Задача перевода каталогов в электронную форму стоит практически перед всеми библиотеками. Выбор средств и подходов к ее решению зависит от многих факторов, в том числе от объема предстоящих работ, технического оснащения библиотеки, наличия кадров, финансовых возможностей, а также исходных библиографических массивов, которые могут быть использованы при ретроконверсии. Стартовый багаж ГПНТБ следующий:

1. Фонд иностранных книг — около 770 тыс. документов; из них в электронном виде к началу работ — лишь около 14 тыс., т. е. для создания электронного каталога в полном объеме в него необходимо ввести сведения более чем о 755 тыс. изданий;

2. Финансовые возможности ГПНТБ, как любой другой библиотеки, ограничены;

3. Нехватка специалистов-библиографов;

4. Наличие в ГПНТБ России базы данных Сводного каталога;

5. Возможность обращения к базам данных OCLC.

Взвесив все положительные и отрицательные факторы, мы пришли к выводу, что в скором времени создать полнообъемный электронный каталог не представляется возможным. Исходя из имеющихся предпосылок, при определении подходов к решению задачи перевода каталогов в электронную форму в библиотеке выбран путь последовательной обработки ретроспективы по годам по принципу "обратной хронологии" с использованием исходных массивов, позволяющих вести отбор библиографических записей по годам. Это Сводный каталог научно-технической литературы и базы данных OCLC.

Ведение ЭК по фонду иностранной литературы началось в экспериментальном режиме с середины 1993 г. В то время техническое оснащение не позволяло вести обработку полного потока поступлений иностранной литературы в автоматизированном режиме. Только с начала 1994 г. в ЭК стали вводиться сведения обо всех иностранных изданиях, поступающих в ГПНТБ. Поэтому решено в первую очередь пополнить ЭК отсутствующими сведениями о поступлениях 1993 г., а далее — последовательно за предыдущие годы.

При организации работы мы исходили из того, что создание записей для ЭК может вестись тремя способами: работа с записями, взятыми из Сводного каталога; работа с записями из базы данных OCLC; создание новой библиографической записи. Во всех трех случаях обращение к карточным каталогам и инвентарным описям обязательно.

Способ первый. Корректура записи, взятой из Сводного каталога. Первым шагом является формирование исходного массива для последующей корректуры и получение распечатки этого массива. Из базы данных Сводного каталога по признаку наличия издания в ГПНТБ России отбираются сведения о поступлениях за определенный год. Далее, после сверки на дублетность с записями ЭК и обработки отобранных записей с помощью конвертера, формируется исходный массив для последующей переработки. Мы поставили перед собой задачу формирования полноформатной записи в соответствии с ГОСТ 7.1—84, но поскольку запись, взятая из БД Сводного каталога, содержит меньше данных, необходимо перенести недостающие сведения с каталожной карточки в создаваемую запись. Для этого нужные карточки вынимаются из карточного каталога. В соответствии с описаниями на карточках записи массива дополняются и корректируются.

В библиографическую запись заново вводятся сведения, отсутствующие в записи, взятой из Сводного каталога, но являющиеся обязательными для ЭК: вид носителя (для микрофильмов и микрофиш), дата каталогизации, дата редактирования, инвентарный номер, направление, источник поступления, цена, область серии (для продолжающихся изданий), сводный уровень (для продолжающихся изданий и многотомников), добавочное описание на КА.

Корректуре подлежат следующие элементы библиографического описания: вид издания, страна, характер документа (здесь допущено много неточностей), шифр, номер издания (в Сводном каталоге они помещены в полном поле), автор (в Сводном каталоге указано не более двух авторов), заглавие и сведения, относящиеся к заглавию (часто бывают помещены в поле заглавия). На ввод в ЭК одной библиографической записи методом корректуры библиограф затрачивает в среднем 12 мин.

Планируя эту работу, мы предполагали использовать Сводный каталог для всех видов изданий: монографий, продолжающихся изданий, многотомников. Реально используются лишь библиографические описания на монографии. Для описаний на продолжающиеся издания и многотомники корректура оказалась столь велика и трудоемка, что более эффективным явилось создание новой записи. Это связано с несовершенством программы конвертирования библиографических записей Сводного каталога. Мы надеемся, что со временем программа будет доработана и позволит использовать Сводный каталог в большей мере. Поиск карточек на продолжающиеся издания в карточном каталоге по записям, полученным из Сводного каталога, по той же причине затруднен и занимает много времени. Кроме того, в ряде случаев сведения об изданиях ГПНТБ вообще отсутствуют в Сводном каталоге. Этот недостаток мы можем восполнить, обращаясь к базам данных OCLC.

Способ второй. Работа с системным продуктом OCLC — CAT CD450 с библиографической информацией, содержащейся на двух дисках под заглавием "Recent books: Database created: January 15, 1996. CD". База данных CAT—CD450 построена в алфавите заглавий, поэтому самый быстрый поиск осуществляется по заглавию и ISBN, данные о котором сразу выводят на искомую запись. В процессе отбора записей мы столкнулись с тем, что встречаются устаревшие определители содержания: в полях код языка (041), количество страниц (поле 302), заголовок добавочной библиографической записи (поля 705, 710), в индикаторах полей 700 и 710 (здесь ошибки встречаются чаще всего).

Устаревший определитель содержания мог использоваться в записях USMARC и не исключено, что он будет встречаться в записях, созданных до даты признания его устаревшим. Для устранения этих неточностей мы пользуемся переводом издания Библиотеки Конгресса США "Форматы USMARC. Краткое описание".

Отобранные записи импортируются через конвертер, который использует форматы UNIMARC, а затем — в автоматизированную базу данных ГПНТБ России, где продолжается переработка данных в библиографических записях согласно нашим отечественным стандартам и правилам описания, а также вводятся дополнительные данные, необходимые для идентификации издания в фондах ГПНТБ: инвентарные номера, ФПШ, классификационные индексы и предметные рубрики. Запись в автоматизированной системе ГПНТБ и библиографическое описание в виде каталожной карточки производятся по ГОСТ 7.1—84 "Библиографическое описание документа" и разработанных на его основе правилах.

Примеры библиографического описания показывают, что библиографические записи OCLC и записи в автоматизированной системе ГПНТБ аналогичны по набору элементов данных, структуре записи, областям описания, системе основных разделительных знаков, но различаются по некоторым правилам приведения элементов данных. Например, формат UNIMARC предусматривает приведение одного автора в заголовке, отечественная библиография — до трех. Регламентированные сокращения слов и словосочетаний, которые рекомендуются по нашим правилам во всех областях описания, в международных форматах не применяются. Поэтому прежде всего для гармонизации отечественных правил каталогизации с международными необходимо пересмотреть в наших правилах формирование заголовка в описании, что и готовится сделать Межведомственный комитет по каталогизации в виде поправки к ГОСТ 7.1—84. Необходимость соблюдения отечественных правил описания не дает нам возможности импортировать библиографическую запись без изменения, но нам предоставляется возможность изменять и перерабатывать записи OCLC в соответствии с содержанием каталожной карточки и данными инвентарной описи.

В том случае, если записи не найдены ни в одном из массивов, библиографическая запись создается заново.

Способ третий. Создание новой библиографической записи. В этом случае для подбора карточек из каталога используют акты, которые отбирают по инвентарным номерам, не вошедшим в ЭК. Каталогизаторы с карточек и инвентарных описей полностью вносят библиографические сведения в электронный каталог, затрачивая в среднем 20 мин. на формирование одной записи.

После создания основной библиографической записи любым (из описанных выше) способом карточки передаются систематизаторам, которые с них вводят в базу данных отредактированные предметные рубрики и рубрики УДК. Затем карточки, снабженные соответствующей пометкой о внесении сведений в ЭК, снова расставляются в карточный служебный каталог.

Ввод данных и редактирование имеющихся записей проводится по общей технологии каталогизации иностранных изданий, что не требует дополнительного обучения уже имеющихся специалистов-каталогизаторов.

Ошибки, допущенные при вводе "проявятся" впоследствии неоднократно при поиске, подготовке библиографических справок и т. д., поэтому должное внимание уделяется редактированию записей. Эту работу выполняют опытные специалисты-библиографы отделов комплектования и хранения.

Одновременно с вводом записей в базу данных ЭК решено проводить ревизию фондов, так как это прекрасная возможность выявить расхождения между наличием книг в местах хранения и их отражением в традиционном каталоге. Для этого после ввода определенного массива записей в электронный каталог, получают распечатки для каждого места хранения, по которым ведут проверку фонда. Первые результаты проверки показали, что расхождений практически нет, но выявлены некоторые ошибки в инвентарных номерах, номерах микрофильмов, выходных данных, а также грамматические ошибки, допущенне при первичной каталогизации и при ретроспективе.

На сегодня методом корректуры в электронный каталог введено не более 30% всех записей. Но поскольку данная технология находится в стадии разработки, мы надеемся, что в дальнейшем сможем использовать ее более широко.