Научные и технические библиотеки

Научные и технические библиотеки

Образцова И.Ю.,Чубукова Т.С. ГПНТБ России Внедрение автоматизации в технологические процессы обслуживания читателей В структуре отдела обслуживания читателей ГПНТБ России функционируют общий и специализированные читальные залы с подсобными фондами, кафедра приема запросов и выдачи литературы, сектор записи читателей. Ежегодно в библиотеку записываются свыше 20 тыс. читателей, 40% которых составляют научные сотрудники и аспиранты, 30% — студенты и свыше 25% — инженерно-технические работники. Посещаемость — примерно 500 человек в день, книговыдача только в читальных залах — 2,9 млн экз. в год. В целях совершенствования технологии обслуживания в читальных залах наряду с традиционными методами работы активно внедряются автоматизированные системы поиска и заказа литературы (АСПиЗ), работающие в локальном или сетевом режимах. Это позволяет значительно расширить возможности поиска литературы, особенно тематического, объединить процессы поиска с процессом заказа отобранной литературы, снизить трудоемкость поиска, сократить возможные потери информации и время ожидания заказанной литературы, отказаться от бумажных носителей информации. Начата автоматизация процесса обслуживания на базе специализированных читальных залов. Читальный зал литературы по физике, математике, информатике и вычислительной технике (ФМЗ) можно считать идеальным объектом автоматизации в силу целого ряда реальных условий. К ним следует отнести: постоянный контингент читателей, многие из которых имеют опыт работы с вычислительной техникой; сравнительно небольшой объем подсобного фонда (около 50 тыс. экз.); ограниченные сроки хранения литературы в подсобном фонде (за последние 5 лет); возможность создания электронного каталога к подсобному фонду на основе имеющихся информационных ресурсов; актуальность тематики литературы ФМЗ. Автоматизированная система поиска и заказа литературы из подсобного фонда ФМЗ разработана с использованием штриховых кодов специалистами ГПНТБ России и фирмы "Датаскан". В АСПиЗ ФМЗ штриховой код длиной 8 символов состоит из буквы (B — для печатной продукции и R — для читательских билетов) и последовательного номера. Штриховой код, являясь идентификатором отдельного экземпляра, используется для контроля за прохождением печатной единицы через автоматизированную систему. Код вводится в записи базы данных с помощью сканера одновременно с вводом библиографической информации. АСПиЗ работает в сетевом режиме, используя три автоматизированных рабочих места (АРМ): АРМ читателя; АРМ библиотекаря в хранении; АРМ библиотекаря на кафедре выдачи/возврата литературы. Основой АСПиЗ ФМЗ является электронный каталог (ЭК). Он содержит информацию о фонде ФМЗ и не отражает состав остальных фондов ГПНТБ России. ЭК ведется и хранится на файл-сервере при помощи пакета прикладных программ CDS/ISIS/M. Для читателя работа АСПиЗ предусмотрена в двух режимах: в подсистеме заказа литературы (ПЗ) и в подсистеме библиографического поиска (ПБП). В ПЗ могут работать читатели, зарегистрированные в базе данных "READER", т. е. имеющие штрих-код на читательском билете. На сегодняшний день БД "READER" ведется непосредственно в ФМЗ (каждая запись включает сведения о читателе: фамилию, имя и отчество, категорию и номер читательского билета, дату регистрации и штриховой код). В перспективе ведение этой базы будет осуществляться на этапе записи читателей в библиотеку. В ПБП могут работать все читатели, посещающие зал. В ЭК можно проводить поиск двух видов: конкретного издания (по шифру, заглавию, ISBN книги и ISSN журнала); тематический поиск (по ключевым словам, предметным рубрикам, индексам Рубрикатора ГАСНТИ). Для удобства читателей предусмотрен режим ограничения при поиске и отборе литературы, необходимо только установить рамки поиска по виду издания (книги или журнала), году выпуска, языку издания. Читателю, зарегистрированному в системе, достаточно сделать отметку о заказе в режиме просмотра найденной им литературы, чтобы перейти в режим автоматизированного заказа. В подсобном фонде дежурный библиотекарь делает распечатку накопившихся заказов, подбирает литературу и передает на кафедру выдачи. Затем при помощи сканера с каждого экземпляра считывает штрих-код. В памяти машины фиксируется вся заказанная литература. При выдаче литературы сначала регистрируется читательский билет. На экране монитора высвечиваются данные о состоянии заказа читателя, что исключает возможность выдачи чужого заказа. При возврате операция считывания штрих-кода повторяется. В конце дня накапливаются различные статистические данные (о спросе читателей, о количестве заказов и отказов за день и т. д.). В зале справочно-библиографической литературы читатели ГПНТБ России могут познакомиться со справочно-информационным изданием DATAPRO фирмы McGraw-Hill. Характерной особенностью издания является многоаспектность публикуемого материала: в области аппаратуры и программного обеспечения, средств телекоммуникации и систем автоматизированных офисов. Издание DATAPRO выходит в виде томов (серий) по конкретной тематике. В настоящее время издается более 40 серий (всего около 100 томов). Серии содержат толковые словари терминов, перечень и краткие сведения о фирмах-изготовителях (адреса, телефоны, телефаксы центральных офисов и отделений, специализацию фирм), экспресс-информацию о новостях отрасли и новых сериях. Материалы издания в течение года обновляются на две трети. Для повышения эффективности поиска нужной пользователю информации по изданиям DATAPRO в ГПНТБ России создана локальная специализированная система, имеющая то же название. Система организована в виде автономного модуля, разработанного в программной среде CLIPPER и работающего под операционной системой MS—DOS. Основные функции системы включают: ввод и редактирование информации в соответствии с новыми поступлениями, сохранение БД, сортировку и поиск по любому набору признаков, отбор информации, вывод данных на экран или принтер, копирование данных на дискету. Система представлена в виде трех БД: хранения списка серий, тематических разделов, статей. Каждая база данных создана автономно. Все изменения и дополнения к сериям DATAPRO отражаются в соответствующей базе. В будущем в читальном зале справочно-библиографической литературы предполагается создание автоматизированной системы поиска и запроса. В зале новых поступлений (ЗНП) литературы читателям ГПНТБ России предоставляется возможность регулярно знакомиться с новыми изданиями, поступившими в библиотеку. На еженедельных выставках экспонируются отечественные и иностранные книги и журналы, авторефераты диссертаций. Работа в ЗНП строится на основе сочетания традиционного библиотечно-информационного обслуживания читателей и приоритетных платных услуг для представителей предприятий и организаций. В целях совершенствования обслуживания и предоставления читателям оперативной информации о новых поступлениях разработана и внедрена подсистема ЗНП. Она организована в рамках сетевого варианта системы CDS/ISIS/M с программными доработками: ENTRY pcd, GBLNET pcd, FLDN pcd. Сетевой вариант подсистемы ЗНП установлен на сервере. Подсистема работает с базами данных отечественной книги (OK), зарубежной книги (ZK), авторефератов (AVTRF), зарубежных журналов (ZJ), отечественных журналов (OJ) и предназначена для регистрации дат поступления, выдачи и возврата литературы в зале. Связь подсистемы ЗНП со всеми рабочими базами данных и с электронным каталогом ГПНТБ России позволяет отследить технологический путь каждой печатной единицы с момента ее поступления в отдел комплектования и до передачи по месту хранения. Подсистема позволяет обслуживать читателей в режиме "поиск" по любому из признаков (шифр, название, автор, актовый номер). Таким образом, ЗНП литературы является как бы диспетчерской службой отдела обслуживания читателей. В перспективе в ЗНП планируется создание базы данных по ежегодным договорам с организациями. В этой базе будут отражены сведения об организациях (адрес, телефон, телефакс, банковские реквизиты, ответственные исполнители), тематика и перечень интересующих их журналов. Анализ тематики и запросов организаций позволит давать рекомендации по корректировке комплектования фондов ГПНТБ России. В планах ГПНТБ России также стоит задача разработки автоматизированной системы для уникального подсобного фонда специализированного читального зала по библиотековедению и научно-технической информации. Автоматизация процессов библиотечного обслуживания ориентируется одновременно и на читателя, и на библиотечных специалистов. Для решения технологических и технических задач обслуживания необходимо: создать достаточную компьютерную среду для читателей и сотрудников; предельно облегчить для читателя переход от традиционного каталога к электронному; продолжить разработку и внедрение автоматизированных систем на основе штрих-кодов для однозначной идентификации изданий на этапе обработки и формирования ЭК, регистрации читателей, приема заказов на литературу, учета выдачи и возврата литературы, автоматизации поиска литературы в подсобных фондах читальных залов; разработать и технически решить задачу создания автоматического контрольно-пропускного пункта.

Образцова И.Ю.,Чубукова Т.С.

ГПНТБ России

Внедрение автоматизации в технологические процессы обслуживания читателей

В структуре отдела обслуживания читателей ГПНТБ России функционируют общий и специализированные читальные залы с подсобными фондами, кафедра приема запросов и выдачи литературы, сектор записи читателей.

Ежегодно в библиотеку записываются свыше 20 тыс. читателей, 40% которых составляют научные сотрудники и аспиранты, 30% — студенты и свыше 25% — инженерно-технические работники. Посещаемость — примерно 500 человек в день, книговыдача только в читальных залах — 2,9 млн экз. в год.

В целях совершенствования технологии обслуживания в читальных залах наряду с традиционными методами работы активно внедряются автоматизированные системы поиска и заказа литературы (АСПиЗ), работающие в локальном или сетевом режимах. Это позволяет значительно расширить возможности поиска литературы, особенно тематического, объединить процессы поиска с процессом заказа отобранной литературы, снизить трудоемкость поиска, сократить возможные потери информации и время ожидания заказанной литературы, отказаться от бумажных носителей информации.

Начата автоматизация процесса обслуживания на базе специализированных читальных залов.

Читальный зал литературы по физике, математике, информатике и вычислительной технике (ФМЗ) можно считать идеальным объектом автоматизации в силу целого ряда реальных условий. К ним следует отнести:

постоянный контингент читателей, многие из которых имеют опыт работы с вычислительной техникой;
сравнительно небольшой объем подсобного фонда (около 50 тыс. экз.);
ограниченные сроки хранения литературы в подсобном фонде (за последние 5 лет);
возможность создания электронного каталога к подсобному фонду на основе имеющихся информационных ресурсов;
актуальность тематики литературы ФМЗ.

Автоматизированная система поиска и заказа литературы из подсобного фонда ФМЗ разработана с использованием штриховых кодов специалистами ГПНТБ России и фирмы "Датаскан".

В АСПиЗ ФМЗ штриховой код длиной 8 символов состоит из буквы (B — для печатной продукции и R — для читательских билетов) и последовательного номера. Штриховой код, являясь идентификатором отдельного экземпляра, используется для контроля за прохождением печатной единицы через автоматизированную систему. Код вводится в записи базы данных с помощью сканера одновременно с вводом библиографической информации.

АСПиЗ работает в сетевом режиме, используя три автоматизированных рабочих места (АРМ):

АРМ читателя;
АРМ библиотекаря в хранении;
АРМ библиотекаря на кафедре выдачи/возврата литературы.

Основой АСПиЗ ФМЗ является электронный каталог (ЭК). Он содержит информацию о фонде ФМЗ и не отражает состав остальных фондов ГПНТБ России. ЭК ведется и хранится на файл-сервере при помощи пакета прикладных программ CDS/ISIS/M.

Для читателя работа АСПиЗ предусмотрена в двух режимах: в подсистеме заказа литературы (ПЗ) и в подсистеме библиографического поиска (ПБП).

В ПЗ могут работать читатели, зарегистрированные в базе данных "READER", т. е. имеющие штрих-код на читательском билете. На сегодняшний день БД "READER" ведется непосредственно в ФМЗ (каждая запись включает сведения о читателе: фамилию, имя и отчество, категорию и номер читательского билета, дату регистрации и штриховой код). В перспективе ведение этой базы будет осуществляться на этапе записи читателей в библиотеку.

В ПБП могут работать все читатели, посещающие зал.

В ЭК можно проводить поиск двух видов:

конкретного издания (по шифру, заглавию, ISBN книги и ISSN журнала);
тематический поиск (по ключевым словам, предметным рубрикам, индексам Рубрикатора ГАСНТИ).

Для удобства читателей предусмотрен режим ограничения при поиске и отборе литературы, необходимо только установить рамки поиска по виду издания (книги или журнала), году выпуска, языку издания.

Читателю, зарегистрированному в системе, достаточно сделать отметку о заказе в режиме просмотра найденной им литературы, чтобы перейти в режим автоматизированного заказа.

В подсобном фонде дежурный библиотекарь делает распечатку накопившихся заказов, подбирает литературу и передает на кафедру выдачи. Затем при помощи сканера с каждого экземпляра считывает штрих-код. В памяти машины фиксируется вся заказанная литература. При выдаче литературы сначала регистрируется читательский билет. На экране монитора высвечиваются данные о состоянии заказа читателя, что исключает возможность выдачи чужого заказа. При возврате операция считывания штрих-кода повторяется.

В конце дня накапливаются различные статистические данные (о спросе читателей, о количестве заказов и отказов за день и т. д.).

В зале справочно-библиографической литературы читатели ГПНТБ России могут познакомиться со справочно-информационным изданием DATAPRO фирмы McGraw-Hill. Характерной особенностью издания является многоаспектность публикуемого материала: в области аппаратуры и программного обеспечения, средств телекоммуникации и систем автоматизированных офисов. Издание DATAPRO выходит в виде томов (серий) по конкретной тематике. В настоящее время издается более 40 серий (всего около 100 томов). Серии содержат толковые словари терминов, перечень и краткие сведения о фирмах-изготовителях (адреса, телефоны, телефаксы центральных офисов и отделений, специализацию фирм), экспресс-информацию о новостях отрасли и новых сериях. Материалы издания в течение года обновляются на две трети.

Для повышения эффективности поиска нужной пользователю информации по изданиям DATAPRO в ГПНТБ России создана локальная специализированная система, имеющая то же название. Система организована в виде автономного модуля, разработанного в программной среде CLIPPER и работающего под операционной системой MS—DOS.

Основные функции системы включают:

ввод и редактирование информации в соответствии с новыми поступлениями,
сохранение БД,
сортировку и поиск по любому набору признаков,
отбор информации,
вывод данных на экран или принтер,
копирование данных на дискету.

Система представлена в виде трех БД: хранения списка серий, тематических разделов, статей.

Каждая база данных создана автономно. Все изменения и дополнения к сериям DATAPRO отражаются в соответствующей базе.

В будущем в читальном зале справочно-библиографической литературы предполагается создание автоматизированной системы поиска и запроса.

В зале новых поступлений (ЗНП) литературы читателям ГПНТБ России предоставляется возможность регулярно знакомиться с новыми изданиями, поступившими в библиотеку. На еженедельных выставках экспонируются отечественные и иностранные книги и журналы, авторефераты диссертаций. Работа в ЗНП строится на основе сочетания традиционного библиотечно-информационного обслуживания читателей и приоритетных платных услуг для представителей предприятий и организаций.

В целях совершенствования обслуживания и предоставления читателям оперативной информации о новых поступлениях разработана и внедрена подсистема ЗНП. Она организована в рамках сетевого варианта системы CDS/ISIS/M с программными доработками: ENTRY pcd, GBLNET pcd, FLDN pcd. Сетевой вариант подсистемы ЗНП установлен на сервере.

Подсистема работает с базами данных отечественной книги (OK), зарубежной книги (ZK), авторефератов (AVTRF), зарубежных журналов (ZJ), отечественных журналов (OJ) и предназначена для регистрации дат поступления, выдачи и возврата литературы в зале. Связь подсистемы ЗНП со всеми рабочими базами данных и с электронным каталогом ГПНТБ России позволяет отследить технологический путь каждой печатной единицы с момента ее поступления в отдел комплектования и до передачи по месту хранения. Подсистема позволяет обслуживать читателей в режиме "поиск" по любому из признаков (шифр, название, автор, актовый номер). Таким образом, ЗНП литературы является как бы диспетчерской службой отдела обслуживания читателей.

В перспективе в ЗНП планируется создание базы данных по ежегодным договорам с организациями. В этой базе будут отражены сведения об организациях (адрес, телефон, телефакс, банковские реквизиты, ответственные исполнители), тематика и перечень интересующих их журналов.

Анализ тематики и запросов организаций позволит давать рекомендации по корректировке комплектования фондов ГПНТБ России.

В планах ГПНТБ России также стоит задача разработки автоматизированной системы для уникального подсобного фонда специализированного читального зала по библиотековедению и научно-технической информации.

Автоматизация процессов библиотечного обслуживания ориентируется одновременно и на читателя, и на библиотечных специалистов. Для решения технологических и технических задач обслуживания необходимо:

создать достаточную компьютерную среду для читателей и сотрудников;
предельно облегчить для читателя переход от традиционного каталога к электронному;
продолжить разработку и внедрение автоматизированных систем на основе штрих-кодов для однозначной идентификации изданий на этапе обработки и формирования ЭК, регистрации читателей, приема заказов на литературу, учета выдачи и возврата литературы, автоматизации поиска литературы в подсобных фондах читальных залов;
разработать и технически решить задачу создания автоматического контрольно-пропускного пункта.