УДК 027.7+02(73)

Шиндряева Н.М.

"Сердце университета"

Рассказано об организационной структуре и функциях Библиотеки Гарвардского университета, об использовании новейших технологий в ее работе.

Вынесенными в заглавие словами охарактеризовал в 1874 г. значение библиотеки в деятельности Гарвардского университета США его президент Чарлз Элиот. Старейшая и крупнейшая академическая библиотека одного из лучших университетов мира, овеянного легендами у себя на родине, сыграла заметную роль в американском библиотечном деле.

Занимаясь историей библиотечных каталогов в США, я дважды ссылалась на Библиотеку Гарвардского университета в связи с тем, что первые формы каталогов: в форме книжного издания и карточный - появились на территории США в данной библиотеке (1723 и 1861 гг.). [Шиндряева Н.М. Развитие форм библиотечных каталогов в США // Науч. и техн. б-ки. 1994. № 10. С. 45-47].

Изучая американские каталоги я, конечно, и не подозревала, что всего лишь год спустя мне будет оказана величайшая профессиональная честь: на средства одной из американских правительственных программ пройти годичную стажировку в Школе образования Гарвардского университета и Библиотеке им. М. Гатмана, которая входит в состав этой школы.

Надеюсь, что данная статья, написанная на основе полученных знаний и собранных в ходе стажировки материалов, поможет сотрудникам вузовских библиотек найти интересные формы работы, которые можно использовать в практике российских библиотек.

Старейшее высшее учебное заведение США Гарвардский университет (основан в 1636 г.) за три с половиной века своего существования превратился в крупнейшее учебное и научное заведение страны. В настоящее время в его структуру входят 9 профессиональных школ, осуществляющих подготовку специалистов по программам магистров и докторов наук (богословская, архитектуры, бизнеса, образования, управления им. Джона Ф. Кеннеди, юридическая, здравоохранения, медицинская, стоматологическая); а также Школа гуманитарных, математических и естественных наук, в составе которой около 50 отделений, факультетов, комитетов, осуществляющих подготовку в основном по программам докторов философии; Гарвардский и Радклиффский колледжи, подготавливающие бакалавров по 40 четырехгодичным программам; Вечерняя школа, осуществляющая подготовку бакалавров и магистров; Летняя школа, обучение в которой происходит в летний период, а программа рассчитана на студентов, не стремящихся к получению степени.

Обучаются в Гарвардском университете 18 тыс. студентов, из них 2,5 тыс. иностранных. В преподавательский состав входят более 2 тыс. профессоров. Среди выпускников и профессоров много выдающихся ученых, в том числе 33 нобелевских лауреата.

В помощь учебной и научной работе, а также организации досуга в университете имеются:

• крупнейшая в мире университетская библиотека, насчитывающая 12 млн единиц хранения;
• лаборатории и научно-исследовательские центры;
• музеи (археологии и этнографии, ботанический, сравнительной зоологии, минералогический, семитологический, а также 4 художественных музея с богатейшими коллекциями, часть из которых получена в дар от выпускников университета) с бесплатным входом для студентов и сотрудников университета;
• несколько театров;
• международный офис для оказания помощи иностранным студентам;
• спортивный комплекс;
• медицинский центр.

Библиотека Гарвардского университета представляет собой систему библиотек профессиональных школ, колледжей, научно-исследовательских центров, музеев и т. д. - всего около ста. Это самая крупная академическая библиотечная система в мире. Финансируются библиотеки децентрализованно подразделениями, в состав которых входят. Их фонды формируются с учетом профиля деятельности подразделения.

Самой крупной является библиотека Гарвардского колледжа, носящая имя выпускника 1907 г. Г. Уиденера (погибшего на затонувшем "Титанике" в 1912 г.). В настоящее время фонд библиотеки составляет 4 млн изданий по общественным и гуманитарным наукам.

Деятельность децентрализованной по своей организации библиотечной системы унифицирована по основным направлениям работы. Единая администрация библиотеки, возглавляемая директором, в первую очередь осуществляет контроль за деятельностью служб, которые работают над проектами, общими для всей системы.

Организационная структура административных служб и программ Библиотеки Гарвардского университета:

1. Офис, в состав которого входят директор библиотеки, 2 его заместителя, 3 помощника и 2 секретаря.

2. Финансовые службы.

3. Службы личного состава.

4. Издательский отдел, выпускающий годовые отчеты библиотеки, справочники и путеводители по библиотеке, еженедельный информационный бюллетень "Library notes" и т. д.

5. Депозитарий, где хранится более одного миллиона редко спрашиваемых изданий.

6. Архив университета.

7. Отдел сохранности фондов, занимающийся реставрацией книг из коллекций редких книг и специальных коллекций, а также микрофильмированием документов. Микрофильмированию подлежат редкие книги с целью их тиражирования, а также сериальные издания и некоторые другие виды документов для экономии места в книгохранилищах.

8. Отдел информационных систем.

Основные программы и службы отдела:

• Библиотечная информационная система Гарвардского университета - HOLLIS (Harvard On-Line Library Information System);
• Проект ретроспективной конверсии карточных каталогов - RECON, объявленный в 1992 г. Целью проекта является полный перевод карточных каталогов в машиночитаемую форму к 1998 г. Предполагается, что это составит более 5 млн библиографических записей. Для осуществления проекта заключен контракт с OCLC. Следует отметить, что некоторые библиотеки уже перевели карточные каталоги в машиночитаемую форму, включая Библиотеку им. М. Гатмана Школы образования Гарвардского университета;
• Программа кооперированной каталогизации Библиотеки Гарвардского университета;
• Служба по сериальным изданиям CONSER;
• Университетская информационная система VINE (Veritas Information Network), введенная в действие в феврале 1993 г., обеспечивает доступ к разнообразной информации о Гарвардском университете.

Главным детищем отдела информационных систем является HOLLIS. Система введена в действие в июле 1985 г. Этому событию предшествовал пятилетний период разработки. Он включал анализ существовавших в то время библиотечных информационных систем, покупку системы NOTIS Северо-Западного университета США и адаптацию системы к нуждам Библиотеки Гарвардского университета. Первоначально система использовалась только для целей комплектования. Постепенно добавлялись другие функции. В настоящее время HOLLIS - это интегрированная библиотечная система, включающая подсистемы комплектования, учета сериальных изданий, каталогизации, книговыдачи и ОРАС. Для обработки библиографической информации на основе формата USMARC разработан формат HOLLIS MARC. В целях сохранности информации с сентября 1988 г. произошло выделение читательской системы, которая сохранила название HOLLIS. Система для служебного пользования получила название HULPR. Доступ к ней возможен только через пароль с терминалов, расположенных в служебных помещениях. С 1991 г. к ОРАС стали присоединяться библиографические базы данных, подготавливаемые различными организациями. Чтобы облегчить читателям поиск местонахождения книг, отраженных в сводном каталоге, разработан Путеводитель по библиотекам Гарвардского университета. В нем указывается местонахождение библиотеки, часы работы, правила пользования, ее структура и т. п. В целом структура HOLLIS по состоянию на 1994 г. представлена на рис. 1.

Рис. 1. Организационная структура HOLLIS по состоянию на 1994 г.

HOLLIS постоянно находится в движении, так как современная технология непрерывно совершенствуется. Следующий этап в его истории - сентябрь 1994 г. Со специальных терминалов, расположенных в нескольких библиотеках, стал доступным для читателей HOLLIS Plus. Его спецификой является то, что на основе достижений Интернет того времени к HOLLIS были добавлены дополнительные источники информации, в том числе отдаленные. В итоге в HOLLIS Plus собраны вместе HOLLIS и каталоги библиотек: Бостонского университета - TOMUS, Массачусетского технологического института BARTON, Йельского университета - ORBIS, Калифорнийского университета - MELVYL, Конгресса - LOCIS, а также Консорциума университетских и научных библиотек (Станфордского университета) - RLG Bibliographic File, представляющего собой сводный каталог различных видов документов, хранящихся в североамериканских и европейских библиотеках (22 млн библиографических записей) и Сводный каталог сериальных изданий Бостонского библиотечного консорциума. Кроме того, в HOLLIS Plus входят:

• более десяти новых библиографических баз данных (в основном отраслевых);
• информация о Гарвардском университете: система VINE и 13 каталогов учебных дисциплин школ университета;
• справочники и путеводители, включая "Справочник по электронным журналам и информационным бюллетеням" ("Directory of Electronic Journals and Newsletters"), путеводители по информационным ресурсам Интернет.

В итоге в HOLLIS Plus произошла дальнейшая интеграция электронного каталога с другими источниками информации: библиографическими базами данных и электронными справочными изданиями. Основная масса библиографических баз данных не собственного производства. В первую очередь это базы данных OCLC (First Search) и RLIN (Eureka).

С точки зрения современных возможностей Интернет в системе HOLLIS Plus имеется ряд недостатков: система позволяет работать только с текстовыми ресурсами, доступ к электронным журналам ограничен, только в HOLLIS базы данных связаны с фондами библиотеки для установления местонахождения документов и т. д. Поэтому одновременно с вводом системы в действие начался процесс планирования системы следующего поколения - HOLLIS 2. Этапы смены системы:

• уточнение функций будущей системы;
• выбор фирмы, производящей информационные библиотечные системы, в соответствии с решением купить новую систему. (Данный процесс включает определение требований к системе, выявление потенциальных фирм, глубокое изучение 2-4 фирм, оценка отобранной фирмы и утверждение принятого решения в университете.);
• одобрение проекта в целом;
• обучение сотрудников;
• ввод системы в действие.

Основные отличия HOLLIS 2 от HOLLIS Plus: обеспечение полного доступа к информационным ресурсам Интернет; использование архитектуры клиент/сервер (client/server architecture), "протокола Z 39.50 для поиска информации" как средства поиска и представления информации, основанной на работе с гипертекстом, и способность представлять базы данных с локального сервера.

Существует развитая система обучения сотрудников библиотеки работе с HOLLIS. Каждый месяц проводится курс для новых сотрудников, включающий 10 занятий. Программа обучения основана на функциях HOLLIS. Интересное наблюдение: во время моего посещения курса сотрудники библиотек Гарвардского университета приходили только на занятия, непосредственно связанные с их работой. В итоге лишь я одна ознакомилась с деятельностью всех подсистем HOLLIS и мне - иностранке, единственной из группы, был вручен сертификат, удостоверяющий, что я прошла полный курс обучения HOLLIS. По конкретным усовершенствованиям в работе HOLLIS проводятся отдельные занятия для всех сотрудников библиотеки. Перспективные направления в развитии HOLLIS обсуждаются на совещаниях и конференциях.

В итоге в Библиотеке Гарвардского университета идет непрерывный процесс совершенствования информационной библиотечной системы HOLLIS. Десять лет спустя после введения в действие HOLLIS уже функционировала новая версия системы HOLLIS Plus и одновременно шло планирование системы нового поколения HOLLIS 2. В настоящее время система используется в работе всех отделов библиотек Гарвардского университета. Каким образом это делается, будет рассмотрено на примере Библиотеки им. М. Гатмана Школы образования Гарвардского университета.

Библиотека им. М. Гатмана была открыта одновременно со Школой образования в 1920 г. В настоящее время ее фонд составляет 180 тыс. единиц хранения, в том числе около 50 тыс. редких изданий (часть которых получена от Библиотеки им. Г. Уиденера), 350 тыс. изданий на микроносителях, 1,4 тыс. названий сериальных изданий.

В библиотеке штат 33 человека и примерно столько же постоянно подрабатывающих студентов. У 11 сотрудников библиотеки степень магистра, в том числе у 6 - степень магистра библиотековедения, а у 4 - степени магистра по двум специальностям. Все сотрудники со степенью магистра возглавляют отделы, секции и/или работают в справочном отделе. Организационная структура библиотеки представлена на рис. 2. (Цифры в скобках означают: первая - количество штатных сотрудников, вторая - примерное количество подрабатывающих студентов в отделе.)

Рис. 2. Организационная структура и штат Библиотеки им. М. Гатмана
Школы образования Гарвардского университета

Спецификой организационной структуры Библиотеки им М. Гатмана по сравнению с другими библиотеками Гарвардского университета является наличие отдела развития фонда, медиа- и конференц-центров.

Доступ к основному фонду для читателей открытый. Для удобства самостоятельного поиска литературы книги на полках расставлены в систематическом порядке в соответствии с "Классификацией Библиотеки Конгресса". Специальные коллекции находятся в закрытом фонде. Чтобы ими воспользоваться, читатели должны обратиться за помощью к сотрудникам отдела развития фонда. Книги из специальных коллекций на дом не выдаются.

Остановимся подробнее на деятельности каждого отдела Библиотеки им. М. Гатмана.

Отдел развития фонда (Collection Development) был создан с целью разработки научно обоснованной политики формирования и сохранности библиотечного фонда. Формирование фонда предполагает изучение информационных потребностей учебного процесса и научной работы Школы образования и состояния современного книжного рынка для их удовлетворения с учетом финансовых возможностей библиотеки, размеров книгохранилища и кооперации деятельности библиотек Гарвардского университета в области использования фондов.

Библиотека им. М. Гатмана работает совместно с другими библиотеками университета по формированию крупнейшего в мире фонда академической библиотеки. Данное сотрудничество делает возможным для Библиотеки им. М. Гатмана концентрировать свои ресурсы на тех направлениях в области образования, которые обычно не охватываются другими библиотеками Гарвардского университета. Наряду с тематикой при отборе документов учитываются их виды, язык, читательское назначение, предполагаемая длительность использования документов читателями и т. д. Библиотека комплектует научную и учебную литературу на английском языке по 57 направлениям в области образования. При комплектовании в зависимости от читательского назначения литературы определены три уровня глубины охвата литературы: углубленный, средний и выборочный. Углубленный охват литературы осуществляется по 24 темам в области образования, которые непосредственно связаны с научно-исследовательской работой Школы образования. Средний охват литературы осуществляется по 25 темам, представляющим интерес как для профессорско-преподавательского состава, так и для студентов школы. Выборочно литература заказывается по 8 темам только в том случае, если она рекомендована для чтения по курсам.

В Библиотеке им. М. Гатмана хранятся также несколько крупнейших в США специальных коллекций: историческая коллекция учебников по всем предметам для средней и высшей школы, опубликованных в США в 1800-1950 гг. (35 тыс. томов); коллекция каталогов американских частных школ; коллекция отчетов американских публичных школ; коллекция тестов, включающая 4 тыс. тестов в области педагогики и психологии и т. д. В целом фонд Библиотеки им. М. Гатмана является уникальным и не дублирует фонды других библиотек Гарвардского университета.

Основными источниками сведений о литературе являются издательская и книготорговая библиографии; отраслевые комплекты печатных карточек Библиотеки Конгресса, получаемые по подписке; библиографические базы данных Библиотеки Конгресса, OCLC и других организаций. Информация об отобранной литературе передается в секцию комплектования отдела технических служб для заказа.

Регулярно осуществляется оценка качества комплектования фонда. В первую очередь она предполагает постоянное общение с читателями библиотеки. Чтобы лучше знать читательские потребности, сотрудники отдела развития фонда дежурят в справочном отделе. К тому же читатели сами могут сделать заказ литературы на специальных бланках. К другим формам оценки качества фонда относятся изучение учебных программ, тематики научной работы школы, периодическая инвентаризация фонда, а также знакомство с опытом других библиотек в данном направлении.

Сохранность фонда предполагает участие в совместных проектах с отделом сохранности фондов Библиотеки Гарвардского университета, в том числе по воспроизводству документов на микроносителях, а также разработка собственных программ. В Библиотеке им. М. Гатмана разработан проект по микрофильмированию документов. В первую очередь микрофильмированию подлежат документы из специальных коллекций. Микрофильмирование документов осуществляется через отдел сохранности фондов Библиотеки Гарвардского университета. Уже доступны на микроносителях тысячи учебников из исторической коллекции.

Консервация документов из специальных коллекций: переплет, изготовление защитных покрытий, ремонт, реставрация - осуществляется в секции обработки и консервации документов отдела технических служб. В функции отдела развития фонда входит отбор документов, подлежащих консервации.

Таким образом, осуществление на практике научно обоснованной политики формирования фонда предусматривает координацию деятельности отдела развития фондов с другими библиотеками Гарвардского университета, комплектующими свои фонды по смежной проблематике, участие в совместных проектах по данному направлению, а также работу в тесном контакте с другими отделами Библиотеки им. М. Гатмана и в первую очередь с отделом технических служб и справочным отделом.

Отдел технических служб (Technical Services) является одним из самых больших в библиотеке (рис. 2). В его состав входят 4 секции.

Отдел несет ответственность за комплектование, каталогизацию, обработку и сохранность книг, сериальных изданий, аудиовизуальных материалов и диссертаций, защищенных в Школе образования. Профессиональные обязанности руководителя отдела распределены следующим образом:

• 30% - работа с кадрами: прием в отдел новых сотрудников, определение круга их обязанностей, обучение, контроль и оценка качества их работы. Обучение производится в первую очередь электронным средствам работы: HOLLIS, OCLC, электронной почте и т. д. В отделе несколько персональных компьютеров, 2 терминала с принтерами OCLC, несколько терминалов с принтерами HOLLIS. На каждом рабочем столе стоит персональный компьютер или терминал HOLLIS;
• 15% - определение бюджета и ведение статистики отдела как для библиотеки, так и для университета в целом;
• 10% - текущее и перспективное планирование работы отдела, внедрение новых форм работы, информация о которых берется из опыта других библиотек, профессиональной печати, докладов на конференциях и т. п.;
• 15% - интерпретация изменений в HOLLIS, выступление в роли представителя отдела технических служб Библиотеки им. М. Гатмана в университетской библиотечной системе, на местных, региональных и национальных совещаниях;
• 30% - участие в производстве каталогизационной продукции отдела, особенно когда речь идет о сложных случаях каталогизации. Распространение и толкование новых идей в области каталогизации, формирование каталогизационной политики отдела. От принятых заведующим отделом решений во многом зависит качество работы отдела, так как национальные стандарты в области каталогизации, используемые в системах кооперированной каталогизации, должны адаптироваться к нуждам конкретной библиотеки.

Чтобы заведовать отделом технических служб, необходимо иметь степень магистра библиотековедения, полученную в библиотечной школе, аккредитованной Американской библиотечной ассоциацией; знать все национальные стандарты в области каталогизации, включая "Англо-американские правила каталогизации" (2 изд.), "Классификацию Библиотеки Конгресса", "Предметные рубрики Библиотеки Конгресса", форматы USMARC, CONSER, NACO; хорошо владеть системами HOLLIS и OCLC; а также быть знакомым со всеми видами работы, выполняемыми в отделе.

Комплектование выполняется с помощью подсистемы комплектования HOLLIS. Процесс заказа всегда начинается с поиска информации о книге, которую необходимо заказать, в базах данных HOLLIS, OCLC или Библиотеки Конгресса с целью установления, существует ли на нее библиографическая запись. Если библиографическая запись не найдена, комплектатор самостоятельно создает краткую библиографическую запись с пометкой, что данная запись является новой (прекаталогизация или предварительная библиографическая информация). Необходимые сведения для ее создания берутся из источника получения информации о данной книге, например печатной карточки Библиотеки Конгресса. К краткой библиографической записи затем присоединяется созданная комплектатором запись заказа/оплаты/получения (ЗОП) (order/pay/receipt record - OPR record), которая не может существовать самостоятельно без библиографической записи. С помощью записи ЗОП комплектатор может выполнять следующие операции: оформлять заказ, осуществлять контроль за получением книг и оплатой счетов, оформлять рекламации на непоступившие книги. После создания записи ЗОП оформляется бланк заказа на книгу и отправляется в издательство или другие организации, занимающиеся распространением литературы. Существуют различные файлы с информацией о книготорговых организациях. При получении книги в записи ЗОП происходит замена информации с пометки "заказано - не получено" на пометку "заказано - получено". Сама книга передается в секцию каталогизации руководителю секции - для оригинальной каталогизации, двум другим каталогизаторам - для копированной каталогизации.

На оригинальную каталогизацию приходится примерно 10% от общего объема выполняемой в секции работы. Оригинальная каталогизация осуществляется главным образом в отношении диссертаций, защищенных в Школе образования, и книг, опубликованных в Гарвардском университете. Следует отметить, что Библиотека Конгресса также очень рано получает информацию о готовящихся к изданию документах и каталогизирует около 50% печатной продукции Школы образования. В каких случаях осуществляется оригинальная каталогизация. Если библиографическая запись на книгу отсутствует в БД OCLC и Библиотеки Конгресса, ждут ее появления в течение трех месяцев. После этого с помощью подсистемы каталогизации HOLLIS создается полная библиографическая запись, которая вводится в HOLLIS и OCLC. До создания полной библиографической записи читатели имеют доступ к предварительной библиографической записи, созданной комплектатором. После создания полной библиографической записи предварительная запись уничтожается.

Копированная каталогизация осуществляется далеко не механически, как может показаться из названия данной операции. Она означает, что имеется предварительная информация о документе, которую необходимо доработать. В первую очередь библиографическое описание сравнивается с документом, поскольку информация, имеющаяся в БД OCLC и Библиотеки Конгресса, подготавливается как с опубликованных, так и с неопубликованных документов и может носить предварительный характер. (Например, при публикации в заглавии документа могут быть изменения, в библиографической записи - отсутствовать количественная характеристика и т. п.) Затем каталогизатор изучает предметные рубрики и просматривает книгу на их соответствие тематике документа, часто сокращает предметные рубрики, а в ряде случаев добавляет новые. Аналогичным образом каталогизатор поступает и с классификационными индексами. Сверка предметных рубрик и классификационных индексов может осуществляться как с изданий "Предметных рубрик Библиотеки Конгресса" и "Классификации Библиотеки Конгресса" в печатной форме, так и машиночитаемой, в зависимости от того, что удобнее в каждом конкретном случае. Завершается работа присоединением к библиографической записи информации о наличии документа в Библиотеке им. М. Гатмана. Дополненная библиографическая запись вводится в HOLLIS и OCLC. Делается это следующим образом. Формат HOLLIS MARC предназначен для перевода в машиночитаемую форму 9 видов документов. Поэтому вначале вызывается рабочий экран нужного вида документов, затем заполняются все необходимые поля, вновь созданная библиографическая запись редактируется и вводится в систему. Многие крупные библиографические записи не умещаются на одном экране и разбиваются на части. В итоге каталогизатор не получает представления о библиографической записи в целом. В таких случаях каталогизаторы предпочитают перед вводом информации в систему заполнять рабочие листы. Если книга выдается на дом, каталогизатор присваивает ей штриховой код (Bar code), и книга передается на обработку.

Ретроспективная конверсия карточного каталога в машиночитаемую форму завершена в Библиотеке им. М. Гатмана в мае 1994 г. Сам карточный каталог не ведется с 1983 г. Он сохранен в отделе технических служб как музейный экспонат по истории Библиотеки им. М. Гатмана.

В секции сериальных изданий ведется комплектование, каталогизация и обработка сериальных изданий. С использованием подсистемы комплектования и учета сериальных изданий HOLLIS оформляется подписка и оплата счетов примерно на 800 журналов по образованию и социологии ежегодно. На подписанные сериальные издания создается файл. Каталогизация сериальных изданий осуществляется на основе БД OCLC и CONSER (Conversion of Serials). Каждый день поступает около 40 журналов. При получении каждого номера в библиографическую запись в HOLLIS вводится новая строка с информацией о данном выпуске. На самом журнале ставится штамп библиотеки, а в корешок вводится охранная лента для предотвращения хищения. Затем вновь поступившие сериальные издания расставляются на полки в справочном отделе.

В секции обработки и консервации (Processing and Preservation) работают два штатных сотрудника и практически все студенты, подрабатывающие в отделе технических служб. Функции секции:

• подготовка диссертаций, монографий и сериальных изданий к отправке на микрофильмирование или в переплет с использованием автоматизированной системы заказа на изготовление переплета ABLE (ABLE binding system); обработка переплетенных документов;
• заказ, получение и обработка сериальных изданий и монографий, в случае отсутствия сотрудников секций комплектования и сериальных изданий. Для выполнения данного вида работы предусматривается знание HOLLIS и OCLC, т. е. с учетом ABLE сотрудникам секции приходится работать с тремя автоматизированными системами;
• подготовка и распространение среди подписчиков, включая профессорско-преподавательский состав школы, сигнальной информации "Current Awareness". Издание выходит 10 раз в год. В нем отражается содержание ряда журналов, имеющихся в фонде библиотеки им. М. Гатмана;
• обработка диссертаций, защищенных в Школе образования, с использованием автоматизированной программы Word Perfect; обучение студентов технической обработке документов. После обработки справочные издания поступают в справочный отдел, первые экземпляры книг - на выставку новых поступлений, остальные виды документов - в книгохранилище;
• консервация документов и обучение студентов данному ремеслу с использованием методики по консервации библиотечных материалов, изложенной в руководстве Morrow C., Dyal C. Conservation treatment procedures: A manual of step-by-step procedures for the maintenance and repair of library materials. 2 ed. Littleton: Libraries Unlimited, Inc., 1986. Документы, подлежащие консервации, подбираются в фонде сотрудниками отдела развития фонда по заранее заданным критериям.

Таким образом, мы проследили путь книги в Библиотеке им. М. Гатмана с момента принятия решения о ее заказе в отделе развития фонда до обработки в отделе технических служб и поступления на полку.

Отделы библиотеки: справочный, книговыдачи и медиа-центр - занимаются обслуживанием читателей. Теперь проследим, каким образом книга с полки поступает в руки читателя.

Справочный отдел (Reference) несет ответственность за оказание помощи читателям в использовании библиотеки и ее ресурсов. С целью изучения читательских интересов в нем работают сотрудники из других отделов библиотеки: формирования фонда, технических служб и книговыдачи.

Для работы в справочном отделе необходимо иметь следующие профессиональные знания и навыки:

• знание общественных наук и в первую очередь современных тенденций в области образования;
• знание справочных источников как на традиционных, так и на нетрадиционных носителях информации в области образования;
• опыт общения с читателями, владение устной и письменной речью, методикой проведения интервью;
• умение работать с компьютером, знание HOLLIS, OCLC, Интернет.

Основные функции сотрудников справочного отдела - формирование справочно-библиографического фонда и обслуживание читателей.

Справочный фонд включает энциклопедии, справочники, статистические сборники и новые номера сериальных изданий в области образования. Фонд библиографических пособий содержит универсальные и отраслевые библиографические пособия на различных носителях информации, включая микрофиши, CD-ROM и т. д. Информацию о журналах, имеющихся в Библиотеке им. М. Гатмана, можно получить в ежегоднике "Journals in the Monroe C. Gutman Library", о новых поступлениях - в ежеквартальнике "Recent Acquisitions". Обслуживание читателей осуществляется по трем основным направлениям: дежурство за справочной кафедрой, библиографическое обучение читателей и электронный поиск информации на основе предварительного заказа.

Дежурство за справочной кафедрой осуществляется с 9 до 21 часа, занимает около 50% рабочего времени сотрудников справочного отдела и включает ответы на запросы читателей, в том числе по телефону, тематический поиск литературы, подбор источников по теме запроса, знакомство читателей с HOLLIS и другими информационными ресурсами справочного отдела.

Индивидуальное и групповое обучение читателей практикуется в следующих формах: экскурсии по библиотеке в начале каждого академического года, семинары по методике библиографического поиска литературы и по основам проведения эффективного научного исследования в стенах библиотеки. В целом библиографическое обучение читателей занимает около 15% рабочего времени сотрудников справочного отдела.

Электронный поиск информации может проводиться как читателями, так и сотрудниками справочного отдела после уточнения темы запроса в ходе справочного интервью с читателем. Методике самостоятельного электронного поиска информации читателей обучают на специальных семинарах и индивидуальных занятиях по предварительной записи. В помощь самостоятельному электронному поиску информации подготавливаются разнообразные методические материалы. На данный вид работы приходится примерно 25% рабочего времени сотрудников справочного отдела. Электронные ресурсы Библиотеки им. М. Гатмана и возможные способы подключения пользователей к данной информации представлены на рис. 3.

Рис. 3. Электронные информационные ресурсы, доступные пользователям
Библиотеки им. М. Гатмана, и способы подключения к ним.

Остановимся подробнее на некоторых информационных ресурсах. В первую очередь следует назвать электронный каталог библиотек Гарвардского университета (Union Catalog of Harvard Libraries), для которого в HOLLIS применяется условное обозначение НU. В нем одновременно отражаются несколько видов документов, включая книги, сериальные издания, звукозаписи, ноты карты, рукописи, официальные документы и т. д. НU связывает фонд Библиотеки им. М. Гатмана с фондами других библиотек Гарвардского университета. Перевод карточных каталогов в машиночитаемую форму завершен не во всех библиотеках университета, поэтому читателям в ряде случаев приходится обращаться и к карточным каталогам. Поиск информации в НU осуществляется по 10 параметрам, в том числе автору, заглавию, предмету, шифру хранения, ключевому слову и т. п. Поиск по ключевому слову в свою очередь подразделяется еще на 6 разновидностей. А при поиске информации по автору, заглавию и предмету можно вносить ограничения по языку, году издания, виду документа и другим параметрам. В итоге поиск информации возможен практически по всем основным элементам библиографической записи, несущим информацию как по формальным, так и по содержательным признакам. Используется командный режим работы, который различен в американских ОРАС. Вывод информации с экрана терминала возможен на принтер или по электронной почте в персональный почтовый ящик. Обе услуги бесплатны для пользователей.

First Search - это электронная справочная служба OCLC, существующая с 1991 г. и включающая в настоящее время 55 баз данных. Эти БД создаются как OCLC, так и другими организациями.

Существуют 4 способа использования БД OCLC в библиотеках:

• доступ к БД со специальных терминалов, установленных в отделах технических служб - для сотрудников и справочных отделах - для читателей;
• включение БД OCLC и других организаций наряду с БД собственного производства в библиотечные информационные системы, например в HOLLIS;
• использование БД OCLC на CD-ROM;
• разнообразные комбинации на основе первых трех способов.

В Библиотеке Гарвардского университета используется последний способ: специальные терминалы OCLC, БД на CD-ROM, а также БД OCLC в составе HALLIS.

ERIC - это крупнейшая в мире библиографическая база данных в области образования Информационного центра по ресурсам в области образования (Educational Resources Information Center) Департамента образования США. Она содержит более 800 тыс. журнальных статей, научно-исследовательских отчетов, учебных планов, книг. Для раскрытия содержания документов используются рефераты. Доступ к ERIC обеспечивается через несколько коммерческих организаций, а также First Search OCLC. В ряде случаев ERIC присоединяется к электронным каталогам библиотек, как это было сделано в Библиотеке Гарвардского университета. ERIC выпускается на различных материальных носителях. Он выходит в форме книжного издания, на микрофишах, CD-ROM.

Как видно из рис. 3, проблема Интернет двоякая. С одной стороны, перед библиотеками стоит задача предоставления через Интернет собственных информационных ресурсов, с другой - с помощью Интернет обеспечивается доступ читателей к информационным ресурсам других библиотек и учреждений. Один из наиболее сложных вопросов для читателей в работе с Интернет - это нахождение и отбор в огромном количестве источников необходимой информации. Поэтому сотрудники справочного отдела занимаются информированием читателей об информационным ресурсах Интернет в области образования. Для этих целей периодически выпускаются выборочные списки телеконференций (Discussion groups), электронных журналов, гоферов и Web страниц в области образования, которые ведутся и подготавливаются многими учебными, научными, правительственными и коммерческими организациями. В целом работа сотрудников справочного отдела в современных условиях стала более сложной.

Отдел книговыдачи (Circulation) занимается выдачей документов по абонементу, МБА и из фонда литературы, обязательной для прочтения.

Книги по абонементу выдаются:

• бесплатно - студентам, профессорам и сотрудникам Гарвардского университета, а также выпускникам Школы образования;
• со скидкой 50% - выпускникам других школ Гарвардского университета;
• за плату (100 долларов за полгода или 175 долларов за год) - всем остальным читателям.

Количественных ограничений при выдаче книг по абонементу не существует. Книги выдаются на 4 недели, по истечении срок можно продлить. Если книга потребовалась другому читателю, ее необходимо вернуть в течение 10 дней. Если книга переводится в фонд литературы, обязательной для прочтения, она должна быть возвращена немедленно. За просроченные книги берется штраф, равный 2-5 долларов в зависимости от срока задолженности. Стоимость потерянной книги равна 65 долларам. По абонементу не выдаются периодические издания, книги из специальных коллекций и фонда литературы, обязательной для прочтения, справочные издания, издания на микрофишах, книги в единственном экземпляре и диссертации.

Фонд литературы, обязательной для прочтения, создается на основе списков литературы, подготавливаемых по учебным курсам в соответствии с рекомендациями преподавателей школы. После завершения чтения курса литература возвращается обратно в книгохранилище. Информация о литературе, имеющейся в данном фонде, хранится в отделе книговыдачи в специальной папке, где материал сгруппирован по курсам и расположен по номерам курсов. Для заказа литературы из данного фонда необходимо заполнить специальный бланк. Книги из фонда литературы, обязательной для прочтения, выдаются только на 2 часа; пользоваться ими можно лишь в стенах библиотеки.

По МБА Библиотека им. М. Гатмана предоставляет документы из собственного фонда другим библиотекам, а также заказывает литературу своим читателям в других библиотеках. Библиотекам Гарвардского университета книги и фотокопии журнальных статей предоставляются бесплатно. Литература выдается сроком на 4 недели, но должна быть возвращена через 10 дней, если книга потребовалась другому читателю, и немедленно, если документ переводится в фонд литературы, обязательной для прочтения. На таких же условиях бесплатно предоставляются документы по МБА библиотекам, входящим в информационную сеть библиотек Новой Англии NELINET (New England Library Information Network). Для всех других библиотек обслуживание по МБА платное. Стоимость выдачи одной книги по МБА равна 20 долларам, а фотокопии журнальной статьи объемом не более 50 страниц - 15 долларам.

Заказ книг по МБА в других библиотеках осуществляется на специальных бланках, которые находятся в справочном отделе. Для поиска литературы в фондах других библиотек используется система МБА OCLC PRISM ILL.

Должностные обязанности между штатными сотрудниками отдела книговыдачи распределены следующим образом. Заведующий отделом осуществляет общее руководство деятельностью отдела, а также работает в справочном отделе. Дневной супервизор (day supervisor) занимается МБА и осуществляет контроль за обслуживанием читателей в дневное время. Вечерний супервизор (evening supervisor) организует деятельность отдела с 17 до 23 часов. В выходные дни аналогичную работу выполняет супервизор выходных дней (weekend supervisor), работающий на неполной ставке. Супервизор кафедры книговыдачи (desk supervisor) работает с бланками продления книговыдачи, которые читатели отправляют по почте или факсу; занимается сбором и расстановкой сданных читателями документов; два раза в день проверяет все этажи библиотеки с целью сбора и расстановки использованных читателями книг, сериальных изданий и документов на микроносителях. В основные функции помощника библиотекаря, отвечающего за фонд литературы, обязательной для прочтения (reserve assistant) входит сбор информации у преподавателей школы о литературе, рекомендуемой по курсам, обновление каждый семестр фонда литературы, обязательной для прочтения, а также библиографическое информирование читателей о литературе, имеющейся в данном фонде. Кроме перечисленных обязанностей все штатные сотрудники отдела занимаются обучением студентов, работающих в отделе, контролем за их деятельностью, обслуживанием читателей.

С помощью подсистемы книговыдачи HOLLIS в отделе выполняются три функции:

• оформление выдачи документов по абонементу, продление срока выдачи, регистрация возврата;
• уведомление читателей о возврате книг;
• подготовка счетов для читателей, имеющих финансовые долги перед библиотекой.

Основой в работе подсистемы книговыдачи HOLLIS являются две записи: поэкземплярная (item record) и запись пользователя библиотеки (patron record). Поэкземплярная запись состоит из двух частей. В первой дается краткое библиографическое описание документа, а во второй указывается местонахождение каждого экземпляра документа (в общем фонде, фонде литературы, обязательной для прочтения, на руках, в переплете, потерян и т. п.). Запись пользователя бывает индивидуальной и коллективной. Запись индивидуального пользователя содержит служебный и домашний адреса и телефоны читателя, информацию о его служебном положении, книговыдаче и т. д. Запись коллективного пользователя составляется на отдельные подразделения Гарвардского университета, другие организации, включая библиотеки. В Библиотеке Гарвардского университета на каждого пользователя имеется только одна запись, что позволяет читателю пользоваться фондами всей системы библиотек. Записи пользователей хранятся в отдельном файле пользователей. Существуют два способа ведения данного файла. Информация о пользователях, имеющих отношение к университету, создается автоматически на основе данных, предоставляемых офисом личного состава (Office of Human Resources). Такая запись имелась и обо мне, хотя я никогда не пользовалась абонементом. Узнала я об этом случайно, когда попросила в отделе книговыдачи сделать мне распечатку-образец любой записи пользователя. Мне ответили, что данная информация не подлежит разглашению и предложили сделать образец на моем собственном примере. Для читателей, не имеющих отношения к Гарвардскому университету, запись пользователя создается в отделе книговыдачи любой библиотеки университета. Суть работы подсистемы книговыдачи HOLLIS заключается в следующем: когда книга выдается читателю по абонементу, подсистема связывает между собой поэкземплярную и пользовательскую записи; когда книга возвращается читателем, подсистема прерывает эту связь. Если на выданную читателю книгу до истечения установленного срока книговыдачи поступила заявка от другого читателя, в поэкземплярную запись вводится информация о необходимости возврата книги. Затем с помощью подсистемы книговыдачи читателю, получившему книгу, печатается уведомление о необходимости возврата ее к указанному сроку. Когда книга возвращена, печатается уведомление другому читателю о наличии книги на абонементе.

Если читатель имеет задолженность, в подсистеме создается счет/штрафная запись (bill/fine record), хранящаяся в отдельном файле и взаимосвязанная с поэкземплярными и пользовательскими записями. С помощью данных записей подготавливаются счета, которые затем отправляются должникам, а также разнообразные отчеты.

Таким образом, процесс получения читателем книги по абонементу в Библиотеке им. М. Гатмана представляет собой следующее: читатель с помощью HOLLIS в справочном отделе или за пределами библиотеки определяет наличие нужной книги в библиотеке и шифр ее хранения в фонде. Затем он самостоятельно находит нужную книгу по шифру хранения документа на полке и оформляет выдачу в отделе книговыдачи.

Необычным, с точки зрения российских библиотекарей, является отсутствие системы читальных залов. Если документы не выдаются на дом, то читатели изучают их в стенах библиотеки за столами, расставленными в фонде с открытым доступом. После изучения книги читатель должен оставить ее на столе. Оставленные книги расставляют на полки сотрудники библиотеки. Тут же в фонде имеются терминалы HOLLIS, копировально-множительная техника, пишущие машинки. Для предотвращения расхищения фонда на выходе из библиотеки имеется специальная система, механизм действия которой основан на шумовом эффекте, если читатель покидает библиотеку с книгой, не прошедшей обработку при оформлении книговыдачи в отделе книговыдачи.

Медиа-центр (Media Center) призван оказывать содействие учебному процессу Школы образования медиа-средствами. В нем имеются медиа-коллекция, медиа-оборудование, 3 учебных аудитории; производится медиа-продукция.

Медиа-коллекция включает несколько тысяч названий фильмов на пленке 16 мм, видеолент, видеодисков, лент звукозаписи, а также фонд программных средств для микроЭВМ в области образования. Эти виды документов могут использоваться в самом центре и при проведении учебных занятий в Школе образования. Фильмы и видеоленты коммерческого производства также выдаются читателям на дом. Документы из медиа-коллекции еще не отражены в HOLLIS, поэтому информацию о них можно получить в каталогах в форме книжного издания, которые подготавливаются и находятся в медиа-центре.

Медиа-оборудование для проведения занятий включает кино- и иные проекторы, проигрыватели и записывающие аппараты для аудиокассет, проигрыватели для видеолент и видеодисков, компьютеры и т. п.

Для просмотра документов имеется две небольшие аудитории для индивидуальных занятий и занятий с небольшими группами студентов, а также одна большая аудитория.

Медиа-центр предлагает также платные услуги по созданию на своей аппаратуре транспарантов, слайдов, графических материалов. Имеется служба по копированию аудио- и видеолент на основании закона об авторском праве. Со студентами проводятся индивидуальные занятия по созданию видеоматериалов для курсовых работ.

Конференц-центр не выполняет никаких библиотечных функций. В нем проводятся конференции, встречи и другие мероприятия, организуемые Школой образования. Сотрудники конференц-центра несут ответственность за подготовку помещений для проведения мероприятий, включая материально-техническое обеспечение, установку медиа-оборудования, организацию кофе в перерывах или перед началом мероприятий. Центр разделен передвижными перегородками на четыре больших зала. Передвижные перегородки делают возможным разнообразные комбинации в построении помещений. График мероприятий в конференц-центре составляется сотрудниками центра на основе предварительных заявок.

Таковы организационная структура и функции отделов Библиотеки им. М. Гатмана, входящей в исторически сложившуюся систему библиотек Гарвардского университета, представляющую собой уникальное явление в библиотечном мире.

От редакции. Публикуемая статья оказалась последней в жизни Н.М. Шиндряевой. Она заканчивала ее, уже понимая неизбежность приближающегося конца. В свои сорок с небольшим лет Наталии Михайловне удалось сделать немало: стать профессионалом, защитить в 1987 г. кандидатскую диссертацию по национальной библиографии Канады (науч. рук. А.Н. Веревкина), затем круто поменять свои научные интересы и начать глубокое исследование автоматизированных систем и электронных каталогов Америки, поехать на год в Гарвардский университет США в качестве стажера-преподавателя, собрать и привезти оттуда уникальный научный материал, опубликовать по теме почти полтора десятка интересных статей.

Н.М. Шиндряева была настоящим исследователем, внимательным наблюдателем и тонким аналитиком, с удовольствием разбиралась в тонкостях специальной терминологии. Ее статьи привлекали ясностью стиля и простотой языка, хотя речь в них часто велась об очень сложных проблемах.

У нее был сложный характер. Она была исключительно требовательна к себе, поразительно аккуратна, точна во времени и пространстве, не могла расслабиться ни на минуту. Может быть, она чувствовала, что времени оставалось так мало?