УДК 025:65.011.56

Соколова Т.В., Емельянова Л.В.

Новые информационные технологии
в регистрации читателей и библиотечная статистика

Опыт Российской нациолнальной библиотеки

Усложнение требований к библиотекам в современных условиях, необходимость расширения спектра предоставляемых услуг при одновременном доминировании вопросов экономического характера предполагают особо тщательную проработку принимаемых решений в сфере массового обслуживания пользователей. Важнейшим условием оптимизации управления библиотекой как системой является актуализация статистического аспекта библиотечного обслуживания. Достоверные статистические сведения необходимы как для определения реальной оценки существующих тенденций, так и для решения задач прогнозирования в области управления, в том числе для создания оптимальных моделей технологии библиотечного обслуживания.

Моделирование в универсальном варианте базируется, как правило, на объектно-субъектных отношениях, имеющих применительно к библиотекам превалирующую форму типа "читатель-книга" или шире "пользователь-информация". В данном контексте первостепенное значение имеют характеристики состава посетителей библиотеки и массива спрашиваемых изданий. Традиционные библиотечные показатели, связанные с записью читателей, посещаемостью и книговыдачей, в различные хронологические периоды сохраняли достаточно стабильные статистические формы, при фиксировании которых можно построить различные статистические функции. Данный факт подтверждается опытом РНБ по автоматизации записи читателей.

Интерес к библиотечной статистике является традиционным для РНБ. Важнейшим показателем, имевшим не только практическое, но и научное значение, всегда считался состав читателей, особенно в профессионально-демографических аспектах. Первый в истории РНБ двухмесячный итог выдачи читательских билетов подвел И.А. Крылов в письме от 12 марта 1814 г. В дальнейшем сведения о составе читателей регулярно публиковались, как и обзоры запросов на литературу, частично отражавшие тематико-целевую направленность читательских интересов. В послереволюционный период, особенно к началу 1970-х гг., не только возросло значение статистики записи читателей, но и определились основные критерии, позволяющие использовать массив статистических сведений для решения практических задач при совершенствовании библиотечного обслуживания.

Некоторые из социально-демографических критериев (профессия, место учебы, сфера профессиональной занятости, возраст) продолжали традиции дореволюционной статистики, другие (научная подготовка, принадлежность к определенному читальному залу) активно использовались в 1920-1930-х гг., когда в РНБ формировалась система дифференцированной записи читателей. Фиксирование основных сведений о читателях на специальных регистрационных карточках расширило исследовательские возможности. Однако одновременно возникла проблема обработки нарастающего объема информации, особенно обострившаяся после 1975 г., когда библиотека перешла на пятилетний цикл записи читателей вместо практиковавшейся с 1814 г. ежегодной перерегистрации. Необходимость интенсификации статистической работы была обусловлена также целями и задачами исследования "Читатели ГПБ и их запросы на литературу", проведенного отделом фондов и обслуживания в 1975-1983 гг.

Таким образом, вопрос о необходимости машинной обработки статистических данных потребовал оперативного практического решения в тот период, когда отсутствовали технические возможности для организации локальных АРМ. Поэтому на первом этапе весь массив регистрационных карточек (более 150 тыс. только за два года) обрабатывался с использованием счетно-перфорационных машин в вычислительном центре Статистического управления Ленинграда и Ленинградской области. Из общего числа показателей регистрационной карточки выделялись 11, представлявших наибольший научно-практический интерес: читальный зал, возраст, категория, образование и научная подготовка, специальность, отрасль народного хозяйства, должность, место учебы, профиль учебного заведения, курс, читательский стаж. При этом каждый профиль имел ряд групп: в показателе "категория" - 4 группы (рабочие, служащие, учащиеся, прочие); в показателях "специальность" и "должность" выделялись соответственно 52 и 35 групп и т. д.

Итогом первого этапа машинной обработки стал большой массив одно-двух-трехмерных таблиц, по каждому из выбранных признаков отдельно и в различных их сочетаниях, применительно ко всему контингенту читателей и к читателям каждого из четырех отраслевых научных залов (социально-экономический, медико-биологический, технический, литературы и искусства). Анализ полученных цифровых данных в региональном контексте позволил представить масштаб и формы участия библиотеки в информационном обслуживании научных работников и специалистов С.-Петербурга как в 1980-е гг., так и на перспективу.

Не останавливаясь на социологическом и науковедческом аспектах проведенной работы (на эту тему имеются публикации), можно отметить ее большое методическое и практическое значение как основы для принятия последующих решений по вопросам создания и изучения базы данных читателей РНБ.

С 1980 г. обработка регистрационных карточек продолжалась в вычислительном центре Института социально-экономических проблем АН (ИСЭП) с использованием ЭВМ БЭСМ-6 и программы "Архив социологических анкет", исходя из синонимичности определений "социологическая анкета" и "регистрационная карточка читателя РНБ".

В 1985 г. в РНБ начался очередной цикл записи читателей. В этот период в ИСЭП создана интерактивная периферийная система "Диалоговый архив Искра" (Даис), на базе микроЭВМ "Искра-226" - одной из первых отечественных ПЭВМ. Появилась возможность автономно подготавливать файл в библиотеке и затем комплексно обрабатывать в ИСЭП на БЭСМ-6.

Использование (с 1987 г.) системы Даис и ПЭВМ "Искра-226" позволило не только оптимизировать технологию работы с регистрационными карточками читателей РНБ, но и существенно расширить диапазон получаемых результатов.

После ввода, контроля и редактирования вся информация о составе читателей РНБ переписывалась с рабочей магнитной ленты на архивную и затем обрабатывалась в системе комплексной обработки социологической информации. В результате формировались таблицы, которые содержали не только разнообразные количественные данные по каждому признаку, характеризующему состав и численность читателей, но и необходимые процентные показатели [1].

Несмотря на некоторое объективно обусловленное несовершенство применяемых программно-технических средств, к началу 1990-х гг. удалось частично решить ряд проблем, связанных с процессами записи читателей, в том числе: сократить затраты времени и труда за счет уменьшения ручных операций; многократно использовать информацию при однократном ее вводе; повысить полноту и точность обработки данных; в условиях нарастающего объема информации свести к минимуму количество возможных ошибок.

Хотя машинная обработка регистрационных карточек в оперативном режиме была в РНБ по-прежнему невозможна и осуществлялась ретроспективно, после выдачи читательских билетов и накопления определенного массива анкет достигнуто главное: создана база как для принятия неотложных мер практического характера, так и для решения различных исследовательских задач, направленных на улучшение обслуживания читателей.

Приобретенный сотрудниками отдела фондов и обслуживания опыт, новые планы и возможности библиотеки в области автоматизации позволили перейти к следующему этапу работы по оптимизации технологии записи читателей: машинной обработке всей поступающей информации непосредственно в библиотеку с привлечением программно-технических и кадровых ресурсов отдела механизации и автоматизации.

Подготовка к работе в новом режиме началась с конца 1989 г. и продолжалась до июля 1991 г. Составлены необходимые инструктивно-методические документы, приобретена и установлена ПЭВМ, обучены сотрудники группы ответственных дежурных отдела фондов и обслуживания. К декабрю 1991 г. ретроспективно обработаны 15 тыс. регистрационных карточек, при этом информация отражалась в специальной электронной анкете, состоявшей из 16 пунктов: номер читального зала, номер билета, Ф.И.О. владельца, год рождения, социальное положение, специальность по диплому, образование и научная квалификация, место работы и должность, тема занятий в РНБ, цель посещения РНБ, домашний адрес, домашний и рабочий телефоны, серия и номер паспорта, читательский стаж в РНБ.

Этот этап, продолжавшийся три года, включал ряд особенностей: работа на ПЭВМ проводилась в отделе фондов и обслуживания, но вне пункта записи; аналогичная работа в экспериментальном режиме началась в отделе общих читальных залов; запись читателей осуществлялась в среде интегрированной СУБД ОАЗ; дискеты с введенной информацией за каждый год постоянно хранились в отделе механизации и автоматизации; итоговые статистические таблицы распечатывались там же; параллельно продолжалась выборочная обработка анкет в вычислительном центре ИСЭП.

Дальнейшая работа продолжалась в трех направлениях: техническом, программном, организационном. Летом 1994 г. появилась возможность ввода читательских анкет непосредственно на пункте записи отдела фондов и обслуживания, с использованием ПЭВМ типа "Note-book", а позже - IBM PC 486, что почти исключило ретроспективный аспект формирования базы данных.

Одновременно усовершенствована структура электронной анкеты, упрощены принципы кодирования информации, что позволило сотрудникам отдела фондов и обслуживания вести статистический учет самостоятельно, без привлечения программистов.

По итогам цикла записи 1991-1996 гг. база данных по научным читальным залам составила свыше 100 тыс. записей. За пределами электронной картотеки читателей остались 11,4 тыс. чел. - доктора наук, граждане иностранных государств, статистический учет которых осуществлялся вручную. В январе 1997 г. впервые в истории РНБ удалось проанализировать и сравнить практически исчерпывающие и точные данные, характеризующие основные читательские потоки за 12 лет: 1985-1990 гг. и 1991-1996 гг. Полученная возможность имеет чрезвычайно важное практическое значение для решения задач прогнозирования в сфере библиотечно-библиографического обслуживания, связанных с планами освоения нового здания РНБ.

В настоящее время в РНБ проводится очередная перерегистрация читателей и выдача новых билетов на 1997-2000 гг. Этому мероприятию, достаточно сложному в организационном отношении, предшествовала большая работа по подготовке новых образцов читательских билетов, корректировке правил записи, а также принципов организации и ведения электронной картотеки читателей РНБ. В отличие от всех предыдущих циклов записи решение очередных задач регистрации читателей должно было осуществляться в контексте общих проблем автоматизации процессов обслуживания.

Прежняя трактовка записи читателей как совокупности преимущественно регистрационно-статистических процедур дополнилась более широкими технологическими требованиями с учетом основных функций системы библиотечного обслуживания в РНБ.

Оптимальным вариантом внедрения автоматизированных технологий в традиционное библиотечное обслуживание признано сочетание идентификации изданий с использованием штрихового кода и автоматической идентификации пользователей [2].

В соответствии с этой концепцией сотрудники отдела механизации и автоматизации, отдела фондов и обслуживания, отдела библиотечных технологий подготовили программу "Автоматизированная система санкционированного доступа и применение технологии штрихового кодирования", рассчитанную на поэтапную реализацию.

Специфика этой программы в том, что запись читателей, т. е. процесс их регистрации и перерегистрации, составляла функциональное ядро планируемой системы. Выдача всем читателям пластиковых карточек, снабженных индивидуальными штриховыми кодами, не только обеспечивает автоматическую идентификацию посетителей, но и позволяет, при наличии штрих-кодов на изданиях, автоматизировать выполнение многих функций, в том числе автоматизированный заказ изданий, продление срока пользования, обслуживание в режиме удаленного доступа и т. д. При этом важно, что штриховое кодирование по сравнению с другими видами автоматической идентификации обеспечивает высокую защищенность дешифровки кодов и не требует сложных алгоритмов распознавания.

Осуществление подобного проекта возможно как в режиме локальной сети, так и в рамках соответствующего модуля АИБС. В последнем случае формирование и ведение информации об абонентах и партнерах МБА являются единым процессом и отражают не только типовые признаки, но и статусные характеристики, в том числе нарушения правил пользования библиотекой и примененные администрацией санкции.

Реализуемые функции включают ввод, поиск, корректировку, удаление данных об абонентах и партнерах, идентификацию по считывателю штрих-кода или по вводу с клавиатуры, установку уровня доступа в помещения библиотеки, контроль абонента и т. д. При этом необходимо предусмотреть возможность сложного булева поиска по выбранным ключам, которые должны отражать тип, статус, номер, Ф.И.О. абонента, срок пользования библиотекой и ряд других позиций, необходимых как для оперативного реагирования в процессе обслуживания, так и для ведения статистики.

Практическая реализация программы внедрения в РНБ технологии штрихового кодирования отложена по финансовым причинам, так как проект требовал предварительных капиталовложений в объеме не менее 300 тыс. долларов. По ряду причин откладывается и приобретение АИБС, предусматривающей выполнение всех необходимых статистических функций. В этих условиях перед программистами и библиотекарями поставлена сложная задача: обеспечить очередную перерегистрацию и подготовиться методически и технически к ведению базы данных читателей в оперативном, а не ретроспективном режиме. Доработка программы позволила существенно упростить перерегистрацию читателей. В частности, если данные о читателе уже имеются в компьютере, то достаточно сверить их с записями в новой регистрационной карточке и внести необходимые изменения.

С учетом пожеланий библиотекарей кроме полей, отражающих позиции регистрационной карточки, добавлены следующие: "тип читателя" - фиксируются коды читателей постоянных, временных, иностранных граждан и читателей из числа сотрудников РНБ; "штраф" - в закодированном или развернутом виде фиксируются нарушения, допущенные читателем (количество зафиксированных нарушений только по научным залам - 800-900 за год); "примечание" - для индивидуальных записей и отметок.

При этом внесенные в программу изменения имеют также и перспективный характер. Например, при следующей перерегистрации можно программным способом получить процентные характеристики происшедших изменений по различным аспектам. Кроме того, практически завершена работа по сближению двух основных баз данных: читателей научных и общих залов. Произведенные модификации программы и структуры базы позволяют обеспечить оперативное соединение накопленных сведений, т. е. получить в итоге единую базу читателей РНБ, что особенно важно для организации обслуживания в условиях освоения нового здания.

В ближайшее время предстоит решить ряд новых задач:

• разработать стандартный машиночитаемый формат регистрационной карточки;
• переконвертировать имеющиеся базы читателей в соответствии с разработанным форматом;
• усовершенствовать программу в среде FOXPRO;
• подключить ПЭВМ на трех пунктах записи научных залов к ЛВС главного здания РНБ;
• подключить ПЭВМ администрации отдела фондов и обслуживания к ЛВС для быстрого получения статистических данных по читательской базе за различные периоды;
• разработать программы для исследовательских задач отдела фонда и обслуживания с учетом объемов производственной работы (запись читателей за предыдущий цикл - более 125 тыс., ежегодная посещаемость - 640 тыс., ежегодная книговыдача - более 8 млн).

Таким образом, завершение программно-методической и организационной подготовки внедрения АИБС позволит не только обслуживать читателей на новом качественном уровне, но и существенно оптимизировать реализацию статистических функций, повысить значение статистики как одного из базовых компонентов улучшения качества библиотечного обслуживания.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Данилова М.А. Организация машинной обработки статистических данных о читателях ГПБ им. М.Е. Салтыкова-Щедрина // Комплексная механизация и автоматизация библиотечно-библиографических процессов. Л., 1988. С. 76-80.
2. Соколова Т.В., Калашникова О.Р. О возможных сочетаниях электронной охранной системы и штрихового кодирования в технологическом процессе обслуживания читателей в Российской национальной библиотеке // Библиотеки и ассоциации в меняющемся мире: новые технологии и новые формы сотрудничества. Материалы конференции. Т. 1. 1996. С. 171-175.