Автоматизированная система обработки отечественных книг внедрена в ГПНТБ России в 1993 г.; в 1994 г. дополнена продолжающимися и многотомными изданиями. После перехода на автоматизированную обработку всего потока текущих поступлений отечественных изданий на повестку дня неизбежно встал вопрос о переводе в машиночитаемую форму карточных каталогов на ретроспективный фонд. Первые подходы к проблеме предприняты уже в конце 1995 г., когда были разработаны и обсуждены первые предложения, которые потом легли в основу технологии конверсии карточных каталогов.

В качестве основных определены следующие принципы конверсии:

• цель осуществления — пополнение электронного каталога библиографическими данными о ретроспективных фондах ГПНТБ России и расширение возможности перехода на современные формы обслуживания читателей;

• проведение конверсии в обратно-хронологическом порядке, начиная с года внедрения автоматизированной обработки новых поступлений;

• в первую очередь конвертируются каталожные карточки на книги и продолжающиеся издания;

• для экономии трудовых ресурсов библиографические записи заимствуются, если это возможно, из других уже готовых БД;

• для отечественных книг, поступивших в составе обязательного бесплатного экземпляра (ОБЭ), в качестве основы используется БД РКП "Национальная библиография", содержащая записи о 850 тыс. изданий, опубликованных в СССР и России, начиная с 1980 г.;

• подготовка БД для конверсии каталожных карточек на издания, поступившие из других источников комплектования, минуя ОБЭ, осуществляется на основе инвентарных книг.

Наряду с этими принципами во главу угла положено условие высокого качества ЭК, т. е. поставлена задача пополнения ЭК записями на ретроспективный фонд, не уступающими записям на новые поступления.

АС конверсии отечественных каталогов подготовили и продолжают совершенствовать непосредственно в процессе эксплуатации специалисты-автоматизаторы ГПНТБ России. Они согласовали с РКП порядок предварительного отбора записей из БД "Национальная библиография" по крупным тематическим рубрикам "Единой классификации литературы для книгоиздания в СССР", соответствующим профилю ГПНТБ России, договорились о наиболее удобном формате поставляемых записей, обеспечили их конвертирование во внутренний формат, разработали рабочий лист и постарались выполнить все пожелания функционального отдела, ответственного за проведение конверсии.

Высокие требования, предъявляемые к ЭК, и установленные принципы конверсии карточных каталогов обусловили необходимость разработки достаточно сложной технологии. Изначально предусмотрено, что каталогизаторам должна поставляться предварительная БД, уже содержащая общие библиографические сведения на конвертируемые издания, и каталожные карточки из служебного алфавитного каталога на них. Работа по созданию такой базы поручена операторам отделения эксплуатации и развития вычислительного комплекса (ОВК), в обязанности которых входят: получение инвентарных книг за определенный год на издания, поступившие в составе ОБЭ, и отбор по номерам государственной регистрации необходимых записей из БД РКП "Национальная библиография"; (параллельно выявляются издания, которые по каким-либо причинам в БД РКП не попали; библиографические сведения о них вводят из инвентарных книг в специальную БД), а также инвентарных книг за определенный год на издания, не попавшие в ОБЭ и поступившие из других источников комплектования, и ввод библиографических сведений в специальную БД.

Эти БД создаются отдельными партиями по годам в обратно-хронологическом порядке. Далее начинается процесс поиска карточек в служебном алфавитном каталоге. После сортировки БД по алфавиту специалисты по организации алфавитных каталогов распечатывают их на принтере, разрезают распечатки на карточки, отыскивают по ним основные карточки в алфавитном каталоге, используют разрезанную распечатку в качестве временных заместителей, оставляя их на месте изъятых карточек (при этом приходится на заместителях пробивать отверстия и переносить на них шифр хранения).

Изъятые карточки передаются каталогизаторам, которые отыскивают необходимые записи в предварительной БД, корректируют и/или добавляют недостающие библиографические сведения и вводят все необходимые служебные сведения (инвентарные номера, шифры хранения, место хранения каждого экземпляра, код вида издания и др.). Затем каталожные карточки передаются в отдел систематизации и предметизации, где каждая запись дополняется индексом ГРНТИ; тут же вводятся и отредактированные лингвистические данные (индексы УДК и предметные рубрики). По окончании этого процесса карточки возвращаются на прежнее место в алфавитный каталог; предварительно на них проставляется штамп "ЭК"; временные заместители изымаются. В завершение распечатываются перечни книг, прошедших конверсию и хранящихся в разных подразделениях ГПНТБ России, с целью проверки их наличия в фондах; утраченные издания списываются.

Такова в кратком виде действующая в настоящее время в ГПНТБ России технология конверсии каталожных карточек на отечественные книги в машиночитаемую форму. Необходимо отметить, что в процессе ее внедрения и эксплуатации специалисты столкнулись с рядом трудностей, многие из которых связаны с решением использовать БД РКП "Национальная библиография". Вопреки ожиданиям оказалось, что эта БД является далеко не полной и на значительную часть изданий, поступивших в составе ОБЭ из РКП, приходится самим создавать предварительную БД по инвентарным книгам. Кроме того, многие методические решения по библиографическому описанию, принятые в ГПНТБ России, не совпадают с решениями РКП, и это осложнило конвертирование БД РКП.

Большую трудность представляет поиск в алфавитных каталогах карточек на отечественные книги, изданные на иностранном языке. Это обусловлено тем, что РКП обрабатывает такие издания не как общепринято на языке оригинала, а в переводе на русский язык. Поэтому идентифицировать такие записи с карточками ГПНТБ России, как правило, просто невозможно. Но даже если карточки найдены, все библиографические сведения на языке оригинала каталогизаторы вынуждены вводить заново.

Вообще поиск карточек в алфавитных каталогах занимает важную и достаточно трудоемкую часть общей технологии. Он осложнен тем, что зачастую поисковые краткие библиографические данные, внесенные в предварительную БД из инвентарных книг, отличаются от заголовка или заглавия, приведенного на карточке, и найти ее в таком случае не представляется возможным. Трудоемкость поиска увеличивает также то обстоятельство, что помимо сводного описания продолжающегося издания из каталогов приходится изымать индивидуальные описания на выпуск, содержащие служебные сведения и разбросанные по алфавиту в разных частях каталога.

Специального решения потребовал порядок конверсии карточек на продолжающиеся издания. В результате обсуждения решено конвертировать не все издание сразу, а постепенно — по томам в соответствии с обратно-хронологическими сроками ввода информации.

Наибольшая часть работы и основная ответственность ложатся на каталогизаторов, которые должны обеспечить полноту и правильность представления библиографических и служебных сведений в готовой записи. Любые ошибки, в том числе неправильно проставленные интервалы, знаки препинания, разные сокращения, приводят к потере информации. Кроме того, в обязанности каталогизаторов входит одновременная сверка наименований коллективных авторов со справочной БД и пополнение ее наименованиями вновь встретившихся организаций.

В процессе конверсии выявились и другие трудности. Так, при введении сведений о месте хранения отдельных экземпляров приходится учитывать изменения условных обозначений подразделений, хранящих фонды, и включать в ЭК новые. Так же следует помнить, что не подлежат введению в БД сохранившиеся в каталоге сведения об экземплярах, которые направлялись в подразделения, вышедшие впоследствии из состава ГПНТБ России.

Конверсия проводится пока только силами специалистов Библиотеки во внеплановом порядке по государственному заказу (за дополнительную плату). Привлекать на первом этапе сторонних специалистов, не знающих специфики ГПНТБ России, признано нецелесообразным. Это обстоятельство, а также трудоемкость технологии обусловили сравнительно медленные темпы работы. Так, с начала конверсии (сентябрь 1997 г.) библиографическую обработку прошли около 7 тыс. карточек.

ГПНТБ России предпочла такой порядок проведения конверсии по многим причинам: во-первых, он гарантирует достаточно высокое качество ЭК, во-вторых, обеспечивается возможность обратно-хронологического ввода информации и первоочередной электронной обработки наиболее спрашиваемых изданий. Дополнительный эффект дает проверка наличия в фондах книг, прошедших конверсию. В таких крупных библиотеках, как ГПНТБ России, проверка фонда в другом режиме никогда не проводилась.

Принятая в настоящее время технология оправдана, по нашему мнению, для изданий, опубликованных в последнее десятилетие и пользующихся наибольшим спросом. В дальнейшем при решении задачи обработки более глубокой ретроспективы она может быть изменена с целью повышения производительности за счет использования наиболее совершенных технических средств, в частности, сканирования каталожных карточек.