АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ
И СИСТЕМЫ
УДК 026.06
Е. Н. Бочарова, А. В. Васильев, Е. В. Кочукова
Автоматизация процессов комплектования
и обработки литературы на основе
информационно-библиотечной системы «Библиобус»
Система «Библиобус» (БЕН РАН) предназначена для комплексной
автоматизации технологических процессов комплектования
и обработки непериодических изданий в условиях распределённой централизованной
библиотечной сети. При разработке системы особое внимание уделено некоторым
специфическим особенностям функционирования ЦБС БЕН РАН.
Ключевые слова: Библиотека по
естественным наукам РАН, информационно-библиотечная система «Библиобус»,
централизованная библиотечная сеть, комплектование, каталогизация, приходные
акты, расходные акты.
Библиотека по естественным наукам
(БЕН) РАН, не только одна из ведущих библиотек Академии наук, но и центральное
подразделение библиотечной сети. БЕН РАН и библиотеки её сети представляют
уникальную систему, в которой основные библиотечно-информационные процессы
централизованы.
Фонды централизованной
библиотечной сети (ЦБС) формируются как единый отраслевой фонд, особенность
которого – рассредоточение по подразделениям системы. В настоящее время единый
фонд (ЕФ) насчитывает 1 270 413 единиц хранения. Запросы читателей
удовлетворяются путём использования фондов всех библиотек, входящих в ЦБС.
Заказ литературы для библиотек
сети осуществляется на основе бесплатного обязательного экземпляра,
поступающего из Российской книжной палаты (РКП), и образцов книжной продукции
ряда издательств. Источники комплектования ЦБС БЕН РАН – это издательства,
книготорговые организации, РКП, а также дары от различных учреждений и частных
лиц.
Одно и то же издание может поступить в отдел
комплектования отечественной литературы (ОКОЛ) из нескольких источников (соответственно
и цена каждого его экземпляра может быть разной).
С сентября 2004 г. ОКОЛ
работает на основе автоматизированной информационно-библиотечной системы
«Библиобус», которая позволяет осуществлять полный цикл обработки литературы, а
также тиражировать каталожные карточки. Эта система – неотъемлемая часть
автоматизированных рабочих мест всех сотрудников ОКОЛ.
Программный модуль «Библиобус»
организован в виде интегрированного блока, в котором основные технологические
операции вынесены на отдельные страницы, снабжённые ярлыками. Система имеет
стандартный для Windows-приложений
интерфейс; большинство кнопок и элементов управления снабжены встроенными
всплывающими подсказками.
При создании АИБС учитывались особенности ЦБС БЕН РАН, сложившиеся формы учёта поступивших и выбывших изданий. (Формы
актов приёма и отправки литературы
утверждены Президиумом РАН.)
Исторически сложилось, что в
библиотеках РАН обязательны два вида учета: суммарный и индивидуальный. АИБС
«Библиобус» позволяет существенно упростить и объединить оба вида учёта.
Система
работает с двумя типами объектов: «Издание» и «Экземпляр».
Объект «Издание» представляет
собой запись в базе данных и содержит следующую информацию: персональный
идентификатор издания (PIN), сведения об издании, поля библиографического
описания, индексы предметных рубрик (УДК), служебную информацию.
Этот объект может иметь один из
двух уровней представления: сводный или монографический. Запись первого уровня
содержит информацию о сериальных (книжные серии), многотомных и продолжающихся
(номерные серии) изданиях, трудах конференций. Записи второго – информацию об
отдельных выпусках сериальных и продолжающихся изданий, томах многотомников,
монографиях и т.п. Эти записи обязательно должны иметь логическую привязку к
записи сводного уровня данного издания (кроме монографий).
Система позволяет создавать связи
между изданиями на нескольких уровнях. Например: многотомное издание может
входить в серию, серия – в коллекцию и т.д. (допускается глубина вложения на четыре
уровня). При необходимости в любой момент оператор может изменить или удалить установленные
связи.
Объекты «Экземпляр» являются
записями в базе данных, логически связанными с соответствующей записью
«Издание», и содержат следующую информацию: персональный идентификатор
экземпляра; сведения о стоимости, регистрации и распределении данного
экземпляра издания; шифры, инвентарные номера, присвоенные данному экземпляру; служебную
информацию.
АИБС «Библиобус» позволяет
создавать шаблоны распределения (формировать предварительный заказ на все издания);
регистрировать каждый экземпляр, поступивший в ОКОЛ из различных источников и
имеющий разную стоимость; регистрировать распределение экземпляров по
библиотекам ЦБС.
Регистрация издания производится
при помощи сканирования штрих-кода, позволяющего однозначно идентифицировать объект
«Издание». Наличие штрих-кода на экземпляре издания – обязательное условие
работы АИБС, поэтому при отсутствии напечатанного типографским способом штрих-кода
его наклеивают в ОКОЛ при регистрации.
Информация о поставщиках,
издательствах и библиотеках – получателях изданий сформирована в системе
заранее.
Каталогизация издания
предполагает ввод записей в свободном режиме в соответствии с ГОСТами на библиографическое
описание, но с использованием факультативных элементов (раскрытие инициалов до трех
авторов, если авторов больше трех – раскрывается один, а на остальных создаются
добавочные карточки).
Текст основной карточки,
выделенный красным цветом, используется для создания добавочной карточки без
изменений. Текст, выделенный синим цветом, также используется для формирования
добавочной карточки, но может быть
дополнен или частично изменён.
При
каталогизации многотомников, сериальных, продолжающихся изданий возможно
копирование: записей из ранее каталогизированных томов или выпусков с
дополнительным вводом отдельных элементов, номеров ISBN или ISSN. При необходимости библиографические
записи можно конвертировать в другие форматы, используемые при каталогизации
литературы.
В БЕН РАН систематизация
производится на основе таблиц УДК и ГРНТИ (только для иностранной литературы).
Ввод индексов УДК, ГРНТИ, ключевых слов осуществляется построчно.
Процесс присвоения шифра изданию
заключается в выборе оператором формата издания и выполнении операции. Ошибочно
введённые шифры в любой момент могут быть удалены. Одновременно с присвоением
расстановочного шифра формируется уникальный инвентарный номер для каждого
зарегистрированного экземпляра издания.
Каталожные
карточки печатаются только для библиотек ЦБС. (В Центральной библиотеке
карточный каталог заморожен в 2008 г.) Оператор может выбрать нужное
количество экземпляров каждой каталожной карточки.
Приходные акты на поступившие в ОКОЛ издания формируются динамически и содержат в себе только актуальную информацию.
Таким образом, после внесения изменений в данные регистрируемых изданий (например
в поля заголовка, цены) выводимые в приходный акт данные будут актуализированы.
Предусмотрен также режим просмотра актов с последующей их печатью.
На основе распечатанных приходных
актов и приложенных к ним финансовых документов формируется отчет для
бухгалтерии и администрации библиотеки о поступивших изданиях.
По завершении полного цикла
обработки каждый экземпляр издания вносится в соответствующий расходный акт. Формы
расходных актов создаются системой также динамически; любой созданный расходный
акт может быть повторно напечатан неограниченное количество раз. Все изменения,
внесённые в БД, отражаются в формируемых актах. Например, если после печати
расходного акта обнаружена ошибка в стоимости издания, то после её исправления
вновь напечатанный акт будет содержать обновленную информацию.
Практика работы в АИБС
«Библиобус» показала, что её использование существенно увеличивает производительность
труда, прежде всего за счёт удобного пользовательского интерфейса. Изменения в
технологии обработки литературы также осуществляются без особых дополнительных
затрат. Например, установка более мощного принтера позволила перевести в ОКОЛ весь
тираж карточек для библиотек сети, сократив при этом «путь книги» и время обработки
издания.
АИБС «Библиобус» использует ряд
библиотек институтов РАН. Среди них Центральная библиотека Пущинского научного
центра, библиотеки в Ногинском научно-исследовательском центре, Институте
прикладной математики им. М. В. Келдыша, Институте географии.
Список источников
Васильев А. В. Функциональные особенности АИБС
"Библиобус" // Новые технологии в информационно-библиотечном
обеспечении научных исследований : сб. науч. тр. / отв. ред.
П. П. Трескова ; сост. О. А. Оганова. – Екатеринбург, 2010.
– С. 102–106.
Горбунов-Посадов М. М.,
Ермаков А. В., Луховицкая Э. С., Скорнякова Р. Ю. О выборе
автоматизированной информационной системы для библиотеки ИПМ. – Москва, 2011.
– (Препринт / ИПМ им. М. В. Келдыша РАН, № 2).
|
