заказов литературы из ретроспективного фонда
отражают явную тенденцию к снижению. При этом довольно динамично и на первый
взгляд хаотично ведёт себя этот процесс от месяца к месяцу, но, если сравнивать
один и тот же квартал за разные годы, то можно легко отметить закономерности
сезонных колебаний в интенсивности запросов.
Собранные статистические данные легли в
основу расчётов, результаты которых послужили ориентировочной оценкой
предполагаемых нагрузок на различные технологические участки прохождения «электронного
заказа», в соответствии с чем было выделено и установлено требуемое дополнительное
оборудование: три АРМа «Книговыдача» с функциями «Каталогизатора». Имеющееся
количество АРМов «Читатель» было оценено как достаточное, поскольку ещё на
предыдущем этапе обеспечения технологии автоматизированной книговыдачи
планировался (даже более скорый) переход к
единой автоматизированной технологии. Единственное, что требовалось – модифицировать
программно-технологическуючасть
(ИРБИС64).
С той же целью был разработан рабочий лист «электронного требования»,
максимально приближенный по форме к традиционному бланку заказа.
Итак, второй период развития подсистемы книговыдачи завершился за два года. Это, конечно, не десятилетие, но и он мог
быть вдвое короче, в результате чего не только уменьшил бы тормозящее
воздействие, а, напротив, положительно и довольно существенно мог повлиять на
эффективность автоматизации.
Когда шла речь о трёх наиболее важных для
нас (в данном контексте) технологических подсистемах, мы уже отмечали их
взаимное влияние, усиливающиеся по мере их развития, так и в нашем конкретном
случае подчеркнём: с переходом на промышленный режим автоматизированной технологии
книговыдачи создаются объективные условия для того, чтобы сосредоточить
средства на развитии ретроконверсии каталогов. При этом мы с большой
вероятностью можем утверждать, что смещение акцента в сторону перевода
традиционных каталогов в электронный вид связано не только с высвобождением
ресурсов: сам процесс автоматизированной книговыдачи формирует аппарат,
способный и ускорить развитие технологии ретроконверсии, и существенно повлиять
на развитие СПА. В этом смысле мы делаем ставку на, так сказать, побочный
продукт – базу данных заказов из ретроспективного фонда, выполненных в
автоматизированном режиме. Что мы имеем в виду, или что мы ждём от этого продукта?
Если подходить очень строго, то заказ из
БД «ЭК» и заказ с помощью электронного требования – не совсем одно и то же,
хотя это очень существенно унифицировало процессы в наиболее загруженном
участке этой технологической цепочки – книгохранении. Поэтому, на наш взгляд,
просто необходимо двигаться дальше и свести формирование заказа к максимально
однотипной процедуре.
Для этого мы предполагаем следующую двухступенчатую
схему:
- поиск первоисточников по самой «предбазе
каталога» и, соответственно, формирование требования на основании ранее
введённых данных (конечно, если этот первоисточник уже заказывался);
- доработка электронной записи до полного
библиографического описания и размещение её в БД «ЭК».
Эта процедура логична и интуитивно
понятна, но делаются и более смелые предположения, а именно: информация,
собранная в «предбазе» способна оказать серьёзное влияние на ретроконверсию и
СПА. Например, за счёт обработки спрашиваемой литературы резко снизить
количество обращений к ретроспективной части фонда – из предположения частой повторяемости
запросов. Это можно обосновать общим эмпирическим наблюдением: 90% обращений к
информационному массиву относятся к 10% содержимого данного массива. Вполне
допустимо, что записи в «предбазе» могут послужить информационной базой для
выбора стратегии ретроконверсии каталогов.
К сожалению, сегодня эти предположения
основываются на некоторых эмпирических наблюдениях и логических умозаключениях,
а содержимое «предбазы» каталога не располагает достаточной выборкой для адекватного
анализа и выявления тенденций потока требований, сформированных по электронным
заказам из ретрофонда. И это тоже результат затянувшегося предыдущего периода.
Полагаем, что собранная за год информация
позволит выявить тенденции в общем
обращении к ретроспективному фонду, а за два года пополнится достаточным
количеством релевантных данных для выработки стратегии в ретроконверсии
каталогов.
Список источников
1. Павлов А. И.,
Баженов И. С., Кузнецов Б. Н. Архитектура аппаратно-коммуникационной части
информационной системы ГПНТБ СО РАН: история, состояние и перспективы //
Библиосфера. – 2008. – N 1. – С. 43–49.
2. Баженов И. С.,
Павлов А. И. АРМы ИРБИС в
терминальном режиме // Науч. и техн. б-ки. – 2005. – N 11. – С. 91–95.
3. Баженов С. Р.,
Лаврик О. Л., Павлов А. И., Редькина Н. С. Разработка и внедрение технологии электронного заказа
изданий в ГПНТБ СО РАН // Развитие электронной информационно-библиотечной
среды. – Новосибирск, 2011. – C. 234–243. – (Труды ГПНТБ СО РАН; Вып. 1).
4. Баженов С. Р.,
Павлов А. И. Особенности
автоматизированной технологии обслуживания читательских заказов на первоисточники
в ГПНТБ СО РАН [Электронный ресурс] // Библиотеки и информационные ресурсы в
современном мире науки, культуры, образования и бизнеса : материалы 18-й
Междунар. конф. «Крым 2011» (4–12 июня 2011 г., г. Судак). –
Электрон. дан. – Москва, 2011. – 1 электрон. опт. диск (CD-ROM). – Систем. требования:
IBM PC, Windows 2000 или выше. – Загл. с этикетки диска. – N гос. регистрации
0321100651.
5. Баженов С. Р.,
Павлов А. И. Оценка
технологической сложности и технических затрат при автоматизации книговыдачи из
ретроспективного фонда библиотеки [Электронный ресурс] // Информационные
технологии и электронные ресурсы в библиотеках : межрегион. науч.-практ. конф.
(26–30 сент. 2011 г., Респ. Бурятия, г. Улан-Удэ) : тез. докл. –
Новосибирск, 2011. – 1 электрон. опт. диск (CD-ROM). – Систем. требования: IBM
PC, Windows 2000 или выше. – Загл.с этикетки диска.
6.
Павлов А. И.,
Баженов И. С., Грешнов Е. Б. Модернизация аппаратно-программного
комплекса обеспечения сохранности данных в связи с внедрением технологии
обслуживания читательского заказа в системе ИРБИС // Науч. и техн. б-ки. –
2010. – № 11. – C. 89–96.
7. Баженов С. Р.,
Павлов А. И. Электронная
технология обслуживания читателя. Начало ретроконверсии каталога // Библиотеки
и информационные ресурсы в современном мире науки, культуры, образования и
бизнеса [Электронный ресурс] : материалы Междунар. конф. «Крым 2009». –
Электрон. дан. – Москва, 2009. – 1 электрон. опт. диск (CD-ROM). – Систем.
требования: IBM PC, Windows 2000 или выше. – Загл. с этикетки диска. – № гос.
регистрации 0320900806.
|
