УДК 026.02
О. Г. Уфимцева
Государственная универсальная научная библиотека Красноярского края
Опыт использования базы данных «Платные услуги» САБ ИРБИС в Государственной универсальной научной библиотеке Красноярского края
Освещён опыт работы с БД «Платные услуги» Системы автоматизации библиотек ИРБИС в Государственной универсальной научной библиотеке Красноярского края. Показаны преимущества использования этой БД для оперативного учёта и анализа платных услуг в библиотеке, а также для своевременного расчёта с пользователями.
Ключевые слова: библиотеки, платные услуги, библиотечные услуги, услуги копирования, Система автоматизации библиотек ИРБИС.
UDС 026.02
Oksana Ufimtseva
Krasnoyarsk Region State Universal Scientific Library
Using “Fee-based services” IRBIS LAS at Krasnoyarsk Region State Universal Scientific Library
Using “Fee-based services” IRBIS LAS at Krasnoyarsk Region State Universal Scientific Library is discussed. Advantages of the database for fee-based services efficient control and analysis at the Library, and for prompt user settlements are demonstrated.
Keywords: libraries, fee-based services, library services, IRBIS Library Automation System, Krasnoyarsk Region State Universal Scientific Library.
Для комплексного анализа библиотечной деятельности немаловажное значение имеют статистика и анализ дополнительных услуг. Начиная с 1990-х гг. библиотеки стали активно оказывать услуги по копированию документов, предоставлению возможности работы с компьютером, интернетом и др.
Сегодня у крупных библиотек достаточно широкий перечень дополнительных услуг. Для того чтобы получить полное представление о востребованности дополнительных услуг, необходима единая методика учёта услуг для всех отделов библиотеки. Кроме того, в современных условиях повсеместного применения безналичной оплаты товаров и услуг актуальной становится проблема расчёта пользователей за оказываемые в библиотеках услуги, стоимость которых, как правило, не велика.
Для решения обозначенных задач Государственная универсальная научная библиотека Красноярского края с 2013 г. стала активно применять базу данных Системы автоматизации библиотек ИРБИС – «Платные услуги».
Ведение учёта платных услуг осуществляется в АРМ ИРБИС «Книговыдача». Чтобы отметить услугу, оказываемую конкретному пользователю, необходимо войти в АРМ «Книговыдача», выбрать карточку пользователя и активировать окно «Платные услуги», затем перейти на вкладку «Услуги» и щёлкнуть по кнопке «Новая» (рис. 1).
Рис. 1. Окно «Платные услуги»
Все услуги библиотеки отражены в специальном справочнике, где указаны их наименование и стоимость.
Наиболее полно все возможности БД используются в работе электронного читального зала. Оказываемые здесь услуги можно условно разделить на платные и бесплатные (предоставление доступа к интернету, обучение компьютерной грамотности, консультирование пользователей по работе с базами, установленными в отделе и т.д.).
Основная масса пользователей обращается в отдел «Электронный читальный зал» для получения доступа к интернету – эта услуга предоставляется бесплатно: в БД отмечается услуга «Интернет», стоимость которой – 0 рублей.
При введении в БД первой оказанной читателю услуги автоматически может ставиться отметка о посещении отдела. Для этого необходимо отметить галочкой специальное поле «Зафиксировать как посещение». При занесении последующих услуг, оказываемых пользователю в отделе, показатель посещения вторично отмечаться не будет.
При оказании платных услуг оператор зала указывает количество единиц выполненных услуг. К примеру, если распечатано шесть страниц текста, их количество указывается в специальной графе. Соответственно количеству единиц оказанных услуг в графе «Тариф/Стоимость» увеличивается стоимость услуги. При оплате услуги за наличный расчёт делается отметка напротив графы «Взнос» (рис. 2). За принятую к оплате сумму пользователю выписывается квитанция, форма которой утверждена приказом Министерства финансов РФ от 23 дек. 2010 г. № 183н. Следует отметить, что БД «Платные услуги» предусматривает распечатку контрольного талона, но он не является документом первичной бухгалтерской отчётности, поэтому в практике работы с БД распространения не получил.
Рис. 2. Расчёт за платные услуги
Возможности БД «Платные услуги» предполагают ведение специального счёта пользователя, на который вносится определённая денежная сумма, и в дальнейшем идёт списание средств за оказанные услуги. Наличие определённой суммы на счёте позволяет воспользоваться платными услугами библиотеки в разных её отделах или на аппаратах, предназначенных для самостоятельного копирования документов.
Для того чтобы сотруднику одного из отделов обслуживания осуществить взнос на счёт пользователя, в окне «Платные услуги» нужно перейти на специальную вкладку «Взнос» и занести соответствующую сумму. При каждом взносе за принятые деньги выписывается квитанция.
При положительном остатке на счёте пользователя деньги за оказанные услуги будут списываться согласно установленным тарифам. Если же остаток на счёте будет меньше суммы, необходимой для оплаты услуги, то недостающую часть можно внести через наличный расчёт. В этом случае оператор оформит новый взнос для пользователя и выпишет квитанцию о принятии денег. Предусмотренная в БД опция «Оплата в долг» в практике работы библиотеки не используется.
Таким образом, БД «Платные услуги» даёт возможность формировать и использовать для дальнейшей работы специальный счёт потребителя, который позволяет более комфортно и оперативно пользоваться дополнительными услугами библиотеки. При этом неважно, будет ли пользователь обращаться к услугам самостоятельно (на специальном оборудовании) или же они будут оказаны сотрудниками библиотеки. В любом случае сумма за услуги будет списываться с денежных средств на счёте пользователя. Уточнить остаток денежных средств на своём счёте или проверить правильность списания сумм пользователь может в любое время, обратившись к дежурному библиотекарю.
Важным итогом первичного учёта услуг библиотеки является возможность формировать статистические формы платных услуг за определённый период. Параметрами для формирования отчётов служат поля: период (год/месяц), место обслуживания (отдел или местоположение станций самостоятельного копирования), категория читателей, ответственные лица. Как правило, в практике работы используются первые два поля.
Таким образом, БД «Платные услуги» САБ ИРБИС – это удачное технологическое решение для выполнения задач учёта и анализа услуг библиотеки, а также оперативного осуществления расчётов с пользователями.
|
