Кулиш О.Н.
Российская национальная библиотека, С.-Петербург

Библиотечные технологии в автоматизированной
среде: вопросы безопасности

Если проанализировать, какие направления деятельности библиотеки можно связать с проблемами безопасности, то обнаружим, что спектр вопросов очень широк. Обсуждаются вопросы защиты библиотек от стихийных бедствий и прямых хищений ценных фондов, организационно-правовые аспекты (защита авторских прав и прав на интеллектуальную собственность библиотеки), информационная открытость библиотек и требования безопасности, физическая сохранность бумажных документов и сохранность информации на новых носителях и др.

Среди этих направлений надо назвать и проблемы безопасности библиотечных фондов и справочного аппарата библиотеки с точки зрения технологических процессов. Традиционно это обеспечивается организационными решениями и инструктивной документацией. Но нам хотелось бы выяснить, что происходит в библиотеке при изменении технологии с традиционной на автоматизированную, какие проблемы встают при внедрении новых информационных технологий и как они помогают улучшить именно технологическую безопасность. Однако мы не нашли каких-либо интересных опубликованных сведений на эту тему. Трудно представить, что за рубежом не существует (не существовало) такой проблемы. Предполагаем, что все изменения технологического характера, и в аспекте безопасности в том числе, отражены в инструктивно-нормативной документации внутреннего пользования.

Самая болезненная проблема библиотек - утрата документов. Как правило, это происходит непосредственно по месту их хранения или на технологическом пути перемещения. Разделим проблему на две части: путь документа при обработке и все остальные перемещения документа (обслуживание, выставка, реставрация и т. п.). Начнем с последнего и осветим следующие вопросы.

Защита документа как физического объекта
при обслуживании пользователей.

Анализ зарубежных источников (за последние 10-15 лет) показал, что именно в этой области много технических достижений и эффект от внедрения их в практику достаточно высок.

В качестве защиты от хищений, несанкционированного перемещения документов предлагаются различные охранные электронные системы. Они базируются на схожих принципах действия: на все библиотечные документы прикрепляются специальные этикетки (ярлыки) разной конфигурации (прямоугольники, ленты), изготовленные из различных материалов. Крепятся в корешок переплета, на обратную сторону обложки, в специальные карманы на внутренней стороне обложки и т. п.

Система контроля состоит:

• из высокочувствительных экранов различной конфигурации (стойки, кабины), выполняющих функции сканера (контроля);
• системы слежения, на которую поступает сигнал сканера и которая в случае нарушения (несанкционированного выноса) подает оператору сигнал (звуковой, световой);
• системы управления турникетом (воротами), которая может управляться оператором вручную или в автоматизированном режиме.

Системы безопасности функционально можно разделить на две группы: контроль только на выходе, полный контроль, охватывающий все помещения, входы в комнаты отдыха и другие места общего пользования (установлены высокочувствительные экраны, принцип действия тот же, что и при контроле выхода).

Опросы, проводимые среди пользователей таких систем безопасности, показали, что они окупают себя приблизительно через 3 года. Пользователи отмечают также, что при контроле только на выходе часты случаи физической порчи документов (вырывание страниц, иллюстраций), особенно периодики. Для предотвращения этого многие библиотеки переводят популярные материалы на микроносители.

С внедрением современных охранных систем потери снижаются в крупных библиотеках на 80%, в небольших - на 90%. Но именно крупные библиотеки используют охранные системы безопасности высокого класса.

Конечно, технические средства и приборы - это составная часть комплекса мероприятий по обеспечению безопасности фондов. Приведем перечень мероприятий для организации доступа к фондам, как редким, так и обычным, в Библиотеке Конгресса США (данные из American Libraries, август 1996 г.):

• снабжение более 3 млн книг специальными этикетками и установление турникетов на каждом выходе из всех зданий библиотеки;
• установление более 100 камер слежения в читальных залах;
• внедрение автоматизированной системы регистрации читателей;
• электронный контроль входа в хранилища и ограничение доступа персонала в хранилища;
• увеличение полицейского персонала в хранилищах и других уязвимых местах;
• лимитирование числа документов, которые читатель может получить единовременно;
• продолжение инвентаризации 10 млн книг основного фонда, начатой в 1978 г.;
• тестирование приобретаемого оборудования с точки зрения безопасности.

Автоматизированный учет библиотечных фондов

Для реализации этого положения на современном уровне и улучшения безопасности хранения, перемещения и движения документов необходимо внедрение современных компьютерных технологий. Традиционной системы с дискретными технологическими процессами, отдельными АРМ и обособленной системой учетной документации недостаточно. Оперативно учитывать местонахождение документа и отслеживать доступ к фонду и документу способна только автоматизированная библиотечная система.

Книга, в особенности редкая, выданная пользователю, не должна исчезать из поля зрения библиотекаря. Следует формировать "историю жизни" каждого экземпляра документа в библиотеке: дата поступления, источник поступления, число экземпляров, учет выдачи каждого экземпляра, степень износа, дата реставрации, ремонта и т. д.

Информационная открытость и доступность

Современные требования информационной открытости библиотек и доступности информации также решаемы только с помощью компьютерных технологий. Полная информационная открытость подразумевает наличие информации о всех документах, хранимых библиотекой. Достигается это максимальной адекватностью справочного аппарата (каталога) фондам. В карточной форме такая степень соответствия практически недостижима. Только внедрение автоматизированной системы с такими атрибутами, как ЭК, который способен аккумулировать сведения о всех хранимых в библиотеке документах и информировать пользователей и соответствующими функциональными модулями позволит отслеживать книговыдачу и местонахождение документа в каждый момент времени. Библиотека обязана предоставить пользователям информацию о структуре своих фондов, о хранимых документах и собственно документы.

Правила пользования этой информацией (о документах или самими документами) - особая проблема, в которой не может быть одинакового подхода ко всем видам документов и всей информации, заложенной в ЭК. С точки зрения обеспечения безопасности доступ к данным учета и движения библиотечных фондов (т. е. информации о местонахождении какого-либо экземпляра документа) нужно предоставлять только специалистам библиотеки, но не пользователям. Поэтому проработка вопросов авторизованного доступа (именной доступ к информации и фондам, к данным учета библиотечных фондов, уровни санкционированного доступа) и правил защиты целостности каталога и данных учета библиотечных фондов - важнейшая задача при внедрении автоматизированного учета.

Путь документа в процессе обработки

Как правило, в библиотеке при традиционной технологии технологические процессы этого цикла организуются по "конвейерной системе". По "пути книги" (от входа документа на уровне комплектования до места хранения в фонде, от участка к участку, от исполнителя к исполнителю) движется совокупность (партия, пачка) документов, объединенная общим сопроводительным документом (ЛГР, актом, путевкой), в котором и фиксируется это движение. Осуществляется сугубо последовательная очередность различных операций над документом и данными, описывающими этот документ.

Противоречие такой организации технологического процесса состоит в следующем. Сопроводительный документ, определяющий движение документного потока, т. е. передачу книг с операции на операцию, относится к партии (пачке) книг, а интеллектуальные операции - подготовка библиографических данных - всегда осуществляется над отдельной единицей из партии. Результатом этого технологического цикла являются как бы два продукта: библиографические данные как продукт интеллектуальной деятельности; сопроводительный документ как форма учета и контроля местонахождения документов и движения документного потока.

Планирование, учет, контроль, регулирование, анализ выполнения этого технологического цикла проводятся только с точки зрения одного продукта - сопроводительного документа на партию книг. При такой организации процесса, как правило, не происходит оперативного оповещения потребителей о полученной библиотекой информации до завершения технологического цикла. Результат интеллектуальной обработки - библиографические данные - зачастую "омертвлен" на определенный период из-за включенности физического носителя в определенную партию книг (следовательно, нет и карточки в системе каталогов).

Устранение указанных недостатков возможно только за счет внедрения новых технологий. При автоматизированной системе предусмотрена связь между уникальным номером документа, номером партии, которой принадлежит книга, и учетным документом. Поддержка такой связи с помощью компьютера позволит привести в соответствие организацию движения документного потока и интеллектуальных операций по обработке отдельных книг. Это повлияет на скорость обработки и возможность использования ее результатов. Информацией в виде библиографических данных смогут пользоваться как подразделения библиотеки, так и читатели для получения оперативных сведений о поступивших в библиотеку документах.

Таким образом, новые технологии должны быть нацелены на то, чтобы организовать вместо жесткого единого конвейерного процесса два взаимосвязанных потока - документных и интеллектуальных данных. Каждый из этих потоков в силу своих специфических свойств должен планироваться, организовываться и учитываться по разным правилам. Необходимо обрабатывать и отслеживать путь каждого отдельного экземпляра документа (а не партии); обеспечить возможность в любой момент выяснить местонахождение документа и стадию его обработки на технологическом пути.

Новые технологии требуют и новых правил контроля движения документов в процессе обработки для обеспечения безопасности и новых условий доступа к информации как для сотрудников, так и для потребителей. Так, при передаче документов из одного подразделения в другие могут быть разные пути:

полностью безбумажная технология - через локальную сеть от участка к участку передаются перечни номеров документов с указанием кодов (паролей) отправителя и подтверждения приемщика;

наличие некого передаточного документа для письменной фиксации приемо-сдаточных операций. Например, можно распечатывать списки номеров передаваемых документов и на них фиксировать подписью сдачу - прием документов.

В любом случае автоматизированной системой делаются отметки о дате (и часе) составления списков передаваемых документов (по удобному для библиотеки признаку - номеру, краткому описанию, отдельным элементам описания), передаче и приеме на пути обработки. Таким образом можно иметь расписки ответственных лиц, сдающих и получающих документы, и одновременно с этим вести контроль в автоматизированном режиме за движением каждого экземпляра документа, сроками обработки на каждом участке, сбоями в технологической цепочке и локализацией участка, где может произойти утрата документа.

Выделим следующие аспекты в повышении безопасности хранения документов и информации о них:

• технический - современные технические средства и приборы контроля за физическим перемещением документов при обслуживании пользователей;
• организационно-технологический - мониторинг состояния и местонахождения документа в каждый момент по пути его движения;
• технологический - обеспечение безопасности технологических процессов в автоматизированной среде в условиях интегрированной АБИС и единого ЭК;
• контрольный - контроль за ведением технологических процессов обработки, обслуживания, перемещения документов и информации о них специальными технологами-администраторами. Можно выделить еще и химико-технологический аспект (превентивные мероприятия, консервация, реставрация, фумигация и т. д.), страховой (перенос информации на современные носители), но это уже за рамками данной статьи.

Итак, сегодня невозможно говорить о качественном и действенном обеспечении безопасности в библиотеке (с точки зрения хранения и использования документов и информации о них) без интегрированной АБИС, современных информационных технологий. Их внедрение в практику библиотеки требует полного пересмотра организации библиотечных процессов и обновления системы нормативно-инструктивной документации.