УДК 025:65.011.56

Основной задачей Автоматизированной системы обработки новых поступлений в БАН иностранных монографий является создание массива машиночитаемых записей многоцелевого назначения. Мы предполагаем, что создание такого массива осуществляется двумя основными путями: во-первых, генерация записей в библиотеке, во-вторых, использование записей других библиотечных и информационных учреждений. В БАН практически отсутствует опыт использования "чужих" записей. Однако загрузка в систему тестового массива записей из Российской книжной палаты показала, что для использования записей РКП принципиальных препятствий не существует.

В данной публикации мы коснемся создания в БАН собственных машинных записей.

1. Массив машиночитаемых записей, доступный любым пользователям в режиме онлайн;

2. Печатная карточка для традиционных каталогов БАН;

3. Использование записей БАН при реализации межбиблиотечных проектов.

Остановимся подробней на создании печатной карточки. Предполагается, что в БАН параллельно с разработкой и внедрением автоматизированных систем традиционные карточные каталоги будут сохраняться и использоваться еще достаточно долго. В настоящее время в связи с остановкой работы типографии БАН печатание карточки оказалось чрезвычайно сложной проблемой. Поэтому получение каталожной карточки (требования к которой в БАН очень высоки) из автоматизированной системы явилось первостепенной задачей. Кроме соответствия ГОСТ 7.51—84 "Карточки для каталогов и картотек. Общие требования "в отношении размеров карточки, расположения элементов библиографического описания от нас требовалось воспроизведение графики различных языков.

Техническое и программное обеспечение системы. Ввод информации, необходимой для создания машинной записи осуществляется на пяти компьютерах с процессором 286. Генерация файла с образом карточки и распечатка карточки ведется на четырех компьютерах Pentium, матричных и струйных принтерах.

Основные используемые программные средства: пакет CDS/ISIS и текстовый процессор WORD 6 или 7 для WINDOWS.

Сегодня в БАН практически отсутствует локальная сеть; существует лишь небольшой участок, охватывающий компьютеры отдела обработки, и компьютер, выполняющий роль сервера.

Использование таких символов в полях UNIMARC может создать определенные трудности при поиске, сортировке и передаче наших записей в другие организации. По этой причине мы создали поля локального использования, дублирующие те поля UNIMARC, где могут встретиться буквы с диакритическими знаками. Например, поле 200 имеет в нашей системе "двойник" с меткой 920. Фактически информация вводится именно в поля-"двойники". После завершения создания записи информация автоматически переносится в соответствующие поля UNIMARC, при этом условные значки удаляются. Такая процедура выполняется независимо от того, содержит текст буквы с диакритическими знаками или нет.

Информационно-поисковый язык. В БАН еще не принято решение о выборе информационно-поискового языка для электронного каталога. В нашей экспериментальной системе используется ББК. Индексы ББК вводятся в поле 686 UNIMARC. При этом выбрано временное методическое решение: в подполе А вводятся все элементы индекса кроме общих типовых делений, а в подполе С — общие типовые деления. Индексы ГАСНТИ и ключевые слова из перевода заглавия вводятся только для тех записей, которые предназначены для сводного каталога НТИ.

Технологический цикл. Первый этап создания машиночитаемой библиографической записи осуществляется в отделе комплектования библиотечных фондов. Здесь в запись вводится следующая информация: номер акта, валовый номер единицы хранения, фамилия и инициалы первого автора, заглавие документа.

Производится распечатка следующей документации: актов по форме, принятой в БАН; предмашинных рабочих листов (ПРЛ) для отдела систематизации в виде отдельного листа. Распечатанные ПРЛ вкладываются в книги. На обложках книг проставляются валовый номер и номер акта. Партия книг с сопроводительной документацией передается на выставку новых поступлений.

Меню отдела комплектования выглядит следующим образом:

• A — Ввод новых записей потоком
• B — Создание новой записи в базе данных
• C — Редактирование записей в базе данных
• D — Печать акта — вывод в файл A9999.ACT
• E — Печать акта — вывод на принтер
• F — Выгрузка актов в ISO-файл для ОСИ (ГМД)
• G — Выгрузка актов в ISO-файл для ОСИ (винч)
• I — Актуализация словаря поисковых терминов
• Х — Возврат в предыдущее меню.

Каждая функция реализуется посредством оригинального программного модуля.

Команда А дает следующий результат:

Документов в акте: 1

В соответствующих строках указаны очередной номер акта (партии документов) и последний присвоенный валовый номер. Пользователь имеет возможность добавлять записи в данный акт или начать новый.

Важно отметить, что комбинация цифр, состоящая из текущего года, номера акта и валового номера, образует уникальный идентификатор записи, который автоматически вводится в поле 001 формата UNIMAR.

После заполнения трех полей возникает следующий рабочий лист:

В приведенном примере видно, что в отделе комплектования вводятся только те элементы записи, которые нужны для ее идентификации в процессе обработки и создания сопроводительной документации. Введенная информация не помогает вести статистику комплектования фонда. (Решение этой задачи у нас запланировано на 1998 г.)

Программа генерации акта

Укажите номер акта 119

Укажите направление передачи акта

Центральная библиотека

Укажите фамилию и инициалы составителя акта

Сидоров А

Предмашинный рабочий лист выглядит следующим образом:

Год 1996 Акт № 119 Вал. № 610

H. Kohl.

Theorie der abbildung mit unelastisch...

Перевод заглавия:

Индексы ББК:

Рубрики ГАСНТИ:

Ключевые слова:

Аннотация:

Такой ПРЛ создается на все документы. В отделе систематизации каждый специалист вместе с книгой получает ПРЛ, в который вносит свою информацию о документе. Два оператора из числа систематизаторов вводят эти данные в соответствующие поля записи. Как и в ОКБФ, в отделе научной систематизации БАН (ОСНЛ) имеется свое меню:

• A — Загрузка актов с дискеты
• B — "Быстрый" ввод и редактирование данных
• C — Контроль заполнения полей
• D — Выгрузка актов на дискету
• E — Актуализация словаря
• F — Загрузка актов с дискеты потоком
• G — Выгрузка актов на винчестер потоком
• X — Возврат в исходное меню

При загрузке актов с дискеты осуществляется контроль на наличие вводимых записей в базе данных. Повторный ввод акта блокируется, а пользователь получает сообщение: "Данный акт уже имеется в базе данных. Содержит 10 записей. Повторная загрузка запрещена".

Поля 541 (перевод заглавия) и 686 (индексы ББК) должны быть заполнены обязательно, поля 964 (ГАСНТИ) и 610 (ключевые слова из перевода заглавия) — только в том случае, когда записи в дальнейшем будут использованы в сводном каталоге НТИ.

После завершения обработки партии книг используется процедура выгрузки актов на дискету или винчестер.

Обработанный таким образом массив записей передается в отдел научной обработки (ОНОЛ), где существуют два дополнительных меню — администратора системы и каталогизатора, последнее выглядит так:

• G — ONVV Поиск и редактирование данных
• M — ONVVMT Обработка томов многотомных изданий
• A — SHIFRD Генерация, редактирование и печать библиотечных карточек
• C — DIACOP Обработка диакритической разметки по интервалу mfn
• D — DIAHIT Обработка диакритической разметки по последнему hit-файлу
• E — AIF Актуализация словаря
• F — ISO_A3 Проверка заполненности документов акта
• X — Выход в исходное меню

Здесь, как на предыдущем этапе, происходит поиск записей по валовым номерам или номерам актов, далее вводится все описание в соответствии с форматом UNIMARC.

Хотелось бы также отметить наш вариант решения вопроса описания многотомников. В АС БАН используются поля связи 46-. Набор оригинальных программ позволяет связывать между собой описания многотомников в целом и описания отдельных томов. При этом обеспечиваются два вида представления записей на каталожных карточках: запись типа "многотомник со спецификацией томов" и запись, когда на каждый том в карточном каталоге создается отдельная карточка.

Ввод данных в рабочий лист осуществляется примерно так же, как в ОНСЛ (разумеется, здесь он более сложен). После завершения ввода информации каталогизатор приступает к генерации печатной карточки. При этом используется команда А; указав MFN обрабатываемой записи или диапазон MFN, мы получаем на экране образ карточки:

Файл загружается в текстовый процессор WORD 6 (или 7) под WINDOWS, где серией макропоследовательностей он преобразуется в формат карточки. Опираясь на символы @AU, @DS и др., специально созданные макропоследовательности "разбрасывают" элементы описания по областям карточки, производят контекстную замену условных символов на буквы с диакритическими знаками. (На завершающем этапе пока, к сожалению, не удается избежать ручной "доводки".) Далее карточка распечатывается в требуемом количестве экземпляров и включается в карточный каталог.

Созданные машиночитаемые записи собираются в специальной базе данных. При накоплении представительного массива они будут предоставлены читателям БАН. (Начиная с декабря 1996 по июль 1997 г. в АС полностью завершена обработка 770 записей, в стадии обработки на разных этапах цикла находятся около 3 тыс. записей. Кроме того, как отмечено выше, в систему могут быть в любой момент загружены записи из РКП, для чего необходимо решить только ряд финансовых и организационных вопросов по отладке технологии обработки в БАН записей РКП.)

Отметим еще одно обстоятельство. На некоторые типы изданий (периодику и т. д.), а также при рекаталогизации старых книг информация вводится непосредственно в матричный файл, который обрабатывается в WORD, т. е. электронно-вычислительная техника при обработке этих материалов используется исключительно для создания каталожных карточек.

Идеология автоматизированной системы, когда карточка становится основным ее продуктом, может показаться парадоксальной. Этот парадокс вызван специфическими обстоятельствами БАН — остановкой типографии и необходимостью ведения карточного каталога. Недостаточность технической базы пока не позволяет создавать записи на все типы изданий. Тем не менее массив записей на иностранные монографии, который накапливается в БАН, будет в дальнейшем использован для электронного каталога и уже в самое ближайшее время может быть доступен читателям.

Экспериментальная эксплуатация представленной автоматизированной системы — это первый шаг к созданию электронного каталога БАН.