УДК 026.06
Е. Г. Мамонтова, Е. В. Терскова
Управление библиотечными процессами и ресурсами
на основе технологий ИРБИС64
Рассмотрены основные библиотечные процессы, управление которыми в
Научной библиотеке Сибирского государственного технологического университета
осуществляется на основе технологий системы ИРБИС.
Ключевые слова:
Сибирский государственный технологический университет, Научная библиотека,
Система автоматизации библиотек ИРБИС, автоматизированные библиотечные
технологии, электронные каталоги, электронные библиотеки, библиотечные веб-сайты,
библиотечная отчётность.
Сибирский государственный
технологический университет (СибГТУ) – один из старейших вузов региона,
а в сфере подготовки специалистов для лесной и деревообрабатывающей
промышленности – это самый крупный вуз России. Сейчас в СибГТУ обучаются около
10 тыс. студентов, работают более 700 преподавателей, четыре диссертационных
совета; активно ведутся научные исследования.
Научная библиотека СибГТУ –
старейшая вузовская библиотека Красноярского края, одна из крупнейших вузовских
библиотек в Восточной Сибири. Фонд библиотеки насчитывает свыше 1 млн экз.
Библиотекой пользуются 14 тыс. читателей; число ежегодных посещений – около 450
тыс.
В структуре библиотеки 10 отделов; к услугам читателей – комплекс
специализированных читальных залов и абонементов, две библиотеки-филиала в общежитиях университета, 36кафедральных библиотек, а также филиалы в Лесосибирске, Новосибирске,
Саратове. В 2011 г. открыт читальный зал редких и ценных изданий. После
сдачи в эксплуатацию нового корпуса библиотеки (2011 г.) библиотечные
площади удвоились.
Автоматизация библиотечных процессов в НБ СибГТУ началась в
1990-е гг. С тех пор пройден большой и трудный путь. Система автоматизации
библиотек ИРБИС, на основе которой НБ СибГТУ работает с 2002 г., позволила
автоматизировать все библиотечные процессы, отказаться от применения «бумажных»
технологий, перейти на более эффективное и качественное обслуживание пользователей.
Основные итоги развития автоматизированных технологий в НБ –
следующие:
создан и постоянно пополняется ЭК наиболее активной части фонда
(свыше 300 тыс. записей). ЭК является единой БД, содержащей информацию о
документах вне зависимости от их типа, тематики, специфики; включает полные
тексты научных публикаций сотрудников
университета с 1992 г.;
полностью автоматизированы процессы комплектования, учёта поступления,
движения и выбытия документов фонда;
автоматизирована выдача изданий во всех подразделениях НБ;
сформирована Электронная библиотека, в состав которой входят
электронные коллекции публикаций сотрудников вуза, авторефераты, материалы ежегодных межвузовских
конференций, проводимых в СибГТУ, документы по истории вуза, профильная
коллекция «Опыт русского лесоводства» и др.;
с 1999 г.
функционирует сайт библиотеки, который модернизирован на платформе J-ИРБИС; назначены
модераторы; контент сайта оперативно обновляется;
создан блог
библиотеки, за 9 месяцев его существования опубликовано 46 постов;
активно
развивается АРМ «Книгообеспеченность»; вводятся учебные обзоры в БД «Вуз»;
ведутся работы с переводными приказами, организована и постоянно
актуализируется единая БД читателей; вводятся данные о учебных изданиях по
дисциплинам (с 2010 г.);
для управления
персоналом, сбора статистики обращений виртуальных пользователей созданы
небиблиографические БД.
Конечно, недостаточно автоматизировать лишь отдельные библиотечные
процессы. Библиотека – это сложная многофункциональная система, успешное
функционирование которой напрямую зависит от качества управления всеми
подсистемами и технологическими процессами, установления прямых и обратных
связей, постоянной оценки надёжности и качества библиотечного обслуживания,
полноты информационных ресурсов и эффективности использования всей ресурсной
базы.
В последние годы усилия администрации и главных специалистов НБ СибГТУ направлены на формирование системы
управления, адекватной задачам библиотеки, способной гибко реагировать на изменение
условий внешней и внутренней среды.
Управление библиотечными процессами крупной и технически хорошо
оснащённой библиотеки – задача сложная, и её решение невозможно без применения
современной автоматизированной многофункциональной системы.Основой для
совершенствования процессов управления служит система ИРБИС.
В рамках одного доклада невозможно детально отразить новации, используемые
в управлении библиотечными процессами при помощи ИРБИС, поэтому рассмотрим лишь
некоторые из них.
Управление информационными ресурсами
Новые федеральные государственные образовательные стандарты
высшего профессионального образования (ФГОС ВПО) предусматривают обязательное
обеспечение учащихся вузов доступом к электронным библиотечным системам (ЭБС).
Приобретенный библиотекой лицензионный доступ к ЭБС «Book.ru» и
«Лань» поставил перед пользователями проблему освоения абсолютно разных
поисковых веб-интерфейсов. В связи с этим у библиотеки
появились задачи: дать пользователю самую полную информацию о приобретённых
электронных учебниках, организовать их поиск в знакомом поисковом интерфейсе из
единой точки доступа и максимально облегчить доступ к этим электронным
документам, а также получить статистику их
использования.
Успешно справиться с такими задачами библиотеке помогла система
ИРБИС.
Во-первых, мы сформировали список документов, приобретённых в ЭБС,
разместили его на сайте библиотеки и разослали на кафедры вуза.
Во-вторых, сформировали в системе ИРБИС аннотированную БД
«Электронные учебники в ЭБС». Наполнить эту БД быстро, буквально в течение двух
дней, нам позволила технология заимствования из ИРБИС-корпорации. БД отделена
от единого ЭК – это было обусловлено отсутствием уверенности в том, что
подписка на ЭБС будет продолжена и на следующий год. В случае отказа от
подписки к выделенной БД будет проще закрыть доступ. К тому же записи в этой БД
существенно отличаются от записей ЭК, поскольку набор полей в них ограничен.
В-третьих, на каждый электронный учебник в записях БД даны прямые
ссылки к полному тексту документа, физически находящегося на
сайтах ЭБС. В примечании указан режим доступа к документу: IP-адрес вуза или
авторизованный доступ. БД подключена как в АРМе «Читатель», так и на сайте
библиотеки. Эти поисковые интерфейсы уже знакомы нашим пользователям, поиск в
них не вызывает затруднений. ИРБИС позволяет пользователю найти на сайте документ
по единому запросу во всех
БД. Кроме того, в меню сайта даны прямые ссылки на сайты приобретённых ЭБС.
В-четвёртых, БД «Обращения виртуальных пользователей», в которой
обрабатывается log-файл веб-сервера, позволяет отслеживать статистику обращений
к ресурсам ЭБС пользователей, открывающих ссылки полных текстов электронных
учебников на сайте библиотеки.
Инновация используется ещё не долгое время, поэтому мы не можем
сейчас в полной мере оценить её эффективность. К концу периода подписки будет
проведён детальный анализ использования и принято решение либо о дальнейшей
подписке, либо отказе от неё. По крайней мере, со стороны библиотеки предприняты
все возможные шаги для продвижения этих ресурсов.
Это лишь один пример эффективного использования АБИС в управлении
информационными ресурсами. Другим примером может стать наш опыт в изучении
обращения пользователей к периодическим изданиям.
Экономический кризис,
уменьшение финансирования библиотеки вследствие сокращения набора студентов,
поставили перед нами задачу более рационального подхода к приобретению изданий.
Так, на протяжении последних трёх лет мы проводили детальный анализ
использования каждого периодического издания (журнала), приобретаемого по
заявкам кафедр.
Получить детальную статистику нам позволило то, что автоматизированная
книговыдача внедрена во всех подразделениях библиотеки, и каждое подразделение
имеет свой профиль, в котором указано место выдачи документа.
В НБ СибГТУ – свыше 900 наименований журналов. Составить статистическую
форму на такое количество не представляется возможным. Получить табличную форму
тоже оказалось слишком сложно: все 900 наименований нужно было прописать в
таблице. Менее затратным оказалось использование режима «Статистика» в БД
читателей АРМа «Каталогизатор».
В результате мы получили данные в таком виде:
Всего документозначений –
16 552; количество документов, не содержащих элемент статистического распределения,
– 295.
Эффективность инновации.
Проведённый в 2011 г. анализ после консультаций с кафедрами позволил
отказаться от 12 малоиспользуемых журналов и подписаться на другие. Таким
образом, получаемые с использованием системы ИРБИС сведения дают нашей
библиотеке возможность эффективно управлять подпиской. Неудобство, возникающее
при получении подобной статистики, – это необходимость корректировки справочника
stt.mnu квалифицированным администратором ИРБИС.
Сайт– визитная
карточка библиотеки в интернет-пространстве, средство для привлечения новых
пользователей к её информационным ресурсам. Сегодня библиотечный сайт, с
2011 г. работающий на платформе
J-ИРБИС, стал дополнительной площадкой для реализации основных функций
библиотеки:
- оперативного информирования пользователей о деятельности библиотеки,
обеспечения непрерывного и полного доступа к информации, продвижения
информационных продуктов и услуг;
- изучения информационных потребностей посетителей сайта. Такие
средства, как «виртуальная справка», виртуальные выставки, «голосование»,
«рейтинг 5х5», блог, зарекомендовали себя как хорошие инструменты общения с посетителями
в целях удовлетворения их нужд, привлечения и удержания реальных и потенциальных
пользователей;
- повышения престижа, формирования имиджа библиотеки как современного
информационного и социокультурного центра.
Система управления сайтом J-ИРБИС предоставляет обширные возможности
для администратора и модераторов сайта по управлению контентом и самой
функциональностью сайта. В библиотеке создана творческая группа модераторов,
которые занимаются размещением анонсов предстоящих мероприятий, новостей, а также
обновлением информации в закреплённых за каждым модератором разделах.
В дальнейшем планируется встраивание в сайт flash-анимированной
виртуальной экскурсии, компонентов «Фотогалерея», «Календарь событий» и др.
Уже сегодня сайт библиотеки позволяет отслеживать количество посетителей
и уровень их заинтересованности, собирать разнообразную статистику, на
основании которой мы можем делать выводы о качестве предоставляемой информации
и услуг, совершенствовать процесс развития информационных ресурсов и стратегию
библиотеки, полагаясь на объективную информацию.
Эффективность от внедрения сайта на новой платформе уже видна:
повысилась оперативность информирования пользователей, сайт стал более
современным, возрасла активность виртуальных пользователей.
Библиотечная отчетность. Электронный
каталог стал необходимым инструментом для получения всевозможных статистических
сведений. При подготовке различных справок, анализа фонда, документов по
лицензированию специальностей, к аккредитации вуза нередко требуются статистические
данные, которые можно выявить, используя ИРБИС.
Удачным решением для получения
статистических данных стал инструмент «Стат.
формы». Используя модифицированную нами форму «Form1 – Распределение
книговыдач по категориям читателей и характеру изданий за определённый период»,
можно получить информацию по новым статистическим показателям, которые требует
от нас Министерство, о выдаче документов: научные документы, учебные документы,
в том числе: обязательные, учебно-методические.
(Далее в докладе была продемонстрирована
очень объёмная таблица, воспроизвести которую в формате нашего журнала
невозможно, но с нею можно ознакомиться на сайте ГПНТБ России – в материалах
конференции «Крым–2012». – Ред.)
Контроль. Используя
уникальный пароль для входа в ИРБИС каждого сотрудника библиотеки, можно
проследить объём и качество работы библиотекарей-операторов. Так, система
персональных паролей применяется в нашей библиотеке на абонементе дневной формы
обучения. Заведующий отделом видит, насколько эффективно работает каждый сотрудник.
Такая информация служит основой при распределении ежеквартальной стимулирующей
надбавки.
Одна из локальных небиблиографических БД –
«Персонал» – отражает сведения о каждом сотруднике библиотеки (возраст, стаж
работы, образование, должность, публикации в профессиональной печати,
выступления, повышение квалификации и т.д.) и позволяет эффективно управлять
персоналом библиотеки.
Другая небиблиографическая БД – «Решения»:
в ней отражена информация о всех решениях коллегиальных органов библиотеки,
ответственных исполнителях и сроках исполнения. Эти данные помогают контролировать
исполнительную дисциплину сотрудников.
Эффективность
инновации. БД «Решения», «Персонал», индивидуальные профили пользователей
стали единым комплексом в управлении персоналом.
В заключение следует отметить: в этом
докладе затронуты лишь отдельные элементы управления библиотекой, которые
удалось усовершенствовать, используя ИРБИС.
Безусловно, такое широкое использование
АБИС в управлении библиотечными процессами невозможно без квалифицированных
специалистов, причем не только программистов, но и библиотекарей – постановщиков
задач.
Нам предстоит освоить RFID-технологии,
технологии автоматизированной проверки фондов, автоматизировать систему ИРИ,
продолжить развитие АРМа «Книгообеспеченность».
Завершив автоматизацию обозначенных технологических
процессов, библиотека перейдёт на более высокий уровень деятельности, повысит качество
библиотечных ресурсов и услуг, что привлечёт новых читателей.
|
