УДК 025.5:002.5

Мун М.Е., Безбородов Д.В.

Проблемы совершенствования
информационного обслуживания

Опыт работы по автоматизации библиотечных процессов Донской государственной публичной библиотеки.

Внедрение новых технологий и автоматизация библиотечных процессов позволят качественно изменить ситуацию в обеспечении доступности фондов Донской государственной публичной библиотеки (ДГПБ) и повысить эффективность ее работы.

Автоматизация ДГПБ началась в 1990 г. Сегодня в ДГПБ 35 автоматизированных рабочих мест, объединенных в локальную сеть. Используемое программное обеспечение - АИБС "МАРК" НПО "Информ-система" (Москва). Приобретены программные продукты ГИВЦ Минкультуры РФ (по статистике, кадрам), АРМ UNIMARC, а также АС "Облбиблиотека".

В библиотеке создаются электронный и краеведческий каталоги, картотека "Периодика Дона", базы данных: "Ростовская область в центральных и местных изданиях", "Летопись событий: Дон - Северный Кавказ", "Экономика, Культура, Политология, Персоналии" и др.

Разработана программа регистрации читателей, рассчитанная на обработку базы данных объемом до 200 тыс. записей и оболочка для базы данных "Учебные заведения Ростова и Ростовской области". Ведутся работы по созданию программы для сводного каталога русской книги о Доне и Северном Кавказе с привлечением данных крупных библиотек, музеев, архивов Ростовской области и региона Северного Кавказа.

До настоящего времени в качестве базовой программы используется "МАРК" версии 3.71. Однако в процессе ввода библиографических данных в ЭВМ выявлена неприспособленность программы для описания редких и старинных источников, с которыми в основном идет работа. Программа содержит некоторые ограничения на длину и количество полей записи. Разумеется, для большинства современных источников эти ограничения вполне разумны и ощущаться как помеха начинают только при переходе к описанию редких книг. Кроме этого, процесс создания выходных форм также настроен на современную библиографическую специфику, что затрудняет его применение в случае сложных, громоздких или слабо структурированных описаний. Все это в совокупности с проблемами технического характера и создало предпосылки для разработки собственного программного продукта, избавленного от подобных ограничений.

Не следует считать, что этот продукт будет направлен исключительно на обслуживание ЭК "Русская книга" или только на описание редких источников. Мы постарались вложить в постановку задачи максимум универсальности за счет однократной настройки программы на конкретную проблему или стадию описания. В качестве структурной основы используется формат UNIMARC, поэтому система не будет иметь технических ограничений на размеры и количество полей внутри одной записи. В качестве внутреннего формата хранения данных предполагается использовать формат с фиксированной длиной записи, что позволит существенно облегчить программирование обработки базы данных и предпринять некоторые шаги для ускорения и "интеллектуализации" поиска.

В настоящее время уже готовы и опробованы несколько функциональных модулей будущей системы. Это прежде всего конвертор для UNIMARC, который обеспечивает обмен данными с "внешним миром", а также программа формирования указателей. Как модель будущего поискового аппарата можно рассматривать созданную нами систему "МИГ", функционирующую в виде отдельной программы. После завершения подготовки модуля редактирования данных программу можно будет "собирать" воедино и опробовать в работе.

Применение новых технологий позволило расширить ассортимент информационных услуг, создать читателям комфортные условия их получения. Расширяется библиотечно-библиографическое и информационное обслуживание предприятий, организаций, учреждений, фирм в соответствии с заключенными договорами. С использованием компьютерных технологий выполняются информационные запросы администрации Ростова-на-Дону, Северо-Кавказской таможни, институтов, банков и других организаций.

Активизации информационной работы способствует маркетинговая политика ДГПБ (проведены: изучение информационных потребностей специалистов, рекламная кампания). Информационные услуги ДГПБ включены в еженедельные каталоги товаров и услуг. В структуре библиотеки создан отдел деловой информации, сотрудники которого прошли стажировку в Кабинете деловой информации ГПНТБ России.

Тяжелая экономическая ситуация лишила многие библиотеки и организации возможности подписываться на необходимые газеты и журналы. ДГПБ выписывает 1,5 тыс. названий периодических изданий и это в какой-то степени позволяет нам обеспечивать информационные потребности региона.

Информационное обслуживание большинства предприятий и организаций поставлено на платную основу, что не всегда адекватно воспринимается потребителями. Но пропаганда библиотечного закона, разъяснительная работа в средствах массовой информации уже приносят свои плоды, тем более что платность информационных услуг введена не для получения прибыли - заработанные средства идут на развитие библиотеки и повышение качества предоставляемых услуг.

Чтобы преодолеть известную инертность библиотечных работников проводятся специальные занятия, на которых рассматриваются правила коммерческого менеджмента американских библиотек: полюбить деньги, научиться без стеснения обсуждать финансовые вопросы; назначать цену и добиваться, чтобы вам платили, когда кто-либо задерживает платежи; получать удовольствие от коммерции, все время ею заниматься и все время думать о ней; научиться быстро выявлять клиентов, которые могут стать постоянными, стремиться 75% сделок заключать с постоянными клиентами; информировать новых клиентов о своей деятельности: гораздо легче заключить сделку с тем, кто ознакомился с вашей рекламой, чем с совершенно неинформированным клиентом; при заключении договора простыми, доходчивыми словами без использования библиотечных терминов описывать клиенту предлагаемые услуги (это очень важный момент, так как библиотекари обычно не умеют просто говорить о своей работе); находить платежеспособных клиентов; научиться предлагать клиентам то, что они хотят иметь, а не то, в чем они, по вашему мнению, нуждаются.

Большое внимание уделяется повышению ответственности по взятому обязательству, предотвращению малейшей возможности недовольства со стороны партнера. Все договоры проходят юридическую экспертизу у юрисконсульта ДГПБ. В соответствии с этими договорами библиотека берет на себя обязательство регулярно снабжать клиента библиографической информацией по интересующей его тематике. При этом обрабатываются как книжные поступления, так и значительный объем периодических изданий. Результат работы ранее представлялся в виде бюллетеня, указателя или другой печатной продукции. Такой способ взаимодействия с пользователем долгое время устраивал обе стороны. Но ситуация изменилась - теперь любая организация не только имеет компьютеры, но и умеет их использовать для работы с той самой информацией, которую они хотят получить у нас. Наличие компьютерной техники в библиотеке однозначно ассоциируется у большинства читателей со светлым миром электронной библиотеки: книгами на дискетах, журналами на экране компьютера, приобщением к знаниям не выходя из дома. В соответствии с новыми запросами пользователей библиотеке приходится искать новые формы библиографического обслуживания.

Идеальным вариантом, наверное, было бы объединение всех клиентов в общую компьютерную сеть с библиотекой, что позволило бы получать информацию "из первых рук". Это облегчило бы жизнь как самим читателям, так и сотрудникам библиотеки, которые смогли бы оставить клиентам поиск информации в базе данных, ее выгрузку и распечатку. Современные технические средства создают возможность такого решения проблемы, например в рамках Интернет.

Но что делать, если технических средств недостаточно или нет вообще? В этом случае можно пойти по пути, который в свое время избрали авторы известных баз данных "Консультант +", "Кодекс", "Регистр РАУ-Пресс" и другие, а именно: создать поисковую оболочку для имеющейся базы данных и распространять базу вместе с этой оболочкой. Тогда пользователь сможет сам выбирать нужную информацию, а не получать ее наобум.

Для этих целей начата разработка поисковой программы "МИГ". Позже проект перерос в создание эффективного и простого автоматизированного рабочего места для читателя, независимого от программы подготовки данных (для создания баз данных в библиотеке используются самые разные библиографические программы). "МИГ" необходим для того, чтобы не заставлять читателя (или другого пользователя) привыкать ко всем имеющимся программам и покупать программы обработки данных, когда нужен лишь поиск. Внешний вид программы планировался максимально упрощенным, за основу приняли обычное оформление поисковых WEB-страниц в Интернет. "МИГ" предназначен только для поиска (отбора) информации в базе данных и вывода ее на экран компьютера или на печать. Программу нельзя использовать для создания библиографических баз данных или их редактирования.

Кроме этого, мы поставили во главу угла еще одно немаловажное качество "МИГ" - скорость поиска. Каких результатов нам удалось добиться - судите сами.

В процессе тестирования программы, который длился 6 месяцев, мы проверили ее работу на всех типах машин, имеющихся в библиотеке: от 386 до Pentium, а также в локальной сети, с базами данных различного объема (табл. 1).

Таблица 1

Среднее время поиска (секунды) с помощью программы
"МИГ" в БД различного объема

Разумеется, поиск с такой скоростью в индексированной базе данных никого уже не удивит. Но "МИГ" с той же скоростью проводит и контекстный поиск, т. е. поиск по любому слову, содержащемуся внутри любого поля библиографической записи.

Программа однократно (при пополнении новыми данными) создает и запоминает словарь всех имеющихся в базе слов и использует его при поиске. Задача пользователя сводится к следующему: ввести одно или несколько слов, характеризующих предполагаемую область поиска, и он получит всю имеющуюся информацию по интересующей его теме. При этом четкой формулировки запроса не требуется.

Разумеется, для создания и поддержания в рабочем состоянии поискового словаря требуется дополнительное дисковое пространство компьютера. Но, во-первых, жесткие диски большого объема уже не редкость, а во-вторых, увеличение базы данных при использовании такого способа хранения информации сравнительно невелико (табл. 2).

Таблица 2

Среднее увеличение объема БД при переходе к программе "МИГ"

Форматы UNIMARC и USMARC использованы только для загрузки и вывода данных. Это позволяет применять программу "МИГ" для поиска в базах данных отечественных и зарубежных систем и не стесняет поисковый аппарат рамками коммуникативного стандарта.

В настоящее время "МИГ" установлена у нескольких корпоративных заказчиков, планируется создание на ее основе сети индивидуальных пользователей, которые будут иметь возможность работы с электронным каталогом ДГПБ у себя дома. Уже в ходе работы появилась идея реализовать возможность "телезаказа" книг в данной системе: выбирая книгу из каталога, читатель отправляет заказ в библиотеку по модему.

Мы включили в программу возможность работы с полнотекстовыми базами данных и использовали ее для составления тематических баз, содержащих тексты статей из периодических изданий. Наиболее интересным оказался этот опыт в применении к местным изданиям, так как многие центральные журналы уже имеют централизованно распространяемые электронные версии.

Создание данной системы поставило перед нами новые проблемы: уменьшение объема базы данных за счет использования "интеллектуальных" модулей грамматического разбора, необходимость ускоренного ввода данных в ретроспективную часть электронного каталога и другие, менее глобальные, но столь же насущные задачи. Кроме этого, в ближайшее время мы планируем перенос программы в среду Windows, а также использование ее поискового аппарата для работы в Интернет.