ФОНДЫ БИБЛИОТЕК: ПРОБЛЕМЫ И РЕШЕНИЯ
УДК 027.7
П. А. Болдырев
Функциональная модель управления
процессом формирования фонда библиотеки вуза
Предложена технология интегрированной обработки данных, связанных с
учебными и библиотечно-библиографическими процессами, для формирования фонда
рабочих программ дисциплин специальностей и расчета показателей
книгообеспеченности учебного процесса в интегрированной информационно-аналитической
системе вуза. Представлена модель управления процессом формирования фонда библиотеки вуза на
основе мониторинга книгообеспеченности учебного процесса и
востребованности литературы.
Ключевые слова: вузовские
библиотеки, интегрированные автоматизированные информационные системы, фонды,
формирование, комплектование, управление, книгообеспеченность, учебные
процессы, библиотечно-библиографические процессы, автоматизированный
мониторинг.
Управление формированием документного фонда библиотеки – это существенный фактор в процессах
информатизации вуза, создания оптимальных условий для удовлетворения
информационных потребностей высшей школы, повышения уровня комфортности вуза.
Качественное формирование и рациональное использование фонда учебной литературы
– одна из главных задач, стоящих перед библиотекой вуза.
Внедрение новых форматов и
методов участия библиотек в образовательной деятельности вузов обусловлено
появлением информационно-коммуникационных технологий. Одно из направлений
взаимодействия подразделений университета и библиотеки – совместная работа по
организации учебного процесса, в основе которой лежит формирование библиотечного
документного фонда [1, 2].
Этот процесс осуществляется
исходя из стратегии создания информационной среды в университете, требований к
построению единого образовательного пространства вуза, формированию документных
фондов, соответствующих потребностям вуза и обеспечивающих подготовку специалистов.
Схема управления
комплектованием фонда библиотеки вуза
Процесс
управления формированием фонда библиотеки вуза состоит из последовательных действий (функций), которые выполняются ответственными лицами для достижения
определенного результата. Функция
– составляющая часть процесса. Правила и нормы выполнения функции определяются
документом (инструкции, методики), частота выполнения функции фиксируется
записью (акты, журналы, отчеты, и т.д.).
Процесс
управления формированием фонда составляют следующие функции: исполнительные,
анализа и руководящие. Исполнительные
функции – это выполнение
персоналом определенных действий, таких, как формирование учебных планов,
рабочих программ, электронного каталога и т.д. Функция анализа – это анализ книгообеспеченности и востребованности
литературы, что может изменить дальнейшее выполнение процесса. Руководящая функция – это издание
приказов, распоряжений и планов, которые разрешают или утверждают выполнение
определенных действий.
Исполнительные
функции и функцию анализа
возможно реализовать на основании информационно-аналитической системы (ИАС) вуза по управлению учебным
процессом и автоматизированной библиотечно-информационной системы (АБИС). То есть создать функциональную модель
управления процессом формирования библиотечного фонда можно на основе
интеграции и взаимодействия вуза и библиотеки по предоставлению и обмену
данными [3, 4].
Процессы комплектования фонда, осуществляемые на основе интегрированной
базы данных, содержат отдельные операции, выполняемые в рамках решения задач
автоматизации, относящихся к определенным видам деятельности вуза и библиотеки.
Средствами ИАС обрабатываются информационные потоки вуза (рис. 1) и
осуществляется интеграция данных.
Рис.
1. Схема управления формированием фонда библиотеки вуза
Технология
взаимодействия учебных
и библиотечно-библиографических процессов в ИАС вуза
Интеграция информационных ресурсов, оптимизация взаимодействия
библиотеки и других служб обусловили постановку задачи – разработать и создать
информационную систему поддержки управления комплектованием фонда вузовской
библиотеки, что позволяет добиться однократного ввода информации внутри
библиотеки и взаимодействия с кафедрами при формировании фонда.
Взаимодействие учебных и библиотечно-библиографических процессов в
ИАС вуза позволяет определять книгообеспеченность учебного процесса,
информационные потребности пользователей не только с помощью эрудиции и
интуиции экспертов отдела комплектования библиотеки, но и на основании научно
разработанного тематического плана комплектования [5, 6].
Инструментом для управления процессами комплектования, докомплектования,
генерации выходных форм отчетов служат автоматизированные подсистемы
«Книгообеспеченность учебного процесса»
и «Статистика востребованности литературы». Подсистемы функционально
состоят из четырех основных баз данных: фонда рабочих программ, учебных планов,
учебного расписания и электронного каталога.
Обеспечение своевременного и актуального получения перечисленных
данных подразделениями библиотеки играет важную роль в эффективной организации
библиотечной деятельности при взаимодействии учебных и
библиотечно-библиографических процессов (рис. 2).
Рис. 2. Схема системы
управления учебными и библиотечно-библиографическими
процессами для расчета показателей книгообеспеченности учебного процесса
и востребованности литературы на основе данных ИАС вуза
В ИАС Оренбургского
государственного университета (ОГУ) возможен оперативный анализ книгообеспеченности
учебного процесса, так как в ней присутствуют части единого информационного
комплекса книгообеспеченности: данные о библиотечном фонде (электронный каталог
с реальными количественными показателями названий и экземпляров изданий,
распределенных по отделам библиотеки), данные учебно-методического управления
и деканатов ОГУ. Подсистемы «Книгообеспеченность учебного процесса» и
«Статистика востребованности литературы» в вузовской библиотеке позволяют не
только повысить эффективность использования фонда учебной литературы, но и
являются необходимым информационным ресурсом при планировании и обеспечении
учебного процесса в вузе [8].
Автоматизация системы управления
комплектованием фонда библиотеки требует значительных затрат и состоит из
несколько этапов. При этом успех выполнения каждого этапа зависит от
определенных организационных мероприятий, которые должны закрепляться как
регламентирующими, так и распорядительными документами, позволяющими обеспечить
эффективное взаимодействие участников сложного процесса и получить необходимый
результат.
В рамках
автоматизации функций системы управления
комплектованием библиотечных фондов установлены:
обрабатываемые информационные потоки; связи информационных потоков с объектом
управления (комплектование фондов); организационное закрепление информационных
потоков за подразделениями университета (ответственными лицами).
Модель управления процессом комплектования
фонда библиотеки вуза
Процесс комплектования фонда библиотеки составляют следующие подпроцессы: анализ обеспеченности
вуза библиотечно-информационными ресурсами и их востребованности; выявление и
отбор документов в фонд библиотеки; заказ документов; оплата документов;
получение документов; сверка, распределение, передача документов.
Входящие
ресурсы процесса: рабочая программа с
перечнем рекомендуемой литературы по каждой дисциплине; картотека книгообеспеченности с перечнем и количеством основной литературы,
имеющейся в фонде и рекомендованной по конкретной дисциплине;
статистика востребованности рекомендуемой литературы по каждой дисциплине;
прайс-листы издательств; заявки на
литературу, поступающие в библиотеку от подразделений университета.
Система управления формированием библиотечных
фондов опирается на функцию расчета книгообеспеченности и востребованности
литературы. Результат расчета формируется в итоге выполнения процесса интегрированной
обработки данных и используется в качестве одного из основных критериев для
принятия решений о комплектовании университетского библиотечного фонда.
Система управления формированием библиотечных
фондов отражена в разработанной функциональной модели автоматизированной
поддержки управления комплектованием фонда библиотеки на основе интегрированной
обработки информации в базе данных ИАС вуза (рис. 3). Модель выполнена в
терминах методологии IDEF0
и отображает взаимосвязанные функции процесса управления комплектованием фонда библиотеки вуза.
Границы модели охватывают взаимодействие ИАС, АБИС, мониторинг
книгообеспеченности и системы управления комплектованием, принимающей решения о
комплектовании фонда. Таким образом, мониторинг книгообеспеченности дисциплин и
востребованности литературы – промежуточное звено между системой управления
комплектованием и интегрированной автоматизированной информационной системой
вуза [9].
Рис.
3. Функциональная модель управления
процессом формирования фонда библиотеки
вуза
Результаты анализа обеспеченности вуза
библиотечно-информационными ресурсами выражаются
в тематическом плане комплектования (ТПК). ТПК формируется на год и включает
название, экземплярность и стоимость литературы, необходимой для приобретения
в фонд, с указанием рабочей программы, в которой она рекомендована для изучения
дисциплины. На основе ТПК и имеющихся финансовых средств начальник
отдела комплектования принимает решение о комплектовании фонда библиотеки.
Далее ТПК утверждается на учебно-методическом совете
вуза и является обоснованием статьи расходов на комплектование библиотечного
фонда в общей смете вуза.
Поддержка управления комплектованием фонда библиотеки вуза на
основе ИАС может быть достигнута путем разработки модели, позволяющей описать
схемы интегрированной обработки данных, разработки метода обработки данных с
целью получения показателей
книгообеспеченности учебного процесса, создания инструмента для анализа
показателей.
Для достижения поставленной цели необходимо определить информационные
потоки между учебными и библиотечно-библиографическими процессами, реализовать
алгоритм расчета показателей книгообеспеченности учебного процесса на основе
интегрированной обработки данных ИАС вуза, а также автоматизированный
мониторинг показателей, позволяющий решать задачу управления комплектованием
фонда библиотеки вуза.
Список источников
1.
Долгополова З. А.Взаимодействие вуза и библиотеки в
образовательном процессе / З. А. Долгополова
// Библиотеки и
образование: новые аспекты взаимодействия : материалы и докл. конф., посвящ.
130-летию. Науч. б-ки; Белгород, 29 нояб. 2006 г. / сост.:
В. А. Монастырева [и др.]. – Белгород : Изд-во БелГУ, 2007. – 51 с.
2.
Ведерникова И. В. Роль библиотечных ресурсов в информационном
обеспечении образования / И. В. Ведерникова // Там же.
3.
Болодурина И. П. Структура интегрированных ресурсов автоматизированной информационной
системы управления высшим учебным заведением / И. П. Болодурина,
Т. В. Волкова // Программные продукты и системы. – 2007. –
№ 3. – С. 51–52.
4.
Волкова Т. В. Модель управления высшим учебным заведением на основе
интегрированной автоматизированной информационной системы // Современные информационные
технологии в науке, образовании и практике : материалы Всерос. науч.-практ.
конф. – Оренбург : ИПК ГОУ ОГУ, 2007. – С. 93–97.
5.
Палей Д. Э. Учет книгообеспеченности в библиотеке вуза / Д. Э. Палей,
Д. Н. Курчинский, В. Н. Смирнов // Информационные
технологии, компьютерные системы и издательская продукция для библиотек : докл.
и тез. докл. Восьмой междунар. конф. «LIBCOM–2004»; Звенигород, Моск. обл.,
15–19 нояб. 2004 г. – Москва : ГПНТБ России, 2004. – С. 155–160.
6.
Палей Д. Э. Опыт внедрения учета книгообеспеченности в библиотеке вуза /
Д. Э. Палей, В. Н. Смирнов, Д. Н. Курчинский //
Библиотеки и образование : сб. материалов Первой междунар. конф., Ярославль,
19–22 апр. 2005 г. – Ярославль : МУБиНТ, 2005. – С. 107–112.
7.
Костров А. В. Основы информационного менеджмента : учеб. пособие
/ А. В. Костров. – Москва : Финансы и статистика : ИНФРА-М, 2009. –
528 с.
8.
Болдырев П. А. Методика расчета коэффициента книгообеспеченности
учебного процесса в Оренбургском государственном университете /
П. А. Болдырев, Т. В. Волкова // Вестник Оренбургского
государственного университета. – 2010. – № 9. – С. 81–87.
9.
Болодурина И. П. Разработка интегрированной информационно-аналитической
системы комплектования фонда научной библиотеки университета /
И. П. Болодурина, В. В. Быковский, П. А. Болдырев
// Управление развитием крупномасштабных систем : материалы Четвертой междунар.
конф. – Москва : Институт проблем управления им. В. А. Трапезникова
РАН, 2010. – С. 220–221.
|
