Электронный каталог (ЭК) — основная подсистема АИБС Самарского государственного аэрокосмического университета. Накопление базы данных ЭК мы начали в 1991 г., когда компьютеризация в этой области в нашей стране только зарождалась. Наша библиотека остановилась тогда на программе БИБАС, которая показалась нам подходящей для вузовской библиотеки. Во-первых, сразу же автоматизировались ручные рутинные операции, такие, как тиражирование каталожных карточек, формуляров и листов инвентарной кнги, т. е. всех выходных документов. Во-вторых, система позволила привлечь и заинтересовать молодых сотрудников библиотеки и преодолеть психологический барьер перед новыми технологиями у консервативной части коллектива, адаптироваться быстрее и легче. Незаметно вырос уровень компьютерной грамотности.

За первые пять лет использования программы БИБАС для обработки новых поступлений накопилась ценная база данных. Однако с течением времени возросли наши требования к программе. В программе БИБАС отсутствовали поля ключевых слов и предметных рубрик, поиск не был оперативным и достаточно полным. На рынке появились другие, более современные и качественные программы. Мы должны были взять на вооружение программу, использующую принятый в мире формат MARC, что позволило бы привлекать библиографические записи из внешних баз данных.

С января 1996 г. библиотека начала внедрение новой программы — "Библиотека 4" (МГУ), которая позволяла получать библиографические записи в соответствии с отечественным стандартом и в формате USMARC, имела дружественный интерфейс для пользователей, предусматривала теледоступ к ЭК библиотеки и тиражирование его фрагментов пользователями.

Мы понимали, что переход к новым, прогрессивным технологиям продуктивен. Однако нас, как и многих наших коллег, беспокоил вопрос: как решить сложную задачу сохранения накопленной за пять лет в каталоге информации, интегрировать ее в ЭК, создаваемый в процессе обработки новых поступлений. Технологически сложная задача конвертирования данных оказалась решаемой благодаря наличию в программе "Библиотека 4" сервисных возможностей. (Процесс конвертирования описан в документации к программе и представляет собой стандартную функцию программы "Библиотека 4" по импорту информации из "входного текстового файла".)

Нами найдено техническое решение, позволяющее компьютерными средствами выполнить большую часть рутинной работы. Программа "Библиотека 4" может конвертировать только "входной текстовый файл" (его требуется предварительно создать). С помощью разработанной нами программы CONVERT.EXE на языке CLIPPER 5.01 удалось преобразовать файл программы БИБАС во "входной текстовый файл". На преобразование 5 тыс. библиографических записей требуется всего 10 минут. Дальнейшую переработку данных осуществляла программа "Библиотека 4". Полученная хорошо структурированная база данных преобразуется в запись в формате USMARC. Самой кропотливой частью работы является заключительный этап — заполнение недостающих полей библиографической записи, удаление дублетных записей.

На завершающем этапе проводится ручная доработка, так как многих полей формата в конвертируемых записях просто не было (например, в программе БИБАС не предусматривалась проверка на дублетность, не закладывались ключевые слова и предметные рубрики). Однако трудоемкая работа дала свои результаты: с наименьшими затратами мы получили максимально компактный, удобный в пользовании ЭК с возможностями поиска по многим параметрам. Опыт конвертирования данных весьма полезен. Возможно, через несколько лет нам вообще не придется самим формировать библиографические записи для ЭК, так как можно будет использовать записи, полученные по внешним каналам.