АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ
И СИСТЕМЫ
УДК 026.06
Е. А. Матвеева
Внедрение Системы автоматизации библиотек ИРБИС
в вузах Омского региона:
состояние, перспективы развития
Представлен анализ организационных и технологических аспектов
внедрения Системы автоматизации библиотек ИРБИС в Омском регионе. Основа анализа
– результаты анкетирования вузовских библиотек Омска.
Ключевые слова: Омский государственный технический
университет, Система автоматизации библиотек ИРБИС, анкетирование, информационные ресурсы, дилеры,
консультационная помощь, Ассоциация ЭБНИТ.
Научная библиотека Омского государственного технического университета
(ОмГТУ) входит в число крупнейших вузовских библиотек города. С 2001 г. НБ
ОмГТУ занимается развитием и продвижением Системы автоматизации библиотек ИРБИС
в регионе.
В настоящее время среди наших партнёров 41 организация – пользователь
этой системы; из них 13 – библиотеки вузов Омска.
В практику взаимодействия с библиотеками-партнёрами кроме консультирования,
поставки/обновления дистрибутивов и прочего входит организация и проведение
анкетных опросов, последний из которых был в сентябре – октябре 2011 г.
Предмет исследования – анализ внедрения системы ИРБИС в работу вузовских
библиотек Омска как на технологическом, так и на документационном уровне.
Данные 2011 г. сопоставлялись с результатами предыдущего анкетирования,
проведённого в 2007 г.
Как показало исследование, все респонденты используют второе поколение
системы ИРБИС – ИРБИС64. Ряд вузов включил в практику работы некоторые модули ИРБИС128:
ОмГТУ, ОмГУ им. Ф. М. Достоевского, Сибирская государственная
автомобильно-дорожная академия (СибАДИ), Омский государственный университет
путей сообщения (ОмГУПС).
Если оценивать, как организована работа с серверной частью системы
ИРБИС, то вне библиотеки, т.е. в одном из структурных подразделений вуза, расположены
серверы семи организаций (53,8%). В такой ситуации библиотеке приходится
согласовывать свою работу с внутренними службами вуза, что не всегда может
гарантировать оптимальную работу. У шести библиотек (46,2%) – собственные
серверы.
Среди перемен, произошедших в структуре библиотек за последние три
года, можно выделить следующие тенденции. Сбор данных о книгообеспеченности
учебного процесса в автоматизированном режиме, внедрение электронной
книговыдачи, в том числе для удалённых пользователей, внесли свои коррективы в
технологические процессы библиотек. Они переводятся на технологию, поддерживаемую
специально созданными АРМами, что обусловило изменение структуры и штатного
расписания библиотек. Например, в НБ ОмГТУ создан отдел электронных библиотек; в
штатное расписание библиотеки Омского государственного института сервиса (ОГИС)
введена должность ведущего программиста.
Основные количественные изменения за последние три года касаются
увеличения числа рабочих мест для сотрудников и пользователей. Например, в
библиотеке СибАДИ открыт зал аспирантов и магистрантов (одно рабочее место для
сотрудника и 10 – для читателей); в НСХБ Омского государственного аграрного
университета (ОмГАУ) им. П. А. Столыпина организованы дополнительные
рабочие места во всех отделах для ввода в электронный каталог и обработки фонда
по технологиям RFID и штрихового кодирования.
Таким образом, библиотеки меняют свою структуру, с одной стороны,
под влиянием внешних факторов (необходимость предоставления данных по
книгообеспеченности для аккредитации и лицензирования вуза), с другой, – в
связи с переводом традиционного процесса книговыдачи в электронную форму.
При эксплуатации любого программного продукта возникают проблемы
как технологического, так и организационного характера. Среди первых наши
коллеги назвали: «некорректное снятие статистики и проведение сортировки в АРМ
«Каталогизатор» (ОГИС), «следование инструкции в АРМе «Каталогизатор» не
приводит к необходимому результату» (ОГИС), «замедление работы книговыдачи»
(ОмА МВД России), «получение статистических данных» (ОмГАУ им. П. А. Столыпина).
Некоторые вузы просто указали АРМы, работа с которыми не всегда проходит без
сбоев, не называя при этом конкретные проблемы, – это «Книгообеспеченность» и
«Книговыдача». Сотрудники ОмГУ им. Ф. М. Достоевского
отметили, что проблемы с АРМом «Книгообеспеченность» они решают в ходе
переписки с разработчиком АРМа. В анкете ОмЭИ, который недавно перешёл на
ИРБИС64, отмечены проблемы со всеми АРМами, что вызвано переходом с одного
поколения системы на другое.
Среди организационных проблем пользователи называли: отсутствие
подробной инструкции по АРМу «Книгообеспеченность» (ОмГАУ им. П. А. Столыпина),
«сложно выбрать время для глобальной корректировки баз, невозможно
корректировать во время работы электронной книговыдачи. АРМ
«Книгообеспеченность» достаточно трудоёмкое и требует хороших пользовательских
навыков и внимания» (ОмГПУ).
В анкетах мы увидели и недостатки своей работы как дилеров. Библиотека
Омского института (филиала) РГТЭУ указала на недостаточную поддержку системы: «Консультации
часто оказываются неэффективными или затяжными по
времени» (консультации в НБ ОмГТУ, на форуме).
Из полученных ответов мы можем сделать вывод, что самым сложным для
освоения в вузовских библиотеках, как и три года назад, остается АРМ
«Книгообеспеченность». На втором месте – АРМ «Каталогизатор»: его указывают те
библиотеки, которые недавно стали работать в системе ИРБИС64. На третьем месте –
АРМы «Книговыдача» и «Комплектатор».
Освоение и эксплуатация развивающейся системы требуют постоянного
повышения квалификации персонала. Каждая библиотека при этом выбирает свой
подход к обучению сотрудников. Половина опрошенных указали «Посещение обучающих
семинаров». Респонденты имели в виду ежегодный межрегиональный семинар, который
организует НБ ОмГТУ совместно с Ассоциацией ЭБНИТ. Также были названы консультации,
презентации и тренинги. Кроме того, в библиотеке ОмГМА Минздравсоцразвития России
дополнительно проводятся обзоры литературы; сотрудники библиотеки ОмГУПС закончили
курсы повышения квалификации для администраторов системы ИРБИС в Ярославле и
участвуют в вебинарах, организуемых МУБиНТ.
При приёме новых сотрудников возникает необходимость их обучения
работе в системе ИРБИС. И здесь каждая организация также выбирает свой подход.
Самый распространённый – индивидуальные консультации или занятия/обучение.
Процессом обучения руководит либо заведующий отделом, либо сотрудник, хорошо
знающий ИРБИС. В трёх вузах при обучении дополнительно используют презентационные
материалы; в 33,3% ответов отмечено, что консультации проводятся параллельно с
изучением документации; в одной из библиотек для коллектива проводятся
тренинги.
Составляющая дилерской работы – это консультационная помощь партнёрам,
поэтому мы решили уточнить, какой вид консультаций предпочитают наши коллеги. 46,1% респондентов назвали личное посещение НБ ОмГТУ; 53,8% – звонок по телефону; 61,5%
– письмо по электронной почте; 38,5% – общение в IСQ. Сотрудники ОмГАУ им. П. А. Столыпина
отметили: хорошей поддержкой является выезд специалиста НБ ОмГТУ в библиотеку
для групповой консультации. Следует признать, что такой вид помощи в практике
нашей работы используется редко: выезды сотрудников носят разовый характер и
обычно связаны с критической ситуацией, сложившейся у наших партнёров.
Ассоциация ЭБНИТ также поддерживает пользователей системы – это
одна из её задач. Разработчики, в частности, общаются с пользователями на форумах
Ассоциации ЭБНИТ. Ответы, полученные при проведении исследования, показали, что
все респонденты знакомы с форумами и обращаются к ним регулярно.
К вспомогательным инструментам для изучения АРМов «Каталогизатор» и
«Комплектатор» относятся электронные пособия «ИРБИС в примерах. Комплектатор» и
«ИРБИС в примерах. Каталогизатор». В настоящее время ими пользуются 8 из 13
опрошенных организаций. Из числа тех библиотек, которые не обращаются к
вспомогательным инструментам, только библиотека Омского института (филиала)
РГТЭУ пояснила в анкете: отказ от их использования обусловлен тем, что её
сотрудники – уверенные пользователи ИРБИС и больше не нуждаются в этих
инструментах.
Стремясь максимально полно раскрыть свой фонд для пользователей и
расширить спектр предоставляемых информационных ресурсов, библиотеки создают
собственные на основе ИРБИС. Встроенный в систему «Календарь знаменательных
дат» ведут библиотеки ОмГУПС и ОмГТУ; каталог периодических изданий с аналитической
росписью – библиотека ОмГПУ. Популярна среди вузовских библиотек и БД, в которой
отражаются работы сотрудников вуза. В библиотеке ОмГАУ им. П. А. Столыпина
созданы также БД «Редкий фонд», «Информационно-библиографическая база данных»; в ОмГПУ ведётся БД «Методика библиотечной
работы», в ОмЭИ – «Краеведение», в СибАДИ – «История СибАДИ», «История
Отечества», «Организационно-технологическая документация».
Можно сделать вывод, что создаваемые библиотеками информационные
ресурсы достаточно традиционны – зачастую они являются продолжением тех
тематических и специальных картотек, которые изначально велись в карточной
форме.
Система ИРБИС предоставляет своим пользователям ряд сервисных
функций, предполагающих выход в Интернет. Работа в Сети предусматривает и
использование форумов, ведущихся на сайте Ассоциации ЭБНИТ. В настоящее время у
библиотек уже не возникает проблем с доступом к Интернету. Сотрудники всех
библиотек-респондентов имеют на своих рабочих местах возможность выходить в Сеть.
Исключение – только библиотека ОмА МВД России, что связано с её ведомственной
принадлежностью, которая не предполагает открытости своих ресурсов.
Рассматривая изменения, произошедшие за трёхлетний период, важно
понять, в каком направлении будет развиваться система в дальнейшем. Для ИРБИС –
это внедрение третьего поколения продукта – ИРБИС128.
Из анкет наших респондентов видно, что четыре вуза (30,8%) в
регионе планируют переходить на ИРБИС128. Среди них – ОмГУ
им. Ф. М. Достоевского и ОмГТУ, которые уже начали работать с отдельными
модулями нового поколения. Однако несмотря на то, что Омск можно назвать родиной
третьего поколения системы ИРБИС, большинство опрошенных в настоящее время не
собираются использовать в работе новое поколение системы. Мы можем выдвинуть
несколько гипотез такого решения: неполный пакет модулей в новом поколении
ИРБИС, нестабильное финансовое положение вузов, неполное качественное
обеспечение технологических процессов имеющейся версии системы.
Если сравнивать этот опрос с предыдущим, то можно отметить, что
библиотеки достаточно осторожно отвечают на вопросы, связанные с планами развития.
Так, в анкетах 2007 г. среди пользователей ИРБИС64 было только четыре
вуза. Но после межрегионального обучающего семинара «Система автоматизации
библиотек ИРБИС: новые возможности формирования информационно-образовательной
среды региона», прошедшего в том же году, библиотеки стали активно переходить
на новое поколение системы. И анкеты 2011 г. показали, что ИРБИС64 внедрена
во всех опрошенных вузах.
Итак, по результатам проведённого исследования можно констатировать:
в библиотеках сложилась чёткая структура распределения трудовых ресурсов по
автоматизированным технологическим процессам, поэтому создание новых отделов и
секторов носит единичный характер. В то же время перевод технологических
процессов в автоматизированный режим приводит к организации новых рабочих мест
для персонала и пользователей библиотек.
АРМ «Книгообеспеченность» по-прежнему вызывает затруднения как в
процессе работы с ним, так и в связи с необходимостью выделять конкретного
сотрудника для этого технологического процесса.
Улучшилась ситуация с доступом библиотек к Интернету, что позволяет
им профессионально общаться на форумах Ассоциации ЭБНИТ и оперативно получать
ответы на вопросы. Освоение АРМов упростилось с помощью вспомогательных
инструментов: «ИРБИС в примерах. Комплектатор» и «ИРБИС в примерах.
Каталогизатор».
Все вузовские библиотеки региона перешли на работу со вторым поколением
ИРБИС. И хотя освоение третьего поколения – ИРБИС128 – носит пока единичный
характер, мы надеемся, что наши партнёры в ближайшем будущем оценят перспективы
использования этого продукта.
Возросла ответственность НБ ОмГТУ как дилера. С повышением уровня
работы партнёров повышаются и требования к консультационной поддержке коллег.
Расширяется география библиотек – участниц ежегодного межрегионального обучающего
семинара «ИРБИС: новые возможности формирования информационно-образовательной
среды региона» и партнёров по поставке и сопровождению системы.
|
