Крайнова Б.Л.
ГПНТБ России

Автоматизированная технология комплектования
и регистрации периодических изданий ГПНТБ России

Автоматизация традиционных библиотечных технологий в ГПНТБ России обеспечивается компьютерным парком ПЭВМ класса IBM PC и средствами ЛВС. Автоматизированная технология комплектования и регистрации периодических изданий реализуется подсистемой обработки зарубежных журналов ZJ, главное назначение которой — совершенствование технологии научной и технической обработки периодических изданий для создания электронного каталога.

Многофункциональность БД ZJ на основе информации, внесенной в БД, позволяет решить задачу полноты комплектования. БД ZJ содержит все библиографические сведения о зарубежных журналах, в том числе о тех, которые традиционно заказывались ГПНТБ России до 1992 г., с указанием источников заказа, тематики издания, читательского спроса, издательства, цены со всеми изменениями по каждому году заказа.

В связи с тем, что в настоящее время ГПНТБ России заказывает до 2 тыс. наименований журналов (в 1991 г. — 8 тыс.), большое значение имеет функция о предположительном источнике поступления, куда включаются сведения о возможном поступлении изданий из различных благотворительных фондов.

Эта функция отличается от функции источник заказа тем, что поступление данных изданий не гарантировано и на непоступившие номера нет права на рекламации. Поэтому возникает необходимость анализа перечня журналов, поступающих без заказа, для возможного докомплектования отсутствующих номеров. Используя разработанные технологии, можно оперативно получить выходные документы по непоступившим изданиям в разных форматах с указанием цены годового комплекта, издательства, читательского спроса, тематики, что позволяет проанализировать первоочередную необходимость докомплектования для фонда ГПНТБ России.

Анализируя тематическую наполненность фонда поступающими журналами и руководствуясь читательским спросом, а также экспертными оценками специалистов, можно отобрать те издания, которые необходимо приобрести в первую очередь.

В ряде случаев докомплектование ведется бесплатно: фирмы предоставляют библиотеке лишние экземпляры номеров журналов из своих фондов. Такую возможность библиотеке регулярно предоставляет фирма Lange und Springer. Кроме того, докомплектование может вестись за счет приобретения изданий с большой скидкой, а также в виде ксерокопий, микроформ или на CD—ROM.

Если возникает вопрос о покупке годовых комплектов за прошлые годы в издательствах или фирмах по распространению "старых" журналов, серьезным препятствием может стать цена годового комплекта, так как она бывает выше стоимости подписки на издания текущего года.

После составления файла на издания, которые должны докомплектовываться, в БД проставляются сведения об источнике их приобретения и по мере поступления вносятся сведения о новых журналах.

Разработана специальная технология для внесения сведений о поступлении в автоматизированном режиме. В отличие от заказанных на текущий год журналов они имеют свой технологический путь и, кроме передачи сведений о них в электронный каталог, приписываются в традиционный, так как электронный каталог ГПНТБ России ведется с 1992 г.

Использование автоматизированного режима позволяет получить все статистические и отчетные формы по поступившим изданиям.

В БД ZJ, кроме функции предполагаемого источника поступления журналов, имеется функция регистрации поступления каждого номера журнала, поскольку они могут поступать из разных источников. При необходимости можно оперативно получить выходные документы с указанием источника поступления каждого номера из комплекта. Эта функция используется также при докомплектовании недостающих номеров, как заказанных, так и поступающих из разных источников журналов.

Для решения этой задачи — определения недостающих номеров — организуется файл по годам поступления изданий. Формирование его возможно благодаря используемой в автоматизированном режиме технологии обработки каждого поступившего в ГПНТБ России номера журнала.

На основе полученных данных проводится анализ непоступивших номеров для выявления места их возможного приобретения. Эта задача решается с помощью Базы картотеки заказа зарубежных изданий библиотеками и информационными органами России, а также Сводного каталога. В сетевом режиме можно определить, в каких организациях имеются необходимые ГПНТБ России журналы, и предпринять попытку получить их для изготовления ксерокопий или микрофиш.

Таким образом использование автоматизированного режима для комплектования и регистрации периодических изданий позволяет не только оперативно организовать заказ на зарубежные журналы и обработать поступившие номера, но и провести всесторонний анализ для более полного комплектования фонда ГПНТБ России.