УДК 025:65.011.56+027.7

Левандовская Ю.В.

Автоматизированная библиотека вуза:
проблемы директора

Внедрение автоматизированных технологий в практику работы Научной библиотеки Челябинского государственного технического университета (ЧГТУ), опыт создания электронных каталогов и организация информационного обслуживания читателей освещены в публикациях [1-14].

На первый взгляд внедрение автоматизированных технологий в любой технологический процесс должно приводить к повышению эффективности производства, снижению нагрузки на персонал.

Но появление компьютеров в библиотеке пока не приводит к таким результатам, и анализ причин ставит перед администрацией все новые и новые проблемы.

Почему внедрение автоматизированных технологий в библиотеках вузов не дает быстрого эффекта? Почему не уменьшается, а увеличивается рабочая нагрузка сотрудников, занятых автоматизацией? Почему с появлением компьютеров, которые "умеют" печатать карточки и быстро "отвечают", какая книга где находится, штат сотрудников необходимо не сокращать, а увеличивать? Почему с появлением в библиотеках "умных машин" возникают личностные конфликты, которых раньше не было? Вот вопросы, ответы на которые вынуждена искать сейчас администрация нашей библиотеки.

Внедрение автоматизированных технологий не может дать быстрой отдачи - к такому выводу пришел коллектив библиотеки, занимаясь этой работой в течение 8 лет.

Особенность библиотечной системы - существование в ее структуре двух основных документных потоков. С одной стороны - движение книги от предварительного заказа до размещения на полке и информации о ней в системе библиотечных каталогов. С другой - читательские запросы с их непрофессиональным (с точки зрения библиотекаря) формулированием поисковых предписаний. Решение проблемы оперативного "выпрямления" пути информации о книге, соответствующей запросам читателей - создание электронного каталога (ЭК).

Электронный каталог в нашей библиотеке создан менее чем за год [2-8]. После того как он стал доступен читателям, выяснилось: чтобы читатели могли самостоятельно в нем что-нибудь найти, сотрудники должны постоянно повышать качество библиографического описания, прежде всего при предметизации документов и росписи их содержания набором ключевых слов. Никакая машина выполнить эту работу не в состоянии. От сотрудников отдела научной обработки литературы требуется не только умение работать на компьютере, но и четко структурировать библиографическую запись, знать особенности и уметь пользоваться системами классификаций, применять справочно-поисковый аппарат библиотеки при подготовке данных. Наконец, сам ввод данных в ЭВМ требует просто элементарной внимательности и аккуратности: опечатки в карточках понятны человеку, но не машине.

Создание ЭК выявило наши недочеты в работе, оставленные "на потом": мы вынуждены сейчас интенсивно заниматься редактированием традиционных каталогов. Начали эту работу с ввода в ЭВМ всего алфавитно-предметного указателя (АПУ) библиотеки. Одновременно начали подготовку карточек генерального каталога для ввода в ЭВМ всего фонда. Имея сейчас в ЭВМ полный вариант АПУ, ведем планомерное редактирование подготовленной 4 года назад базы ЭК.

Вся эта работа не видна постороннему взгляду, но отнимает много времени. Ввод оператором одного библиографического описания в ЭК занимает в среднем 40 мин. После ввода запись обязательно редактируется специалистами, проводившими предмашинную подготовку документа. Но самое парадоксальное в том, что с введением ЭК руководство университета стало требовать от нас более оперативной работы, считая, что мы полностью автоматизировали свой труд, и за нас "все делают компьютеры". Самой трудной задачей оказалось убедить руководство университета в том, что автоматизация библиотеки состоит не только в создании ЭК, но и в обеспечении компьютерами и соответствующим программным обеспечением всех производственных процессов библиотеки.

Библиотека - это сложная информационная система, в которой имеются как механизированные процессы (например печать карточек), так и аналитические (систематизация литературы, выполнение тематических справок).

Насыщение рабочих мест библиотекарей компьютерами с отдельными АРМ - это не автоматизация, а скорее механизация работы библиотеки. Именно от этого и хочется предостеречь руководителей, которые только начинают изучать возможности применения компьютеров в библиотеке. Нельзя автоматизировать библиотечные процессы, внедряя отдельные, не связанные между собой АРМ. Ввод основных данных в ЭВМ должен производиться один раз и затем многократно использоваться на последующих технологических операциях. Непонимание тонкостей этих процессов, неумение выделить "нулевой" цикл автоматизации библиотеки, "разрыв" автоматизированной технологической цепочки очень дорого стоит - мы убедились в этом на собственном опыте. Это не только затрата материальных ресурсов на приобретение дорогих компьютеров и программ. Самая значительная потеря - это потеря времени библиотекарей на ввод в ЭВМ данных, которые трудно связать друг с другом при переходе от одного АРМ к другому. Вот почему прежде чем выбрать готовое программное обеспечение (или писать свои программы), необходим системный предпроектный анализ технологических процессов [15].

На этапе составления технического задания или требований к готовому программному продукту необходимо рассмотреть весь технологический цикл как систему, с которой взаимодействуют все отделы библиотеки. Это исключит механический перенос существующих технологических операций в автоматизированный режим в виде АРМ, дублирование вводимой в ЭВМ информации.

К сожалению, мы поздно поняли необходимость этой работы.

Появление компьютеров в библиотеке, комплексный подход к автоматизации библиотечных процессов приводит к перестройке не только традиционных технологических операций. Это неизбежно влечет изменение традиционных структур библиотеки - отделов. В их в обязанности вводится выполнение не свойственных ранее технологических операций. Например, учет движения фонда в нашей библиотеке проводится в разных отделах: отдел обработки исключает литературу из библиотечных каталогов, отдел комплектования - из инвентарных и других учетных документов, книгохранение - из сводного топографического каталога, отделы обслуживания - из каталогов на свои подсобные фонды. При возможности доступа отделов к единому ЭК библиотеки, который будет совмещать в себе все традиционные каталоги, функция полного учета движения фонда скорее всего перейдет к отделу комплектования.

Начиная работу по созданию ЭК для читателей, мы не понимали его значимость для библиотеки. Только сейчас, приступив к полному ретровводу фонда в ЭВМ и одновременно предоставляя ЭК читателям, мы убедились, что центральное звено в автоматизированной библиотеке - полный ЭК. Он сейчас необходим не только читателям, но и библиотекарям. За последние 2 года проведена значительная работа по подготовке каталогов к вводу в ЭВМ, подготовлены кадры. Однако сейчас приходится убеждать руководство университета в необходимости обеспечивать техникой библиотекарей, а не читателей, как это было 4 года назад. Делать это сегодня труднее не только из-за ограниченности средств: действуют уже сложившиеся стереотипы и традиции, наконец отсутствуют необходимые официальные документы, которые учитывали бы изменения в библиотеках, возникающие с внедрением компьютеров.

Сложность заключается не столько в подборе кадров, сколько в оформлении официальных трудовых соглашений. Например, в штатном расписании вузовских библиотек не были предусмотрены инженеры по обслуживанию вычислительной техники и програмных средств. А при 10-часовом непрерывном режиме работы библиотеки такие специалисты не могут быть приняты на условиях совместительства. С вводом каждой такой штатной единицы приходилось перекраивать уже существующее расписание. Кроме того что в штате за последние 3 года появились нетрадиционные для библиотеки специалисты, внедрение компьютерных технологий привело к пересмотру профессиональных требований к уже существующим специалистам - систематизаторам, библиографам.

Сейчас, по-видимому, настало время пересмотреть программы подготовки специалистов для библиотек. Современного библиотечного специалиста необходимо обучать лингвистике, формальным языкам, методам поиска в современных информационных сетях и т. д. Библиотечные специалисты должны владеть методами системно-функционального анализа технологических процессов и его проектирования, т. е. иметь навыки современных инженеров. В планы подготовки библиотечных специалистов следует включать и основательную психологическую подготовку, необходимую как при работе с ЭВМ, так и с коллективом. При внедрении компьютерных технологий в библиотеках очень важным является учет специфики библиотечного коллектива. В нашем коллективе 95% женщин, средний возраст - 35-40 лет. Возрастной критерий создает ощутимый психологический барьер перед переходом на новые условия труда. Проблемы со зрением, тревога молодых женщин за свое здоровье и здоровье будущих детей также препятствуют быстрому освоению новых технологий. Приходится принимать специальные меры для создания безопасных условий труда. Кроме этого, использование в работе ЭВМ поощряется администрацией университета материально. Это иногда ставит тех, кто не может или не хочет освоить новые методы работы из-за физиологических или психологических причин, в ряд консерваторов, что создает неблагоприятную психологическую обстановку в коллективе. Задача администрации - смягчить болезненный процесс перехода на новые технологии. Как это сделать, обычно решается на месте, по обстоятельствам, по интуитивным ощущениям, и без знания социальной психологии, теории разрешения конфликтов просто не обойтись.

Это неполный перечень проблем, с которыми сталкиваются директора библиотек, переходя на новые технологии. Может быть, где-то таких проблем не возникло, а были другие, которые удалось спокойно преодолеть. Хотелось бы узнать мнение коллег по этим вопросам.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Бургер И.П. Современная библиотека вуза: состояние и проблемы // Науч. и техн. б-ки. 1996. № 8. С. 3-6.
2. Зеленина Г.Н., Гальцева Т.Е. Компьютерная сеть в вузовской библиотеке // Высш. образование в России. 1995. № 3. С. 157-160.
3. Гальцева Т.Е., Зеленина Г.Н. Электронный каталог в библиотеке // Науч. и техн. б-ки. 1995. № 10-11. С. 68-71.
4. Гальцева Т.Е. Электронный каталог в библиотеке вуза. Науч. и техн. б-ки. 1996. № 8. С. 6-11.
5. Зеленина Г.Н., Гальцева Т.Е. Из опыта обслуживания читателей с использованием электронного каталога библиотеки // НТИ. Сер. 1. 1996. № 1. С. 20-21.
6. Моторина А.Н. Заполнение полей в формате MARC. Опыт отдела научной обработки литературы НБ ЧГТУ. // Науч. и техн. б-ки. 1996. № 8. С. 12-19.
7. Беседина Н.В. Создание автоматизированных баз данных библиографического отдела. // Науч. и техн. б-ки. 1996. № 8. С. 20-23.
8. Гальцева Т.Е. и др. Множество "почему" электронному каталогу // Библиотека. 1996. № 7. С. 39-41.
9. Гальцева Т.Е. Изучение запросов пользователей автоматизированной информационно-поисковой системы // Библиотеки и ассоциации в меняющемся мире: новые технологии и новые формы сотрудничества. Материалы конф. Том 2. 1996. С. 293-295.
10. Зеленина Г.Н., Кривощеков В.А. Распутывая сети "Всемирного паука" // Библиотека. 1996. № 6. С. 34-35.
11. Зеленина Г.Н., Кривощеков В.А. Использование возможностей Интернет в библиотеке вуза // Науч. и техн. б-ки. 1996. № 8. С. 23-26.
12. Зеленина Г.Н. и др. Координация работ по автоматизации библиотечных процессов в библиотеках Челябинска // Науч. и техн. б-ки. 1996. № 8. С. 27-35.
13. Зеленина Г.Н. О координации работ библиотек г. Челябинска по созданию региональной автоматизированной библиотечной информационно-поисковой системы // Библиотеки и ассоциации в меняющемся мире: новые технологии и новые формы сотрудничества. Материалы конф. Том 2. 1996. С. 290-293.
14. Гальцева Т.Е. и др. Опыт координации работ по автоматизации библиотечных процессов в библиотеках г. Челябинска // Библиотеки и ассоциации в меняющемся мире: новые технологии и новые формы сотрудничества. Материалы конф. Том 1. 1996. С. 199-202.
15. Каленов Н.Е. О специфике автоматизации библиотечной технологии // НТИ. Сер. 1. Организация и методика информационной работы. 1995. № 9. С. 9-12.