Павленко Т.П.
Областная научная библиотека им. В.Д. Федорова, Кемерово

Автоматизация библиотечных процессов
на основе информационной системы для библиотек LIBER
в областной научной библиотеке им. В.Д. Федорова

Автоматизация библиотечных процессов начинается с анализа уже существующей ситуации в библиотеке и составления планов долгосрочного развития. При разработке программы комплексной автоматизации ОНБ были учтены следующие факторы: приоритетность задач и целей автоматизации; результаты анализа организационно-функциональной структуры технологии обработки документных потоков и обслуживания читателей; доступность и возможность использования создаваемой системы в автоматизированных внешних информационных источниках; наличие в создаваемой системе уже имеющихся собственных баз данных; готовность сотрудников библиотеки выполнять функции персонала системы. В результате разработки такого плана перед нами встала задача найти программу, отвечающую следующим требованиям: комплексность (наличие пакета программ, включающих автоматизацию основных библиотечных процессов), соответствие международным стандартам, надежность в эксплуатации и финансовое обеспечение.

Проведя маркетинговые исследования внутреннего рынка программного обеспечения, специалисты остановили свой выбор на информационной системе для библиотек LIBER (к этому времени она была русифицирована). Фирмой R.I.I. для России был установлен режим благоприятствия в ценовой политике и не только для программного обеспечения, но и для операционной среды PICK. Данная система позволяла нам использовать уже имеющийся компьютерный парк, а также имела новую архитектуру сети, надежную в эксплуатации.

В 1994 г. приобретена информационная система для библиотек LIBER и начато ее внедрение. Оно стало одним из приоритетных направлений автоматизации в ОНБ и следовало принципам: комплексность, целостность ИБС, рациональность, унифицированность и ограниченность доступа к вводу информации. В связи с недостаточным финансированием внедрение намечено поэтапно.

1-й этап: автоматизация процессов входной обработки документных потоков (функции отделов комплектования и обработки литературы, записи читателей; создание на текущих потоках документов баз данных, например краеведческого каталога).

2-й этап: наращивание компьютерного парка и выборочная каталогизация ретроспективного фонда для ускоренного формирования электронного каталога и БД. Установка рабочих мест в отделах обслуживания читателей (читальные залы и абонемент).

3-й этап: полномасштабное внедрение LIBER как автоматизированной библиотечной сети: ввод, поиск, работа с читателем.

4-й этап: завершение внедрения системы, оформление результатов в виде статистики, печатных каталогов, подключение абонентов области к электронному каталогу ОНБ, создание единого информационного пространства в регионе, оптимизация обслуживания в системе МБА.

Промежуточным результатом является окончание адаптирования программ к основным библиотечным процессам (первичный ввод документов с 1994 г.; ввод ретроспективного фонда; запись читателей с 01.01.95 г.; выдача и возврат документов). Разработаны нормативно-технологическая документация к системе LIBER, технологическая карта по вводу ретроспективного фонда, перерегистрации читателей, на 80% обучен персонал библиотеки. Функционирует сеть на 32 рабочих места. Автоматизированные рабочие места находятся в каждом подразделении библиотеки. Однако недостаток технических и финансовых средств не позволяет перейти к 3-му этапу.

Информационная система для библиотек LIBER — это пакет прикладных программ, где отражены основные процессы библиотечной деятельности. Главная проблема внедрения — отсутствие опыта и методик комплексного внедрения АБИС; здесь же возникла необходимость в рекомендациях специалистов по лингвистическому обеспечению, так как у нас нет специалистов-предметизаторов. Первопроходцем внедрения LIBER был отдел каталогизации и обработки литературы, составивший основополагающие нормативные документы: Положение об электронном каталоге ОНБ, временные инструкции по работе информационной системы для библиотек LIBER, инструкции по вводу в электронный каталог новых поступлений.

Сектор записи, начавший запись читателей в автоматизированном режиме с 01.01.95 г., разработал параметры ввода читателя с последующим получением статистики по формам, необходимым в отчетности, технологические решения при записи временных читателей, потере читательского билета и т. д. Всем читателям был выдан новый читательский билет, номером которого является штрих-код. Разработана инструкция по записи читателя.

Сетевой вариант любой программы предполагает строгую регламентацию работы в ней. Такая же регламентация должна существовать и при создании поискового образа документа — предметной рубрики. Творческой группой при отделе каталогизации и обработки литературы и при участии специалистов Кемеровского государственного института искусств и культуры разработано Положение о словаре предметных рубрик электронного каталога ОНБ и методика составления предметных рубрик в системе LIBER. Создан основной перечень предметных рубрик в системе LIBER, продолжается работа по совершенствованию словаря предметных рубрик.

Отдел комплектования с 1994 г. выполняет заказы на литературу через модуль "Комплектование", в результате описание документа вносится однократно, а затем только редактируется. Сотрудниками разработана нормативно-технологическая документация на автоматизированные процессы работы. Отдел ведет регистрационную картотеку периодических изданий (в виде эксперимента) с 1995 г. и готовится к промышленной эксплуатации (параметризация в соответствии с технологией, разработка нормативно-технологической документации).

Выдачу документов читателям и контроль за возвратом ведут отделы, фонды которых внесены в электронный каталог. Основная деятельность отделов обслуживания и хранения — ввод ретроспективного фонда в электронный каталог. Таким образом, созданием электронного каталога занимаются все отделы, которые имеют рабочие места системы LIBER.

Для дальнейшего внедрения информационной системы LIBER отделом автоматизации ведутся разработки программных продуктов, которые позволяют получать различные выходные данные в виде печатных продуктов (книжный формуляр, инвентарная книга).

За 1994—1996 гг. система LIBER показала себя как надежная и универсальная программа, в которой можно адаптировать большинство традиционных библиотечных процессов, не ломая коренным образом уже сложившиеся технологии, а лишь их усовершенствуя. При этом существует вариативность выполнения одних и тех же функций в зависимости от структурной организации (отдел комплектования и каталогизации в этой системе может выступать как одно структурное подразделение и как два разных отдела; ретроспективный ввод может идти как через каталогизацию, так и через выдачу).

Электронный каталог Кемеровской областной научной библиотеки насчитывает около 100 тыс. записей: все сборники, аудиовизуальные документы и периодические издания имеют аналитическую роспись. База данных читателей насчитывает 35 тыс. записей, доступ к ней имеется со всех автоматизированных рабочих мест. Объем словаря предметных рубрик — 20 тыс., с глубиной до 5 уровней. С апреля 1996 г. читатели нашей библиотеки могут пользоваться электронным каталогом. Чтобы сделать возможным доступ к нему и для внешних пользователей, библиотека переходит на PICK под UNIX с перспективой выхода в Интернет.