Сорокина Л.В., Шленская И.В.
ГПНТБ России

Автоматизация процессов комплектования
и обработки отечественных журналов

Автоматизация технологических процессов в ГПНТБ России началась в 1982 г. с разработки и внедрения АС заказа отечественных журналов и прошла сложный путь становления, развития и совершенствования.

Первоначально АС заказа могла решать только задачи подписки на отечественные журналы через Союзпечать и изготовления регистрационных карточек для всего справочного аппарата библиотеки и ее отделений. АС реализована в 1983 г. на ЭВМ серии ЕС-1040, а затем переводилась на ЕС-1060 и позднее на СМ-1420. Эта первая система была несовершенна, велась в пакетном режиме, отличалась большой трудоемкостью, содержала много недостатков и не давала должного эффекта.

Для отдела комплектования и научной обработки отечественной литературы эксплуатация этой системы в первые годы памятна постоянной зависимостью от ИВЦ, который в силу разных причин объективного и субъективного характера систематически нарушал сроки изготовления выходных форм (списков и абонементных листков), что ежегодно ставило подписку под угрозу срыва. Не соблюдались также сроки изготовления образцов регистрационных карточек. Кроме того, система оказалась неспособной оперативно принимать какие-либо изменения: даже простое внесение исправлений в адреса получателей вырастало в проблему. На начальном этапе выходные формы содержали много ошибок, не связанных с неточностями, допущенными при заполнении рабочих листов, что требовало детальных проверок и ручных доработок форм. Возникали также проблемы с форматом абонементных листков. В БД были внесены только краткие библиографические сведения о каждом комплектуемом журнале, необходимые для решения задачи подписки и регистрации. Поиск в БД осуществлялся по номеру записи, который в обязательном порядке переносился в традиционную картотеку заказа.

Несовершенство системы и вычислительной техники, на которой она разрабатывалась и внедрялась, обусловило ее большую трудоемкость. Так, трудозатраты на автоматизированную подписку значительно превышали трудозатраты на эту же работу, выполняемую в традиционном режиме. Кроме того, АС была очень дорогостоящей. Одной из причин ее высокой стоимости была необходимость делать в другой организации заказ на изготовление фотогранок всего набора регистрационных карточек, с которых впоследствии изготавливался полный тираж.

Существенное улучшение системы произошло в 1987 г. при переходе на терминальный режим эксплуатации. Это позволило сократить трудозатраты и ошибки при вводе информации, а также уменьшило зависимость отдела комплектования от ИВЦ.

Коренные изменения последовали в 1993 г. с переходом системы на новую техническую базу — персональные ЭВМ. Этот переход означал новый этап развития АС, уровень которой давал возможность совершенствовать технологию, расширить круг решаемых задач и создать электронный каталог периодических изданий.

Автоматизация технологических процессов в ГПНТБ России обеспечивается компьютерным парком ПЭВМ класса IBM PC и средствами ЛВС. На этой базе АС комплектования и обработки отечественных журналов в течение последних лет постепенно совершенствовалась и расширялась. В результате в настоящее время она позволяет выполнять следующие функции:

• автоматически формировать заказ журналов для фонда ГПНТБ на очередной период по данным предыдущего периода с последующей ручной корректировкой отдельных записей и получать выходные документы в виде списков заказа изданий по подразделениям ГПНТБ, а также в виде абонементных листков в формате, согласованном с организацией, принимающей заказ;
• регистрировать поступление журналов в ГПНТБ, их отправление и получение в каждом пункте технологического пути, что позволяет оперативно отслеживать местонахождение отдельного номера журнала;
• передавать в электронный каталог сведения о новых поступлениях, прошедших весь технологический путь и достигших места постоянного хранения;
• составлять сопроводительные списки к партиям журналов, отправляемым одновременно в один и тот же пункт технологического пути, с необходимой сортировкой;
• получать различные статистические данные (число заказанных журналов, общее и по подразделениям, количество полученных наименований и номеров журналов, стоимость заказа и объем поступлений по ОБЭ через РКП);
• получать каталожные карточки на новые названия журналов и регистрационные карточки.

Исходной информацией для обработки является БД отечественных журналов. В ней три вида записей:

• содержащие библиографические описания, сведения о заказе и поступлении за несколько лет;
• справочные — с адресами подразделений ГПНТБ России;
• записи регистрации отдельных номеров поступивших журналов, содержащие сведения о прохождении ими технологического пути с фиксированием даты поступления и отправления в каждый пункт, включая место постоянного хранения.

Данная АС построена средствами ППП CDS/ISIS в виде иерархических меню со свертыванием законченных технологических цепочек в одну операцию (опцию меню), что позволяет представлять технологически сложные процессы в виде, удобном для работы исполнителя.

Для ввода и корректировки библиографических и справочных записей используются специальные рабочие листы. Записи регистрации отдельных номеров создаются автоматически в процессе регистрации новых поступлений. Сотрудник должен внести в рабочий лист регистрации сведения о новом поступлении: год, номер комплекта, том, номер журнала и нажать определенную клавишу, для образования новой записи, в которую автоматически переносятся введенные сведения, код технологического пути, форматно-порядковый шифр, связывающий вновь образованную запись с библиографической записью данного издания, а также вносится дата поступления номера. При регистрации система осуществляет контроль на дублетность вводимых номеров. В дальнейшем в эту же запись попадают сведения о прохождении номера по всему технологическому пути. При этом регистратору требуется только отметить шифр конкретного номера журнала в словаре поисковых терминов, причем отметка делается не для одного, а сразу для партии номеров журналов. Далее в запись номеров каждого из отмеченных журналов автоматически вносится дата поступления/отправления этих номеров в определенный пункт технологического пути.

Регистрация всех новых поступлений отечественных журналов начата в 1994 г. Первоначально на партии журналов, направляемых в зал новых поступлений, распечатывались сопроводительные листы. С 1995 г. от них отказались, и контроль отправки и получения журналов стал осуществляться непосредственно через систему.

Задача каталогизации разработана и внедрена в промышленную эксплуатацию в 1996 г. Она позволила каталогизировать все новые названия журналов и получать каталожные карточки в автоматизированном режиме. Необходимо иметь в виду, что в подавляющем большинстве случаев в БД хранятся краткие библиографические описания, введенные в период создания АС и достаточные для автоматизированного заказа и регистрации журналов. Более расширенные библиографические сведения вводятся в БД с 1996 г. только на новые названия. Проблема создания полноценной библиографической БД на все хранящиеся в ГПНТБ России отечественные журналы будет решена в процессе конверсии традиционного каталога периодических изданий в машиночитаемую форму.

Как положительный момент следует отметить, что новая техническая база позволила отказаться от изготовления карточек фотонабором и обеспечила возможность получения образцов карточек, отвечающих установленным требованиям, с принтера на рабочем месте.

Качество создаваемого в настоящее время электронного каталога позволяет ставить вопрос об отказе от параллельного ведения традиционной читательской регистрационной картотеки отечественных журналов. Сроки решения этого вопроса зависят от оснащения зоны читательских каталогов вычислительной техникой.

Дальнейшее совершенствование АС комплектования и обработки отечественных журналов будет осуществляться посредством ее перевода на типовую интегрированную библиотечно-информационную систему.