Научные и технические библиотеки

Научные и технические библиотеки

УДК 027.008.04(063) МАТЕРИАЛЫ КОНФЕРЕНЦИИ "БИБЛИОТЕКИ И АССОЦИАЦИИ В МЕНЯЮЩЕМСЯ МИРЕ: НОВЫЕ ТЕХНОЛОГИИ И НОВЫЕ ФОРМЫ СОТРУДНИЧЕСТВА" ("КРЫМ-97") Подморина Е.Б., Рагузина О.С. ГПНТБ России Автоматизированная система обслуживания читателей по МБА В течение продолжительного времени в ГПНТБ России эксплуатировалась АС "Абонент" на ЭВМ серии ЕС. В начале 1990-х гг. в связи с полной остановкой ЕС ЭВМ и переводом информационного массива абонентов МБА на ПЭВМ началась разработка технологии АС МБА с использованием в качестве базового пакета CDS/ISIS. В связи с разработкой специалистами ГПНТБ России единого универсального программного комплекса, который явился дополнением к стандартной версии ППП CDS/ISIS, в 1996 г. проведена коренная переработка программно-технологического обеспечения АС МБА. Система автоматизированного обслуживания абонентов по МБА разработана с учетом следующих требований: обеспечение полноты информации о циркуляции заказов на литературу в подразделениях ГПНТБ России и об абонентах МБА, использование в качестве библиографической информации баз данных электронного каталога ГПНТБ России, отслеживание сроков выдачи и возврата литературы, проведение финансовых расчетов с абонентами, обеспечение статистического анализа и отчетности, печать сопроводительных и статистических форм. Информация в АС МБА накапливается в двух взаимосвязанных базах данных: БД абонентов - сведения о зарегистрированных абонентах МБА и заказах, по которым абоненту отправлена литература (оригинал); БД заказов - оперативные сведения о ходе выполнения заказов, их местонахождении на каждом этапе обработки и о выдаче/возврате литературы. Структура АС МБА представляет собой совокупность взаимосвязанных автоматизированных рабочих мест: АРМ "Группа МБА" - для регистрации абонентов, заказов, проведения денежных операций, ввода библиографических сведений и шифров ГПНТБ России и кодов операций, отражающих состояние заказов; АРМ "Поиск в ЭК" - для поиска литературы в базах данных электронного каталога ГПНТБ России и автоматического переноса элементов библиографического описания, шифров ГПНТБ России и сигл других библиотек в запись заказа; АРМ "Диспетчер МБА" - для диспетчеризации заказов, выдачи/возврата литературы, сверки на отсутствие дублетных записей по номерам абонентов и номерам заказов; АРМ "Администратор" - для выполнения системных операций над базами данных в целом и для поддержания их в актуальном состоянии. Главным структурным звеном АС МБА является АРМ "Группа МБА". Здесь сотрудниками отдела МБА осуществляются основные функции по обработке заказов, начиная от ввода в базы данных системы сведений о новых абонентах и заказах и заканчивая получением сопроводительных форм и адресов абонентов. Важной функцией этого звена является проведение денежных расчетов с абонентами. Поступающие от абонентов денежные средства на абонементное обслуживание и копирование фиксируются в базе данных абонентов и списываются по мере выполнения заказов. Здесь же осуществляется ввод элементов библиографического описания, шифров ГПНТБ России или сигл других библиотек (при отсутствии издания в ГПНТБ России). Для реализации этих функций в АРМ "Группа МБА" предусмотрены широкие возможности поиска сведений о заказах и абонентах, рассчитанные на библиотечных работников, не обладающих специальными знаниями. Поиск организован так, что при обращении к разным базам данных системы смена их происходит автоматически. Поиск можно производить по различным элементам записей баз данных. Многообразие поисковых средств обеспечивает быструю и эффективную диспетчеризацию заказов абонентов МБА. Эти функции реализуются в АРМ "Диспетчер МБА". Движение заказов в АС МБА отражают коды технологических операций и текущие даты, которые позволяют определить состояние заказов, сроки выдачи и возврата литературы, обеспечить информацией любого абонента МБА. Все записи в базе данных заказов в соответствии с кодами технологических операций условно разделены на пять групп, называемых в системе "очереди заказов" и отражающих этапы прохождения заказов: "очередь поступивших заказов" - собраны все зарегистрированные и оплаченные заказы, подлежащие дальнейшей обработке; "заказы, принятые к исполнению" - все зашифрованные заказы и заказы, подлежащие библиографической доработке после шифровки; "заказы на выполнение по направлениям" - заказы, в которых указано местонахождение (направление) запрашиваемых изданий; "выполненные в ГПНТБ России заказы" - заказы, по которым выдана/возвращена литература или выполнены копии; "отказы" - собраны все заказы, по которым в ГПНТБ России по различным причинам не может быть выдан оригинал или копия; "архив заказов" - формируется из заказов, прошедших обработку в АС МБА. Диспетчеризация заказов в АС МБА осуществляется выбором кода операции из предложенного системой списка, его автоматическим занесением в запись заказа и переходом заказа в другую очередь. В каждой очереди заказов можно проводить только определенные технологические операции. Такой метод диспетчеризации дает возможность не только четко и оперативно отслеживать этапы прохождения заказов, но и получать статистические данные, позволяющие анализировать весь поток поступающих заказов по многим параметрам, а также определять полноту и оперативность удовлетворения запросов абонентов. Другой функцией, реализуемой в АРМ "Диспетчер МБА", является выдача - возврат литературы. Выдача издания регистрируется в БД заказов и дублируется в соответствующей записи БД абонентов. Кроме того, в БД абонентов автоматически определяется предполагаемая дата возврата литературы. При возврате литературы в соответствующих записях заказа и абонента проставляется фактическая дата возврата. Это позволяет проводить контроль за сроками возврата литературы и выявлять должников. АРМ "Поиск в ЭК" предназначен для определения наличия издания в ГПНТБ России, автоматического переноса всех необходимых сведений о издании в запись БД заказов, определения библиотеки, имеющей данное издание (при отсутствии его в ГПНТБ России). В качестве источника библиографических сведений в АС МБА используются базы данных: электронный каталог ГПНТБ России, Российский сводный каталог по научно-технической литературе, электронный каталог зала физико-математической литературы. Эксплуатация АС МБА осуществляется в сетевом режиме, который требует наличия администратора системы, обеспечивающего взаимосвязанную работу всех структурных звеньев системы (АРМ), поддержку в актуальном состоянии баз данных системы, восстановление баз данных системы в аварийных ситуациях. Эти функции выполняются в АРМ "Администратор". Ввод АС МБА в эксплуатацию повысил качество работы библиотекарей и библиографов отдела межбиблиотечного абонемента. Благодаря использованию баз данных электронного каталога ГПНТБ России расширились возможности поиска необходимой литературы по элементам библиографического описания и тематике, сократились сроки обслуживания абонентов. Для определения местонахождения запрашиваемых изданий, отсутствующих в фондах ГПНТБ России, в АС МБА обеспечивается доступ к БД Российского сводного каталога. Решена проблема автоматизации финансовых расчетов с абонентами, значительно улучшился контроль за расходованием денежных средств абонентов. Базы данных АС МБА содержат ценную информацию для проведения статистического анализа спроса на литературу. На основе полученных данных могут быть выработаны рекомендации для решения проблем комплектования фондов.

УДК 027.008.04(063)

МАТЕРИАЛЫ КОНФЕРЕНЦИИ "БИБЛИОТЕКИ И АССОЦИАЦИИ В МЕНЯЮЩЕМСЯ МИРЕ: НОВЫЕ ТЕХНОЛОГИИ И НОВЫЕ ФОРМЫ СОТРУДНИЧЕСТВА"
("КРЫМ-97")

Подморина Е.Б., Рагузина О.С.
ГПНТБ России

Автоматизированная система обслуживания
читателей по МБА

В течение продолжительного времени в ГПНТБ России эксплуатировалась АС "Абонент" на ЭВМ серии ЕС. В начале 1990-х гг. в связи с полной остановкой ЕС ЭВМ и переводом информационного массива абонентов МБА на ПЭВМ началась разработка технологии АС МБА с использованием в качестве базового пакета CDS/ISIS. В связи с разработкой специалистами ГПНТБ России единого универсального программного комплекса, который явился дополнением к стандартной версии ППП CDS/ISIS, в 1996 г. проведена коренная переработка программно-технологического обеспечения АС МБА.

Система автоматизированного обслуживания абонентов по МБА разработана с учетом следующих требований:

обеспечение полноты информации о циркуляции заказов на литературу в подразделениях ГПНТБ России и об абонентах МБА,
использование в качестве библиографической информации баз данных электронного каталога ГПНТБ России,
отслеживание сроков выдачи и возврата литературы,
проведение финансовых расчетов с абонентами,
обеспечение статистического анализа и отчетности,
печать сопроводительных и статистических форм.

Информация в АС МБА накапливается в двух взаимосвязанных базах данных:

БД абонентов - сведения о зарегистрированных абонентах МБА и заказах, по которым абоненту отправлена литература (оригинал);
БД заказов - оперативные сведения о ходе выполнения заказов, их местонахождении на каждом этапе обработки и о выдаче/возврате литературы.

Структура АС МБА представляет собой совокупность взаимосвязанных автоматизированных рабочих мест:

АРМ "Группа МБА" - для регистрации абонентов, заказов, проведения денежных операций, ввода библиографических сведений и шифров ГПНТБ России и кодов операций, отражающих состояние заказов;
АРМ "Поиск в ЭК" - для поиска литературы в базах данных электронного каталога ГПНТБ России и автоматического переноса элементов библиографического описания, шифров ГПНТБ России и сигл других библиотек в запись заказа;
АРМ "Диспетчер МБА" - для диспетчеризации заказов, выдачи/возврата литературы, сверки на отсутствие дублетных записей по номерам абонентов и номерам заказов;
АРМ "Администратор" - для выполнения системных операций над базами данных в целом и для поддержания их в актуальном состоянии.

Главным структурным звеном АС МБА является АРМ "Группа МБА". Здесь сотрудниками отдела МБА осуществляются основные функции по обработке заказов, начиная от ввода в базы данных системы сведений о новых абонентах и заказах и заканчивая получением сопроводительных форм и адресов абонентов. Важной функцией этого звена является проведение денежных расчетов с абонентами. Поступающие от абонентов денежные средства на абонементное обслуживание и копирование фиксируются в базе данных абонентов и списываются по мере выполнения заказов. Здесь же осуществляется ввод элементов библиографического описания, шифров ГПНТБ России или сигл других библиотек (при отсутствии издания в ГПНТБ России). Для реализации этих функций в АРМ "Группа МБА" предусмотрены широкие возможности поиска сведений о заказах и абонентах, рассчитанные на библиотечных работников, не обладающих специальными знаниями. Поиск организован так, что при обращении к разным базам данных системы смена их происходит автоматически. Поиск можно производить по различным элементам записей баз данных.

Многообразие поисковых средств обеспечивает быструю и эффективную диспетчеризацию заказов абонентов МБА. Эти функции реализуются в АРМ "Диспетчер МБА".

Движение заказов в АС МБА отражают коды технологических операций и текущие даты, которые позволяют определить состояние заказов, сроки выдачи и возврата литературы, обеспечить информацией любого абонента МБА.

Все записи в базе данных заказов в соответствии с кодами технологических операций условно разделены на пять групп, называемых в системе "очереди заказов" и отражающих этапы прохождения заказов:

"очередь поступивших заказов" - собраны все зарегистрированные и оплаченные заказы, подлежащие дальнейшей обработке;
"заказы, принятые к исполнению" - все зашифрованные заказы и заказы, подлежащие библиографической доработке после шифровки;
"заказы на выполнение по направлениям" - заказы, в которых указано местонахождение (направление) запрашиваемых изданий;
"выполненные в ГПНТБ России заказы" - заказы, по которым выдана/возвращена литература или выполнены копии;
"отказы" - собраны все заказы, по которым в ГПНТБ России по различным причинам не может быть выдан оригинал или копия;
"архив заказов" - формируется из заказов, прошедших обработку в АС МБА.

Диспетчеризация заказов в АС МБА осуществляется выбором кода операции из предложенного системой списка, его автоматическим занесением в запись заказа и переходом заказа в другую очередь. В каждой очереди заказов можно проводить только определенные технологические операции.

Такой метод диспетчеризации дает возможность не только четко и оперативно отслеживать этапы прохождения заказов, но и получать статистические данные, позволяющие анализировать весь поток поступающих заказов по многим параметрам, а также определять полноту и оперативность удовлетворения запросов абонентов.

Другой функцией, реализуемой в АРМ "Диспетчер МБА", является выдача - возврат литературы. Выдача издания регистрируется в БД заказов и дублируется в соответствующей записи БД абонентов. Кроме того, в БД абонентов автоматически определяется предполагаемая дата возврата литературы. При возврате литературы в соответствующих записях заказа и абонента проставляется фактическая дата возврата. Это позволяет проводить контроль за сроками возврата литературы и выявлять должников.

АРМ "Поиск в ЭК" предназначен для определения наличия издания в ГПНТБ России, автоматического переноса всех необходимых сведений о издании в запись БД заказов, определения библиотеки, имеющей данное издание (при отсутствии его в ГПНТБ России). В качестве источника библиографических сведений в АС МБА используются базы данных:

электронный каталог ГПНТБ России,
Российский сводный каталог по научно-технической литературе,
электронный каталог зала физико-математической литературы.

Эксплуатация АС МБА осуществляется в сетевом режиме, который требует наличия администратора системы, обеспечивающего взаимосвязанную работу всех структурных звеньев системы (АРМ), поддержку в актуальном состоянии баз данных системы, восстановление баз данных системы в аварийных ситуациях. Эти функции выполняются в АРМ "Администратор".

Ввод АС МБА в эксплуатацию повысил качество работы библиотекарей и библиографов отдела межбиблиотечного абонемента. Благодаря использованию баз данных электронного каталога ГПНТБ России расширились возможности поиска необходимой литературы по элементам библиографического описания и тематике, сократились сроки обслуживания абонентов. Для определения местонахождения запрашиваемых изданий, отсутствующих в фондах ГПНТБ России, в АС МБА обеспечивается доступ к БД Российского сводного каталога. Решена проблема автоматизации финансовых расчетов с абонентами, значительно улучшился контроль за расходованием денежных средств абонентов.

Базы данных АС МБА содержат ценную информацию для проведения статистического анализа спроса на литературу. На основе полученных данных могут быть выработаны рекомендации для решения проблем комплектования фондов.

МАТЕРИАЛЫ КОНФЕРЕНЦИИ "БИБЛИОТЕКИ И АССОЦИАЦИИ В МЕНЯЮЩЕМСЯ МИРЕ: НОВЫЕ ТЕХНОЛОГИИ И НОВЫЕ ФОРМЫ СОТРУДНИЧЕСТВА" ("КРЫМ-97")

Автоматизированная система обслуживания читателей по МБА

МАТЕРИАЛЫ КОНФЕРЕНЦИИ "БИБЛИОТЕКИ И АССОЦИАЦИИ В МЕНЯЮЩЕМСЯ МИРЕ: НОВЫЕ ТЕХНОЛОГИИ И НОВЫЕ ФОРМЫ СОТРУДНИЧЕСТВА"
("КРЫМ-97")

Автоматизированная система обслуживания
читателей по МБА